Wenn Handwerksbetriebe strukturiertes Controlling betreiben, können sie relevante Daten erfassen, analysieren und auswerten. Das ist für Inhaber, Geschäftsführer und kaufmännische Leiter gleichermaßen vorteilhaft.
Controlling im Handwerk – Aufgaben & Weiterbildung
Für Handwerksbetriebe ist es heutzutage nicht immer einfach. Der Kostendruck steigt, der Fachkräftemangel nimmt zu und auch die Digitalisierung bedroht viele Betriebe. Generell steigen die Anforderungen an die Unternehmensführung, da sie sowohl mehr Transparenz als auch Steuerung erfordert. Die Prozessoptimierung lässt sich dank Controlling verbessern, aber auch bessere Entscheidungen treffen und wettbewerbsfähiger kalkulieren.
Inhalt
- Definition: Was ist Controlling?
- Ziel von Controlling
- Vorteile des Controllings im Handwerk
- Typische Aufgaben des Controllings im Handwerk
- Controlling mit Handwerkersoftware
- Operatives und strategisches Controlling
- Kennzahlen des Controllings im Handwerk
- Wer macht Controlling im Handwerk?
- Weitere Bereiche im Controlling
- Weiterbildung im Controlling – Anbieterübersicht
- Literatur für Handwerker
- FAQ zum Controlling im Handwerk
- Fazit
Definition: Was ist Controlling?
Controlling bedeutet die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmenskennzahlen und Unternehmensprozessen. Von der Buchhaltung unterscheidet sich das Controlling sehr eindeutig. Die Buchhaltung ist auf Vergangenheitsdaten fokussiert, also zum Beispiel auf die Finanzbuchhaltung, Einnahmen und Ausgaben. Das Controlling liefert dagegen zukunftsorientierte Steuerimpulse. Beispiele dafür sind Soll-Ist-Vergleiche, Prognosen und Abweichungsanalysen.
Ziel von Controlling
Controlling fokussiert sich sowohl auf die operative als auch auf die strategische Unternehmenssteuerung. Dadurch behalten Sie Ihre Wirtschaftlichkeit, Liquidität und Auslastung stets im Blick und können Handlungsspielräume frühzeitig erkennen und nutzen.
Ein wichtiger Bestandteil ist die realistische Projektkalkulation sowie die konsequente Kostenkontrolle.
Die zentralen Ziele des Controllings sind:
- Projekte kalkulieren und den Kalkulationsprozess optimieren
- Kosten überwachen und gezielt steuern
- Nach- und Vorkalkulationen durchführen
- Deckungsbeiträge berechnen und analysieren
- Stundensatzverrechnungen nutzen
So wird Controlling zu einem wirkungsvollen Instrument, um Projekte und Unternehmensprozesse zielgerichtet zu steuern.
Vorteile des Controllings im Handwerk
Frühzeitige Fehlsteuerung aufdecken
- Vermeidung von Budgetüberschreitungen
- Bessere Verhandlungsgrundlage bei Zusatzkosten
- Stärkere Transparenz für die Geschäftsführung
- Schnelles Eingreifen bei Planabweichungen
- Verbesserte Steuerung einzelner Projekte
Liquiditätssicherung
- Eine bessere Übersicht über die Zahlungsströme
- Frühzeitiges Erkennen von Engpässen
- Sichere Finanzierung von Projekten
- Automatisierte Auswertungen und Berichte
- Optimiertes Forderungsmanagement
- Planungssicherheit bei Investitionen
Verbesserte Projektsteuerung
- Realistische Vorkalkulation vor dem Projektstart
- Genaue Nachkalkulation zur Erfolgskontrolle
- Sicherung der Gewinnmargen
- Optimierung der Angebotserstellung
- Transparenz bei Abweichungen und Zusatzleistungen
- Integration digitaler Projektsteuerung
Effiziente Ressourcennutzung
- Optimale Personaleinsatzplanung
- Reduzierung von Leerlaufzeiten
- Bessere Nutzung von Maschinen und Fahrzeugen
- Bessere Auftragsplanung
- Erhöhung der Produktivität (trotz Fachkräftemangel)
Planungssicherheit
- Frühzeitige Risikoerkennung
- Genaue Kalkulation von Aufträgen und Projekten
- Bessere Entscheidungsgrundlagen für Investitionen
- Hohe Transparenz in der modernen Unternehmensführung
- Höhere Genauigkeit durch digitale Unterstützung
- Mehr Wettbewerbsfähigkeit
Tipp: Frühzeitig auf Abweichungen reagieren
Wer Projekte regelmäßig analysiert, kann gezielt gegensteuern – etwa bei Materialüberschreitungen oder Personalengpässen. Doch die Voraussetzung ist ein tagesaktueller Datenstand. Genau hier setzt die Kombination aus Zeiterfassung, Lager und Nachkalkulation in STREIT an: Sie liefert präzise Daten für eine fundierte Projektsteuerung – automatisch und aus einer Quelle.
Typische Aufgaben des Controllings im Handwerk
Die Aufgaben sind beim Controlling alle aufeinander abgestimmt, sodass Ihr Handwerksbetrieb noch stabiler, flexibler und auch zukunftssicherer läuft.
Soll-Ist-Vergleich – Praxisbeispiel
Ein Heizungsinstallateurbetrieb kalkuliert die Montage einer Wärmepumpe mit 40 Arbeitsstunden. Bereits nach drei Tagen zeigt die Projektübersicht in der Handwerkersoftware, dass 30 Stunden verbraucht sind, obwohl erst 50 Prozent der Arbeiten erledigt sind. Die Geschäftsführung kann sofort zusätzliche Monteure einplanen oder den Kunden über mögliche Verzögerungen informieren.
Berichtswesen – Praxisbeispiel
Ein Dachdeckerbetrieb erstellt jeden Montagmorgen mit einer Software automatisch einen Wochenbericht mit aktuellen Umsätzen, offenen Rechnungen und Projektfortschritt. Auf dieser Grundlage plant die Geschäftsführung den Personaleinsatz gezielt für die kommende Woche.
Kalkulationen – Praxisbeispiel
Ein Elektrikerbetrieb kalkuliert die Installation einer Photovoltaikanlage. In der Vorkalkulation sind Materialkosten von 7.500 Euro und 60 Arbeitsstunden eingeplant. Nach Abschluss der Arbeiten zeigt die Nachkalkulation, dass der tatsächliche Materialeinsatz bei 8.100 Euro lag und 65 Stunden benötigt wurden. So können künftige Angebote noch besser geplant werden, sodass die Gewinnmarge größer ausfällt.
Liquidität, Kosten und Deckungen – Praxisbeispiel:
Ein Heizungsinstallationsbetrieb wertet mit der Handwerkersoftware seine offenen Posten aus. Die Liquiditätsvorschau zeigt, dass in den kommenden vier Wochen hohe Materialrechnungen anfallen. Hier kann also eine Abschlagsrechnung an Kunden versandt werden, damit der Betrieb zahlungsfähig bleibt. Die Deckungsbeitragsanalyse erkennt auch, dass kleinere Serviceaufträge höhere Margen erzielen als Großprojekte. Dieses Wissen kann dann strategisch für die Zukunft genutzt werden.
Kapazitäts- und Auslastungsmanagement – Praxisbeispiel
Ein Dachdeckerbetrieb verfügt über drei Kräne und acht Monteure. Mithilfe einer Software-Kapazitätsplanung erkennt die Geschäftsführung, dass ein Kran in den kommenden zwei Wochen nicht eingeplant ist. Stattdessen wird dieser in ein paralleles Projekt verschoben, wodurch Leerlaufkosten vermieden und die Gesamtauslastung auf 95 Prozent gesteigert wird.
Controlling mit Handwerkersoftware
Eine moderne Handwerkersoftware ist heute mehr als nur ein digitales Werkzeug – sie ist ein zentraler Bestandteil effizienter Betriebsführung. Mit STREIT behalten Handwerksbetriebe nicht nur den Überblick über ihre Projekte, sondern analysieren auch gezielt ihre Wirtschaftlichkeit. So werden Entscheidungen datenbasiert getroffen – schnell, präzise und zukunftssicher.
- Projektüberblick in Echtzeit: Mit den integrierten Projekt- und Kalkulationsmodulen behalten Sie stets alle relevanten Kennzahlen Ihrer Baustellen im Blick – vom Materialeinsatz bis zur Personalkapazität.
- Nachkalkulation leicht gemacht: Auf Knopfdruck vergleichen Sie Soll- und Ist-Werte und erkennen frühzeitig Abweichungen. Die Verbindung zur Zeiterfassung und Lagerverwaltung ermöglicht tagesaktuelle Bewertungen.
- DATEV-Schnittstelle integriert: Reibungsloser Austausch mit der Finanzbuchhaltung – ohne Medienbrüche. Rechnungen, Eingangsbelege und Buchungssätze lassen sich automatisiert übergeben.
- Automatisierte Auswertungen und Berichte: Mit nur wenigen Klicks generieren Sie Reports zu Deckungsbeiträgen, Projektentwicklungen oder offenen Posten – verständlich aufbereitet, als Diagramm oder Tabelle.
- Zentrale Datenbasis – kein doppelter Aufwand: Alle Daten laufen in STREIT zusammen – von der Auftragsbearbeitung bis zum Lagerbestand. So entstehen valide Entscheidungsgrundlagen aus dem Tagesgeschäft heraus.
Mit STREIT schaffen Sie die Basis für planbares Wachstum und wirtschaftliche Sicherheit – egal ob kleiner Handwerksbetrieb oder mittelständisches Unternehmen.
Operatives und strategisches Controlling
Im operativen Bereich überwachen Sie laufende Projekte und Kosten. Im strategischen Bereich planen Sie dagegen längerfristige Entwicklungen und auch Ihre Wettbewerbsvorteile. Wenn Sie Ihren Betrieb nachhaltig und langfristig führen wollen, kommen Sie um beide Punkte nicht herum.
| Dimension | Operatives Controlling | Strategisches Controlling |
| Zeithorizont | Kurzfristig (Tage, Wochen, Monate) | Langfristig (Quartale, Jahre) |
| Fokus | Projekte, Liquidität, Auslastung | Marktposition, Investitionen, Zukunftsausrichtung |
| Instrumente | Kennzahlen, BWA, Soll-Ist-Analyse | Strategische Ziele, Visionen, Unternehmensplanung |
Kennzahlen des Controllings im Handwerk
Damit Sie die wirtschaftliche Situation in Ihrem Betrieb darstellen und darauf aufbauend Entscheidungen treffen können, sind Kennzahlen wichtig. Welche Sie im Blick behalten sollten, verraten wir Ihnen hier inklusive der anwendbaren Formel.
Produktivität
Diese Kennzahl misst die Effizienz mit der geleisteten Arbeit (z. B. verarbeitete Einheiten oder abrechenbare Stunden) im Verhältnis zum Zeiteinsatz erfolgt. Sie zeigt somit, wie produktiv Ihre Mitarbeiter oder Maschinen tatsächlich arbeiten.
Formel: Produktivität = Arbeitsergebnis / Arbeitszeit
Deckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag zeigt, welcher Betrag nach Abzug der variablen Kosten zur Deckung der Fixkosten und zum Erreichen des Gewinnziels bleibt. Für die Wirtschaftlichkeit von einzelnen Aufträgen oder Projekten ist er einer der wichtigsten Indikatoren.
Formel: Deckungsbeitrag = Umsatz – variable Kosten
Auslastung
Diese Kennzahl zeigt, wie stark vorhandene Ressourcen (z. B. Personal, Maschinen und Fahrzeuge) auch tatsächlich genutzt werden. Dadurch können Sie Leerlaufzeiten erkennen und Ihre verfügbaren Kapazitäten besser nutzen.
Formel: Auslastung = geleistete Einsätze / verfügbare Kapazität
Liquidität
Mit dieser Kennzahl lässt sich die Fähigkeit eines Unternehmens bewerten, kurzfristige Verbindlichkeiten aus eigenen Mitteln zu decken. Damit sehen Sie, ob genügend liquide Mittel vorhanden sind, um laufende Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen.
Formel: Liquidität = (Liquide Mittel + kurzfristige Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten x 100 %
Umsatzrentabilität
Hiermit messen Sie, welcher Anteil des Umsatzes als Gewinn übrig bleibt. Vor allem für die Gesamtertragskraft ist dieser Wert wichtig.
Formel: Umsatzrentabilität = Gewinn / Umsatz x 100 %
Personalaufwandsquote
Um den Anteil der Personalkosten an der Gesamtleistung zu ermitteln, kommt diese Kennzahl zum Einsatz. Dadurch können Sie die Effizienz des Personaleinsatzes besser bewerten.
Formel: Personalaufwandsquote = Personalaufwand / Gesamtleistung x 100 %
Wirtschaftlichkeit
Wenn Sie das Verhältnis vom Ertrag zum Aufwand messen, erhalten Sie einen Wert der Wirtschaftlichkeit. Damit können Sie in Erfahrung bringen, ob ein eingesetzter Aufwand auch tatsächlich einen entsprechenden Nutzen bringt.
Formel: Wirtschaftlichkeit = Erträge / Aufwendungen
Wer macht Controlling im Handwerk?
In Handwerksbetrieben kann das Controlling ganz unterschiedlich organisiert sein. Oft übernimmt es der Geschäftsführer oder die kaufmännische Leitung. Der Vorteil: Die Kennzahlen liegen direkt im Betrieb vor und Entscheidungen können schneller sowie flexibler getroffen werden.
Eine Alternative ist das Auslagern an externe Dienstleister – besonders dann, wenn intern die Kapazitäten oder die nötige Expertise fehlen. Wichtig sind dabei:
- eine klare Kosten- und Leistungsvereinbarung,
- abgestimmte Kennzahlen und
- die Beachtung des Datenschutzes.
Die Abrechnung erfolgt meist auf Stunden- oder Pauschalbasis. Achten Sie hier auf eine transparente und nachvollziehbare Kostenstruktur, damit die Zusammenarbeit zielgerichtet bleibt.
Tipp: Controlling direkt im Tagesgeschäft mitdenken
Wer Controlling intern organisiert, sollte dafür sorgen, dass wichtige Kennzahlen automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand bereitstehen. Nur so bleibt genug Zeit für das eigentliche Tagesgeschäft – besonders in kleineren Betrieben. Mit STREIT lassen sich Auswertungen zu Projekten, Kostenstellen oder Deckungsbeiträgen automatisiert erstellen – direkt aus der täglichen Arbeit heraus.
Weitere Bereiche im Controlling
Beim Controlling im Handwerk geht es nicht nur um die klassischen Instrumente. Abgesehen vom operativen Controlling ist auch Finance-, IT- und Performance-Controlling wichtig.
Finance Controlling
Beim Finance Controlling können Sie sämtliche finanzielle Ressourcen überwachen. Los geht es bei den Material- und Personalkosten bis hin zu Liquidität und dem Cashflow. Ihre betrieblichen Entscheidungen basieren dank Finance Controlling immer auf einer soliden finanziellen Basis.
IT Controlling
Durch das IT‑Controlling können Sie IT-Ressourcen steuern und bewerten. Hier geht es um Investitionen oder auch die Leistungsmessung. Damit stellen Sie sicher, dass digitale Systeme (zum Beispiel für die Angebotserstellung, Planung oder Buchführung) auch effizient genutzt werden und zur Zielerreichung des gesamten Betriebs beitragen.
Performance Controlling
Mit dem Performance Controlling richten Sie sich auf die kontinuierliche Überwachung von Prozesskennzahlen hinsichtlich der Kosten, Qualität und Zeit aus. Damit fördern Sie gezielt Prozessverbesserungen, weil Sie über die Effizienz, den Ressourcenverbrauch und die Leistungsfähigkeit im Betrieb mehr Transparenz schaffen.
Literatur für Handwerker
Das Werk „Controlling im Wirtschaftsbereich Handwerk“ können Sie hier online lesen. Inhaltlich geht es allgemein um das Controlling, aber auch um Controlling-Werkzeug, Kennzahlen, Insolvenzrisiken, Betriebsvergleiche und um das Controlling in ausgewählten Handwerksbereichen. Das Buch „Aufstieg im Handwerk Rechnungswesen und Controlling“ ist schon in 13. Auflage verfügbar und kostet 27,70 Euro (ISBN: 978-3-7585-2665-7). Hier erwarten Sie auf 263 Seiten Inhalte als Vorbereitung auf die Meisterprüfung und für Auszubildende und Studenten im Bereich Controlling sowie Kosten- und Leistungsrechnung.
FAQ zum Controlling im Handwerk
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zum Controlling im Handwerk zusammengefasst:
Was sind typische Aufgaben im Controlling?
Zu den klassischen Aufgaben im Controlling gehören die Steuerung durch Kennzahlen, Kalkulationen, Liquiditätskontrollen, Soll-Ist-Vergleiche sowie das Reporting für den Betrieb.
Welche Kennzahlen sind im Controlling wichtig?
Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel Produktivität, Auslastung, Deckungsbeitrag oder Liquidität (z. B. die BWA-Werte).
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Controlling?
Die Buchhaltung dokumentiert die Vergangenheit. Das Controlling steuert dagegen die Zukunft. Beide Bereiche sind unweigerlich miteinander verbunden und lassen sich nicht gegenseitig ersetzen.
Kann man als Quereinsteiger ins Controlling?
Durch viele IHK- oder Onlinekurse kann der Einstieg auch ohne Vorkenntnisse gelingen, zum Beispiel auch über Controlling-Consultant-Programme.
Ist Controlling ein Job mit Zukunft?
Dank Digitalisierung, Fachkräftemangel und auch dem Kostendruck wächst die Bedeutung von Controlling immer weiter an. Gerade Handwerksbetriebe brauchen nach und nach mehr Experten, die Prozesse optimieren und Entscheidungen datenbasiert vorbereiten können.
Wie viel Geld verdient man im Controlling?
Das konkrete Gehalt schwankt je nach Verantwortung. Im Handwerk können Sie zum Beispiel als kaufmännischer Leiter oder externer Dienstleister um die 40.000 Euro aufwärts verdienen – aber immer noch abhängig von der konkreten Branche oder Region.
Fazit
In Betrieben ist Controlling nicht einfach nur „Luxus“ oder etwas Unnötiges, sondern für den nachhaltigen Unternehmenserfolg wirklich wichtig. Es stärkt Sie gegen steigende Anforderungen des Marktes, den Fachkräftemangel und steigende Kostenstrukturen. Durch die klaren Kennzahlen, die digital gestützte Software und gezielte Weiterbildung können Sie Controlling-Know-how aufbauen. Damit sind Sie wettbewerbsfähiger, liquider und schlussendlich auch innovativer als Ihre Konkurrenz.
