E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht - Das müssen Handwerker wissen

Bisher konnten Unternehmen selbst entscheiden, wie sie ihre Rechnungen versenden. Lediglich für öffentliche Aufträge gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit November 2020. Papierrechnungen waren bisher häufig noch das Mittel der Wahl, denn für den Versand von elektronischen Rechnungen benötigte man die Zustimmung des Empfängers. Das wird sich ab 2025 für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen ändern und hat somit Auswirkungen auf die betrieblichen Prozesse im Unternehmen.

Ab Januar gilt zunächst die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Sektor, das heißt, Betriebe müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang, das Lesen und das Weiterverarbeiten der E-Rechnungen schaffen. Für Ausgangsrechnungen gilt die E-Rechnungspflicht noch nicht. Erst ab 2027 müssen Betriebe bei Geschäftsbeziehungen mit anderen Betrieben auf die E-Rechnung zurückgreifen. Bei Privatkunden gibt es nach wie vor keine Vorschrift, und es bleibt die Wahl zwischen Papierrechnung oder digitaler Rechnung mit Zustimmung des Privatkunden.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungs-Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen nach §14 BGBG, die mit anderen Unternehmen Geschäftsbeziehungen pflegen. Es sind also sowohl Großbetriebe, KMU als auch Einzelunternehmen betroffen.

Zusammenfassung - Das gilt ab 2025!

• Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, archivieren und verarbeiten können.
• Es bedarf keine Zustimmung mehr für den Erhalt einer E-Rechnung.
• Der Versand von E-Rechnungen ist nach wie vor nicht verpflichtend - hier gilt eine Übergangsfrist bis 2027.
• Bei Privatkunden gibt es weiterhin noch keine Vorschrift - Papierrechnungen können weiterhin genutzt werden.

Ab Januar 2025 gilt also zunächst die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Für den Rechnungsausgang gibt es eine Übergangsregelung bis 2027. Ab dann müssen auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen an unternehmerische Empfänger versenden. Ab 2028 gilt die uneingeschränkte E-Rechnungspflicht für alle. Einige Ausnahmen gibt es jedoch noch. Keine E-Rechnungspflicht gilt bei Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro, bei Fahrausweisen und für Umsätze, die nach § 4, 8-29 des UstG steuerfrei sind, z.B. die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmen.

Prinzipiell können Rechnungsdaten bei öffentlichen Aufträgen meist bei den Auftraggebern hinterlegt werden, woraus dann eine E-Rechnung erzeugt wird. Auch gibt es verschiedene XRechnungs-Generatoren, die auf unkompliziertem Weg und nach Eingabe aller Daten eine XRechnung erzeugen. Diese Variante gewährleistet jedoch nicht die Möglichkeit, E-Rechnungen auch empfangen zu können.

Des Weiteren gibt es verschiedene Portale wie B2B-Router, die es ermöglichen, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, aber auch zu empfangen. Aber auch hier gibt es hinsichtlich der Weiterverarbeitung und digitalen Archivierung Nachteile. Die E-Rechnungspflicht bringt also generell nicht nur die Empfangspflicht mit sich, sondern erzeugt auch neue Anforderungen bei der Durchführung der Folgeschritte. Die günstigste und scheinbar einfachste Variante zur Erfüllung der Empfangspflicht ist deshalb nicht immer die beste.

Um sich bestmöglich aufzustellen und auch für die künftigen Einführungsphasen der E-Rechnungspflicht zu rüsten, lohnt sich die Investition in eine kaufmännische Handwerkersoftware wie die Software „Streit V.1“. Diese erfüllt nicht nur die Anforderungen ab 2025, sondern ist auch 2028 bei der vollständigen Einführung der uneingeschränkten E-Rechnungspflicht das Mittel der Wahl.