Beim Erstellen von Arbeitsberichten können Ihnen zahlreiche Fehler unterlaufen. Dazu gehören diese:
Arbeitsbericht im Handwerk - Vorlagen Anbieter im Vergleich
Ein Arbeitsbericht dokumentiert die beim Kunden erbrachten Leistungen sowie Arbeitszeiten und eingesetzte Materialien. Er dient als Grundlage für die Rechnungsstellung und sorgt für Transparenz zwischen Handwerksbetrieb und Auftraggeber. Gleichzeitig schützt eine saubere Dokumentation vor späteren Rückfragen oder Streitigkeiten.
Was ist ein Arbeitsbericht?
Mit einem Arbeitsbericht können Sie festhalten, welche Leistungen Sie zu welchem Zeitpunkt erbracht haben. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn vorab kein Angebot erstellt wurde und keine Absprache über einen festen Preis erfolgt ist.
Schließlich lassen sich nicht alle Aufträge im Vorfeld genau kalkulieren. Ein Arbeitsbericht hilft in diesen Fällen, denn er dokumentiert, welche Leistungen durchgeführt worden sind und welches Material zum Einsatz gekommen ist. Auf dieser Basis können Sie nach Beendigung des Projektes eine Rechnung erstellen.
Als Auftragnehmer gehen Sie auf diese Weise sicher, dass jede Leistung und Lieferung am Ende auch wirklich bezahlt wird. Für den Kunden kann der Arbeitsbericht ebenfalls Klarheit liefern und er kann die Endkosten besser nachvollziehen. Wichtig ist, dass im Rahmen dessen auch Zusatzleistungen ordentlich dokumentiert werden.
Aufbau und Inhalt eines Arbeitsberichts
Damit der Arbeitsbericht später als Grundlage für die Rechnungsstellung genutzt werden kann, muss er einige wichtige Grundinformationen enthalten:
- Name und Adresse Ihres Unternehmens
- Name und Adresse des Kunden
- Ausführende Personen
- Datum und Uhrzeit der Arbeitsleistung
- Auflistung der durchgeführten Arbeiten
- Art des Materials und Materialverbrauch
- Dokumentation der Arbeitszeit
- Unterschrift des zuständigen Mitarbeiters und des Kunden
Gegebenenfalls können Sie den Arbeitsbericht um weitere Angaben und Informationen ergänzen. Bei einer Mängelaufnahme wäre zum Beispiel eine Bilddokumentation sinnvoll.
Wer stellt den Arbeitsbericht bereit?
Grundsätzlich liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Handwerksbetriebe müssen ihren Mitarbeitern geeignete Arbeitsberichte oder Formulare zur Verfügung stellen. In bestimmten Fällen übernimmt der Auftraggeber diese Rolle. Dies betrifft vor allem öffentliche Aufträge oder größere Bauprojekte. Dort geben Auftraggeber häufig eigene Formulare oder digitale Systeme vor, die verbindlich zu nutzen sind.
Im arbeitsrechtlichen Kontext spielt zudem das Nachweisgesetz eine Rolle. Nach § 2 NachwG müssen wesentliche Arbeitsbedingungen dokumentiert werden. Arbeitsberichte unterstützen diese Pflicht indirekt, da sie Arbeitszeiten und Tätigkeiten nachvollziehbar festhalten.
Arbeitsbericht und Rapportzettel mit Handwerkersoftware
Die digitale Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Arbeitsberichten und Rapportzetteln mit einer professionellen Handwerkersoftware bringt für Ihr Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich.
Durch die Digitalisierung verringern Sie die Fehleranfälligkeit, machen die Lagerung von zusätzlichem Papierkram überflüssig und bereiten den Weg für die zentrale Speicherung wichtiger Dokumente. So können Sie theoretisch von überall auf die Arbeitsberichte zugreifen. Mit der passenden App ist es sogar theoretisch möglich, die Formulare schon vor Ort auf der Baustelle digital auszufüllen und im System hochzuladen. Das erleichtert den Informationsaustausch im Unternehmen ungemein.
Darüber hinaus profitieren Sie von einer Handwerkersoftware auch in anderen Bereichen der Unternehmensführung. Zum Beispiel können Sie damit die Erfassung der Arbeitszeit vereinfachen.
STREIT Handwerkersoftware für effiziente Projektverwaltung nutzen
Mit der STREIT Handwerkersoftware verwalten Sie Ihre Projekte umfassend und erfassen Sie Arbeitsberichte digital. Diese werden automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet. So vermeiden Sie Medienbrüche und ein manuelles Erfassen.
- Projektkalkulation, LV- und Angebotserstellung, Aufmaß
- Arbeitsberichte und direkte Zuordnung zum Projekt.
- Verknüpfung mit erfassten Arbeitszeiten und Leistungen
- Zentrale Ablage im digitalen Projektordner
- Jederzeit nachvollziehbar für Büro und Bauleitung
Das sorgt für Transparenz und beschleunigt die Weiterverarbeitung in Abrechnung und Nachkalkulation.
Arbeitsbericht Anbieter Vorlagen
Online gibt es eine große Auswahl an Vorlagen für Arbeitsberichte. Bei verschiedenen Anbietern können Sie sich Formulare mit vorgefertigten Feldern herunterladen und dann direkt am PC oder am Smartphone ausfüllen. Oftmals besteht sogar die Möglichkeit, es auszudrucken. Dann können Sie das Formular auf Wunsch auch händisch ausfüllen.
Zur Auswahl stehen verschiedene Dateiformate wie Office-Dateien oder PDFs. Sie können also eine Vorlage aussuchen, die mit Ihrem bevorzugten Programm kompatibel ist, und müssen sich nicht erst aufwendig in eine Handwerkersoftware oder eine App einarbeiten.
Andere Anbieter liefern Ihnen die gewünschten Formulare bereits auf Papier, sodass Sie sich nicht einmal um das Ausdrucken kümmern müssen. Diese Vorlagen sind dann aber nur zum manuellen Ausfüllen geeignet und können nicht auf dem Tablet oder PC bearbeitet werden.
Top 5 Vorlagen Anbieter im Überblick
Die analoge Dokumentation von Arbeitsberichten gilt zwar nicht mehr als zeitgemäß, kann aber gerade in kleineren Handwerksbetrieben nach wie vor sinnvoll sein. Vor allem, wenn Sie nur selten Arbeitsberichte erstellen, kann diese Variante genau das Richtige für Ihren Bedarf sein. Sie müssen kein eigenes Formular erstellen, sondern können sich bequem an einem Muster orientieren. Auch wenn in Ihrem Betrieb nur wenig technikaffine Mitarbeiter beschäftigt sind, kann die Verwendung von analogen Formularen die richtige Wahl sein. Um Ihnen ein besseres Verständnis von den Möglichkeiten zu geben, stellen wir Ihnen im Folgenden ein paar Anbieter vor:
Formilo
Formilo bietet Ihnen digitale PDF-Formulare für Ihre Arbeitsberichte, die Sie am PC, am Tablet oder am Smartphone ausfüllen können. Dabei können Sie sich für vorgefertigte Muster entscheiden oder sich eine Vorlage nach Ihren Vorstellungen erstellen lassen. Formilo bietet aber auch Office-Formulare und interaktive Online-Formulare, sodass für verschiedene Ansprüche die passende Lösung vorhanden ist.
HandwerkerDrucksachen
Wenn Sie nach einem fertigen Formular auf Papier suchen, sind Sie bei HandwerkerDrucksachen an der richtigen Adresse. Dieser Anbieter liefert Ihnen DIN A4-Formulare mit Durchschreibesätzen, sodass Sie Ihren Arbeitsbericht auch auf analoge Art und Weise vor Ort vervielfältigen können. Dank des gängigen Formats passt das Formular in normale Ordner, was die Aufbewahrung erleichtert. Bei Bedarf können Sie die Formulare mit einer Lochheftung bestellen. Außerdem gibt es für kleine Betriebe auch geringere Bestellmengen von nur 50 Stück.
Wenzel
Auch bei Wenzel können Sie analoge Papierformulare für Ihre Arbeitsberichte bestellen. Der Anbieter fertigt die Formulare nach Ihren Wünschen an und integriert sogar Ihr Firmenlogo, sodass Sie Ihren Kunden gegenüber professionell auftreten können. Sie erhalten also kein Muster, sondern können Ihr eigenes, individuelles und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Formular erstellen und liefern lassen.
Anthrapink
Bei Anthrapink bekommen Sie selbstdurchschreibende Formulare in Papierform. Pro Bestellung erhalten Sie 1000 Sätze im DIN-A4-Format. Das Logo, die Kontaktdaten und die Leistungskategorien Ihres Unternehmens werden ohne einen Aufpreis integriert. Wenn Sie möchten, können Sie jedoch auch Zusatzleistungen dazubuchen und weitere Felder ergänzen lassen.
SafetyCulture
SafetyCulture bietet Ihnen eine Vorlage im PDF-Format. Das Formular können Sie digital ausfüllen und sich den zusätzlichen Papierkram sparen. Erfassen Sie nicht nur alle erbrachten Leistungen, sondern fügen Sie bei Bedarf auch Fotos hinzu. So beweisen Sie, dass Sie den Auftrag ordnungsgemäß durchgeführt haben. Die Unterschrift kann ebenfalls digital direkt in der dazugehörigen Software-Applikation geleistet werden.
Rapportzettel Vorlage von STREIT Software
Neben der Handwerkersoftware stellt STREIT Software eine kostenlose STREIT Rapportzettel-Vorlage zum Download zur Verfügung. Damit erfassen Sie Arbeitszeiten, Leistungen und Materialien strukturiert und praxisnah – speziell entwickelt für Handwerksbetriebe und sofort einsatzbereit.
In welchen Situationen wird ein Arbeitsbericht verlangt?
Arbeitsberichte sind nicht nur eine gute Grundlage zum Erstellen einer Rechnung, sie sind auch ein wichtiger Nachweis in den folgenden Situationen:
- Reklamationen bei angeblichen Mängeln
- Gewährleistungs- und Garantieansprüche
- Bauabnahmen und Teilabnahmen
- Streitigkeiten über Umfang oder Qualität der Arbeiten
- Abrechnung von Zusatzleistungen
Sobald es zu Uneinigkeiten zwischen Ihnen und dem Kunden kommt oder er einen Mangel anmeldet, können Sie daher den Arbeitsbericht vorlegen. Damit lässt sich nachweisen, welche Arbeiten Sie zu welchem Zeitpunkt durchgeführt haben. Gleichzeitig kann der Bericht mögliche Versäumnisse Ihrerseits aufzeigen.
Analog vs. Digital
Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob sie ihre Arbeitsberichte auf digitale oder analoge Art und Weise erstellen sollen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, die wir Ihnen in dieser Tabelle übersichtlich erläutern:
| Art der Bearbeitung | Vorteile | Nachteile |
| Analog | · Vertrautes Arbeiten mit Papierformularen (für Mitarbeiter und Kunden) · Direktes Ausfüllen vor Ort möglich | · Großer Platzbedarf für Archivierung · Möglicher Verlust wichtiger Dokumente durch Naturkatastrophen · Kann verloren gehen · Hohe Fehleranfälligkeit · Zeitintensiv · Manipulationsrisiko |
| Digital | · Geringe Fehleranfälligkeit · Unveränderbare Archivierung möglich · Platzsparende Lagerung · Zentrale Ablage der Arbeitsberichte möglich · Einfacher Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens · Unkomplizierte Vergleichsanalyse | · Digitale Vorlage oder Software notwendig · Möglicherweise fehlt es an Know-how · Eventuell zusätzliche Kosten für Schulungen und Software-Lizenzen |
In vielen Betrieben werden teilweise auch beide Varianten kombiniert. Digitale Systeme übernehmen dann die Hauptarbeit, während Papierformate ergänzend eingesetzt werden.
Typische Fehler bei Arbeitsberichten – Checkliste
Fehlende Angaben:
Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitsbericht alle relevanten Angaben zum Kunden und zum Unternehmen sowie zu den erbrachten Leistungen enthält. Auf keinen Fall darf die Unterschrift von Ihnen und Ihrem Kunden auf dem Formular fehlen.
Reine Papier-Version:
Papier-Versionen sind aus vielen Betrieben nicht wegzudenken. Für eine zentrale Datenablage und eine digitale Archivierung sollten Sie den Arbeitsbericht aber zusätzlich digital archivieren. So finden Sie ihn später auch schneller wieder. Außerdem reduzieren Sie das Verlustrisiko.
Mehrere Versionen im Umlauf:
Sorgen Sie dafür, dass alle Versionen eines Arbeitsberichts stets synchronisiert und auf den neusten Stand gebracht werden. Das ist natürlich besonders einfach, wenn Sie eine Software nutzen.
Falschangaben:
Wenn es zu Fehlern bei der Berechnung der Arbeitszeiten oder der erbrachten Leistungen kommt, kann das schnell zu einer überraschend hohen oder niedrigen Rechnung führen. Deswegen sollten Sie auch inhaltlich so korrekt wie möglich arbeiten.
Fehlende Archivierung:
Der Arbeitsbericht ist ein wichtiger Nachweis für Ihren Kunden. Archivieren Sie ihn deswegen sorgfältig, sodass Sie später jederzeit darauf zurückgreifen können.
Tipp: Handwerkersoftware zur kaufmännischen Verwaltung Ihres Betriebs
Mit der STREIT Handwerkersoftware erstellen Sie nicht nur Arbeitsberichte und Rapportzettel digital, sondern verwalten Ihren gesamten Betrieb. Erstellen Sie Kalkulationen, Angebote und Rechnungen in kürzester Zeit. Tätigen Sie Ihren Einkauf und verwalten Sie Werkzeuge und Lager. Auch die Einsatzplanung der Mitarbeiter, Wartung, Projekte, Zeiterfassung und die Nachkalkulation werden mit STREIT einfach und komfortabel.
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FAQ zum Thema Arbeitsbericht
Wie erstellt man eine Vorlage für einen Arbeitsbericht?
Um eine Vorlage für einen Arbeitsbericht zu erstellen, können Sie sich an zahlreiche Anbieter wenden. Diese bieten Ihnen entweder vorgefertigte Muster oder kreieren ein Formular nach Ihren Vorgaben. Das können Sie dann als PDF herunterladen oder sich in Papierform als Durchschreibsätze liefern lassen. Sie müssen also nicht selbst mühevoll ein Formular designen.
Was ist der Unterschied von Rapportzettel und Arbeitsbericht?
Ein Rapportzettel dokumentiert vor allem die Zeiten und einfache Tätigkeiten. Der Arbeitsbericht enthält wiederum zusätzlich detaillierte Leistungsbeschreibungen und Materialangaben.
Ist ein Arbeitsbericht Pflicht?
Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht besteht nicht. Dennoch verlangen Auftraggeber, Gerichte oder Versicherungen häufig entsprechende Nachweise.
Wann sollte ein Arbeitsbericht geschrieben werden?
Ein Arbeitsbericht sollte immer dann verfasst werden, wenn nicht klar ist, wie groß der Umfang des Projektes sein wird. Das ist zum Beispiel oft bei Wartungen und Reparaturen der Fall. Grundsätzlich ist ein Arbeitsbericht bei allen nicht-angebotgetriebenen Geschäften sinnvoll. Auch beim angebotgetriebenen Handwerk kann es bisweilen von Vorteil sein, einen Arbeitsbericht zu erstellen. Das ist immer dann der Fall, wenn es während des Projektes zu Zusatzleistungen kommt, die vorher nicht vereinbart waren. So können Sie die erbrachten Leistungen und die verbrauchten Materialien dokumentieren.
Muss ein Arbeitsbericht zwingend unterschrieben werden?
Es besteht keine Pflicht, dass Ihr Kunde den Arbeitsbericht unterzeichnet. Allerdings ist es trotzdem ratsam, dass Sie sich die Unterschrift einholen. So können Sie im Streitfall besser nachweisen, dass Sie die Leistungen wirklich erbracht haben und das auch zu einem früheren Zeitpunkt vom Kunden so bestätigt worden ist.
Fazit
Bei nicht-angebotsgetriebenen Geschäften im Handwerk sollten Unternehmen als Absicherung und als Nachweis über ihre erbrachten Leistungen stets einen Arbeitsbericht erstellen. Er kann später nicht nur zur Beweisführung genutzt werden, sondern liefert auch die notwendigen Informationen zur Erstellung einer Rechnung. Das Arbeiten mit analogen Formularen ist vielen Handwerkern und Kunden vertraut. Allerdings bringt es auch viel Papierkram mit sich, ist fehleranfälliger und erschwert die Synchronisierung der Daten. Mit einer Handwerkersoftware lässt sich das Erfassen und Verarbeiten der notwendigen Informationen rund um das Projekt oft schneller und leichter umsetzen.
