Wenn Sie noch nie eine Mahnung verfasst haben und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind unsere Vorlagen bestimmt hilfreich. Hier können Sie mehrere Beispiele für die erste, zweite und dritte Mahnung herunterladen.
Mahnung als Handwerker schreiben – Muster
Häufig zahlen die Kunden pünktlich nach Erhalt der Rechnung. Manchmal bleibt der Zahlungseingang aber auch aus. Für Sie als Unternehmer kann das schwerwiegende Folgen wie die Gefährdung Ihrer Liquidität haben. Kümmern Sie sich deswegen um ein funktionierendes Forderungsmanagement und mahnen Sie ausstehende Zahlungen zeitnah an. In vielen Fällen haben die Kunden die Rechnung schlicht vergessen und zahlen schon nach der ersten Erinnerung. Manchmal müssen Sie aber auch mehrere Mahnungen verschicken.
Aufbau einer Mahnung – Inhalte und Bestandteile
Damit Ihre Mahnung auch die gewünschte Wirkung erzielt, sollten Sie darauf achten, dass sie folgende Informationen enthält:
- Datum der Mahnung
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung
- Neuer Fälligkeitstermin
- Bankverbindung für die Überweisung
Zusätzlich können Sie auch angeben, welche Leistung Sie erbracht haben oder die Originalrechnung beilegen. Dann weiß der Kunde sofort, worum es sich handelt.
Anleitung Mahnungserstellung
Damit Ihre Mahnung rechtskräftig ist und beim Kunden den erwünschten Erfolg bringt, sollten Sie bei der Erstellung die folgenden Schritte beachten:
- Verschicken Sie erst dann eine Mahnung, wenn Ihr Kunde in Verzug geraten ist. Verzug tritt dann auf, wenn die Fälligkeit der Rechnung ohne Zahlungseingang verstrichen ist. Dafür müssen Sie Ihren Kunden aber schon in der Rechnung darauf hinweisen, wann die Zahlung fällig ist und wie viel Zeit er hat, um das Geld zu überweisen.
- Formulieren Sie die Mahnung so eindeutig wie möglich und fordern Sie den Schuldner explizit zur Zahlung auf.
- Sie müssen kein Zahlungsziel aufführen, dennoch ist es ratsam, eine Frist zu setzen.
- Weisen Sie auf den ausstehenden Betrag und die Rechnungsnummer hin. Am besten fügen Sie eine Rechnungskopie hinzu.
- Um es sich leichter zu machen, können Sie gerne eine unserer oben aufgeführten Vorlagen nutzen.
Tipp: Mahnungserstellung mit ERP-Software
Mit der STREIT ERP-Software für Handwerker lassen sich Mahnungen mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Offene Rechnungen werden erkannt, Fristen berücksichtigt und die Originalrechnung direkt angehängt. Arbeiten Sie effizienter, übersichtlicher und digital.
Gesetzliche Regelungen für Mahnungen
Das Verschicken von Mahnungen ist in Deutschland jedem Gläubiger gestattet. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Großunternehmen oder einen kleinen Handwerksbetrieb handelt. Auch Privatpersonen dürfen Mahnungen verschicken. Dieses Vorgehen wird als außergerichtliches Mahnverfahren bezeichnet. Bis Sie berechtigt sind, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, müssen Sie lediglich eine Mahnung verschicken. Weitere Zahlungserinnerungen sind nicht notwendig.
Form einer Mahnung
Der Gesetzgeber gibt keine verpflichtende Form für eine Mahnung vor. Sie können sie also mündlich aussprechen, per E-Mail verschicken oder sie dem Kunden auf dem Briefweg zukommen lassen. Um selbst etwas in der Hand zu haben und nachweisen zu können, dass Sie bereits gemahnt haben, empfiehlt sich jedoch die schriftliche Form.
Wann tritt ein Zahlungsverzug ein?
Rechnungen sind bei Fälligkeit zu zahlen. In Deutschland tritt diese Fälligkeit in der Regel nach 30 Tagen ein. Es kann aber auch abweichende Vereinbarungen geben. Wenn Sie vor allem Aufträge für Privatpersonen erledigen, sollten Sie auf der Rechnung unbedingt auf die Fälligkeit und die 30-Tage-Regelung hinweisen. Sonst greift sie nicht.
Empfehlung: Rechnungsprogramm nutzen!
Mit dem Rechnungsprogramm von STREIT erstellen versenden und empfangen Sie Rechnungen schnell und einfach. Egal ob E-Rechnungen oder reguläre Rechnungen. Die STREIT Software erfüllt alle Anforderungen inklusive digitalem Archiv zur rechts und revisionskonformen Einhaltung der Aufbewahrungspflichten.
Höhe der Mahngebühren
Mahngebühren dürfen nicht willkürlich erhoben werden, sondern müssen in einem angemessenen Rahmen liegen. Sie sollten dazu dienen, die Kosten für das Mahnverfahren wie zum Beispiel für den Druck, das Papier und das Porto zu decken. Häufig werden zwei bis drei Euro erhoben.
Warum ist eine professionelle Mahnung wichtig?
Eine professionelle Mahnung wird vom Kunden als seriös wahrgenommen, was die Chancen auf eine Zahlung erhöht. Zugleich sichern Sie sich mit zumindest einer Zahlungserinnerung rechtlich ab. Sie ist schließlich die Grundlage für weitere Maßnahmen wie ein gerichtliches Mahnverfahren.
FAQ zur Mahnung im Handwerk
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zur Mahnung im Handwerk zusammengefasst:
Sie müssen nur ein einziges Mal mahnen. Weitere Mahnungen können Sie aus Kulanz verschicken, um gute Kundenbeziehungen nicht zu zerstören oder um einem gerichtlichen Mahnverfahren aus dem Weg zu gehen.
Wichtig ist, dass Sie klar und präzise formulieren und den ausstehenden Betrag einfordern. Nehmen Sie Bezug auf die Rechnung und setzen Sie am besten eine Zahlungsfrist fest. Die erste Zahlungserinnerung darf noch einen freundlichen Ton aufweisen. Die zweite und dritte Mahnung können hingegen dringlicher formuliert werden.
Um das gerichtliche Mahnverfahren einleiten zu können und einen Mahnbescheid beantragen zu können, müssen Sie mindestens eine Mahnung verschicken.
Fazit
Ausbleibende Zahlungen von säumigen Kunden sind für das Unternehmen immer ärgerlich. Damit Sie flüssig bleiben, sollten Sie ein Forderungsmanagement implementieren. Um Ihren Kunden freundlich entgegenzutreten, können Sie erst einmal mit einer Zahlungserinnerung beginnen. Mit unseren Vorlagen sollte es Ihnen leicht fallen, den richtigen Ton zu treffen. Auf die erste Zahlungserinnerung können weitere Mahnungen folgen. Wenn der Kunde immer noch nicht zahlt, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das hat den Vorteil, dass dadurch die Verjährung der Forderung ausgesetzt wird.
