Wartungsprotokoll Heizung – Vorlage als PDF und Excel
Durch die regelmäßige Wartung kann die Funktionsfähigkeit von Heizungsanlagen sichergestellt werden. Probleme lassen sich frühzeitig erkennen und beheben, was nicht nur die Effizienz der Anlage verbessert, sondern auch ihre Lebensdauer deutlich verlängern kann. Wenn Sie als SHK-Unternehmen Wartungen anbieten, sollten Sie stets ein Protokoll anfertigen. Damit ist eine lückenlose Überwachung der Heizung möglich. Zugleich weisen Sie damit auch nach, welche Arbeiten Sie zu welchem Zeitpunkt durchgeführt haben.
Inhalt:
- Warum ein Wartungsprotokoll führen?
- Wartungsprotokolle zum Download (PDF/Excel)
- Muster für einen Wartungsbericht
- Checkliste: Heizungswartung Schritt für Schritt
- Vorteile eines Wartungsprotokolls
- Wartungssoftware nutzen
- Anlagenmanagement mit STREIT Software
- Protokollverwaltung per App
- Wer darf Heizungen warten?
- FAQ: Heizungswartungsprotokolle
- Fazit
Warum Sie ein Wartungsprotokoll für Heizungen führen sollten
Mit einem Wartungsprotokoll versichern Sie sich Ihrem Auftraggeber gegenüber, dass Sie die gewünschten Arbeiten auch wirklich fach- und termingerecht durchgeführt haben. Für Ihren Auftraggeber ist das Protokoll hingegen als Nachweis für den Hersteller wichtig. In Garantiefällen muss er nämlich nachweisen, dass er die Heizung vorschriftsgemäß einer regelmäßigen Wartung unterzogen hat.
Wenn Sie einen Wartungsvertrag mit einem Kunden eingehen, sind Sie dazu verpflichtet, Wartungen durchzuführen und in deren Rahmen die Funktions- und Verkehrstüchtigkeit der Anlage zu überprüfen. Wenn Sie dabei Schäden feststellen, müssen Sie Ihren Kunden darauf aufmerksam machen. Auch das lässt sich mit einem Wartungsprotokoll festhalten. Die Behebung der Schäden ist nicht unbedingt Teil des Vertrags. Kleinere Probleme werden aber meist im Rahmen der Wartung direkt behoben.
Wartungsprotokolle für die Heizung zum Download – PDF und Excel
Je nach Art der Anlage, den einzelnen Komponenten und den Vorgaben des Herstellers müssen unterschiedliche Wartungsarbeiten erfolgen, sodass in vielen Fällen individuelle Wartungsprotokolle anzufertigen sind. Vorlagen und Muster können aber dennoch als Anhaltspunkte dienen. Sie enthalten zumindest schon einmal die wichtigsten Angaben, die unbedingt zu einem Wartungsprotokoll gehören:
- Daten des Auftraggebers + Unterschrift
- Kontaktinformationen des durchführenden Unternehmens
- Name und Unterschrift des Technikers
- Datum der Wartung
- Datum der nächsten planmäßigen Wartung
Ansonsten muss festgehalten werden, welche Ergebnisse die Messung der Heizwerte erbracht haben. Zum Beispiel notiert der Techniker den Vordruck der Heizung sowie den Gas- und den Pumpendruck. Das wäre zumindest bei einer Gasheizung der Fall.
Wir empfehlen außerdem einen Wartungsbericht anzufertigen, da hier noch genauere Angaben gemacht werden können. Damit können Sie oder der Kunden im Versicherungsfall alle wichtigen Details nachweisen.
Wartungsbericht nach der Wartung – Muster
Ergänzend zum Wartungsprotokoll können Sie einen Wartungsbericht verfassen, der noch einmal etwas umfangreicher ist und weitere Informationen wie eine Zustandsbewertung der Heizung und Empfehlungen für den Besitzer der Anlage enthält.
Was muss im Wartungsbericht enthalten sein?
In einem Wartungsbericht sind üblicherweise ähnliche Inhalte wie in einem Wartungsprotokoll zu finden. Einige wichtige Angaben wie die Kundendaten, Informationen zur Heizungsanlage und die durchgeführten Wartungsarbeiten müssen aber auf jeden Fall hinein. Vielleicht möchte Ihr Kunde auch, dass bestimmte Sachverhalte geklärt oder näher erläutert werden. Darauf können Sie dann ebenfalls eingehen.
Muster eines Wartungsberichts für eine Heizung.
Wie der Wartungsbericht für eine Heizung aussieht, kann je nach Unternehmen und nach Umfang der Wartung variieren. Üblicherweise sollte er aber die folgenden Informationen enthalten:
- Kundendaten: Vermerken Sie den Kunden und seine Anschrift auf dem Wartungsbericht.
- Daten des prüfenden Unternehmens: Genauso sollte die Anschrift Ihres Unternehmens auf dem Bericht zu finden sein.
- Beschreibung der Heizung: Es sollte festgehalten werden, um welche Art von Heizung es sich handelt. Geben Sie die Typenbezeichnung, die Seriennummer und die Software-Version an.
- Erledigte Arbeiten: Wie beim Wartungsprotokoll werden alle Wartungsarbeiten angegeben.
- Liste der Ersatzteile: Notieren Sie außerdem, welche Ersatzteile Sie im Rahmen der Wartung ausgetauscht haben.
- Bewertung der Anlage: Als prüfendes Unternehmen können Sie den aktuellen Zustand der Heizungsanlage fachmännisch bewerten, sodass Rückschlüsse über notwendige Reparaturen gezogen werden.
- Handlungsempfehlungen: Geben Sie Ihrem Kunden Tipps, wie man die Heizung am besten bedient, um Energie zu sparen und ihre Lebensdauer zu verlängern.
Optimieren Sie Ihre Wartungsprozesse mit der richtigen Software
Nutzen Sie eine Handwerkersoftware, die Ihnen hilft, Wartungsberichte effizient zu erstellen, Termine zu planen und die Kommunikation mit Ihren Kunden zu verbessern. Weitere Infos finden Sie auf unserer SHK-Seite.
Wartungscheckliste für die Heizung – so gehen Sie bei der Wartung einer Heizung vor
Für die Funktionstüchtigkeit der Heizung ist es wichtig, dass Sie bei der Wartung keinen Schritt vergessen. Wir raten Ihnen deswegen dazu, dass Sie sich eine Checkliste erstellen, die Sie nach und nach abarbeiten. Welche Inhalte diese Liste aufweisen sollte, hängt natürlich von der Art der Heizungsanlage ab. Grundsätzlich sollten aber die folgenden Punkte darauf zu finden sein:
- Sichtprüfung
Schauen Sie die gesamte Heizungsanlage genau an. Achten Sie auf sichtbare Schäden, Verschmutzungen, Undichtigkeiten oder Anzeichen von Korrosion. Überprüfen Sie zudem Dichtungen und Verschraubungen. - Reinigung und Justierung
Reinigen Sie wichtige Bauteile wie den Brenner, den Wärmetauscher und die Abgaswege. Justieren Sie bei Bedarf auffällige Komponenten, um eine optimale Funktion sicherzustellen. - Betriebsprüfung
Testen Sie die Steuerungs- und Regelungskomponenten. Überprüfen Sie die Sicherheitseinrichtungen sowie die Funktion von Pumpen und Ventilen. - Abgasmessung
Messen Sie die Abgaswerte und prüfen Sie, ob sie innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. Ermitteln Sie den Wirkungsgrad der Heizung. - Mechanik und Elektrik
Kontrollieren Sie das Ausdehnungsgefäß auf Funktion und Druck. Überprüfen Sie die elektrischen Anschlüsse auf sichere Verbindung. - Dokumentation
Halten Sie alle durchgeführten Maßnahmen und Ergebnisse im Wartungsprotokoll fest.
Vorteile einer Heizungswartung mit Wartungsprotokoll
Durch die Heizungswartung mit passendem Wartungsprotokoll entstehen eine Reihe von Vorteilen, die wir hier noch einmal für Sie aufgelistet haben:
Für den Handwerker:
- Standardisierung der Wartungsprozesse
Einheitliche Protokolle sorgen für klare Abläufe und reduzieren Fehlerquellen. - Vollständigkeit der erfassten Daten
Alle relevanten Informationen werden systematisch dokumentiert, wodurch keine Details übersehen werden. - Zeitersparnis durch vorgefertigte Struktur
Vorbereitete Protokollvorlagen beschleunigen die Dokumentation und erleichtern den Arbeitsablauf. - Vergleichbarkeit von Wartungen über die Zeit
Dokumentierte Daten ermöglichen eine Analyse der Heizungsentwicklung und erleichtern Rückschlüsse. - Rechtssicherheit durch lückenlose Dokumentation
Protokolle bieten einen Nachweis über korrekt durchgeführte Arbeiten und schützen vor Haftungsansprüchen. - Erleichterung der Kommunikation mit Kunden
Klare Dokumentationen schaffen Transparenz und fördern das Vertrauen der Kunden.
Für den Kunden:
- Lebensdauer verlängern
Regelmäßige Wartung deckt Abweichungen und Schäden frühzeitig auf, wodurch kostenintensive Reparaturen verhindert werden. - Einhaltung der Wartungsintervalle
Protokolle geben Aufschluss über den letzten Termin und erleichtern die Planung künftiger Wartungen. - Geringerer Energieverbrauch
Effizient arbeitende Heizungen sparen Energiekosten und schonen die Umwelt. - Erhöhte Zuverlässigkeit
Durch regelmäßige Kontrollen werden plötzliche Ausfälle, insbesondere im Winter, vermieden. - Garantieleistungen erhalten
Viele Hersteller knüpfen ihre Garantie an eine lückenlose Wartung, die durch ein Protokoll nachweisbar ist.
Wie kann eine Wartungsprotokoll-Vorlage zur Kostenoptimierung beitragen?
- Frühzeitige Erkennung von Verschleiß und Problemen
Schäden werden rechtzeitig identifiziert und behoben, bevor größere Kosten entstehen. - Planung präventiver Maßnahmen
Wartungsdaten helfen, geplante Reparaturen und Wartungen effektiv zu terminieren. - Vermeidung von Folgeschäden durch regelmäßige Wartung
Kleine Probleme können rechtzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie größere Schäden verursachen. - Optimierung des Heizungsbetriebs basierend auf Messwerten
Die Auswertung dokumentierter Werte ermöglicht Anpassungen, die den Betrieb effizienter machen. - Effizientere Durchführung der Wartungsarbeiten
Vorlagen strukturieren die Arbeiten und sparen Zeit, was die Kosten senkt.
Mit einem gut organisierten Wartungsprotokoll oder der Nutzung eines Wartungsplaners profitieren sowohl Handwerker als auch Kunden durch Zeitersparnis, höhere Effizienz und Kosteneinsparungen.
Tipp: Software für Ihre Wartungsobjekte - Steigern Sie die Effizienz Ihrer Wartungsprozesse
Mit der passenden Handwerkersoftware können erstellen Sie nicht Wartungsprotokolle schneller und präziser, sondern verwalten Ihre gesamten Wartungsprojekte inkl. Terminierung und Abrechnung der Wartungs- aufträge.
Vorteile einer Software mit Wartungsverwaltung
SHK-Betriebe schließen in der Regel direkt mit mehreren Kunden einen Wartungsvertrag ab. Um den Überblick nicht zu verlieren und alle Wartungen termingerecht durchzuführen, müssen sie gut organisiert sein. Eine Software für die Wartungsverwaltung kann dabei helfen. Sie bietet unter anderem diese Vorteile:
- Einfache und effiziente Planung der Prüftermine
- Automatische Planung von Wartungsterminen in den richtigen Zeitabständen
- Papierloses und unkompliziertes Arbeiten
- Alle wichtigen Daten sind zentral verfügbar
- Unkomplizierte Nachverfolgung früherer Wartungsprotokolle möglich
- Wichtige Wartungstermine werden nicht mehr vergessen
- einfache Abrechnung Ihrer Wartungsaufträge
Wartungs- und Serviceabwicklung mit der STREIT Software
Die Handwerkersoftware STREIT unterstützt Betriebe bei der effizienten Organisation und Abwicklung von Wartungs- und Serviceaufträgen.
Funktionen und Vorteile:
- Checklisten: Strukturierte und individuelle Schritt-für-Schritt-Abwicklung sorgt für fehlerfreie Wartungsprozesse.
- Mobile App „Monteur+“: Digitale Bearbeitung vor Ort verbessert die Flexibilität und den Kundenservice.
- Wartungsverträge verwalten: Alle Infos zur Anlage und zum Kunden zentral an einem Ort gespeichert.
- Objektverwaltung: Zentrale Speicherung von Standort- und Messdaten ermöglicht schnellen Zugriff und bessere Planung.
- Fakturierung: Automatische Abrechnung nach festen Intervallen reduziert Verwaltungsaufwand und Fehler.
- Auftragsabwicklung: Planung und Zuordnung von Serviceaufträgen steigern die Produktivität Ihrer Monteure.
STREIT vereinfacht komplexe Aufgaben und sorgt für mehr Übersicht, Effizienz und Kundenzufriedenheit in Ihrem Betrieb.
Wartungs-Checklisten innerhalb der Software nutzen
Mit den individuellen Checklisten und dynamischen Freifeldern vereinfachen Sie komplexe Prozesse und schaffen Klarheit.
- Erstellen Sie maßgeschneiderte Checklisten mit Checkboxen, Dropdowns, Textfeldern oder Bildern.
- Nutzen Sie Checklisten-Bausteine für wiederkehrende Aufgaben wie Wartungen oder Prüfungen.
- Fügen Sie projektspezifische Freifelder hinzu und hinterlegen Sie wichtige Informationen.
- Bearbeiten Sie Checklisten mobil per App „Monteur+“ – inklusive digitaler Signatur vor Ort.
- Speichern, archivieren und dokumentieren Sie alle Daten zentral und übersichtlich.
Diese Funktionen reduzieren Fehler, sparen Zeit und machen Ihre Abläufe transparenter – für ein modernes, flexibles Mangement.
Wartungsverwaltung und Wartungsprotokolle per App
Mit einer App können Sie die Wartungsverwaltung auch mobil auf dem Smartphone oder auf dem Tablet planen. Außerdem ermöglicht sie das direkte Erstellen von Wartungsprotokollen in digitaler Form. Anstatt einer umständlichen Zettelwirtschaft nehmen ihre Techniker einfach das Smartphone mit zur nächsten Heizungswartung und füllen das Protokoll am Bildschirm aus. Das befindet sich dann sofort im System und kann vom Weg zum Kunden zurück ins Unternehmen nicht mehr verloren gehen.
![Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"](/fileadmin/_processed_/0/c/csm_2022-07-12-monteur-plus-freigestellt_307cf7601e.png "Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"")
App „Monteur+“ zur mobilen Auftragsabwicklung mit Wartungsverwaltung
Mit der Handwerker-App „Monteur+“ erledigen Sie Aufträge und Wartungsarbeiten direkt vor Ort – schnell, effizient und papierlos. Die App bietet alle wichtigen Funktionen für eine reibungslose mobile Auftragsbearbeitung.
- Auftragsdaten einsehen und bearbeiten – auch offline
- Arbeitszeiten, Materialbedarf und Messwerte erfassen
- Digitale Kundenunterschrift und automatische Dokumentation
- Echtzeit-Zugriff auf Terminkalender und Auftragsübersicht
- Integrierte Navigation und intuitive Bedienung für iOS und Android
Mit „Monteur+“ sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und beeindrucken Ihre Kunden mit optimalem Service.
Wer darf eine Heizungswartung durchführen?
Laut der Energiesparverordnung (EnEV) muss die Wartung durch eine Person mit der notwendigen Fachkunde durchgeführt werden. Dementsprechend kann die Wartung zum Beispiel von einer ausgebildeten Fachkraft aus einem SHK-Unternehmen durchgeführt werden. Auch Schornsteinfeger und Schornsteinfegerinnen sind zur Wartung befähigt.
Auf keinen Fall sollten Sie die Wartung einer bisher nicht vollständig ausgebildeten Arbeitskraft in Ihrem Betrieb überlassen. Für Ihren Kunden kann das bedeuten, dass er keine Garantieleistungen mehr in Anspruch nehmen kann. Auch Ihr Unternehmen kann Probleme bekommen, wenn es aufgrund der unsachgemäßen Wartung zu Beeinträchtigungen an der Heizungsanlage kommt.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Abgasmessungen müssen zwingend von einem Schornsteinfeger vorgenommen werden.
Wie häufig sollte eine Heizungswartung durchgeführt werden?
In § 11 EnEV, Absatz 3 steht, dass Heizungsbesitzer dazu verpflichtet sind, für die regelmäßige Wartung und Instandhaltung zu sorgen. In welchen Abständen sie erfolgen soll, ist aber nicht weiter spezifiziert, sodass es sich darüber im Einzelfall streiten lässt. Grundsätzlich ist aber die jährliche Wartung sinnvoll. Sie sollte am besten rechtzeitig vor der Heizungsperiode stattfinden. Überdies sollte auf die Vorgaben des Herstellers geachtet werden. Wenn er eine jährliche Wartung fordert, sollte dieses Intervall vor allem während der Garantiezeit unbedingt eingehalten werden. Sonst kann er Garantieleistungen verweigern.
FAQ zum Wartungsprotokoll der Heizung
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zum Heizungs-Wartungsprotokoll zusammengefasst:
Bei jeder Wartung oder Inspektion, in der Regel jährlich.
Datum, Techniker, Anlagenzustand, durchgeführte Arbeiten, Unterschriften.
Es sichert die Funktion der Heizung, hilft bei Früherkennung von Problemen und dient als Nachweis für Versicherungen oder Garantien.
Fazit
Das Erstellen von Wartungsprotokollen ist sowohl für Sie als Betreiber eines SHK-Unternehmens als auch für Ihre Kunden von Bedeutung. Sie können damit nachweisen, dass Sie den Verpflichtungen des Wartungsvertrags wie vereinbart nachgekommen sind. Ihr Kunde hat damit ein Stück Papier in der Hand, das zeigt, dass er seiner Pflicht zur Wartung nachgekommen ist und kann damit zum Beispiel Garantieleistungen in Anspruch nehmen. Bedenken Sie, dass je nach Art der Heizung das Protokoll ein wenig anders aussehen kann. Für weitere wichtige Informationen zum Zustand der Heizung oder um dem Kunden Empfehlungen zu geben, kann zudem ein zusätzlicher Wartungsbericht sinnvoll sein.
