Die Integration digitaler Prozesse bedeutet nicht nur Aufwand, sondern bringt auch immer Vorteile mit sich. Neben der Erfüllung der rechtlichen Vorgaben ist einer der wichtigsten Vorteile die Kosteneinsparung. Beim digitalen Rechnungsversand sparen Betriebe nicht nur Papier und Lagerkapazitäten, sondern auch Portokosten und Kosten für den Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand. Zudem erfolgt die Zahlungsabwicklung deutlich schneller, durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen. Die Beschleunigung von Zahlungseingängen verbessert die Liquidität. Und auch Fehler werden deutlich reduziert. Das Abtippen von Rechnungsdaten bleibt aus, denn Rechnungsdaten werden automatisch übertragen und verarbeitet.
E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht - Das müssen Handwerker wissen
Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich für alle Unternehmen verbindlich. Das bedeutet, dass auch Handwerksbetriebe jeder Größenordnung ihre EDV darauf vorbereiten müssen. Im folgenden Beitrag informieren wir Sie über die rechtlichen Grundlagen, die ab Januar 2025 gelten, sowie über Ausnahmen und Übergangsregelungen. Zudem zeigen wir Ihnen, was Sie jetzt tun müssen und wie Sie mit einer Software wie Streit V.1 bestens gerüstet sind.
Inhalt
- Was ist eine E-Rechnung?
- E-Rechnungspflicht ab 2025 - was gilt?
- Hintergrund - Darum kommt die E-Rechnungspflicht!
- Zeitliche Umsetzung der E-Rechnungspflicht
- Rechnungsformate - E-Rechnung oder nicht?
- E-Rechnungen empfangen und erstellen
- E-Rechnungspflicht mit der Handwerkersoftware Streit V.1 erfüllen
- Vorteile der E-Rechnung für Handwerksbetriebe
- FAQs
- Fazit
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht nur eine elektronisch versendete Rechnung, z.B. per E-Mail, sondern muss weitere Anforderungen erfüllen. Von einer E-Rechnung spricht man dann, wenn diese einen strukturierten Datensatz in Form einer XML-Datei gemäß der Norm CEN16931 enthält. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das festgelegte Regeln und eine klare Gliederung hat, damit die Daten automatisch verarbeitet werden können. So kann sie einfach übermittelt, empfangen und direkt weiterverarbeitet werden.
Reguläre Dateiformate wie PDF und Word, die zwar digital verschickt werden, aber keinen strukturierten Datensatz enthalten, gelten nicht als E-Rechnung, da die maschinelle Verarbeitung nicht möglich ist. Es gibt jedoch hybride Datenformate, wie das ZUGFeRD-Format, das neben dem strukturierten XML-Datensatz auch eine sichtbare PDF enthält.
E-Rechnungspflicht ab 2025 - was gilt?
Bisher konnten Unternehmen selbst entscheiden, wie sie ihre Rechnungen versenden. Lediglich für öffentliche Aufträge gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit November 2020. Papierrechnungen waren bisher häufig noch das Mittel der Wahl, denn für den Versand von elektronischen Rechnungen benötigte man die Zustimmung des Empfängers. Das wird sich ab 2025 für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen ändern und hat somit Auswirkungen auf die betrieblichen Prozesse im Unternehmen.
Ab Januar gilt zunächst die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Sektor, das heißt, Betriebe müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang, das Lesen und das Weiterverarbeiten der E-Rechnungen schaffen. Für Ausgangsrechnungen gilt die E-Rechnungspflicht noch nicht. Erst ab 2027 müssen Betriebe bei Geschäftsbeziehungen mit anderen Betrieben auf die E-Rechnung zurückgreifen. Bei Privatkunden gibt es nach wie vor keine Vorschrift, und es bleibt die Wahl zwischen Papierrechnung oder digitaler Rechnung mit Zustimmung des Privatkunden.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungs-Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen nach §14 BGBG, die mit anderen Unternehmen Geschäftsbeziehungen pflegen. Es sind also sowohl Großbetriebe, KMU als auch Einzelunternehmen betroffen.
Zusammenfassung - Das gilt ab 2025!
- Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, archivieren und verarbeiten können.
- Es bedarf keine Zustimmung mehr für den Erhalt einer E-Rechnung.
- Der Versand von E-Rechnungen ist nach wie vor nicht verpflichtend - hier gilt eine Übergangsfrist bis 2027.
- Bei Privatkunden gibt es weiterhin noch keine Vorschrift - Papierrechnungen können weiterhin genutzt werden.
Hintergrund - Warum kommt die E-Rechnungspflicht?
Die Initiative „Value Added Tax in the Digital Age“ - kurz ViDA - stammt von der EU-Kommission und bedeutet so viel wie „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. Diese soll das europäische Mehrwertsteuersystem modernisieren und digitalisieren. Aber nicht nur die Vereinfachung der Prozesse ist Ziel, sondern vorrangig auch die Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug. Schätzungsweise sind den EU-Staaten im Jahr 2020 rund 100 Mrd. Euro an Einnahmen aus Mehrwertsteuern entgangen - so heißt es im veröffentlichten Bericht zur Mehrwertsteuerlücke 2022 der Europäischen Kommission.
Im bestehenden Koalitionsvertrag von 2021 ist in diesem Zuge auch verankert, dass es im Rahmen des Wachstumschancengesetzes künftig ein zentrales Meldesystem für B2B-Rechnungen geben soll. Mithilfe dieser Plattform und der E-Rechnung können wichtige Bestandteile für die Finanzbehörde automatisch entnommen werden, bevor die Rechnung schließlich automatisiert an den eigentlichen Empfänger weitergeleitet wird. Dieses sogenannte Meldesystem soll Umsatzsteuerbetrug in Deutschland vermeiden und die Zahlungsabwicklung und Dokumentation von Rechnungen beschleunigen. Die Basis zur Umsetzung dieses Projekts, ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, die nun schrittweise erfolgt.
Zeitliche Umsetzung der E-Rechnungspflicht
Ab Januar 2025 gilt also zunächst die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Für den Rechnungsausgang gibt es eine Übergangsregelung bis 2027. Ab dann müssen auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen an unternehmerische Empfänger versenden. Ab 2028 gilt die uneingeschränkte E-Rechnungspflicht für alle. Einige Ausnahmen gibt es jedoch noch. Keine E-Rechnungspflicht gilt bei Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro, bei Fahrausweisen und für Umsätze, die nach § 4, 8-29 des UstG steuerfrei sind, z.B. die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmen.
Roadmap zur E-Rechnungspflicht
22.03.2024: Wachstumschancengesetz
Verabschiedung des Wachstumschancengesetz als gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Rechnungspflicht.
1. Phase: 01.01.2025 - Rechnungseingang
- Empfangspflicht für Eingangsrechnungen im B2B-Sektor mit Pflicht zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD
- Keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig für den Versand von E-Rechnungen nach EN16931 (ZUGFeRD oder XRechnung)
- Papier- und PDF-Rechnungsaustausch ist auf Wunsch generell noch möglich
2. Phase: 01.01.2027 - Rechnungsausgang
- vollständiger Rechnungsaustausch (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von > 800.0000 Euro
- Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro, gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV.
- Ausnahme für Rechnungen an Verbraucher (B2C)
- Ausnahmen für steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 - 29
- keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich
3. Phase: 01.01.2028
- Verpflichtende E-Rechnungsstellung für alle Unternehmen
- Papier- und PDF-Rechnungsaustausch für Firmen nicht mehr möglich
4. Phase: ab 2030 - ViDA
- Einführung eines Umsatzsteuermeldesystems für Deutschland (geplant)
Rechnungsformate - E-Rechnung oder nicht!
XRechnung
Eine XRechnung beispielsweise enthält lediglich das strukturierte Datenpaket (XML-Datei), dass für das menschliche Auge nicht sichtbar ist. Die XRechnung kann nur rein maschinell ausgelesen werden.
ZUGFeRD
Häufig wird auf das sogenannte ZUGFeRD-Format als hybrides Dateiformat gesetzt. ZUGFeRD enthält neben der XML-Datei zusätzlich die lesbare PDF-Datei und eignet sich daher bestens für den vollautomatischen digitalen Rechnungsaustausch und die Weiterverarbeitung gemäß den neuen Vorgaben.
EDI
Mit EDI (Electronic Data Interchange) und dem EDIFACT-Standard können Unternehmen Geschäftsdokumente elektronisch und automatisch austauschen. Obwohl diese Daten strukturiert und maschinenlesbar sind, erfüllen sie aktuell nicht die europäischen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) und gelten daher nicht als E-Rechnungen. Der Austausch per EDI/EDIFACT bleibt während der Übergangszeit erlaubt. Anwender benötigen aber die Zustimmung des Empfängers.
PDF, ODT, Word und Bilddateien
Sonstige Rechnungsformate wie PDF, ODT, Word-Dateien oder Bilddateien in den Formaten JPEG oder TIFF, enthalten keine strukturierten Daten und können demnach nicht verwendet werden.
Papierformat, Scan oder E-Mail
Reine E-Mails, Papierrechnungen oder Scans enthalten keine strukturierten Daten und sind demnach keine E-Rechnungen.
Zuordnung der Dateiformate
| unstrukturierte Datenformate | PDF, Word, ODT, TIFF, JPEG, E-Mail (nur Belegbild, kein strukturierter Datensatz = keine E-Rechnung) |
| strukturierte Datenformate | XML, EDI (nur strukturierter Datensatz, EDI nur mit Zustimmung des Empfängers) |
| hybride Datenformate | ZUGFeRD (Struktruierter Datensatz + Belegbild) |
E-Rechnungen erstellen und empfangen
Prinzipiell können Rechnungsdaten bei öffentlichen Aufträgen meist bei den Auftraggebern hinterlegt werden, woraus dann eine E-Rechnung erzeugt wird. Auch gibt es verschiedene XRechnungs-Generatoren, die auf unkompliziertem Weg und nach Eingabe aller Daten eine XRechnung erzeugen. Diese Variante gewährleistet jedoch nicht die Möglichkeit, E-Rechnungen auch empfangen zu können.
Des Weiteren gibt es verschiedene Portale wie B2B-Router, die es ermöglichen, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, aber auch zu empfangen. Aber auch hier gibt es hinsichtlich der Weiterverarbeitung und digitalen Archivierung Nachteile. Die E-Rechnungspflicht bringt also generell nicht nur die Empfangspflicht mit sich, sondern erzeugt auch neue Anforderungen bei der Durchführung der Folgeschritte. Die günstigste und scheinbar einfachste Variante zur Erfüllung der Empfangspflicht ist deshalb nicht immer die beste.
Um sich bestmöglich aufzustellen und auch für die künftigen Einführungsphasen der E-Rechnungspflicht zu rüsten, lohnt sich die Investition in eine kaufmännische Handwerkersoftware wie die Software „Streit V.1“. Diese erfüllt nicht nur die Anforderungen ab 2025, sondern ist auch 2028 bei der vollständigen Einführung der uneingeschränkten E-Rechnungspflicht das Mittel der Wahl.
E-Rechnungspflicht mit der Handwerkersoftware Streit V.1 erfüllen
Mit Streit V.1 ZUGFeRD versenden, empfangen und verarbeiten
Eine kaufmännische Handwerkersoftware wie Streit V.1 erfüllt nicht nur die Empfangspflicht für digitale Rechnungen, sondern ermöglicht auch ein einfaches und komfortables Weiterverarbeiten. Die Software unterstützt gängige Formate wie PDF und kann ZUGFeRD-Rechnungen erstellen sowie empfangen. Dadurch können Ausgangsrechnungen in den geforderten Formaten (EN16931) elektronisch verarbeitet werden.
- ZUGFeRD-Rechnungen können in den aktuellsten Formaten exportiert werden.
- Alle Versionen von ZUGFeRD-Rechnungen können empfangen und importiert werden.
- Nach dem Import werden die Rechnungen automatisch und revisionssicher archiviert.
- Neue Versionen von ZUGFeRD werden regelmäßig und zeitnah implementiert.
Erfüllung der rechtskonformen und revisionssicheren Archivierung nach GoBD
Elektronische Rechnungen müssen laut GoBD in der Form archiviert werden, in der sie empfangen wurden. Die Archivierung der E-Rechnungen erfolgt mit Streit V.1 vollständig digital und automatisiert beim Kunden bzw. Projekt.
Anwender profitieren von einer strukturierten, transparenten und digitalen Archivierung und finden Dokumente, E-Mails und Daten schnell über die integrierte Suchfunktion. Alle rechtlichen Vorschriften gemäß GoBD inkl. Aufbewahrungs- und Nachweispflichten werden damit erfüllt.
Rechnungseingangsprüfung mit automatisiertem Workflow optimieren
Streit V.1 bietet mit dem integrierten Workflowmanagement-System die Möglichkeit, verschiedene Prozesse automatisiert anzustoßen und durchzuführen. Auch die Rechnungseingangsprüfung kann über einen Workflow schnell und strukturiert erledigt werden. Der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess gestaltet sich damit hürdenfrei, fehlerfrei und schnell. Die Rechnungseingangsbearbeitung und Freigabe bis hin zur Zahlung und Archivierung wird so noch schneller durch automatisierte Weitergabe an die entsprechenden Personen und Programmteile innerhalb der Software „Streit V.1“ abgewickelt. E-Rechnungen können damit nicht nur empfangen, sondern auch schnell und sicher geprüft und weiterverarbeitet werden.
Tipp: E-Rechnungspflicht smart und sicher mit Handwerkersoftware umsetzen
Eine kaufmännische Handwerkersoftware wie Streit V.1 erfüllt nicht nur die Empfangspflicht, sondern ermöglicht auch ein einfaches und komfortables Weiterverarbeiten sowie das Erzeugen von E-Rechnungen. Die Software unterstützt gängige Formate wie PDF und kann demnach auch ZUGFeRD-Rechnungen in den aktuellsten Versionen erstellen und natürlich empfangen. Damit können sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen in den geforderten Formaten (EN16931) elektronisch verarbeitet werden.
Vorteile der E-Rechnungsverarbeitung für Handwerksbetriebe
Erfüllung der rechtlichen Vorgaben
Erfüllung der E-Rechnungspflicht, rechtssichere Archivierung nach GoBD
Kostenersparnis durch digitale Prozesse
Entfall von Porto, weniger Verwaltungs- und Dokumentationskosten
Weniger Papier
keine Papierrechnungen, keine manuelle Papierarchivierung
Schnellere Zahlungsabwicklung
automatisierte Verarbeitung, Steigerung der Liquidität
Weniger Fehler durch automatisierte Übertragung von Daten
kein manuelles Abtippen und Übertragen
FAQ zur E-Rechnungspflicht
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fragen im Rahmen der E-Rechnungspflicht zusammengefasst:
Mit dem 01.01.2025 startet die Einführung der E-Rechnungspflicht mit der Empfangspflicht für Rechnungen im B2B-Bereich. Bis 2028 wird die E-Rechnungspflicht stufenweise mit verschiedenen Übergangsfristen komplett eingeführt.
Bei öffentlichen Aufträgen gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit November 2020. Ab 2025 müssen alle Unternehmen - egal ob Klein- oder Großbetrieb die nach §14 BGB als Unternehmer gelten die E-Rechnungspflicht erfüllen.
Nein, eine PDF enthält kein strukturiertes Datenpaket in Form einer XML-Datei und entspreicht damit nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Auch Bilddatein, Word-Dokumente oder gescannte Rechnungen sind keine E-Rechnungen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht bedeutet einen Umbruch in der geschäftlichen Welt und beschleunigt gleichzeitig die Digitalisierung innerhalb der Betriebe. Mit der Investition in eine Handwerkersoftware wie „Streit V.1“ sind Betriebe auf der sicheren Seite. Diese erfüllt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos und komfortabel. Durch das integrierte Archiv werden auch die Anforderungen an die digitale Archivierung erfüllt. Auch die regelmäßig neuen Versionen von ZUGFeRD können durch stetige Updates jederzeit verarbeitet werden. Obwohl die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe zunächst eine aufwendige Pflichtaufgabe mit Umstrukturierung von Prozessen, Schulung von Mitarbeitern und gegebenenfalls einem Wechsel der Software mit sich bringt, wird dieser Aufwand mit Zeiteinsparung, mehr Effizienz, Transparenz und Optimierung der Abläufe belohnt. Sehen Sie die notwendigen Anpassungen als Investition in die Zukunft.
