Mit einer guten Software sollte die Umwandlung von einer Excel- in eine GAEB-Datei relativ unkompliziert von der Hand gehen. Um Fehler zu vermeiden, haben wir abschließend aber noch diese Tipps für Sie:
Excel in GAEB umwandeln – Anleitung & Software
GAEB steht für „Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen“. Dabei handelt es sich um ein standardisiertes elektronisches Format, das den Datenaustausch in der Branche erleichtern soll. Selbst kleine Unternehmen sollten ihre Excel-Dateien in GAEB umwandeln, sodass Informationen fehlerlos übermittelt werden können. Gerade für die Angebotsabgabe bei öffentlichen Ausschreibungen ist das Dateiformat unabdinglich.
Inhalt
Was verbirgt sich hinter GAEB?
Bei GAEB (Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen) handelt es sich um eine Interessensgemeinschaft aus verschiedenen Bereichen des Bauwesens. Er setzt sich aus Experten und Expertinnen zusammen, die ihr Fachwissen ehrenamtlich zur Verfügung stellen und gemeinsam eine einheitliche digitale Sprache im Bauwesen entwickeln möchten. Im Gremium sind zum Beispiel Auftraggeber, Architekten und Ingenieure vertreten.
Das Ergebnis sind die verschiedenen GAEB-Formate, die die Kommunikation zwischen den Gewerken sowie zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinfachen sollen. Dabei legt der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen großen Wert auf eine praxisnahe Umsetzung, die der Realität von Bau- und Handwerksbetrieben gerecht wird.
In welchen Fällen werden Excel-Dateien in GAEB-Dateien umgewandelt?
Viele Handwerksbetriebe nutzen nach wie vor Excel-Tabellen, um Leistungsverzeichnisse, Kalkulationen und Artikellisten zu erstellen. Das Programm ist vielen geläufig und der Umgang damit vertraut. Wer aber an Ausschreibungen teilnehmen und auch für öffentliche Auftraggeber arbeiten möchte, wird seine Excel-Dateien in das GAEB-Format konvertieren müssen. Grundsätzlich sollten Sie alle Datensätze umwandeln, die für das Bauprojekt relevante Informationen beinhalten. Das trifft zum Beispiel auf diese Dateitypen zu:
- Leistungsverzeichnisse: Im Leistungsverzeichnis werden alle notwendigen Leistungen und Materialien benannt.
- Artikellisten: Eine Artikelliste enthält eine Auflistung der notwendigen Materialien inklusive Beschreibung, Menge und Artikelnummer.
- Kalkulationen: Als Bieter erstellen Sie für ein ausgeschriebenes Projekt in der Regel eine Angebotskalkulation. Sie liefert die Auflistung der Einzelkosten sowie sämtlicher Zuschläge.
- Angebote: Mithilfe der Kalkulation und des Leistungsverzeichnisses können Sie ein Angebot für den Auftraggeber erstellen.
- Auftragsbestätigungen: Damit bestätigt der Auftraggeber, dass das von ihm ausgesuchte Handwerksunternehmen den Auftrag erhalten hat.
GAEB-Dateien sind also sowohl für Ausschreiber als auch für Bieter von Bedeutung. Sie eignen sich, um Angebote zu erstellen und zu übermitteln, um den Preisspiegel festzulegen und sogar, um den Zuschlag zu einem Auftrag zu erteilen. Durch das einheitliche Datei-Format können beide Seiten möglichst reibungslos miteinander kommunizieren.
Wenn Sie bisher vornehmlich mit Excel-Dateien gearbeitet haben, können Sie einen Konverter zum Umwandeln verwenden. Manche Programme können auch beschädigte GAEB-Dateien reparieren, sodass sie sich wieder öffnen und auslesen lassen. Das funktioniert zum Beispiel mit dem Konverter MWM-Primo.
Tipp: GAEB-Dateien nahtlos in der Handwerkersoftware weiterverarbeiten
Mit einer leistungsfähigen Handwerkersoftware können GAEB-Dateien nach der Umwandlung direkt in Ihre digitale Arbeitsumgebung übernommen und ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeitet werden. Über die integrierte GAEB-Schnittstelle liest die STREIT Handwerkersoftware alle relevanten LV-Positionen zuverlässig ein und stellt sie unmittelbar für Ausschreibungen und die Angebotserstellung bereit. So bleibt Ihr gesamter Prozess effizient, strukturiert und durchgängig digital.
Excel-Datei in GAEB umwandeln – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie mithilfe einer Software die Konvertierung von einer Excel-Tabelle in eine GAEB-Datei vornehmen können. Wichtig ist, dass Sie die Excel-Dateien so strukturieren, dass eine Umwandlung überhaupt möglich ist. Außerdem sollten Sie eine Software auswählen, welche die von Ihnen benötigten GAEB-Formate erstellen und lesen kann.
1. Excel-Daten auf die Umwandlung vorbereiten
Damit die Umwandlung in eine GAEB-Datei möglich ist, muss die Excel-Tabelle die folgenden Voraussetzungen erfüllen: Für jeden Wert muss eine einzelne Spalte angelegt worden sein. So können Sie zum Beispiel eine Spalte für die Positionsnummer, den Kurztext oder Langtext, für die Einheit und den Einheitspreis anlegen.
Für die erfolgreiche Umwandlung ist also eine möglichst saubere Struktur notwendig. Gegebenenfalls können Sie eine kostenlose Musterdatei oder eine Vorlage nutzen, um damit Ihre Excel-Dateien zu erstellen. Dann funktioniert die spätere Umwandlung in der Regel problemlos. Solche Vorlagen werden von einigen Anbietern von GAEB-Konvertern bereitgestellt.
2. Die richtige Konvertierungssoftware aussuchen
Nachdem Sie Ihre Excel-Datei vorbereitet haben, benötigen Sie noch das passende Programm zur Umwandlung in eine GAEB-Datei. Sie können sich für einen Online-Konverter entscheiden oder sich eine Software installieren. Unabhängig von der Art des Programms sollten Sie darauf achten, dass es alle notwendigen GAEB-Formate unterstützt. Im Bauwesen haben sich diese drei Formate etabliert:
- GAEB 90: Das Format stammt aus den 90er Jahren, wird aber vereinzelt noch verwendet.
- GAEB 2000: Hierbei handelt es sich um den Nachfolger von GAEB 90.
- GAEB DA XML: GAEB DA XML ist die aktuelle Version, die in modernen Unternehmen genutzt wird.
Bedenken Sie bei der Auswahl des passenden Tools außerdem, welche Art von Umwandlung Sie vornehmen möchten. Möglich ist nicht nur die Konvertierung von Excel- in GAEB-Dateien. Sie können auch Umwandlungen zwischen verschiedenen GAEB-Formaten vornehmen oder eine GAEB-Datei in eine PDF konvertieren.
3. Excel-Tabelle in das Programm importieren
Installieren Sie die gewählte Software oder nutzen Sie einen Online-Konverter und laden Sie Ihre Excel-Datei hoch. Je nach Programm kann der Importprozess unterschiedlich ablaufen. Häufig werden Sie jedoch Schritt für Schritt hindurchgeführt, sodass Sie die einzelnen Spalten der Excel-Tabelle ganz unkompliziert den Feldern in der GAEB-Datei zuweisen können.
4. Konvertierung in das GAEB-Format durchführen
Nach dem Import der Daten findet die eigentliche Umwandlung statt. Dafür müssen Sie nichts weiter tun, als ein Format auszuwählen. Das Programm erstellt dann automatisch eine GAEB-Datei. Üblicherweise wird eine Umwandlung in das GAEB-XML-Format vorgenommen.
Anschließend können Sie noch eine passende Dateiendung von X31 bis X99 festlegen. Die Endung gibt Auskunft über die aktuelle Phase des Bauvorhabens. So steht X82 zum Beispiel für die Kostenschätzung, während X89 das Kürzel für die Rechnung ist. Ganz am Schluss speichern Sie die Datei ab, sodass Sie in Zukunft jederzeit Zugriff darauf haben.
5. Kontrolle der fertigen GAEB-Datei
Schauen Sie sich die erstellte GAEB-Datei gründlich an und überprüfen Sie, ob alle Positionen übernommen worden sind.
- Wurde wirklich jede Spalte aus dem Excel-Programm in die GAEB-Datei übertragen?
- Fehlen wichtige Informationen oder ist alles am richtigen Platz?
- Wurden Umlaute und Sonderzeichen wie gewünscht übernommen?
Software & Tools zur Umwandlung im Überblick
Sie können zwischen zahlreichen Tools für die Umwandlung in GAEB-Dateien wählen. Manche sind kostenlos nutzbar, für andere fallen Kosten an. Vergleichen Sie aber nicht nur den Preis, sondern schauen Sie sich auch die einzelnen Leistungen genauer an. Manche Programme sind nicht nur Konverter, sondern auch Viewer oder bieten Zusatzleistungen wie die Bearbeitung und die Reparatur von GAEB-Dateien an. Wir haben ein paar Software-Lösungen für Sie herausgesucht.
GAEB-online
GAEB-Online 2025 wandelt Daten aus Excel oder OpenOffice in ein GAEB-Format um. Das Programm ist sowohl mit GAEB DA XML 3.3 als auch mit älteren Formaten wie GAEB DA XML 3.2, GAEB 2000 oder GAEB 90 kompatibel. Neben der Umwandlung ist auch die Bearbeitung von GAEB-Dateien im Programm vorgesehen.
T&T Datentechnik
Mit dem GAEB-Konverter von T&T Datentechnik ist die Umwandlung von Excel in die gängigen GAEB-Formate möglich. Auch die Bearbeitung und die Prüfung der Dateien können Sie mit dem Konverter durchführen. Zusätzlich bietet T&T Datentechnik einen GAEB-Viewer zum Anzeigen von GAEB-Dateien und eine Software für den GAEB-Vergleich von Leistungsverzeichnissen.
WebGAEB
WebGAEB ermöglicht die kostenlose Umwandlung von Excel in GAEB-Dateien und liefert Ihnen direkt die passende Excel-Vorlage. Darüber hinaus eignet sich das Programm zum Reparieren beschädigter GAEB-Dateien.
MWM Primo
MWM Primo bietet die Umwandlung von verschiedenen Dateiformaten in GAEB. Dazu gehören Excel-Tabellen, Word-Dokumente und SIA-Dateien. Gleichzeitig eignet sich die Software als Viewer, sodass Sie die GAEB-Dateien damit auch öffnen und ansehen können.
GAEBStudio
GAEBStudio von der MOHRit GmbH erlaubt den Import von Leistungsverzeichnissen im Excel-Format. Außerdem können Sie damit GAEB-Dateien für Angebote und Angebotsaufforderungen erstellen. Auch der Vergleich von mehreren Angeboten ist mit dieser Software problemlos möglich.
Hinweis: Wählen Sie auch Ihre restlichen Software-Lösungen mit Bedacht aus. Damit ein Zahnrad ins andere greift, sollten Ihre Programme über eine GAEB-Schnittstelle verfügen. Das erleichtert den Datenaustausch mit dem Auftraggeber sowie mit anderen beteiligten Gewerken ungemein. Nur wenn Sie die passende Software zum Auslesen von GAEB-Dateien besitzen, können Sie diese auch öffnen.
Tipp: GAEB-Dateien sicher und strukturiert in der Bürosoftware nutzen
Nach der Konvertierung lassen sich GAEB-Dateien in der STREIT Bürosoftware zuverlässig einlesen und sauber strukturiert abbilden. Anschließend stehen alle Positionen und Informationen Ihrem gesamten Team zentral zur Verfügung und können weiterbearbeitet werden. Das erleichtert die Abstimmung im Büro und sorgt für mehr Transparenz in all Ihren Projekten. Ebenso lassen sich GAEB-Dateien über die STREIT Software durch die integrierte Schnittstelle auslagern.
Tipps bei der Umwandlung von Excel- in eine GAEB-Datei
Standard-Vorlage nutzen:
Verwenden Sie für die Erstellung Ihrer Excel-Tabellen eine Standard-Vorlage, sodass der Konverter alle Positionen gut erkennen kann. Das kann Ihnen viel Zeit und Aufwand sparen.
Dateien vorbereiten:
Wenn im jeweiligen Tool explizit angegeben ist, wie Sie die Dateien auf die Umwandlung vorbereiten sollen, sollten Sie sich daran halten.
Nur Werte verwenden:
Verzichten Sie bei der Erstellung Ihrer Excel-Tabellen auf Formeln und verwenden Sie ausschließlich Werte.
Ergebnis kontrollieren:
Vertrauen Sie dem Konverter nicht blind, sondern überprüfen Sie das Ergebnis. Umlaute oder Sonderzeichen können zum Beispiel fehlerhaft oder gar nicht übernommen werden.
FAQs zu Excel in GAEB umwandeln
Welche Excel-Dateien eignen sich zur Umwandlung in GAEB?
Typische Beispiele sind: Leistungsverzeichnisse, Artikellisten, Kalkulationen, Angebote und Auftragsbestätigungen. Entscheidend ist, dass die Tabellen projektrelevante Informationen enthalten, die im Ausschreibungsprozess benötigt werden.
Was bedeuten die Dateiendungen wie X31, X81 oder X89?
Die Endungen stehen für bestimmte Projektphasen, z. B. X82 für eine Kostenschätzung oder X89 für eine Rechnung. Beim Export einer GAEB-Datei kann die passende Phase ausgewählt werden, um die Datei korrekt einzuordnen.
Welche Voraussetzungen muss meine Excel-Tabelle für die Konvertierung erfüllen?
Die Daten müssen klar strukturiert sein: jede Information in einer eigenen Spalte (z. B. Position, Kurztext, Einheit, Preis). Formeln sollten entfernt und durch Werte ersetzt werden. Eine saubere Struktur ist zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche GAEB-Umwandlung.
Was ist GAEB?
GAEB steht für „Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen“. Es ist ein Zusammenschluss von Fachleuten, der digitale Standards für Ausschreibungen und Bauprojekte entwickelt. Diese GAEB-Formate sorgen dafür, dass alle Beteiligten, von Auftraggebern bis Handwerkern strukturiert und einheitlich Daten austauschen können.
Fazit
Um an Ausschreibungen teilnehmen zu können und mithilfe einer GAEB-Schnittstelle wichtige Informationen mit anderen Unternehmen aus dem Bauwesen austauschen zu können, sollten Sie unbedingt über eine Möglichkeit der Umwandlung von Excel- in GAEB-Dateien nachdenken.
Insbesondere, wenn Sie sich an größeren Bauprojekten beteiligen und mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist die Verwendung des GAEB-Formats unverzichtbar. Dadurch bleiben Sie wettbewerbsfähig und können gleichzeitig viele Prozesse automatisieren, Missverständnisse und Fehler minimieren und einfacher mit anderen Bauunternehmen kommunizieren.
Mithilfe der passenden Tools und der Verwendung von Vorlagen funktioniert die Konvertierung relativ gut, sodass Sie weiterhin wie gewohnt Ihre Leistungsverzeichnisse und Kalkulationen in Excel erstellen können. Vergleichen Sie die verschiedenen Konvertierungs-Tools und nutzen Sie unsere Tipps für die Umwandlung.
