Nachkalkulation im Handwerk – Berechnungen + gratis Vorlage
Die Nachkalkulation dient dazu, herauszufinden, wie hoch die Kosten für einen Auftrag sind und wie viel Gewinn Sie damit tatsächlich erwirtschaftet haben. Außerdem können Sie verschiedene Aufträge besser miteinander vergleichen und so herausfinden, welche davon besonders lukrativ sind. Eine Nachkalkulation ist für Handwerksbetriebe von großer Bedeutung. Wir erklären Ihnen, was alles in die Kalkulation gehört, wo die Unterschiede zwischen einer Vor- und Nachkalkulation liegen und welche Vorteile das Erstellen dieser mit einer Software hat. Zusätzlich stellen wir Ihnen eine kostenlose Excel-Vorlage zur Verfügung.
Was gehört alles in eine Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation wird zur Kostenkontrolle von Aufträgen durchgeführt und berücksichtigt alle Kosten, die Sie für das jeweilige Projekt aufbringen mussten. Üblicherweise wird sie verwendet, um die Vorkalkulation zu überprüfen und zu ermitteln, wie ertragreich ein Auftrag war oder ob er für das Unternehmen sogar einen Verlust bedeutet. Auf dieser Basis können Sie als Inhaber eines Handwerksbetriebs dann strategische Entscheidungen treffen und bestimmte Arten von Aufträgen nicht mehr anbieten, dafür aber andere hochfahren. Um die tatsächlich entstandenen Kosten für einen Auftrag ermitteln zu können, müssen verschiedene Posten in die Berechnung einbezogen werden. Welche das sind, hängt auch davon ab, wie Sie den Auftrag durchgeführt haben und welcher Mittel Sie sich bedient haben. Zum Beispiel können diese Ist-Kosten erfasst werden:
- Materialkosten
- Löhne und Gehälter
- Gemeinkosten
- (Maschinenstundensätze)
- Kosten für Fremdleistungen
Verschiedene Arten der Nachkalkulation
Für die Nachkalkulation können verschiedene Methoden wie die technische oder die kaufmännische Variante eingesetzt werden.
- Technische Variante: Bei dieser Art der Kalkulation geht es darum, die technische Effizienz zu berechnen. Hier spielen weniger finanzielle Aspekte, sondern vielmehr der mengenmäßige Aufwand eine Rolle. Dementsprechend geht es unter anderem um Maschinenstunden und Lohnstunden.
- Kaufmännische Variante: Diese Variante ist dann interessant, wenn es um die finanzielle Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge oder sogar von Teilleistungen geht. Berechnet werden die Kosten für verschiedene Leistungen, Löhne und Materialien.
Unterschied Vor- und Nachkalkulation
Vorkalkulationen dienen dazu, die anfallenden Kosten für einen Auftrag im Voraus so akkurat wie möglich zu berechnen, sodass Unternehmen besser wirtschaften können. Auch für die Angebotserstellung ist die Vorkalkulation unabdinglich. Allerdings können viele Kosten nur geschätzt werden, da nicht alles bis ins letzte Detail planbar ist und zahlreiche unvorhergesehene Ereignisse eintreten können. Unter anderem können diese Faktoren zu abweichenden Kosten führen:
- schlechtes Wetter auf der Baustelle
- stockende interne Abläufe
- steigende Materialkosten
- Verzögerungen bei Lieferungen
Bei der Nachkalkulation wird hingegen mit den tatsächlich entstandenen Kosten, also den Ist-Kosten, gerechnet. Wenn Sie beide Arten der Kalkulation in Ihrem Betrieb anwenden, können Sie das Ergebnis miteinander vergleichen und kontrollieren, an welchen Stellen Sie sich vor dem Auftrag verrechnet haben. Das hilft Ihnen nicht nur, Ihre Finanzen im Auge zu behalten, sondern unterstützt Sie auch bei zukünftigen Vorkalkulationen, die Sie mithilfe der neugewonnenen Erkenntnisse entsprechend anpassen können.
Bedeutung und Ziel der Nachkalkulation
Die Nachkalkulation unterstützt Sie bei der wirtschaftlichen Planung in Ihrem Unternehmen. Damit können Sie unter anderem die folgenden Fragen beantworten:
- Wie viel Gewinn wurde mit dem Auftrag erwirtschaftet?
- Wie hoch waren die Ist-Kosten des Projektes?
- Haben Sie sich bei der Vorkalkulation stark verschätzt und gibt es hier Optimierungsbedarf?
- Sind große oder kleine Aufträge für Ihren Betrieb lukrativer?
- Erwirtschaften Sie einen höheren Gewinn mit Aufträgen durch private oder gewerbliche Kunden?
- Welche Art von Aufträgen bringen am meisten Gewinn?
Unterschied kleinerer Kundenauftrag, großes Projekt oder Baustelle
Kleine Aufträge sind häufig nur wenig komplex, sodass sich die Nachkalkulation zeitsparend durchführen lässt. Hier spielen vor allem Material- und Lohnkosten eine Rolle. Hier wird die Nachkalkulation oft erst am Ende des Projektes gemacht. Anschließend führen Sie einen schnellen Vergleich durch.
Bei größeren Projekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken, ist ein ausfühlicheres Projektmanagement von nöten, da viele weitere Kosten eine Rolle spielen, die bei kleinen Aufträgen nebensächlich sind. Zum Beispiel kommt es bei Großprojekten häufig zu Fremdleistungen durch weitere Unternehmen, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Auch Kosten für Qualitätskontrollen können in die Höhe steigen. Hier ist eine mitlaufende Nachkalkulation, die schon während des Projekts gestartet wird, ratsam. So lassen sich Fehlschätzungen und Kostentreiber schnell identifizieren.
Für Projekte auf Baustellen ist es besonders wichtig, schon bei der Vorkalkulation mögliche Abweichungen einzuplanen. Schließlich sind Arbeiten im Freien stark witterungsabhängig. Dementsprechend kann es bei der Nachkalkulation zu enormen Abweichungen kommen. Solche Fehlkalkulationen lassen sich eher auffangen, wenn Sie auch in diesem Fall eine mitlaufende Nachkalkulation wählen.
Wann wird die Nachkalkulation durchgeführt?
Die Nachkalkulation kann zu verschiedenen Zeitpunkten stattfinden. In vielen Fällen wird sie erst nach dem Abschluss eines Auftrags durchgeführt. Dann stehen Ihnen schließlich auch alle relevanten Kosten zur Verfügung, sodass Sie diese einfach auflisten und zusammenrechnen können.
Alternativ besteht die Möglichkeit, sich für eine Synchronkalkulation oder eine mitlaufende Nachkalkulation zu entscheiden. Dafür ist es aber von großer Bedeutung, dass Sie alle wichtigen Daten fortlaufend und möglichst präzise erfassen. Diese können Sie dann zur Kalkulation verwenden, sodass Sie nicht bis zum Abschluss des Projektes warten müssen. Stattdessen ermitteln Sie in Teilabschnitten, wie wirtschaftlich der Auftrag ist und können gegebenenfalls gegensteuern.
Was passiert nach der Nachkalkulation?
Egal, wie exakt Sie bei der Vorkalkulation gewesen sind, eine genaue Übereinstimmung mit den Zahlen aus der Nachkalkulation werden Sie nur selten zu sehen bekommen. Kleinere Abweichungen erfordern in der Regel kein weiteres Handeln. Wenn es aber zu größeren Diskrepanzen kommt, sollten Sie eine Analyse durchführen und gerne auch die einzelnen Kostenpunkte aufschlüsseln. So finden Sie heraus, welche Komponenten für deutlich höhere oder deutlich niedrigere Kosten verantwortlich sind und können entsprechend handeln.
STREIT Software zur Nachkalkulation im Handwerk
Gerade bei komplexeren Aufträgen und langwierigen Bauprojekten sind Sie mit einer Kalkulationssoftware klar im Vorteil, da sie es einfacher macht, den Überblick über die zahlreichen Kostenpunkte zu bewahren. Außerdem wissen sie so schon vor Abschluss eines Projekts, ob Sie noch im Budget liegen. Mitunter kann eine Software mit diesen Kriterien punkten:
- Alle Daten und Kalkulatinen in einer Software
- Sie können Eingangsrechnungen von Lieferanten direkt nach Erhalt digital erfassen, sodass Sie alle Kosten sofort kalkulieren können.
- Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und der dafür anfallende Lohn können automatisiert erfasst werden.
- Durch die automatische Erfassung diverser Kostenpunkte können Fehlerquellen verringert werden.
- Schon vor Beendigung des Projekts können Sie die Soll- und Ist-Kosten miteinander vergleichen.
- Die Verwendung einer Software führt in vielen Fällen auch zu einer großen Zeitersparnis, da sich zahlreiche Schritte automatisieren lassen.
- vollständige digitale Archivierung und Rechtssicherheit
Kalkulation mit der STREIT Software
Die Handwerkersoftware von STREIT bietet entscheidende Vorteile für die Nach- und Vorkalkulation, insbesondere bei komplexen Projekten. Mit ihren integrierten Funktionen ermöglicht sie eine schnelle und präzise Kalkulation, spart wertvolle Zeit und minimiert Fehler.
- Effiziente Erstellung und Verwaltung von Leistungsverzeichnissen (LV)
- Automatisierte Kostenkontrolle durch Echtzeit-Datenzugriff
- Detaillierte Nachkalkulation zur Sicherung der Projektprofitabilität
Durch den Einsatz von STREIT behalten Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte stets im Blick und optimieren sowohl Planung als auch Durchführung. Eine lohnenswerte Investition für jedes Handwerksunternehmen.
Nachkalkulation berechnen - Anleitung & Beispiel
Um eine Nachkalkulation durchführen zu können, müssen Sie zunächst alle wichtigen Kostenpunkte erfassen und zusammenrechnen. Zunächst ermitteln Sie die Selbstkosten. Anschließend können Sie den Gewinn berechnen. Dafür müssen Sie natürlich auch wissen, wie viel Geld Sie von Ihrem Kunden für die erbrachte Leistung erhalten haben. Am besten gehen Sie folgendermaßen vor:
- Erfassen Sie alle Ist-Kosten wie den Materialverbrauch, die Lohnkosten, die Gemeinkosten und die Kosten für die Fremdleistungen.
- Anschließend können Sie durch die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben Ihren Gewinn berechnen.
- Nun sollte der Vergleich mit der Vorkalkulation erfolgen. Stimmen die Soll- und Ist-Kosten größtenteils überein oder gibt es starke Abweichungen?
- Bei Bedarf können Sie eine Analyse einzelner Teilleistungen durchführen und so herausfinden, welche Posten für die Abweichungen verantwortlich sind.
Gewinn berechnen
Um den Gewinn zu ermitteln, müssen Sie einfach Ihre Selbstkosten vom Umsatz abziehen:
Umsatz (Einnahmen) – Selbstkosten (Ausgaben) = Gewinn
Wenn Sie einen Umsatz von 10.000 Euro machen und Ihre Selbstkosten bei 6.100 Euro liegen, läge Ihr Gewinn bei 3.900 Euro. Für den Fall, dass Sie bei der Vorkalkulation mit 5.000 Euro Selbstkosten gerechnet haben, hätten Sie sich um 1.100 Euro verschätzt, sodass sich auch ihr geschätzter Gewinn von 5.000 Euro auf 3.900 Euro mindert.
Selbstkosten berechnen
Die Selbstkosten, die Sie mit einem Auftrag erwirtschaften, können Sie ganz einfach berechnen, indem Sie alle anfallenden Kosten zusammenzählen. Das kann beispielsweise so aussehen:
Materialkosten (3.000 Euro) + Lohnkosten (1.500 Euro) + Gemeinkosten (1.000 Euro) + Kosten für Fremdleistungen (600 Euro) = 6.100 Euro
Vorteile der Nachkalkulation
Wenn Sie sich dafür entscheiden, in Ihrem Betrieb regelmäßig Nachkalkulationen durchzuführen, kann das eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen:
- Soll-Ist-Vergleich der Kosten
- Verluste frühzeitig ermitteln
- hilft dabei, Einsparmöglichkeiten zu entdecken
- Kostentreiber können ausfindig gemacht werden
- neue Erkenntnisse für zukünftige Vorkalkulationen
- ermöglicht die Analyse und die Verbesserung von Prozessen
- vereinfacht die Budgetplanung für kommende Projekte
- erleichtert die Angebotserstellung für Ihre Kunden
FAQ zur Nachkalkulation im Handwerk
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zur Nachkalkulation im Handwerk zusammengefasst:
Die Nachkalkulation wird mithilfe der entstandenen Ist-Kosten durchgeführt. Diese sollten lückenlos erfasst und zusammengerechnet werden. Infolgedessen wissen Sie, wie hoch Ihre Ausgaben waren. Diese können Sie nun mit Ihren Einnahmen vergleichen und so den Gewinn berechnen.
Bei der Nachkalkulation geht es darum, die vorher geschätzten Soll-Kosten aus der Vorkalkulation mit den Ist-Kosten zu vergleichen. Mit dem Ergebnis können Betriebe besser wirtschaften und entscheiden, welche Aufträge rentabel sind und welche nur wenig Gewinn bringen. Darüber hinaus kann die Nachkalkulation genutzt werden, um Kostentreiber ausfindig zu machen und Prozesse in Zukunft zu optimieren.
Bei der Vorkalkulation kennen Sie die Kosten des Projekts noch nicht und können diese nur schätzen. Es handelt sich also um die sogenannten Soll-Kosten. Auf deren Basis legen Sie ein Budget fest und erstellen ein Angebot für den jeweiligen Kunden. Bei der Nachkalkulation liegen Ihnen hingegen alle Abrechnungen für Materialkosten oder die Daten zu den Lohnkosten vor, sodass Sie die Ist-Kosten berechnen können. Wie die Bezeichnungen bereits verraten, findet die Vorkalkulation vor dem Projekt statt und die Nachkalkulation davor oder währenddessen.
Fazit
Durch die Nachkalkulation gewinnen Sie Transparenz über die Kosten in Ihrem Unternehmen. Sie behalten die Einnahmen und Ausgaben laufend im Blick und werden am Ende des Jahres nicht plötzlich von hohen Kosten überrascht. Des Weiteren können Sie dank der Nachkalkulation in Zukunft besser mit dem Budget planen und die Angebote für Ihre Kunden leichter erstellen. Deswegen sollten Sie nicht auf dieses praktische Kontrollinstrument verzichten.
Um eine korrekte Nachkalkulation durchführen zu können, sollten Sie aber lieber darauf verzichten, alles selbst auszurechnen. Excel-Vorlagen können bereits Erleichterung bringen. Noch einfacher geht es aber in der Regel mit einer passenden Kalkulationssoftware. Anders als bei Excel müssen Sie dort die Daten nicht manuell übertragen. Sie können über eine entsprechende Schnittstelle nämlich automatisch in das Programm eingespeist werden. Das minimiert Fehlerquellen und erleichtert Ihnen die Arbeit.
