Aufbewahrungsfristen im Handwerk – das gilt 2026
Die Aufbewahrungspflicht ist für Handwerksbetriebe nicht einfach nur eine lästige Pflicht. Sie ist auch gleichzeitig gesetzlich verankert und kann bei Nichteinhaltung ziemlich teuer werden. Die Grundlage dafür bilden das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Beide regeln, welche geschäftlichen Unterlagen wie lange aufzubewahren sind.
Das Ziel dabei ist es, sowohl steuerliche als auch handelsrechtliche Transparenz zu gewährleisten. Das kann bei Betriebsprüfungen, Streitfällen und auch Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt gleichermaßen wichtig sein.
Inhalt
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Jahren
- Übersicht zur Aufbewahrungsfristen im Handwerk
- Systemwechsel der Steuersoftware
- Wie bewahrt man Dokumente im Handwerk richtig auf?
- Welche Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden?
- Dokumente richtig entsorgen – Checkliste
- Was passiert, wenn Unterlagen zu früh gelöscht werden?
- FAQ zur Aufbewahrungsfristen im Handwerk
- Fazit
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Jahren
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen beginnen nicht mit dem Ausstellungsdatum eines Dokuments. Stattdessen starten sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument entstanden ist oder aber zuletzt bearbeitet wurde. Diese Regelung ergibt sich aus § 147 Abs. 2 der Abgabenordnung.
Wenn Sie also beispielsweise im Juli 2020 eine Rechnung schreiben, müssen Sie diese (je nach Art des Dokuments) bis mindestens Ende 2030 oder 2026 aufbewahren. Es ist also nicht nur wichtig zu wissen, was genau aufbewahrt werden muss, sondern auch, wann die Frist genau beginnt und endet.
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
Für viele geschäftliche Unterlagen gilt im Handwerk eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Pflicht ergibt sich aus § 257 Abs. 1 Nr. 1–4 HGB sowie aus § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 der Abgabenordnung. Folgende Gruppen von Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
Dazu zählen Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB. Auch Lageberichte fallen in diese Kategorie. Sie dokumentieren die wirtschaftliche Lage des Betriebs. Benötigt werden sie für steuerliche und handelsrechtliche Prüfungen. - Buchführungsunterlagen und Handelsbücher
Dazu gehören zum Beispiel Kassenbücher, Rechnungsausgangsbücher, Kontenblätter sowie alle systematischen Aufzeichnungen, die die Betriebsbuchhaltung betreffen. Diese Unterlagen sind die Grundlage für den steuerlichen Jahresabschluss. - Belege und Rechnungen
Das können zum Beispiel Eingangsrechnungen, Belege aus dem Einkauf, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenberichte sowie Kontoauszüge sein. Benötigt werden sie vor allem für das Finanzamt als Nachweis für Geschäftsvorfälle und Zahlungen. - Inventare und Darlehensunterlagen
Dazu gehören Inventarlisten, die regelmäßig erstellt werden, sowie Verträge und Unterlagen zu betrieblichen Darlehen.
Aufbewahrungspflicht 8 Jahre
Andere Unterlagen wiederum müssen nur acht Jahre aufbewahrt werden. Hierfür sind die gesetzlichen Grundlagen § 147 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB.
- Rechnungsbelege und Quittungen:
Dazu gehören Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen von Kunden und Lieferanten sowie Bewirtungsbelege. Diese Nachweise sind für die Umsatzsteuer und als Zahlungsbeleg relevant. - Buchungs- und Kassenbelege:
Bankauszüge, Kassenbelege und interne Buchungsnachweise fallen ebenfalls in diesen Bereich. Sie müssen aufbewahrt werden, um Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentieren zu können. - Lohnabrechnung und Gehaltsunterlagen:
Auch Entgeltabrechnungen für Mitarbeitende sowie Nachweise über gezahlte Löhne gehören zu den acht Jahre lang aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Nötig sind sie sowohl für das Finanzamt als auch für Sozialversicherungsträger.
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Weiter geht es mit den Unterlagen, die Sie nur sechs Jahre aufbewahren müssen. Hierfür sind § 147 Abs. 3 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB die Grundlage.
- Geschäftliche Korrespondenz und Verträge:
Hierzu zählen Handels- und Geschäftsbriefe, Auftragsbestätigungen sowie Mahnbescheide. Dadurch wird die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Behörden dokumentiert. Relevant sind diese Unterlagen bei Streitigkeiten oder auch bei Prüfungen. - Rechnungsnahe Unterlagen:
Dazu gehören Lieferscheine, Kalkulationen und Betriebsprüfungsberichte. Diese zeigen, wie Projekte kalkuliert oder Lieferungen abgewickelt wurden. Das hilft vor allem bei der Nachvollziehbarkeit von Aufträgen. - Import- und Exportnachweise sowie Versicherungen:
Auch Unterlagen zu Auslandsaufträgen, abgelaufene Versicherungspolicen und relevante Schriftstücke im internationalen Warenverkehr sind sechs Jahre aufzubewahren. Diese Dokumente könnten Sie zum Beispiel bei Haftungsfragen oder Zollprüfungen benötigen.
Fristen für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen
Auch für digital gespeicherte Steuerunterlagen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Dabei müssen die Daten revisionssicher archiviert werden. Das heißt:
- Unveränderbar
- jederzeit maschinell lesbar
- nachvollziehbar dokumentiert
Relevant ist an der Stelle vor allem das eingesetzte Speichermedium, welches keine nachträglichen Änderungen erlauben darf.
Laut § 147 Abs. 6 AO und den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) muss jedes Unternehmen sicherstellen, dass steuerrelevante Unterlagen digital aufbewahrt werden, dass sie bei einer Betriebsprüfung ohne Verzögerung vollständig und korrekt abrufbar sind.
Im Zweifel könnte es für Handwerksbetriebe zu Schätzungen durch das Finanzamt oder sogar zu Bußgeldern kommen, wenn man nur auf Papier setzt oder nicht ausreichend archiviert.
Unterlagen, die nicht aufbewahrungspflichtig sind
Nicht alle Dokumente im Handwerksbetrieb unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. In vielen Fällen zählen zum Beispiel betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender, handschriftliche Notizen, Arbeitsberichte oder Fahrtenbücher nicht zu den steuerlich relevanten Unterlagen.
In der Regel müssen sie daher nicht archiviert oder einem Außenprüfer oder Steuerfahnder vorgelegt werden. Es kann aber natürlich trotzdem sinnvoll sein, diese Aufzeichnungen freiwillig aufzubewahren, um Informationen intern besser nachvollziehen zu können, oder auch als Nachweis gegenüber Kunden. Eine Pflicht besteht hierfür aber wie gesagt nicht.
Übersicht zur Aufbewahrungspflicht für Handwerker
Natürlich unterliegen auch Handwerksbetriebe den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Sie müssen steuerlich und rechtlich relevante Unterlagen über mehrere Jahre hinweg ordnungsgemäß archivieren. Dies dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen bei Prüfungen, sondern schützt auch bei Reklamationen, Garantiefällen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.
Für Privatpersonen gilt, dass Handwerkerrechnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden sollten. So kann man auf Nachfrage des Finanzamts oder anderer Behörden nachweisen, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt. Bei Arbeiten mit Gewährleistungspflicht empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrung von bis zu fünf Jahren.
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Aufbewahrungsfristen speziell für Handwerksbetriebe zusammen:
| Dokument / Belegart | Aufbewahrungsfrist | Bemerkung |
| Quittungen | 10 Jahre | Als Buchungsbeleg nach § 147 AO relevant |
| Kassenberichte | 10 Jahre | Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung |
| Alle Belege (z. B. Buchungsbelege) | 10 Jahre | Nach § 147 AO |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | Nach § 14b UStG |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | Als Nachweis für Zahlungsvorgänge |
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | Gelten als Handels- oder Geschäftsbriefe |
| Lieferscheine | 6 oder 10 Jahre | 6 Jahre: wenn er kein Buchungsbeleg ist 10 Jahre: wenn er Bestandteil der Rechnung ist |
| Kassenbücher | 10 Jahre | Bestandteil der Buchführung |
| Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher | 10 Jahre | Nach § 257 HGB |
| Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV etc.) | 10 Jahre | Nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB |
| Kalkulationen | Mindestens 6 Jahre | Falls sie als Geschäftsunterlagen gelten |
| Inventare | 10 Jahre | Nach § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen (Verträge, Tilgungspläne) | 10 Jahre | Bei steuerlicher Relevanz |
Systemwechsel der Steuersoftware (Ausnahme zum Grundsatz)
Wechselt ein Handwerksbetrieb die Steuersoftware, dann gelten zur Aufbewahrungsfrist gewisse Ausnahmeregeln. Nach Art. 97, § 19b Abs. 2 der Einführungsgesetze zur Abgabenordnung (EGAO) müssen die Altprogramme nicht für die volle gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Stattdessen reicht es aus, die alte Buchhaltungssoftware für fünf Jahre aufzubewahren. Das wird ab dem 1. Januar 2020 gerechnet.
Dabei ist es wichtig, dass die Daten in maschinell lesbarer Form aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass ein elektronischer Datenträger mit den exportierten, unveränderbaren Daten ausreicht. Es ist daher dann auch rückwirkend nachvollziehbar, wie die steuerrelevanten Daten verarbeitet wurden. Dafür braucht die alte Software dann nicht weiter betriebsfähig gehalten werden.
STREIT Handwerkersoftware zur digitalen und sicheren Einhaltung der Aufbewahrungspflichten
Mit der STREIT Handwerkersoftware werden alle Dokumente und E-Mails Ihrer Geschäftsverläufe vollständig digital und automatisiert archiviert. So werden alle Aufbewahrungsfristen rechts- und revisionssicher eingehalten und die Nachvollziehbarkeit bleibt gewahrt. Auch für zukünftige Betriebsprüfungen sind Sie gewappnet. Archivieren Sie Ihre Belege und Geschäftsunterlagen platzsparend und digital.
Vorteile von STREIT:
- Vollständige Abbildung aller Betriebsprozesse in einem zentralen System
- Zeitersparnis durch automatisierte Angebots-, Auftrags- und Rechnungsarchivierung.
- Transparente Übersicht über Projekte, Kunden und Finanzen in Echtzeit
- Nahtlose Integration von Schnittstellen zu Großhandel, Buchhaltung und mobilen Apps
- Flexible Anpassung an individuelle Betriebsanforderungen
- Revisionssichere Archivierung aller steuerrelevanten Informationen
Wie bewahrt man Dokumente im Handwerk richtig auf?
Wenn Sie im Handwerk aufbewahrungspflichtige Unterlagen führen, müssen Sie diese während der gesamten Frist vollständig, geordnet und jederzeit lesbar archivieren. Das verlangt nicht nur die Abgabenordnung nach § 147 AO, sondern ist auch ganz allgemein im Alltag wichtig (zum Beispiel bei Betriebsprüfungen oder einfach nur steuerlichen Rückfragen).
Die Originalaufbewahrung ist aber vor allem bei bestimmten Unterlagen wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen oder Verträgen besonders wichtig. Hier reicht eine Kopie nicht aus. Stattdessen müssen die Dokumente im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
Im Zuge der Digitalisierung ist die digitale Archivierung praktisch. Sie spart Platz, erleichtert die Suche und kann revisionssicher umgesetzt werden. Das klappt zum Beispiel mit zertifizierter Handwerkersoftware nach GoBD. Dabei darf die eingesetzte Software allerdings keine nachträglichen Änderungen zulassen.
Die Struktur der Ablage muss zudem erkennbar bleiben, damit alles weiterhin nachvollziehbar ist. Das Thema IT-Sicherheit ist an der Stelle in Bezug auf Zugriffsrechte, Backups und Dokumentation ebenfalls wichtig.
Empfehlung: Digitale Archivierung aller Dokumente und Rechnungen
Die Archivierung von ausgehenden und eingehenden Dokumente und E-Mails erfolgt automatisiert vom digitalen Archiv in der STREIT Software. Ob Angebote, Rechnungen, Mahnung oder der gesamte Schriftverkehr - die Kundenhistorie ist vollständig rechts- und revisionssicher archiviert und schnell aufrufbar, dank der integrierten Volltextsuche.
- Automatische Ablage im Projekt- und Kundenarchiv
- GoBD-konforme, revisionssichere Speicherung
- schnelles Finden und Aufrufen von Dokumenten dank OCR-Texterkennung und Volltextsuche
- Zentrale Ablage aller Formate (PDF, E-Mail, Bilder)
- platzsparendes Archiv und digitale Dokumentation
Welche Geschäftsunterlagen dürfen nicht vernichtet werden?
Bestimmte Unterlagen dürfen auch nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht entsorgt werden, wenn sie noch für steuerliche oder rechtliche Verfahren relevant sind. Das betrifft vorrangig Situationen, in denen eine Außenprüfung bereits begonnen hat oder noch zu erwarten ist. Ebenso müssen Unterlagen erhalten bleiben, wenn ein steuerstraf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren läuft oder wenn Rechtsbehelfe gegen Steuerbescheide anhängig sind.
Wenn Unterlagen als Grundlage für Anträge beim Finanzamt dienen oder wenn eine Steuerfestsetzung vorläufig erfolgt ist, besteht ebenfalls noch weiter eine Aufbewahrungspflicht. Diese endet erst, wenn das jeweilige Verfahren rechtskräftig abgeschlossen ist.
Hinweis: Die vorzeitige Entsorgung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen kann erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben, zum Beispiel Schätzungen durch die Finanzbehörden oder empfindliche Bußgelder. Im Zweifelsfall ist eine längere Aufbewahrung stets die sicherere Wahl.
Firmenunterlagen richtig entsorgen – Checkliste
Gehen Sie sorgfältig dabei vor, wenn Sie Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten. Wichtig sind hier vor allem steuerliche Pflichten, technische Aspekte, aber vor allem der Datenschutz.
Wenn ja, dann ist eine Entsorgung zulässig. Das Fristende sollte vorher genau geprüft werden.
Wenn nein (also keine laufenden Verfahren, keine Prüfungen oder vorläufigen Festsetzungen) kann es (je nach Situation) vernichtet werden.
Wenn ja, dann muss es nach DIN 66399 vernichtet werden (mindestens Sicherheitsstufe P-4 bei personenbezogenen Daten).
Achten Sie auch darauf, das Dokument sicher zu löschen (inklusive Backups, temporäre Dateien und Cloud-Speicher).
Bei Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen muss das Original zum Beispiel zehn Jahre erhalten bleiben.
In diesem Fall ist nach Art. 28 DSGVO ein AV-Vertrag erforderlich.
Empfohlen ist die Dokumentation über ein Vernichtungsprotokoll mit Datum, Umfang und Methode.
Bei gemischten Akten mit verschiedenen Jahrgängen sollten die Einzelbelege geprüft werden. Entsorgen Sie diese nicht pauschal.
Prüfen Sie vor der Entsorgung, ob eventuelle Kopien oder verwandte Dokumente an anderer Stelle weiter benötigt werden.
Lassen Sie sich die Vernichtung durch die Geschäftsführung oder den Steuerberater zuvor bestätigen.
Was passiert, wenn Unterlagen zu früh gelöscht werden?
Wer Unterlagen zu früh entsorgt, verstößt generell erst mal gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO. Besonders bei steuerlich oder handelsrechtlich relevanten Papieren ist Vorsicht geboten. Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung fehlende Belege beanstanden. In der Folge könnten dann Schätzungen, Steuernachforderungen und im schlimmsten Fall auch Strafverfahren drohen.
Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen können zudem auch mit Bußgeldern geahndet werden. Das gilt insbesondere bei Verstößen gegen die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch oder die DSGVO (personenbezogene Daten). Die Höhe variiert dabei je nach Einzelfall, kann aber schnell mehrere Tausend Euro betragen.
Im Zweifel sollten Sie Dokumente daher lieber ein Jahr länger als zu kurz aufbewahren. Falls Sie unsicher sind, halten Sie am besten Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder einem spezialisierten Rechtsanwalt.
![Bautagebuch App von Streit Datentechnik "Bautagebuch+"](/fileadmin/user_upload/mockups/ipad-pro-bautagebuch-02.png "Bautagebuch App von Streit Datentechnik "Bautagebuch+"")
![Bautagebuch App "Bautagebuch+"](/fileadmin/user_upload/mockups/bautagebuch-01.png "Bautagebuch App "Bautagebuch+"")
Digitale Baustellendokumentation und Bautagebuch mit STREIT
Eine vollständige und geordnete Dokumentation ist nicht nur im Büro, sondern auch direkt auf der Baustelle entscheidend. Mit STREIT lassen sich Bautagebücher, Lieferscheine oder Abnahmeprotokolle digital erfassen, archivieren und Projekten zuordnen. Tagesberichte, Mängelmeldungen oder Fotodokumentationen lassen sich direkt vor Ort ergänzen, wobei auch Wetterdaten und Notizen automatisch hinterlegt werden können. So stehen alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung auch bei der Betreuung mehrerer Baustellen. Zugleich erfüllen sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Funktionen im Überblick:
- GoBD-konforme Archivierung von Baustellendokumenten
- Direkte Erfassung von Tagesberichten auf der Baustelle
- Automatische Ergänzung von Wetterdaten und Notizen
- Verknüpfung aller Einträge mit dem jeweiligen Projekt
- Effiziente Dokumentenverwaltung im digitalen Archiv
- Digitale Erfassung von Baufortschritt & Mängeln in der Bautagebuch App
- Automatisierte Backups zur Datensicherung
FAQ zu den Aufbewahrungsfristen im Handwerk
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten des Aufbewahrungsfristen im Handwerk zusammengefasst:
1. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Handwerksunternehmen?
Je nach Art des Dokuments gelten im Handwerk Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren. Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Rechnungen beträgt die Aufbewahrungsfrist meistens zehn Jahre. Geschäftsbriefe, Lieferscheine oder Kalkulationen müssen in der Regel sechs Jahre archiviert werden.
2. Wo ist die Aufbewahrungsfrist gesetzlich geregelt?
Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO). Für digitale Unterlagen gelten zusätzlich die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
3. Welche Unterlagen müssen nicht aufbewahrt werden?
Nicht aufbewahrungspflichtig sind rein betriebsinterne Unterlagen ohne steuerliche oder handelsrechtliche Relevanz. Das können etwa der Firmen-Kalender, Fahrtenbücher oder handschriftliche Notizen sein. Wichtig ist aber, dass sie keine Buchungsgrundlage darstellen.
4. Was passiert, wenn Unterlagen zu früh gelöscht werden?
Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen drohen Bußgelder, Probleme bei Betriebsprüfungen oder ganz allgemein auch steuerliche Nachteile. Wenn relevante Belege fehlen, kann das Finanzamt zum Beispiel die Einnahmen schätzen oder sogar steuerstrafrechtliche Konsequenzen prüfen.
5. Ab wann beginnen Fristen?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder das Dokument erstellt wurde. Ein Lieferschein vom 10. März 2026 muss also zum Beispiel bis zum 31. Dezember 2032 aufbewahrt werden, wenn hierfür eine zehnjährige Frist gilt.
6. Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungsfrist und Verjährung?
Die Aufbewahrungsfrist regelt, wie lange ein Dokument archiviert werden muss. Die Verjährung bezieht sich hingegen darauf, wie lange Ansprüche (zum Beispiel aus Verträgen) rechtlich geltend gemacht werden können. Beide Fristen können parallel oder unabhängig voneinander laufen.
7. Welche Strafen drohen bei Missachtung der Aufbewahrungspflichten?
Es kann sich um reine Ordnungsgelder handeln, allgemein um steuerliche Nachteile, aber auch strafrechtliche Ermittlungen (vor allem bei Vorsatz) sind möglich. Wenn Sie vorsätzlich Unterlagen vor Ablauf der Frist vernichten, handeln Sie ordnungswidrig oder im Zweifel sogar strafbar. Das ist vor allem bei steuerlich relevanten Dokumenten der Fall.
8. Wie kann ich prüfen, ob ich Unterlagen vernichten darf?
Prüfen Sie zuerst, ob die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Achten Sie auch darauf, ob ein Verfahren (zum Beispiel eine Betriebsprüfung) läuft und ob die Unterlagen für zukünftige Nachweise oder Gewährleistungsansprüche noch relevant sein könnten. Im Zweifel lieber länger aufbewahren. Fragen Sie außerdem bei Unklarheit Ihren Steuerberater.
9. Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Geschäftliche E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe oder als Buchungsbeleg gelten, unterliegen der sechs- oder zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Sie müssen in einem revisionssicherem Archivsystem gespeichert werden (inklusive der Anhänge).
10. Darf ich Papierbelege einscannen und das Original entsorgen?
Grundlegend ist das erlaubt, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Die elektronischen Kopien müssen unveränderbar und jederzeit lesbar archiviert werden (GoBD-konform). Unterlagen wie Bilanzen oder Eröffnungsbilanzen dürfen jedoch nach § 147 Abs. 2 AO nur im Original aufbewahrt werden.
Fazit
Dass Unterlagen in Handwerksbetrieben korrekt aufbewahrt werden, ist nicht nur ein Verwaltungsakt, sondern sogar eine rechtliche Pflicht. Diese kann bei Nichtbeachtung für alle Rechtsformen handfeste Konsequenzen nach sich ziehen. Ob Angebote, Rechnungen, Buchungsbelege, Arbeitsvertrag oder Geschäftsbriefe. Wenn Sie Fristen und gesetzliche Vorgaben ignorieren, riskieren Sie Probleme mit dem Finanzamt, Bußgelder oder Nachteile bei Prüfungen.
Ordnung im Büro ist aber nicht nur Pflicht, sondern spart am Ende auch Zeit und Geld. Sinnvoll ist eine gut durchdachte Archivierungsstrategie (am besten digital). So lassen sich die eigene Effizienz und eben auch gesetzliche Anforderungen am besten vereinen.
Im Zweifel gilt aber immer: Lieber ein Dokument ein paar Jahre länger aufbewahren als zu früh vernichten. Auch professioneller Rat bei einem Steuerberater ist stets eine gute Idee.
