Anwenderbericht: Digitale Prozesse im Elektro-Mittelstand als Game-Changer
Koch & Wolf e-Technik setzt seit der Gründung auf professionelle digitale Strukturen mit STREIT
Die Koch & Wolf e-Technik GbR wurde 2024 von Erich Koch, Sebastian Koch und Dmitri Wolf gegründet. Hinter dem jungen Unternehmen steht jedoch bereits viel Erfahrung: Die Geschäftsführer Erich und Sebastian Koch waren zuvor als Projekt- und Bauleiter in der Elektrotechnik tätig und kennen die Anforderungen größerer Elektroprojekte aus der Praxis. Dimitri Wolf kümmert sich um organisatorische und kaufmännische Prozesse. Schon bei der Gründung war klar: Auch als zunächst kleiner Betrieb wollte Koch & Wolf nicht mit provisorischen Lösungen starten. Die Strukturen sollten von Beginn an auf größere Projekte und weiteres Wachstum ausgelegt sein. Die leistungsstarke Handwerkersoftware STREIT sollte dafür die Grundlage bilden.
Koch & Wolf e-Technik beschäftigt mittlerweile rund zehn Mitarbeitende. Etwa 80 Prozent arbeiten auf den Baustellen, rund 20 Prozent im Büro. Das Leistungsspektrum reicht von Elektroinstallation und Anlagenbau über Sicherheits- und Kommunikationstechnik bis hin zu Photovoltaik, E-Mobilität, Gewerbespeichern, KNX-Gebäudeautomation, Netzwerktechnik und Schaltanlagen. Im Fokus stehen insbesondere anspruchsvolle Projekte für Gewerbe- und Industriekunden.
Von Beginn an professionelle Strukturen statt Excel
Erich Koch hatte bereits vor der Gründung mit verschiedenen Softwarelösungen gearbeitet. Entsprechend klar waren seine Vorstellungen davon, was das neue Unternehmen benötigte. Eine einfache Einstiegslösung, die mit zunehmendem Wachstum durch weitere Programme ergänzt oder irgendwann komplett ersetzt werden müsste, kam für Koch & Wolf nicht infrage.
„Wir haben gegründet, um größere Projekte und Industriekunden abzuwickeln. Dafür braucht man auch eine schlagkräftige Software“, erklärt Koch. Angebote, Leistungsverzeichnisse, Projekte, Einkauf, Arbeitszeiten, Rechnungen und Dokumente sollten möglichst zentral abgebildet werden. Gleichzeitig musste die Software genügend Möglichkeiten bieten, um zusätzliche Prozesse später Schritt für Schritt einzubinden.
„STREIT war für mich ein guter Mix: umfangreich, aber gleichzeitig eine der durchdachtesten Lösungen, die ich bisher kennengelernt habe“, beschreibt Koch seine Entscheidung. Auch das Lizenzmodell spielte eine Rolle. Koch & Wolf wollte nicht bei jeder zusätzlichen Funktion erneut prüfen müssen, ob ein weiteres Modul freigeschaltet oder gekauft werden muss.
„Bei STREIT haben wir die Software vollumfänglich zur Verfügung. Wenn wir einen Prozess später zusätzlich nutzen möchten, müssen wir nicht jedes Mal erst überlegen, welches Modul wir noch dazukaufen müssen.“
Damit war bereits zum Start eine Grundlage geschaffen, die nicht nur zum damaligen Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden passte, sondern auch zu den langfristigen Plänen des Unternehmens.
Projektgeschäft als zentrale Anforderung
Einer der wichtigsten Gründe für die Entscheidung zugunsten von STREIT war die Projektbearbeitung. Koch & Wolf arbeitet überwiegend im Projektgeschäft und realisiert auch größere Aufträge. Entsprechend wichtig sind Prozesse, die von der Kalkulation über das Leistungsverzeichnis und den Einkauf bis zur Abrechnung ineinandergreifen.
Besonders häufig arbeitet das Unternehmen mit Leistungsverzeichnissen. Einmal aufgebaute Strukturen und Erfahrungswerte können dabei immer wieder genutzt werden. „Mittlerweile bekomme ich ein Leistungsverzeichnis teilweise in zehn Minuten bearbeitet“, berichtet Koch. „Viele Leistungsverzeichnisse ähneln sich. Wenn die Daten einmal sauber aufgebaut sind, geht das irgendwann wirklich schnell.“
Gerade bei größeren Projekten zeigt sich damit ein Grundgedanke, der die Digitalisierung bei Koch & Wolf prägt: Prozesse sollen nicht bei jedem Auftrag neu aufgebaut werden. Stattdessen schafft sich der Betrieb Strukturen, von denen er mit jedem weiteren Projekt stärker profitiert.
Vom Einkauf direkt ins Projekt
Auch der Einkauf ist eng mit den Projekten verzahnt. Intensiv genutzt wird dabei die UGL-Schnittstelle. Bestellungen werden beispielsweise direkt beim Großhandel oder telefonisch ausgelöst. Die Auftragsbestätigung gelangt anschließend über UGL in STREIT und wird dort dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Der Projektleiter muss Preise und Zuordnung anschließend nur noch kontrollieren. Folgen später Lieferschein, Wareneingang und Rechnung, können die Vorgänge miteinander verknüpft werden. Gerade bei einer steigenden Zahl von Projekten und Bestellungen reduziert das den manuellen Verwaltungsaufwand. „Von der Bestellung beim Großhandel über die Zuordnung zum Projekt bis zur späteren Abrechnung steckt unglaublich viel Verwaltungsarbeit. Mit STREIT sparen wir uns hier sehr viel Zeit.“ Für Koch & Wolf ist genau das entscheidend: Wachstum soll möglichst nicht automatisch bedeuten, dass im gleichen Verhältnis zusätzliche Verwaltungsarbeit im Büro entsteht.
Rund 95 Prozent papierlos – auch auf der Baustelle
![Digital auf der Baustelle mit der STREIT App "Monteur+"](/fileadmin/_processed_/d/8/csm_monteur-plus-haende_7f35806af1.png "Digital auf der Baustelle mit der STREIT App "Monteur+"")
Dieser Ansatz zieht sich durch den gesamten Betrieb. „Wir arbeiten inzwischen zu ungefähr 95 Prozent papierlos“, sagt Koch. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden digital über STREIT versendet. Auch Arbeitsnachweise und weitere Dokumente werden digital erstellt und weiterverarbeitet. Die Digitalisierung endet dabei nicht an der Bürotür. Für Aufträge nach Aufwand nutzen die Monteure auf der Baustelle die App Monteur+. Arbeitszeiten und Arbeitsnachweise werden direkt mobil erfasst und stehen anschließend im System zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Handschriftliche Stundenzettel und Arbeitsnachweise, die im Büro erneut kontrolliert und übertragen werden müssten, entfallen damit komplett. Der größte Teil der Mannschaft arbeitet auf den Baustellen. Je weniger Informationen zwischen Baustelle und Büro manuell übertragen werden müssen, desto schlanker kann die Verwaltung bleiben.
Digitale Rechnungsprüfung mit klaren Freigaben
Mit zunehmendem Projektvolumen wächst auch die Zahl der Eingangsrechnungen. Mittlerweile verarbeitet Koch & Wolf rund 30 bis 40 Rechnungen pro Woche. Für deren Prüfung nutzt das Unternehmen die Workflow-Funktionen in STREIT. Nach der ersten Prüfung wird eine Rechnung digital an den zuständigen Projektleiter weitergeleitet und dort freigegeben. Bei höheren Rechnungsbeträgen wird zusätzlich die Geschäftsführung informiert.
„Bei der Menge an Rechnungen ist der Workflow mittlerweile zwingend notwendig“, sagt Koch. „Wenn man jede Rechnung ausdrucken, weitergeben, prüfen und anschließend wieder zuordnen müsste, wäre der Aufwand enorm.“ Auch weitere wiederkehrende Abläufe werden automatisiert. So werden beispielsweise die Mitarbeiterstunden regelmäßig ausgewertet und per E-Mail bereitgestellt.
Was bei einem sehr kleinen Betrieb möglicherweise noch manuell funktionieren würde, ist damit bereits so organisiert, dass auch steigende Mengen verarbeitet werden können.
Digitalisierung wächst mit dem Unternehmen
Seit der Einführung von STREIT entwickelt Koch & Wolf die eigenen Prozesse kontinuierlich weiter. Nicht alle Funktionen wurden direkt zum Start umgesetzt. Stattdessen sammelt das Unternehmen im Arbeitsalltag Themen und optimiert die Abläufe Schritt für Schritt gemeinsam mit einem STREIT-Berater.
„Wir sind schon sehr weit, aber noch lange nicht fertig“, erklärt Koch. Gerade das passt zur ursprünglichen Entscheidung für eine umfangreichere Lösung. Koch & Wolf musste zum Start nicht bereits jeden denkbaren Prozess nutzen. Entscheidend war vielmehr, dass die Möglichkeiten vorhanden sind, sobald sie benötigt werden.
Aktuell beschäftigt sich das Unternehmen beispielsweise intensiver mit der Lagerverwaltung. Artikel sollen künftig über QR-Codes eindeutig identifiziert und Materialentnahmen dadurch einfacher verbucht werden können.
Mehr Leistung auf der Baustelle statt mehr Verwaltung
Dass sich diese Strategie auszahlt, zeigt sich für Koch besonders bei der internen Struktur des Unternehmens. „Wir haben im Büro nur einen Sachbearbeiter und können dafür draußen mehr machen. Genau das ist für uns einer der größten Vorteile.“
Damit trifft die Software genau auf die Wachstumsstrategie von Koch & Wolf. Zusätzliche Projekte sollen möglichst mit effizienten Abläufen aufgefangen werden, statt für jeden neuen Verwaltungsprozess weitere manuelle Arbeit aufzubauen.
Die Zeitersparnis entsteht dabei nicht durch eine einzelne Funktion. Sie ergibt sich aus dem Zusammenspiel vieler Prozesse: Leistungsverzeichnisse schneller bearbeiten, Bestellungen Projekten zuordnen, Arbeitszeiten mobil erfassen, Rechnungen digital freigeben und Dokumente ohne Medienbruch weiterverarbeiten.
STEIT Support als Teil der Softwareentscheidung
Für Koch & Wolf war deshalb nicht nur der Funktionsumfang entscheidend. Auch die Betreuung spielte bereits bei der Auswahl eine wichtige Rolle.
Für Koch muss Unterstützung dann verfügbar sein, wenn sie im Ar-beitsalltag benötigt wird. „Wenn ich gerade ein Angebot oder eine Rechnung schreiben muss, brauche ich in diesem Moment Hilfe und nicht irgendwann später ein Ticket, auf das jemand zurückkommt.“
Der telefonische Support von STREIT war deshalb bereits bei der Kau-fentscheidung ein bedeutender Faktor. Heute nutzt Koch & Wolf neben dem Telefonsupport auch individuelle Beratungen. In Online-Terminen oder an Beratungstagen werden neue Prozesse eingerichtet, bestehende Abläufe optimiert und neue Funktio-nen betrachtet. Auch die Online-Akademie wird je nach Thema für Wei-terbildung genutzt.
Damit entwickelt sich nicht nur das Unternehmen weiter, sondern auch die Art, wie STREIT im Betrieb eingesetzt wird
Von Anfang an mit Blick auf die Zukunft
Koch & Wolf zeigt, dass eine umfangreiche Handwerkersoftware nicht erst dann sinnvoll sein kann, wenn ein Betrieb bereits eine bestimmte Größe erreicht hat. Entscheidender ist, wohin sich ein Unternehmen entwickeln möchte. Wer anspruchsvolle Projekte bearbeiten, Leistungsverzeichnisse einlesen, umfangreiche Artikelstämme pflegen und Prozesse automatisieren möchte, stoße mit kleinen Einzellösungen irgendwann an Grenzen.
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