Normale Office-Anwendungen eignen sich nicht, um das GAEB-Format zu öffnen. Wenn Sie den elektronischen Datei-Standard in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, brauchen Sie also die passende Software. Sonst können Sie zum Beispiel an Ausschreibungen von öffentlichen Auftraggebern nicht teilnehmen. Dort ist das GAEB-Format nämlich in vielen Fällen verpflichtend. Infrage kommen verschiedene Tools.
GAEB-Formate – Übersicht & Definitionen
Viele Bauunternehmen nutzen das GAEB-Format zur standardisierten Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Rechnungen. Der vom GAEB entwickelte Standard erleichtert die digitale Kommunikation im Bauwesen und sorgt für mehr Effizienz. Da es zahlreiche GAEB-Formate gibt, wirkt das System oft unübersichtlich. In diesem Ratgeber erklären wir die wichtigsten Unterschiede und was die jeweiligen Dateiendungen bedeuten.
Welche GAEB-Formate gibt es?
Im Laufe der Jahre sind immer wieder neue Versionen des GAEB-Standards erschienen. Mit der technischen Weiterentwicklung veränderten sich auch die Formate. Hier finden Sie einen Überblick vom ersten GAEB-Format GAEB 83 bis zum heutigen GAEB DA XML 3.2:
- GAEB 83: 1983 wurde erstmals der GAEB-Standard eingeführt. Das erste Format trug den Namen GAEB 83. Unternehmen aus der Baubranche wurde es so möglich, ein standardisiertes Format zu nutzen, was die Kommunikation zwischen ihnen erleichtern sollte. Heute gilt GAEB 83 jedoch als veraltet.
- GAEB 90: 1990 folgte das nächste GAEB-Format und lieferte einige nützliche Verbesserungen wie die Einführung von Leistungsgruppen, sodass die Bauleistungen besser beschrieben werden konnten.
- GAEB 2000: Im Jahr 2000 lag der Fokus auf einem optimierten Datenaustausch. Dafür wurden erste XML-basierte Formate eingeführt.
- GAEB DA XML: 2012 folgte die nächste Anpassung. Das neue Format wurde vollständig auf XML umgestellt und ermöglichte außerdem eine noch klarere Beschreibung von Bauleistungen.
- GAEB DA XML 3.2: Die aktuelle GAEB-Version erschien im Jahr 2018. Sie überzeugt mit einem noch effizienteren Datenaustausch und bietet eine bessere Integration mit BIM-Systemen.
Funktionen und Beschreibung der GAEB-Formate
GAEB 90
GAEB 90 arbeitet zeilenorientiert und die verschiedenen Elemente werden jeweils durch zweiziffrige Nummern eingeleitet.
- So beginnt der Kurztext in der digitalen Darstellung immer mit der Nummer 25.
- Vor dem Langtext steht die 26.
- Die Länge der OZ (Positionsnummer) ist auf neun Stellen begrenzt.
- Zudem darf der Langtext nicht länger als 999 Zeilen sein.
GAEB-90-Dateiendungen
Die Dateiendungen des GAEB-90-Formats variieren je nach Projektphase und werden durch eine Kombination aus einem Buchstaben und einer zweistelligen Zahl gekennzeichnet. Bei GAEB 90 beginnen sie immer mit dem Buchstaben „D“.
| Phase | Dateiendung |
| Leistungsbeschreibung | D81 |
| Kostenanschlag | D82 |
| Angebotsaufforderung | D83 |
| Angebotsabgabe | D84 |
| Nebenangebot | D85 |
| Auftragserteilung | D86 |
GAEB 2000
In GAEB 2000 basiert die digitale Darstellung nicht mehr auf Zeilen. Stattdessen werden die verschiedenen Elemente durch Schlüsselwörter kenntlich gemacht.
- Für den Langtext wird zum Beispiel das Schlüsselwort [Langtext] verwendet.
- Darüber hinaus darf die OZ in GAEB 2000 14 Stellen lang sein.
- Die Zeilen im Langtext sind unbegrenzt.
- Die Formatierung des Textes und die Einbindung von Grafiken sind nunmehr möglich.
GAEB-2000-Dateiendungen
Die Dateiendungen des GAEB-2000-Formats beginnen mit dem Buchstaben P. Dahinter steht eine Ziffer von 81 bis 86. Im Vergleich zum GAEB-90-Format hat sich also lediglich der Buchstabe geändert.
| Phase | Dateiendung |
| Leistungsbeschreibung | P81 |
| Kostenanschlag | P82 |
| Angebotsaufforderung | P83 |
| Angebotsabgabe | P84 |
| Nebenangebot | P85 |
| Auftragserteilung | P86 |
GAEB DA XML
Die digitale Darstellung in GAEB DA XML ist deutlich komplexer als bei den Vorgängerversionen, sodass es schwierig ist, mit bloßem Auge die einzelnen Positionen auszumachen.
- GAEB DA XML setzt ebenfalls auf Schlüsselwörter.
- Die OZ ist auf 14 Zeilen begrenzt.
- Der Langtext beliebig lang sein darf.
- Formatierte Langtexte sowie Grafiken im Langtext sind erlaubt.
GAEB-DA-XML-Dateiendungen
Beim modernen GAEB-DA-XML-Format sind die Phasen durch die Dateiendungen X80 bis X86 erkennbar.
| Phase | Dateiendung |
| Leistungsverzeichnis | X80 |
| Leistungsbeschreibung | X81 |
| Kostenanschlag | X82 |
| Angebotsaufforderung | X83 |
| Angebotsabgabe | X84 |
| Nebenangebot | X85 |
| Auftragserteilung | X86 |
GAEB-Austauschphasen im Überblick
Mit dem GAEB-Standard lassen sich verschiedene Bauphasen strukturiert abbilden, erkennbar an den jeweiligen Dateiendungen. Wie oben bereits erläutert, unterscheiden sich meist nur die Anfangsbuchstaben der Formate, während die Zahlen gleich bleiben. Dadurch fällt der Umstieg zwischen älteren und neueren GAEB-Versionen leicht.
Die Aufteilung nach Phasen sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten. Bieter wie Auftraggeber sehen sofort, welche Informationen in welcher Datei stehen, passend zur jeweiligen Bauphase.
In der Praxis kann das folgendermaßen aussehen:
- Der Auftraggeber erstellt eine X83-Datei und verschickt eine Angebotsaufforderung an mögliche Bewerber.
- Eine interessierte Baufirma nimmt die Informationen aus der X83-Datei, konvertiert sie in eine X84-Datei und fügt ihre individuellen Preise hinzu. Damit erstellt sie offiziell ein Angebot. Möglicherweise fügt sie mit einer X85-Datei ein Nebenangebot hinzu.
- Wenn der Auftraggeber mit der Angebotsabgabe einverstanden ist, kann er die Auftragserteilung mithilfe einer X86-Datei übermitteln.
Tipp: GAEB Formate in der STREIT Handwerkersoftware öffnen, bearbeiten, übergeben
Über die GAEB-Schnittstelle der STREIT Handwerkersoftware werden die jeweiligen Dateien automatisch erkannt und korrekt als Ausschreibung, Angebotsabgabe oder Auftragserteilung eingeordnet. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Projekte und die zugehörigen GAEB-Dokumente.
GAEB-Datei öffnen
GAEB-Konverter
GAEB-Konverter sind eigentlich dazu gedacht, andere Dateien in das GAEB-Format umzuwandeln und umgekehrt. Manche bieten gleichzeitig die Möglichkeit, GAEB-Formate zu öffnen und anzuzeigen. Manchmal können sogar beschädigte GAEB-Dateien repariert werden. Ein Konverter ist deswegen von Vorteil, weil Sie damit regelmäßig Umwandlungen zwischen verschiedenen Dateiformaten durchführen können. Ihre Angebote können Sie also wie gewohnt in Excel erstellen, anschließend in das gewünschte GAEB-Format konvertieren und so am standardisierten Datenaustausch der Baubranche teilnehmen.
GAEB-Viewer
Hierbei handelt es sich um ein reines Anzeigeprogramm. GAEB-Viewer können Sie oft kostenlos nutzen, sodass sie eine hervorragende Wahl sind, wenn Sie nur selten mit dem Format arbeiten, weil Sie zum Beispiel hauptsächlich für Privatkunden Aufträge erledigen. Bei Bedarf können Sie mit solch einem kostenlosen Viewer dann trotzdem eine GAEB-Datei öffnen.
AVA-Software
Wenn Sie das GAEB-Format häufig nutzen und regelmäßig am standardisierten Vergabeprozess der Baubranche teilnehmen, sollten Sie über die Anschaffung einer AVA-Software nachdenken. Diese ist zwar kostenpflichtig, bietet Ihnen aber auch viele Funktionen und unterstützt Sie beim Erstellen von Leistungsverzeichnissen, bei Kalkulationen, beim Vergleichen von Angeboten und Preisen sowie bei der Auswahl des passenden Auftragnehmers. Üblicherweise kann eine AVA-Software natürlich auch die jeweiligen GAEB-Dateien öffnen und anzeigen. Bevor Sie sich für ein solches professionelles Programm entscheiden, sollten Sie aber Preise und Funktionen gründlich vergleichen. Manchmal gibt es für kleinere Unternehmen spezielle Pakete zu einem günstigeren Preis
Umwandlung der Formate
Mit einem GAEB-Konverter ist die Umwandlung zwischen zahlreichen Dateiformaten möglich. Allerdings unterstützt nicht jedes Tool jede Art der Konvertierung. Darauf sollten Sie also bei der Auswahl achten. Üblicherweise sind diese Umwandlungen möglich:
- Excel in GAEB: Sie erstellen einfach Ihr Angebot in Excel und wandeln es dann in ein GAEB-Format um, damit Sie es an den Auftraggeber schicken können.
- GAEB in Excel: Das erleichtert das Weiterverarbeiten von erhaltenen GAEB-Dateien.
- GAEB in PDF: Bei Bedarf exportieren Sie die GAEB-Datei als PDF-Datei. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie eine optische Darstellung wünschen und ein Angebot als E-Mail-Anhang verschicken wollen.
- GAEB in Word: Um die Daten in einer GAEB-Datei lesbar machen zu können, bietet sich die Umwandlung in eine Word-Datei an. Auch zum Ausdrucken der Informationen kann das von Vorteil sein.
- GAEB in GAEB: Zusätzlich bieten viele Tools die Konvertierung zwischen verschiedenen GAEB-Formaten an.
Vor- und Nachteile der GAEB-Formate
Als Unternehmer fragen Sie sich jetzt vielleicht, welchen Nutzen Ihnen der Umstieg auf das GAEB-Format bringt. Tatsächlich bietet es eine ganze Reihe von Vorteilen, die vor allem in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen der Baubranche zum Tragen kommen. Doch natürlich gibt es auch ein paar negative Effekte. Damit Sie sich ein besseres Bild machen können, haben wir im Folgenden die Vor- und Nachteile des GAEB-Formats zusammengefasst.
Vorteile
- Standardisierung: Da es sich bei GAEB um ein standardisiertes Format handelt, können Bauinformationen einfacher übertragen werden. Bauunternehmen können unabhängig von der verwendeten Softwarelösung miteinander kommunizieren und leichter Informationen übertragen. Gleichzeitig erlaubt das GAEB-Format eine Standardisierung des Vergabeprozesses.
- Zeitersparnis: Die Standardisierung macht Prozesse nicht nur einfacher, sie kann auch Zeit einsparen und führt so zu einer höheren Effizienz. Zum Beispiel ist es für Auftraggeber jetzt einfacher, die Angebote von verschiedenen Bietern miteinander zu vergleichen.
- Reduzierung von Fehlern: Durch die Nutzung von GAEB müssen Sie viele Daten nicht mehr manuell übertragen. Dadurch werden Fehlerquellen deutlich reduziert. Auch Missverständnisse zwischen den verschiedenen Beteiligten eines Projektes werden weniger.
- Kompatibilität: GAEB ist mit zahlreichen Programmen kompatibel. Wichtig ist lediglich, dass die jeweilige Software GAEB-Dateien auslesen und verarbeiten kann. Wenn das der Fall ist, spielt es keine Rolle, ob Auftraggeber und Auftragnehmer das gleiche Programm nutzen oder eben nicht.
Nachteile
- GAEB-Software notwendig: Um mit dem GAEB-Format arbeiten zu können, benötigen Sie unbedingt eine spezielle Software. Mit Programmen wie Word oder Excel lassen sich die Dateien nicht öffnen. Sie brauchen zum Beispiel einen GAEB-Viewer oder eine AVA-Software.
- Einarbeitung notwendig: Gerade, wenn Sie sich für eine AVA-Software entscheiden, müssen Sie sich erst einmal in das Thema einarbeiten und gegebenenfalls an einer Schulung teilnehmen.
- Fehlende Flexibilität: Die Standardisierung erleichtert zwar viele Prozesse, lässt aber wenig Raum für eine flexible Anwendung. Die Nutzer sind also stark an die Vorgaben des Formats gebunden.
- Auf Deutschland beschränkt: Für Handwerksbetriebe, die viel mit Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, ist GAEB nur bedingt geeignet. Es handelt sich nämlich um einen nationalen Standard.
Tipp: Mit der Bürosoftware zusätzlichen Konverter sparen
Eine Bürosoftware macht externe GAEB-Excel-Konverter häufig überflüssig. GAEB-Dateien können mit der STREIT Bürosoftware vollständig eingelesen und so aufbereitet werden, dass Preise, Mengen und Positionen direkt weiterverarbeitet werden können. Dadurch reduzieren Sie Medienbrüche, vermeiden Fehlerquellen und arbeiten durchgehend in einem zentralen System.
FAQs zu GAEB-Formate
Was ist der Unterschied zwischen GAEB 90 und GAEB XML?
GAEB 90 ist das GAEB-Format, das im Jahr 1990 eingeführt wurde. Es handelt sich also um eine ältere, zeilenbasierte Version des Standards, die heute noch nur selten verwendet wird. GAEB XML ist das neueste Format. Allerdings gibt es verschiedene Versionen, die auf XML basieren (aktuellsten GAEB XML 3.2.).
Welche GAEB-Formate gibt es?
Im Laufe der Zeit gab es eine ganze Reihe an verschiedenen GAEB-Formaten. Als Erstes erschien GAEB 83. Es folgten GAEB 90 und GAEB 2000, wobei die Zahlen jeweils für das Jahr der Veröffentlichung stehen. 2012 erschien dann das XML-basierte GAEB DA XML, das 2018 noch einmal ein Upgrade auf GAEB DA XML 3.2 bekam. Darüber hinaus gibt es eigene Formate für verschiedene Phasen des Bauprojektes, die zum Beispiel als X84 oder X86 bezeichnet werden.
Ist X83 eine GAEB-Datei?
Ja, es handelt sich um eine GAEB-XML-Datei. X83-Dateien beschreiben eine bestimmte Phase des Vergabeprozesses, denn sie enthalten Angebotsaufforderungen, die üblicherweise vom Auftraggeber an Baufirmen verschickt werden.
Wie kann ich GAEB-Dateien in XML übertragen?
Bei GAEB-Dateien im aktuellen GAEB-DA-XML-Format handelt es sich bereits um XML-Dateien. Der Vorteil daran ist, dass sie von der Software automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können, was eine große Zeitersparnis mit sich bringt. Ältere GAEB-Formate wie GAEB 83 oder GAEB 90 waren allerdings noch nicht XML-basiert. Deswegen kann es bisweilen notwendig werden, sie in eine XML-Datei zu konvertieren. Diese Umwandlung ist mit einem GAEB-Konverter möglich.
Fazit
Je nachdem, welche GAEB-Formate Sie verwenden, kann sich die elektronische Darstellung stark unterscheiden. Das liegt vor allem daran, dass die älteren Versionen zeilenorientiert waren, während die neueren Formate auf XML basieren und somit maschinenlesbar sind. Außerdem können Sie bei den aktuellen GAEB-Formaten auch Grafiken und Tabellen in den Langtext einer Position integrieren und haben so mehr Möglichkeiten für eine genaue Beschreibung.
Um GAEB-Dateien öffnen und ansehen zu können, benötigen Sie ein geeignetes Programm. Für die gelegentliche Nutzung bietet sich ein kostenloser GAEB-Viewer an. Wenn Sie aber täglich mit GAEB-Dateien arbeiten, lohnt sich die Einarbeitung in eine kostenpflichtige AVA-Software. Sie unterstützt Sie während des gesamten Bauprojektes und begleitet Sie von der Erstellung des Leistungsverzeichnisses bis zur Abrechnung. Legen Sie sich zusätzlich einen Konverter für die Umwandlung in andere Dateiformate oder zwischen verschiedenen GAEB-Formaten zu.
