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Handwerkerrechnung – Muster & Vorlagen
Sie sind Inhaber eines Handwerksbetriebs? Dann ist das Schreiben von Rechnungen ein wichtiges, aber auch zeitintensives Thema. Doch welche Inhalte sollten enthalten sein? Wie muss eine Rechnung aufgebaut sein, damit Sie rechtskonform ist? Mit unserer Handwerkerrechnung Mustervorlage erstellen Sie Ihre Rechnungen einfach und schnell und vermeiden Fehler. Neben unseren Handwerkerrechnungs-Vorlagen finden Sie hier wertvolle Tipps für Ihre Rechnungsstellung.
Inhalt
- Mustervorlagen für Word und Excel
- So verwenden Sie unsere Vorlagen für Ihre Handwerkerrechnung – Anleitung
- Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung – Diese Angaben sollten nicht fehlen
- Handwerkerbonus – was bedeutet das für die Rechnungsstellung?
- Abschlagszahlung in Ihrer Handwerkerrechnung
- Trennung von Material & Stunden
- Handwerkerrechnung je nach Kundenart
- Besonderheit bei der Rechnungsstellung im Handwerk bei Kleinbetrieben
- Rechnungsvorlage vs. Rechnungsprogramm – Was ist sinnvoller?
- Handwerkerrechnung Muster & Vorlage – gratis für Word & Excel
Muster kostenlos downloaden
Mit einer kostenlosen Rechnungsvorlage für Handwerker (Word, Excel) können Sie ganz einfach Rechnungen schreiben. Muster downloaden, Preise und Unternehmensdaten ausfüllen und an Ihre Kunden verschicken.
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Bitte beachten Sie: Rechnungen mit Excel und Word sind nicht GoBD-konform. Nutzen Sie stattdessen ein Rechnungsprogramm wie Streit V.1.
Tipp: Rechnungsprogramm für Handwerker nutzen
Sie möchten zeitsparender, professioneller und einfacher arbeiten? Dann nutzen Sie ein Rechnungsprogramm für Handwerker. Ihre Rechnungen sind innerhalb kürzester Zeit generiert und gelangen mit wenigen Klicks zum Kunden. Anschließend werden diese übersichtlich und rechtskonform archiviert.
- Alle Funktionen die sie brauchen
- Angebote, Rechnungen und mehr
- Stammdatenverwaltung und Archiv
Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung – Diese Angaben sollten nicht fehlen
Jede Rechnung und damit auch jedes Muster einer Handwerkerrechnung muss bestimmte Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Rechnungserstellers
- Steuernummer und/oder die UST-ID
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungs- bzw. Lieferdatum
- handelsübliche Bezeichnung von Art und Umfang der Leistung
- Rechnungssumme (Brutto- und Nettobetrag sowie der Umsatzsteuer-Satz)
- Bankverbindung des Leistungserbringers
Handwerkerbonus – was bedeutet das für die Rechnungsstellung?
Handwerkerleistungen können steuerlich abgesetzt werden. Beim Handwerkerbonus handelt es sich genau um diesen Betrag. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen
- Die Leistung muss am Eigentum bzw. auf dem Grundstück des Kunden erbracht werden.
Dem Kunden werden 20 Prozent der Arbeitskosten und der Fahrtkosten von der Einkommenssteuer erlassen. Der Höchstbetrag liegt bei 1.200 Euro pro Jahr. Wichtig ist darum vor allen Dingen, dass alle Leistungen separat und ausführlich auf der Rechnung aufgelistet sind. Nur so kann das Finanzamt die relevanten Kosten ermitteln. Wichtig ist also, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Ihr Kunde wird es Ihnen danken und auch Ihnen wird somit Zusatzarbeit erspart.
Abschlagszahlung in Ihrer Handwerkerrechnung
Oft wird im Handwerk bei großen Projekten mit sogenannten Abschlagszahlungen gearbeitet. Das bedeutet, dass ein Teil der erbrachten Leistung und das eingesetzte Material zwischendurch bereits abgerechnet wird. Im Gegenteil zur Teilrechnung wird hier ggf. nicht genau definiert, welche Leistungen die Rechnung exakt enthält. Die Abschlagsrechnung ist viel weniger detailliert. Sie können beliebig viele Abschlagszahlungen in einer von Ihnen definierten Höhe verlangen – dies ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Auch die Abschlagsrechnung muss die genannten Pflichtangaben enthalten. Sie unterscheidet sich dahingehend nicht von einer regulären Rechnung. Es muss jedoch gekennzeichnet werden, um welche Abschlagszahlung es sich handelt (z.B. Abschlagszahlung 1 etc.) und der Zeitpunkt der Leistungserbringung, falls diese noch aussteht.
Tipp: Handelt es sich um ein größeres Projekt mit mehreren Abschlagszahlungen, lohnt es sich am Ende ein Abnahmeprotokoll zu erstellen und dieses vom Bauherrn unterzeichnen zu lassen. Dieses Schriftstück bedeutet nicht nur ein Anrecht auf Bezahlung sondern stellt auch ein beweisssicheres Dokument im Falle von Mängelansprüchen dar.
Trennung von Material & Stunden
Wichtig für die Einreichung der Rechnung beim Finanzamt und den Jahresabschluss Ihres Kunden ist die Trennung der Kosten für Material und eingesetzter Arbeitsstunden. Der Kunde kann nämlich lediglich die Handwerkerleistung absetzen, nicht aber die Materialkosten. Damit die Arbeitsleistung exakt abgerechnet wird, lohnt sich eine digitale Zeiterfassung. Diese ermöglicht eine detaillierte Erfassung der Arbeits- oder Anfahrtszeiten pro Mitarbeiter.
In unserer Mustervorlage lassen sich die beiden Teilbereiche "Material und Stunden" detailliert trennen.
Handwerkerrechnung je nach Kundenart
Je nachdem ob Sie einen Auftrag für eine Privatperson oder als Subunternehmer für ein Bauunternehmen durchführen, müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage anders aufbereiten.
Handwerkerrechnungen bei Privatpersonen
Ob Mieter oder Eigentümer – Ihre Kunden im privaten Bereich können ihre Handwerkerrechnungen bis zu 1.200 Euro jährlich von der Steuer absetzen. Dazu gehören Rechnungen für Erhaltungs-, Renovierungs- und Modernisierungsarbeiten bei einer Immobilie. Dabei ist es irrelevant, ob der Rechnungsempfänger der Mieter oder der Eigentümer ist. Voraussetzung ist allerdings eine Rechnung mit allen Pflichtangaben und eine Zahlung per Banküberweisung. Unsere Mustervorlage für Handwerker entspricht den oben genannten Bestimmungen.
Informieren Sie die Kunden auch über die entsprechende Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren.
Handwerkerrechnung bei Unternehmen
Wenn Sie Aufträge für Bauunternehmen als Subunternehmer durchführen, darf in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, da das Baunternehmen Ihre Rechnung weiterberechnet.
Arbeiten Sie hingegen für einen Betrieb, der Ihre Dienste für sich beansprucht, beinhaltet die Rechnung auch die Umsatzsteuer. Bei Unternehmen liegt die Aufbewahrungspflicht bei zwischen sechs und zehn Jahre.
Besonderheit bei der Rechnungsstellung im Handwerk bei Kleinbetrieben
Freiberufler oder Selbstständige in Land- und Forstwirtschaft mit einem Umsatz von max. 22.000 Euro im vorherigen Geschäftsjahr und einem max. Umsatz von 50.000 Euro im laufenden Geschäftsjahr sind Kleinunternehmer.
Als Kleinunternehmer müssen Sie nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen.
Fügen Sie auf Ihren Rechnungen diesbezüglich einen Hinweis wie „Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer nach §19 UStG" hinzu.
So verwenden Sie unsere Vorlagen für Ihre Handwerkerrechnung – Anleitung
- Wählen Sie zwischen der Word- und Excel-Vorlage.
- Nach dem Download tragen Sie in die vorgesehenen Felder Adresse, Absender, Rechnungsnummer und alle inhaltlichen Daten und Zahlen zum Auftrag ein.
- Wichtige Angaben sind das Rechnungs- und Lieferdatum sowie die einmalige Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung.
- Sie können Ihr Logo an der entsprechenden Stelle platzieren.
- Tragen Sie zudem ggf. Rabatte ein.
- In der Fußzeile ergänzen Sie Ihre individuellen Kontakt- und Zahlungsinformationen.
- Bitte beachten Sie je nach Kundenart, ob Sie die Umsatzsteuer ausweisen müssen oder nicht.
- Weisen Sie eine entsprechende Zahlungsfrist in Ihrer Handwerkerrechnung aus.
- Wollen Sie Skonto gewähren, reicht ein Hinweis unter der Rechnungssumme wie beispielsweie „abzgl. 3 % Skonto bei Zahlung bis (Datum)".
Rechnungsvorlage vs. Rechnungsprogramm – was ist sinnvoller
Als Handwerker fragen Sie sich, ob es genügt eine Rechnungsvorlage zu nutzen oder ob Sie ggf. gleich ein Rechnungsprogramm verwenden sollten? Hier eine kleine Auflistung von Vor- und Nachteilen einer Rechnungsvorlage.
Sind Sie gerade in den Anfängen, profitieren Sie bei einer kostenlosen Rechnungsvorlage für Handwerker von einigen Vorteilen:
- Kostenlos nutzbar
- Individualisierbar
- Alle notwendigen Pflicht-Angaben sind enthalten
- Optisch ansprechend gestaltet
Es gibt jedoch auch einige Nachteile:
- Word- und Excel-Vorlagen entsprechen nicht den aktuell geltenden GoBD-Richtlinien ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- Die Archivierung Ihrer Rechnungen gestaltet Sie aufwändig und umständlich.
- Die Rechnungsstellung ist mit einer Vorlage zeitaufwändig, da alle Angaben einzeln übertragen werden müssen.
Fazit
Gerade als Kleinbetrieb und in den Anfängen Ihrer Selbstständigkeit können Sie erste Rechnungen mit einer Handwerkerrechnungs-Vorlage oder einem Muster erstellen. Bedenken Sie aber, dass diese mit Word- und Excel nicht GoBD-konform sind. Laut GoBD müssen diese vollständig, nachprüfbar, nachvollziehbar, richtig abgespeichert und unveränderbar sein. In jedem Fall sollten Sie Ihre genutze Vorlage stets als PDF abspeichern.
Damit Ihr Betrieb nach geltenden GoBD und rechtssicher arbeitet und Sie bei zunehmenden Aufträgen zeitsparend und effizient arbeiten, lohnt es sich ein entsprechendes Rechnungsprogramm für Handwerker zu nutzen.
