ZUGFeRD - Rechnung und Anbindung im Handwerk
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Im Zuge der ab 2025 in Deutschland geltenden E-Rechnungspflicht ist diese besonders wichtig. Alles rund um das digitale Rechnungsformat und die Nutzung in der Handwerkersoftware STREIT erfahren Sie hier.
Inhalte
Was bedeutet ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat – das bedeutet, dass die Rechnung sowohl als eine normale PDF vorliegt, als auch als maschinenlesbare XML-Datei. Einfach gesagt:
- Es besteht eine PDF-Rechnung, die Sie ansehen, ausdrucken oder per E-Mail versenden können.
- Gleichzeitig sind die Rechnungs-Daten als XML-Datei eingebettet, sodass die Rechnung direkt in die Handwerkersoftware eingelesen und verarbeitet werden kann. Somit kann die Software die Rechnungsdaten automatisch auslesen und verarbeiten.
Die XML-Datei enthält alle wichtigen Informationen der Rechnung in einem standardisierten Format. Dazu gehören zum Beispiel:
- Rechnungsnummer
- Datum
- Beträge
- Steuersätze
- Lieferanten- und Kundeninformationen
ZUGFeRD im Zuge der E-Rechnungspflicht ab 2025
- Pflicht für B2B: Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, archivieren und verarbeiten können.
- Keine Zustimmung nötig: Der Empfänger muss nicht mehr zustimmen, um E-Rechnungen zu erhalten.
- Versand freiwillig: Der Versand von E-Rechnungen bleibt bis 2027 freiwillig (Übergangsfrist).
- Privatkunden: Für Privatkunden gibt es keine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen; Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
ZUGFeRD mit der Handwerkersoftware Streit V.1 nutzen
Mit der Handwerkersoftware Streit V.1 wird der Umgang mit Rechnungen zum Kinderspiel. Dank der Unterstützung des ZUGFeRD-Formats in allen wichtigen Arbeitsbereichen wie Einkauf und Auftragsabwicklung behalten Sie den Überblick und sparen Zeit.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Rechnungen senden und empfangen: Schnell und effizient.
- Vereinfachte Rechnungsprüfung: Alles nachvollziehbar, von der Bestellung bis zur Rechnung.
- Komplette ZUGFeRD-Unterstützung: Import, Export und Weiterverarbeitung – für alle ZUGFeRD-Versionen.
Effizienz, Transparenz und Komfort – mit Streit V.1 meistern Sie Ihre Büroarbeit schneller und moderner als je zuvor.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen
Mit der Handwerkersoftware von STREIT können ganz einfach ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und versenden.
ZUGFeRD-Rechnung empfangen und einlesen
- Zum Rechnungseingang navigieren
Den gewünschten Lieferanten wählen. - ZUGFeRD-Datei hochladen
Den ZUGFeRD-Button drücken und die benötigte Datei auswählen. - Auf „Daten importieren“ klicken – fertig!
Die Rechnung wird automatisch verarbeitet: Alle Felder im Rechnungseingang sind ausgefüllt (Dafür ist die ausgelesene XML-Datei zuständig), und die PDF ist direkt angehängt und einsehbar.
Bestehende Rechnung in ZUGFeRD umwandeln und versenden
-
Rechnung erstellen
In die Rechnungserstellung gehen und die Felder wie gewohnt ausfüllen. -
Format auswählen
Im Auswahlfeld festlegen, ob ZUGFeRD oder XML versendet werden soll. -
Sicherheit durch Pflichtfelder
Das Programm sorgt dafür, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind – kein Versand ohne vollständige Angaben.
Vorteile der Nutzung von ZUGFeRD mit STREIT
Durch die Kombination von sichtbarer PDF und maschinenlesbarer XML-Datei bietet ZUGFeRD in Verbindung mit Streit V.1 viele Vorteile:
- Einfache Handhabung: Die Rechnung kann wie gewohnt als PDF gelesen und gespeichert werden.
- Automatische Verarbeitung: Das XML-Format ermöglicht eine fehlerfreie, schnelle Datenverarbeitung.
- Zeit- und Kostenersparnis: Weniger manueller Aufwand in der Buchhaltung.
- Flexibilität: Geeignet für Rechnungen an Unternehmen und Behörden (B2B und B2G).
- Weit verbreitet: ZUGFeRD ist ein in Deutschland häufig genutzter Standard und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Diese technische Struktur macht ZUGFeRD zu einem leistungsfähigen und zukunftssicheren Format für elektronische Rechnungen und ist in Kombination mit einer Handwerkersoftware unschlagbar.
Vorteile von ZUGFeRD in Kombination mit dem digitalen Archiv
Mit Streit V.1 können Handwerksbetriebe ihre Rechnungen automatisch archivieren – direkt beim Kunden oder Lieferanten und ganz ohne Papierkram.
Ihre Vorteile:
- Automatische PDF-Ablage bei Kunden und Lieferanten.
- Revisionssicher archivieren – gesetzeskonform und zuverlässig.
- Schluss mit Papier und Ordnern – alles digital und griffbereit.
Mit der Rechnungssoftware von STREIT werden Rechnungen revisionssicher gespeichert und erfüllen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren – einfach und zuverlässig!
Kostenlose Tools zur Umwandlung in ZUGFeRD
Es gibt verschiedene kostenlose Tools zur Umwandlung von Rechnungen in ZUGFeRD-Dateien. Diese bieten grundlegende Funktionen, sind jedoch oft nicht ideal, da sie komplexe Rechnungen nicht immer vollständig umwandeln und mehr manuelle Schritte erfordern.
Kostenlose Tools:
- B2Brouter: Cloud-Plattform mit kostenlosem ZUGFeRD-Generator; ermöglicht die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen über ein Online-Formular nach Registrierung.
- Aloaha ZUGFeRD Online-Tool: Ermöglicht das Hochladen von ZUGFeRD-PDFs und die Extraktion der enthaltenen XML-Datei.
- FeRD ZUGFeRD Toolkit: Offizielles Toolkit des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD); kostenloser Download für die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen.
Für gelegentliche Anwendungen sind kostenlose Tools ausreichend. Bei regelmäßiger Nutzung ist professionelle Software die effizientere und zuverlässigere Lösung.
TIPP: Vollständig abgesichert mit Rechnungssoftware
Um vollständig sicher mit dem ZUGFeRD-Format arbeiten zu können und die E-Rechnungspflicht ausnahmslos zu erfüllen ist eine Rechnungssoftware für das Handwerk wie Streit V.1 unumgänglich. Profitieren Sie von komfortablen, automatisierten Prozessen und minimieren Sie Fehler.
STREIT Software mit ZUGFeRD kennenlernen - kostenlose Live Demo
Nutzen Sie unsere kostenlose und unverbindliche Live-Demo, um die STREIT Handwerkersoftware kennenzulernen. Die Software enthält alle Funktionen und Module zur umfassenden kaufmännischen Verwaltung Ihres Betriebs - inklusive aller wichtiger Schnittstellen wie z.B. Schnittstellen zum Großhandel oder ZUGFeRD für die digitale Rechnungsstellung.
Sind ZUGFeRD-Rechnungen Pflicht? - ZUGFeRD und E-Rechnungspflicht ab 2025
Das ZUGFeRD Format erfüllt alle Anforderungen für elektronische Rechnungen und macht es Unternehmen leicht, gesetzeskonform zu arbeiten.
E-Rechnungspflicht: Wichtige Infos!
- Ab 01.01.2025 (Phase 1): Unternehmen müssen elektronische Eingangsrechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können; Ihre Zustimmung als Empfänger für den Versand von E-Rechnungen entfällt.
- Ab 01.01.2027 (Phase 2): Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen auch Ausgangsrechnungen als E-Rechnung versenden (Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro, B2C und steuerfreie Lieferungen).
- Ab 01.01.2028 (Phase 3): Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen; Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig.
- Ab 2030 (Phase 4 - ViDA): Einführung eines automatisierten Umsatzsteuermeldesystems zur Vereinfachung der Umsatzsteuerverwaltung in Deutschland.
ZUGFeRD vs. XRechnung
Generell gibt es einen zentralen Unterschied zwischen X-REchnung und ZUGFeRD-Rechnung. ZUGFeRD enthält als hybrides Format sowohl PDF als auch XML, während die XRechnung ausschließlich auf XML basiert.
Die XRechnung ist also ein reines Datenformat ohne visuelle PDF-Darstellung. Sie ist speziell für den Einsatz bei der deutschen Verwaltung entwickelt worden. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. Stadtverwaltungen oder andere Behörden), ist die XRechnung bereits seit dem 18. April 2020 Pflicht.
Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung im Überblick:
ZUGFeRD | XRechnung | |
Lesbarkeit | Visuell als PDF und maschinenlesbar | Nur maschinenlesbar |
Flexibilität | Verschiedene Profile, je nach Anforderungen | Standardisiert für öffentliche Verwaltung |
Einsatzbereich | Rechnungen an Firmen (B2B) und Behörden (B2G) | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber |
ZUGFeRD-Versionen im Überblick
- ZUGFeRD 1.0 (2014): Erste Version des Formats, die ein einheitliches E-Rechnungsformat für Europa schaffen sollte. Es war jedoch noch nicht vollständig mit allen EU-Vorgaben kompatibel.
- ZUGFeRD 2.0 (2019): Erfüllt jetzt alle EU-Vorgaben für E-Rechnungen, unterstützt den internationalen Standard Factur-X und ermöglicht es, zusätzliche Dokumente wie Excel-Tabellen oder Spesenabrechnungen anzuhängen.
- ZUGFeRD 2.1 (2020): Jetzt gibt es einen gemeinsamen Standard mit Factur-X, der sowohl in Deutschland als auch international genutzt werden kann. Es wurde ein neues Format für Rechnungen ohne PDF eingeführt.
- ZUGFeRD 2.2 (2024): Diese Version macht die Nutzung noch einfacher und verbessert die Zusammenarbeit mit internationalen Standards. Das „EXTENDED“-Profil wurde erweitert, um auch Bestellinformationen zu integrieren.
- ZUGFeRD 2.3 (2024): Korrigiert kleinere Fehler, sorgt für bessere Unterstützung des französischen B2B-Standards und führt neue Optionen für Rundungsfehler in Rechnungen ein.
Mit jeder neuen Version wird das Format einfacher, vielseitiger und passt sich immer besser internationalen Anforderungen an.
Häufige Fehler bei der ZUGFeRD-Rechnungserstellung:
Häufige Fehler bei der Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen passieren vor allem, wenn sie manuell und ohne Handwerkersoftware erstellt werden.
Die vier häufigsten Fehler sind:
- Diskrepanz zwischen PDF und XML-Daten: Häufig kommt es vor, dass die Informationen im PDF-Teil der Rechnung nicht mit den XML-Daten übereinstimmen.
- Fehlende oder falsche Pflichtfelder: Wichtige Felder, wie die Leitweg-ID (BT-10) oder der Ländercode des Käufers, werden oft vergessen oder falsch ausgefüllt.
- Unvollständige Artikelbeschreibungen: Artikelbezeichnungen (BT-153) fehlen in den Rechnungspositionen, was für die Weiterverarbeitung problematisch ist.
- Fehlende Kontaktinformationen: Pflichtfelder wie der Firmenname des Lieferanten (BT-41) werden nicht übermittelt.
Diese Fehler passieren oft bei der manuellen Eingabe und können die automatische Verarbeitung stören. Die Bürosoftware von STREIT vermeidet diese Fehler und unterstütz Sie beim ganzen Prozess der Rechnungserstellung und reduziert die Fehlerrate dabei erheblich – das macht die Erstellung von Rechnungen leichter und vor allem sicherer.
FAQ zum ZUGFeRD-Format
- Was ist eine Rechnung im ZUGFeRD-Format?
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Diese Hybridrechnung ermöglicht es, die Rechnung sowohl per Computer automatisch zu verarbeiten als auch als PDF zu lesen. ZUGFeRD wird vor allem für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) genutzt. - Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und XML und eignet sich für Rechnungen zwischen Unternehmen. Die XRechnung hingegen ist ein reines XML-Format, das speziell für den Datenaustausch mit deutschen Behörden entwickelt wurde und für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung erforderlich ist. - Welche Änderungen kommen durch die ZUGFeRD-Pflicht ab Januar 2025?
Ab Januar 2025 wird ZUGFeRD oder XRechnung für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verpflichtend. Ziel ist die Vereinheitlichung und Digitalisierung von Rechnungen, was den Einsatz von E-Rechnungssoftware notwendig macht und die Verarbeitung effizienter gestaltet. - Wie lese ich die XML-Datei aus einer ZUGFeRD-Rechnung aus?
Um die XML-Datei aus einer ZUGFeRD-Rechnung auszulesen, können Sie Software oder Online-Tools nutzen. Am einfachsten geht es mit einer Handwerkersoftware wie Streit V.1: Hier wird die ZUGFeRD-Rechnung direkt im Rechnungseingang als PDF angezeigt, sodass Sie die XML-Daten in der Regel ignorieren können. Falls Sie jedoch eine reine XML-Rechnung (wie bei XRechnung) erhalten, liest Streit V.1 diese automatisch ein. Alternativ können Sie auch Online-Dienste wie eforms.aloaha.com nutzen, um XML-Daten aus einer Rechnung zu extrahieren – nötig ist dies jedoch meist nur bei XRechnungen.
Weitere Schnittstellen im Handwerk
Neben ZUGFeRD gibt es eine Vielzahl an weiteren Schnittstellen. Der digitale Datenaustausch ist Grundvoraussetzung für ein lückenloses digitales Arbeiten in Ihrem Betrieb.
Lernen Sie weitere Schnittstellen kennen, die auch die Handwerkersoftware Streit V.1 bereitstellt:
