E-Rechnungspflicht ab 2025 mit Streit V.1 umsetzen

Zum 01.01.2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich für alle Unternehmen verpflichtend. Das bedeutet, dass auch Handwerksbetriebe jeder Größenordnung Ihre EDV darauf vorbereiten müssen. Als Anwender der Software Streit V.1 sind Sie bereits bestens vorbereitet. Was ab 2025 gilt, welche Ausnahmen und Übergangsregelungen es gibt und wie Sie mit Streit V.1 bereits jetzt abgesichert sind, zeigen wir Ihnen in unserer Aufzeichnung des Gratis-Webinars zur "E-Rechnungspflicht" oder im Video.

 

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E-Rechnungspflicht: Voraussetzungen und Umsetzung in Streit V.1

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht nur eine elektronisch versendete Rechnung, z.B. per E-Mail, sondern muss weitere Anforderungen erfüllen. Von einer E-Rechnung spricht man dann, wenn diese einen strukturierten Datensatz in Form einer XML-Datei gemäß der Norm CEN16931 enthält. Strukturierte Daten sind im XML-Datensatz standardisiert. Der Datensatz wird ausgelesen und weiterverarbeitet. Die E-Rechnung wird also in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen.

Reguläre Dateiformate wie PDF, Word die zwar digital verschickt werden, aber keinen strukturierten Datensatz enthalten, gelten nicht als E-Rechnung, da die maschinelle Verarbeitung nicht möglich ist. Es gibt jedoch hybride Datenformate, wie das ZUGFeRD-Format, das neben dem strukturierten XML-Datensatz auch eine sichtbare PDF enthält.

Mehr zu den Datenformaten

E-Rechnungspflicht ab 2025 - was gilt?

Bisher konnten Unternehmen selbst entscheiden, wie sie ihre Rechnungen versenden. Lediglich für öffentliche Aufträge gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit November 2020. Papierrechnungen waren bisher häufig noch das Mittel der Wahl, denn für den Versand von elektronischen Rechnungen benötigte man die Zustimmung des Empfängers. Das ändert sich ab 2025 für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und hat damit Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe im Unternehmen.

Ab Januar gilt zunächst die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Sektor, heißt Betriebe müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang, das Lesen und das Weiterverarbeiten der E-Rechnungen schaffen. Für Ausgangsrechnungen gilt die E-Rechnungspflicht noch nicht. Erst ab 2027 müssen Betriebe bei Geschäftsbeziehungen mit anderen Betrieben auf die E-Rechnung zurückgreifen. Bei Privatkunden gibt es nach wie vor keine Vorschrift und es bleibt die Wahl zwischen Papierrechnung oder digitaler Rechnung.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungs-Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen nach §14 BGB, die mit anderen Unternehmen Geschäftsbeziehungen pflegen. Es sind also sowohl Großbetriebe, KMU als auch Einzelunternehmen betroffen.

Zusammenfassung - Das gilt ab 2025!

  • Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, archivieren und verarbeiten können.
  • Es Bedarf keine Zustimmung mehr für den Erhalt einer E-Rechnung.
  • Der Versand von E-Rechnungen ist nach wie vor nicht verpflichtend - hier gilt eine Übergangsfrist bis 2027.
  • Bei Privatkunden gibt es weiterhin noch keine Vorschrift - Papierrechnungen können weiterhin genutzt werden.

Hintergrund - Warum kommt die E-Rechnungspflicht?

Die Initiative „Value Added Tax in the Digital Age“, kurz "ViDA" stammt von der EU-Kommission und bedeutet soviel wie "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter". Diese soll das europäische Mehrwertsteuersystem modernisieren und digitalisieren. Aber nicht nur die Vereinfachung der Prozesse ist Ziel, sondern vorrangig auch die Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug. Schätzungsweise sind den EU-Staaten im Jahr 2020 rund 100 Mrd. Euro an Einnahmen aus Mehrwertsteuern entgangen - so heißt es im veröffentlichten Bericht zur Mehrwertsteuerlücke 2022 der Europäischen Kommission.

Im bestehenden Koalitionsvertrag von 2021 ist in diesem Zuge auch verankert, dass es im Rahmen des Wachstumschancengesetz künftig ein zentrales Meldesystem für B2B-Rechnungen geben soll. Mithilfe dieser Plattform und der E-Rechnung, können wichtige Bestandteile für die Finanzbehörde automatisch entnommen werden, bevor die Rechnung schließlich automatisiert an den eigentlichen Empfänger weitergeleitet wird. Dieses sogenannte Meldesystem soll Umsatzsteuerbetrug in Deutschland vermeiden und die Zahlungsabwicklung und Dokumentation von Rechnungen beschleunigen. Die Basis zur Umsetzung dieses Projekts, ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, die nun schrittweise erfolgt.

Zeitliche Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Ab Januar 2025 gilt also zunächst die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Für den Rechnungsausgang gibt es eine Übergangsregelung bis 2027. Ab dann müssen auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen an unternehmerische Empfänger versenden. Ab 2028 gilt die uneingeschränkte E-Rechnungspflicht für alle. Einige Ausnahmen gibt es jedoch noch. Keine E-Rechnungspflicht gilt bei Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro, bei Fahrausweisen und für Umsätze, die nach § 4, 8-29 des UstG steuerfrei sind, z.B. die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmen.

Roadmap zur E-Rechnungspflicht

22.03.2024: Wachstumschancengesetz

Verabschiedung des Wachstumschancengesetz als gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Rechnungspflicht.

1. Phase: 01.01.2025 - Rechnungseingang

  • Empfangspflicht für Eingangsrechnungen im B2B-Sektor mit Pflicht zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD
  • Keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig für den Versand von E-Rechnungen nach EN16931 (ZUGFeRD oder XRechnung)
  • Papier- und PDF-Rechnungsaustausch ist auf Wunsch generell noch möglich

2. Phase: 01.01.2027 - Rechnungsausgang

  •  vollständiger Rechnungsaustauch (Eingangs- und Ausgangsrechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von > 800.0000 Euro)
  • Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34  UStDV.
  • Ausnahme für Rechnungen an Verbraucher (B2C)
  • Ausnahmen für steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 - 29
  • keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich

3. Phase: 01.01.2028

  • Verpflichtende E-Rechnungsstellung für alle Unternehmen
  • Papier- und PDF-Rechnungsaustausch für Firmen nicht mehr möglich

4. Phase: ab 2030 - ViDA

  • Einführung eines Umsatzsteuermeldesystems für Deutschland (geplant)

Rechnungsformate - E-Rechnung oder nicht!

XRechnung

Eine XRechnung beispielsweise enthält lediglich das strukturierte Datenpaket (XML-Datei), das für das menschliche Auge nicht sichtbar ist. Die XRechnung kann nur rein maschinell ausgelesen werden,

ZUGFeRD

Häufig wird auf das sogenannte ZUGFeRD-Format als hybrides Dateiformat gesetzt. ZUGFeRD enthält neben dem XML-Datei zusätzlich die lesbare PDF-Datei und eignet sich daher bestens für den vollautomatischen digitalen Rechnungsaustausch und die Weiterverarbeitung gemäß den neuen Vorgaben.

EDI

Mit EDI (Electronic Data Interchange) und dem EDIFACT-Standard können Unternehmen Geschäftsdokumente elektronisch und automatisch austauschen. Obwohl diese Daten strukturiert und maschinenlesbar sind, erfüllen sie aktuell nicht die europäischen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) und gelten daher nicht als E-Rechnungen. Der Austausch per EDI/EDIFACT bleibt während der Übergangszeit erlaubt. Anwender benötigen aber die Zustimmung des Empfängers.

PDF, ODT, Word und Bilddateien

Sonstige Rechnungsformate wie PDF, ODT, Word-Dateien oder Bilddateien in den Formaten jpeg oder tiff enthalten keine strukturierten Daten und können demnach nicht verwendet werden.

Papierformat, Scan oder E-Mail

Reine E-Mails, Papierrechnungen oder Scans enthalten keine strukturierten Daten und sind demnach keine E-Rechnungen.

Zuordnung der Dateiformate

unstrukturierte Datenformate PDF, Word, ODT, Tiff, jpeg, E-Mail (nur Belegbild, kein strukturierter Datensatz = keine E-Rechnung)
strukturierte Datenformate XML, EDI (nur strukturierter Datensatz, EDI nur mit Zustimmung des Empfängers)
hybride Datenformate ZUGFeRD (Struktruierter Datensatz + Belegbild)

 

E-Rechnungspflicht mit der Handwerkersoftware Streit V.1 erfüllen

Mit Streit V.1 ZUGFeRD und XRechnungen versenden, empfangen und verarbeiten

Die Handwerkersoftware Streit V.1 erfüllt nicht nur die Empfangspflicht, sondern ermöglicht auch ein einfaches und komfortables Weiterverarbeiten. Die Software unterstützt gängige Formate wie PDF, kann aber auch XREchnungen erzeugen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen. Damit können sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen in den geforderten Formaten (EN16931) elektronisch verarbeitet werden. Die Phasen 1 bis 3 werden bereits uneingeschränkt erfüllt.

E-Rechnungen mit Streit V.1 empfangen, senden und archivieren:

  • ZUGFeRD- und XRechnungen können in den aktuellsten Formaten exportiert werden
  • Alle Versionen von ZUGFeRD-Rechnungen können empfangen und importiert werden
  • Nach dem Import werden die Rechnungen automatisch und revisionssicher archiviert
  • Neue Versionen von ZUGFeRD und XRechnungen werden regelmäßig und zeitnah implementiert

 

Erfüllung der rechtskonformen und revisionssicheren Archivierung nach GoBD

Elektronische Rechnungen müssen laut GoBD in der Form archiviert werden, in der sie empfangen wurden. Die Archivierung der E-Rechnungen erfolgt vollständig digital und automatisiert beim Kunden bzw. Projekt.
Mit Streit V.1 profitieren Anwender von einer strukturierten, transparenten und digitalen Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente und E-Mails. Alle rechtlichen Vorschriften gemäß GoBD inkl. Aufbewahrungs- und Nachweispflichten werden damit erfüllt.

Mehr zum digitalen Archiv

Rechnungseingangsprüfung mit automatisierten Workflow optimieren

Streit V.1 bietet mit dem integrierten Workflowmanagement-System die Möglichkeit verschiedene Prozesse automatisiert anzustoßen und durchzuführen. Auch die Rechnungseingangsprüfung kann über einen Workflow schnell und strukturiert erledigt werden. Der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess gestaltet sich damit hürdenfrei, fehlerfrei und schnell. Die Rechnungseingangsbearbeitung und Freigabe bis hin zur Zahlung und Archivierung wird so noch schneller.

E-Rechnungen können damit nicht nur empfangen, sondern auch schnell und sicher geprüft und weiterverarbeitet werden.

Mehr zum Workflow

 

Vorteile der E-Rechnungsverarbeitung für Handwerksbetriebe

Die Integration digitaler Prozesse bedeutet nicht nur Aufwand, sondern bringt auch immer Vorteile mit sich. Neben der Erfüllung der rechtlichen Vorgaben ist einer der wichtigsten Vorteile die Kosteneinsparung. Beim digitalen Rechnungsversand sparen Betriebe nicht nur Papier und Lagerkapazitäten, sondern auch Portokosten und Kosten für den Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand. Zudem erfolgt die Zahlungsabwicklung deutlich schneller, durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen. Die Beschleunigung von Zahlungseingängen verbessert die Liquidität. Und auch Fehler werden deutlich reduziert. Das Abtippen von Rechnungsdaten bliebt aus, denn Rechnungsdaten werden automatisch übertragen und verarbeitet.

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Erfüllung der rechtlichen Vorgaben

Erfüllung der E-Rechnungspflicht, rechtssichere Archivierung nach GoBD

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Kostenersparnis durch digitale Prozesse

Entfall von Porto, weniger Verwaltungs- und Dokumentationskosten

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Weniger Papier

keine Papierrechnungen, keine manuelle Papierarchivierung

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Schneller Zahlungsabwicklung

automatisierte Verarbeitung, Steigerung der Liquidität

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Weniger Fehler durch automatisierte Übertragung von Daten

kein manuelles Abtippen und Übertragen

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