Freistellungsbescheinigung im Handwerk nach §48 EStG

Um illegale Beschäftigung im Bauwesen und im Handwerk einzudämmen und die Steueransprüche zu sichern, wurde die Bauabzugssteuer eingeführt. Zum Beispiel gibt es immer wieder Unternehmen, die vorgeben, dass sie Ihren Sitz im Ausland haben. Die Steuer beträgt 15 % und muss von gewerblichen Leistungsempfängern abgeführt werden. Nach § 48 EstG müssen sie die Steuer von der Rechnungssumme abziehen und dürfen dem leistenden Unternehmen nur den restlichen Betrag überweisen. Ferner sind sie verpflichtet, diese Steuer bis zum 10. des Folgemonats an das zuständige Finanzamt des Auftragnehmers zu übermitteln. Für die Anmeldung der Bauabzugssteuer muss der dafür vorgesehene amtliche Vordruck verwendet werden. Der Auftraggeber wird von seiner Pflicht entbunden, wenn sich der leistende Unternehmer um eine sogenannte Freistellungsbescheinigung bemüht und diese vorlegen kann. Dieser Artikel kann Ihnen eine erste Orientierung geben, stellt aber keinen Ersatz für eine Steuerberatung dar.

Inhalt

Was ist eine Freistellungsbescheinigung?

Die Bescheinigung zur Bauabzugssteuerbefreiung ist amtlicher Vordruck, aus dem alle wichtigen Daten des Unternehmens hervorgehen. Besonders wichtig ist die sogenannte Sicherheitsnummer. Sie kann später dafür genutzt werden, um die Gültigkeit der Bescheinigung zu überprüfen. Die Bescheinigung vermeidet die Abführungsverpflichtung von 15 % Bauabzugssteuer nach §48b EStG. Der bürokratische Aufwand wird damit vermieden.

Freistellungsbescheinigung für die Bauabzugssteuer

Eine Freistellungsbescheinigung sorgt dafür, dass Sie als leistender Unternehmer den vollen Rechnungsbetrag vom beauftragenden Unternehmen erhalten. Durch die Freistellung ist Ihr Auftraggeber jetzt nicht mehr verpflichtet, 15 % der Rechnungssumme einzubehalten und an das zuständige Finanzamt weiterzuleiten. Für Sie als Auftragnehmer hat das den Vorteil, dass Sie Ihren gewerblichen Kunden einiges an Arbeit abnehmen und sie von der Pflicht zur Zahlung der Bauabzugssteuer befreien. Das erleichtert die Zusammenarbeit und macht sie automatisch zu einem attraktiveren Geschäftspartner. Wie Sie diese Bescheinigung beantragen können und was Sie tun müssen, damit Sie diese auch wirklich vom Finanzamt ausgestellt bekommen, erfahren Sie im folgenden Text.

Wann muss die Bauabzugssteuer gezahlt werden?

Die Bauabzugssteuer ist bei Bauleistungen unter diesen Voraussetzungen durch den Leistungsempfänger abzuführen:

Der leistende Unternehmer kann keine Freistellungsbescheinigung vorweisen.
Die Leistung überschreitet die Bagatellgrenzen, die bei 5.000 und bei Vermietung bei 15.000 Euro liegen.
Bei dem Auftraggeber handelt es sich um einen Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz.
Es wurde eine Bauleistung nach 48b EStG in Auftrag gegeben.
Es muss sich um eine inländische Bauleistung handeln.

Beispiel einer Bauleistung für eine Freistellungsbescheinigung

Wenn ein Handwerker einen Auftrag von einem anderen Unternehmen oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts annimmt, stellt er am Ende eine Rechnung. Nehmen wir an, dass der Rechnungsbetrag bei 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer liegt:

Wenn er keine Freistellungsbescheinigung vorlegen kann, muss der Auftraggeber jetzt 15 % der Rechnungssumme einbehalten. Das wären in diesem Fall 1.500 Euro.
Infolgedessen erhält der Handwerker nur 8.500 Euro. Der Auftraggeber meldet die Bauabzugssteuer jetzt bei dem Finanzamt, das für den Handwerker zuständig ist und überweist den Betrag an die Behörde.
Das Geld wird dem Handwerker dann auf seine Steuerschuld angerechnet. Die Reihenfolge der Anrechnung kann in § 48c EstG nachgelesen werden.

Für den Fall, dass der Rechnungssteller eine Freistellungsbescheinigung vorlegen konnte, muss der Auftraggeber die Bauabzugssteuer nicht einbehalten.

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Wer braucht eine Freistellungsbescheinigung?

Eine Freistellungsbescheinigung ist für alle Unternehmen interessant, die im Baugewerbe und im handwerklichen Bereich tätig sind. Sie ist zudem für die Unternehmen von Vorteil, die Bauleistungen in Anspruch nehmen. Sie können die Freistellungsbescheinigungen nicht selbst beantragen, profitieren aber davon, wenn sie vom Leistenden vorgelegt werden können. Das trifft jedoch nur auf gewerbliche Kunden sowie auf juristische Personen öffentlichen Rechts zu. Privatpersonen müssen die Bauabzugssteuer nicht einbehalten und auch nicht beim Finanzamt anmelden. Dementsprechend ist es für sie auch unerheblich, ob Sie als Unternehmer eine Freistellungsbescheinigung beantragen oder nicht.

Freistellungsbescheinigung für Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer, die eine Bauleistung in Auftrag geben, freuen sich, wenn das leistende Unternehmen eine Freistellungsbescheinigung vorweisen kann. Sie sind nämlich genauso wie alle anderen Auftraggeber dazu verpflichtet, die Bauabzugssteuer zu berechnen und abzuführen. Das gilt allerdings nur, wenn die in Auftrag gegebenen Leistungen die Bagatellgrenzen nicht überschreiten.

So ist die Freistellungsbescheinigung im EStG § 48 geregelt

In § 48 EStG wird genauer definiert, für welche Leistungen die Bauabzugssteuer durch den Leistungsempfänger abgeführt werden muss:

Vermietung von mehr als zwei Wohnungen durch den gleichen Vermieter
Leistungen, die erbracht werden, um Gebäude herzustellen
Auch die Instandhaltung, die Instandsetzung und die Änderung von Bauwerken fallen unter die Bauabzugssteuer
Abrissarbeiten gehören ebenfalls dazu

In § 48 EStG Abs. 2 heißt es aber auch, dass der Steuerabzug durch den Leistungsempfänger entfällt, sobald der Leistende eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegen kann. Ferner kann auf die Bauabzugssteuer verzichtet werden, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich einen Betrag von 5.000 Euro nicht überschreiten wird. Wenn ausschließlich umsatzsteuerfreie Vermietungsleistungen in Anspruch genommen werden, erhöht sich diese Grenze auf ganze 15.000 Euro.

Voraussetzungen

Als Voraussetzung für die Erteilung der Freistellungsbescheinigung gilt die Vertrauenswürdigkeit Ihres Unternehmens. Laut EstG § 48b kann die Freistellungsbescheinigung verweigert werden, wenn der leistende Unternehmer den Steueranspruch des Finanzamts gefährdet. Das kann aufgrund dieser Tatsachen der Fall sein:

Das Bau- oder Handwerksunternehmen kommt der Anzeigepflicht nach 138 der Abgabenordnung nicht nach.
Es erfüllt seine Auskunfts- und Mitwirkungspflicht nach 90 der Abgabenordnung nicht.
Es wird kein Nachweis über die steuerliche Ansässigkeit durch die zuständige Steuerbehörde im Ausland vorgelegt.

Wenn das Finanzamt also befürchten muss, dass das Handwerksunternehmen seine Steuern nicht zuverlässig zahlt, wird es die Freistellungsbescheinigung vermutlich verweigern. Aus diesem und aus vielen anderen Gründen sollten Sie immer darauf achten, dass Sie Ihre jährliche Steuererklärung sowie die Umsatzsteuervoranmeldungen pünktlich einreichen. Da Sie die Freistellungsbescheinigung alle drei Jahre neu beantragen müssen, kann das Finanzamt auch immer wieder neu entscheiden, ob es diese erteilt. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren steuerlichen Verpflichtungen dauerhaft und zuverlässig nachkommen.

Gültigkeit

Der Leistungsempfänger hat die Möglichkeit, eine ihm vorgelegte Freistellungsbescheinigung auf seine Gültigkeit überprüfen zu lassen. Das ist vor allem dann angeraten, wenn erhebliche Zweifel an der Echtheit des vorgelegten Dokuments bestehen. Schlechte Kopien mit unleserlicher Schrift wären beispielsweise ein Hinweis darauf, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht. Auch wenn dem Auftraggeber das leistende Unternehmen aus anderen Gründen dubios erscheint, sollte er Vorsicht walten lassen. Die Überprüfung funktioniert in der Regel problemlos über die Online-Abfrage des Bundeszentralamts für Steuern. Dafür müssen die folgenden Informationen vorliegen:

Das Bundesland des Leistenden
Die Steuernummer des Leistenden
Die Sicherheitsnummer auf der Freistellungsbescheinigung

Falls die Online-Abfrage nicht richtig funktioniert, muss das nicht zwangsläufig bedeuten, dass die Freistellungsbescheinigung nicht gültig ist. Deswegen sollte der Auftraggeber sich im zweiten Schritt an das Finanzamt des Leistenden wenden und nachfragen, ob es die Freistellungsbescheinigung mit der angegebenen Sicherheitsnummer erteilt hat. So lässt sich der Sachverhalt schnell klären.

Haftung für die Bauabzugssteuer

Der Leistungsempfänger haftet dafür, dass die Steuer in ausreichender Höhe einbehalten und abgeführt wird. Wenn ihm der Leistende aber eine Freistellungsbescheinigung vorlegen kann, schwindet damit auch die Haftung des Auftraggebers. Das gilt allerdings nur, wenn es sich um ein gültiges Formular handelt. Da es leider immer wieder schwarze Schafe auf dem Markt gibt, die mit unlauteren Praktiken Profit machen wollen, sollte der Leistungsempfänger nicht auf eine Überprüfung der Freistellungsbescheinigung verzichten. Sonst kann es passieren, dass er vom Finanzamt in Regress genommen wird.

Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug von Bauleistungen beantragen

Der Antrag kann elektronisch über ELSTER übermittelt oder auf dem Schriftweg verschickt werden. Sogar eine E-Mail oder ein Anruf sind möglich. Wenn die Behörde die Freistellungsbescheinigung erteilt hat, ist sie für maximal drei Jahre gültig. Eine Verlängerung ist nicht möglich. Stattdessen müssen Sie einen neuen Antrag stellen. Für die Ausstellung ist Ihr Finanzamt und nicht das Bundeszentralamt für Steuern zuständig. Wenden Sie sich für den Antrag also direkt an Ihr Finanzamt. Etwas anders sieht es bei Unternehmern aus, die im Ausland ansässig sind. Je nachdem, wo sich der Geschäftssitz befindet, sind unterschiedliche Finanzämter zuständig. Weitere Informationen liefert das Merkblatt des Bundeszentralamts für Steuern.

Online beantragen

Im Internet sollten Sie schnell die Webseite Ihres zuständigen Finanzamtes finden. Dort sollten alle wichtigen Kontaktdaten gelistet sein, sodass Sie zum Beispiel via E-Mail mit Ihrem Sachbearbeiter Kontakt aufnehmen oder einfach anrufen können. Denken Sie daran, dass Sie wichtige Informationen wie den Namen und die Anschrift Ihres Unternehmens und die Steuernummer Ihres Betriebs angeben. Außerdem sollte aus ihrem Antrag klar hervorgehen, dass Sie eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG für Bauleistungen, die unter die Bauabzugssteuer fallen, erteilt bekommen möchten.

Freistellungsbescheinigung elektronisch über ELSTER anfordern

Alternativ können Sie die Freistellungsbescheinigung auch elektronisch über ELSTER anfordern. Zwar gibt es kein eigenes Formular zur Übermittlung, Sie können aber einfach eine sogenannte „sonstige Nachricht“ an Ihr Finanzamt senden. Die finden Sie unter „Formulare & Leistungen“ > „Alle Formulare“ > „Anträge und Leistungen“. Legen Sie einfach Ihr Anliegen kurz dar und übermitteln Sie dann Ihre Nachricht. Sie sollten zeitnah eine Bestätigung für die Versendung erhalten.

Ihre Freistellungsbescheinigung können Sie formlos beantragen

Wenn Sie einen Bau- oder einen Handwerksbetrieb als Dachdecker, Heizungsinstallateur oder Elektriker betreiben, können Sie die Freistellungsbescheinigung formlos bei Ihrem zuständigen Finanzamt beantragen. Wenn die Beamten der Meinung sind, dass Sie ein vertrauenswürdiger Unternehmer sind, werden sie Ihnen eine Freistellungsbescheinigung nach vorgeschriebenem Vordruck erteilen.

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Bauabzugssteuer-Formular

Gegebenenfalls muss ein Fragebogen zur Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48b Abs. 1 ausgefüllt werden. Darin kann unter anderem geklärt werden, ob das Unternehmen im Ausland ansässig ist und ob es einen inländischen Empfangsbevollmächtigten gibt.

Checklisten zur Freistellungsbescheinigung und Bauabzugssteuer

Checkliste zur Beantragung der Freistellungsbescheinigung

Um eine Freistellungsbescheinigung zu beantragen, müssen Sie keine große Checkliste abarbeiten. Wenn Sie das Finanzamt als vertrauenswürdig erachtet, werden Sie die Bescheinigung erteilt bekommen. Bevor Sie Ihr Schreiben abschicken, sollten Sie aber überprüfen, ob es die folgenden Informationen enthält:

Grund für das Schreiben: Formulieren Sie klar und deutlich, dass Sie eine Freistellungsbescheinigung nach 48b EStG beantragen.
Geben Sie den Namen und die Anschrift Ihres Betriebs an.
Vergessen Sie Ihre Steuernummer nicht!

Checkliste zur Bauabzugssteuer für Leistungsempfänger

Wenn Sie als Unternehmen eine Bauleistung in Auftrag geben, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

Überprüfen Sie, ob Sie nach 2 des UStG als Unternehmer gelten, weil Sie zum Beispiel eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit mit einer Gewinnabsicht ausführen.
Überschreiten die Bauleistungen die Bagatellgrenzen von 15.000 Euro (bei Vermietungen) oder von 5.000 Euro im Jahr?
Gibt es eine Freistellungsbescheinigung des leistenden Unternehmers? Wenn ja, dann überprüfen Sie diese dringend beim Bundeszentralamt für Steuern auf Ihre Gültigkeit. Wenn nicht, dann müssen Sie die Bauabzugssteuer berechnen und abführen.

Einzug der Bauabzugssteuer ohne Freistellungsbescheinigung

Wenn der leistende Unternehmer dem Leistungsempfänger keine Freistellungsbescheinigung vorlegen kann, muss letzterer die Bauabzugssteuer bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt anmelden. Dafür wendet sich der Auftraggeber aber nicht an sein eigenes Finanzamt, sondern an die für den Leistenden zuständige Behörde. Des Weiteren muss der einbehaltene Betrag überwiesen werden. Anschließend kann der Auftraggeber dem leistenden Unternehmer eine Bescheinigung über die einbehaltene Steuer ausstellen. Das gibt dem Auftragnehmer die Möglichkeit, die Steuer anrechnen zu lassen, sodass er am Ende doch den vollen Betrag seiner Rechnung erhält. Die Anrechnung erfolgt nicht auf die Umsatzsteuer, sondern beispielsweise auf die Lohnsteuer oder auf Vorauszahlungen für die Einkommens- oder Körperschaftssteuer.

Rechnung schreiben

Wenn eine Umkehrung der Steuerschuld vorliegt, muss der leistende Unternehmer darauf gemäß §13b des UStG hinweisen und eine Nettorechnung ausstellen. Die Umsatzsteuer wird dementsprechend nicht ausgewiesen.

Darüber hinaus muss die Rechnung selbstverständlich alle übrigen Pflichtangaben wie Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers sowie die Umsatzsteuernummer oder die Steuernummer und eine genaue Beschreibung von Art und Menge der Leistungen enthalten. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum gehören unbedingt auf die Rechnung.

Sofern eine Freistellungsbescheinigung vorliegt, kann diese als Kopie ausgehändigt werden. Der Auftraggeber kann sich auch das Original zeigen lassen. Außerdem sollte das Vorhandensein dieser Freistellungsbescheinigung natürlich auf der Rechnung in Form eines Hinweises vermerkt werden.

Beispielrechnung

Bei Bauleistungen, die von inländischen Unternehmen durchgeführt werden, kommt es zu einer Umkehr der Steuerschuld der Umsatzsteuer, sodass der Leistungsempfänger nicht nur die Bauabzugssteuer, sondern auch die Umsatzsteuer entrichten muss. Demzufolge darf der Leistende keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Stattdessen gibt er einen Nettobetrag an. Wenn dieser eine Höhe von 10.000 Euro hat, muss der Leistungsempfänger zunächst Folgendes berechnen:

10.000 Euro/100 x 19 % Bauabzugssteuer = 1.900 Euro

Jetzt werden beide Beträge zusammengerechnet, um den Bruttobetrag zu ermitteln:

10.000 Euro + 1.900 Euro = 11.900 Euro

Diese Summe kann jetzt als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Bauabzugssteuer von 15 % verwendet werden:

11.900 Euro/100 x 15 % = 1.785 Euro

Diese 1.785 Euro müssen also einbehalten werden und dürfen nicht an den leistenden Unternehmer ausgezahlt werden. Stattdessen werden sie vom Leistungsempfänger an sein Finanzamt abgeführt.

FAQ zur Freistellungsbescheinigung im Handwerk

Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zur Freistellungsbescheinigung im Handwerk zusammengefasst:

Die Freistellungsbescheinigung wird vom Finanzamt ausgestellt und bestätigt dem Leistungsempfänger, dass er nicht zur Abführung der Bauabzugssteuer verpflichtet ist.

Die Freistellungsbescheinigung ist sowohl für den Leistungsempfänger als auch für das leistende Unternehmen von Vorteil. Letzterer kann seinen Kunden so viel Arbeit ersparen und wird dadurch zu einem attraktiveren Geschäftspartner. Der Leistungsempfänger muss sich hingegen nicht mehr um die Bauabzugssteuer kümmern.

Da der Leistungsempfänger für die Bauabzugssteuer haftet, sollte er aus eigenem Interesse die Gültigkeit kontrollieren. Das kann er online beim Bundeszentralamt für Steuern erledigen.

Wenn der Leistungsempfänger eine Freistellungsbescheinigung vom leistenden Unternehmer erhalten hat, muss er diese sechs Jahre lang aufbewahren.

Sollte die Freistellungsbescheinigung nicht mehr auffindbar sein, kann sich der leistende Unternehmer an das für ihn zuständige Finanzamt wenden und sich dort einen Ersatz ausstellen lassen. Auf diesem befindet sich dann die gleiche Sicherheitsnummer.

Fazit

Die Freistellungsbescheinigung dient dazu, den Leistungsempfänger von seiner Pflicht zur Abführung der Bauabzugssteuer zu entbinden. Sie zeigt ihm, dass der leistende Unternehmer wahrscheinlich keine Steuerschulden hat und von seinem zuständigen Finanzamt als verlässlich eingestuft wurde. Um sicherzugehen, dass er keinem Betrüger aufgesessen ist, sollte der Leistungsempfänger aber immer überprüfen, ob die Freistellungsbescheinigung gültig ist. Leistende Unternehmen können sich für die Beantragung an das für sie zuständige Finanzamt wenden. Das ist über eine sonstige Nachricht bei ELSTER, per E-Mail, auf dem Postweg oder sogar telefonisch möglich. Nach Erhalt ist die Freistellungsbescheinigung drei Jahre lang gültig.

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