GAEB-Datei in Excel umwandeln

Erfahren Sie mit unserer Anleitung, wie Sie GAEB in Excel-Dateien importieren, welche Vorbereitungen Sie treffen müssen und welche Tools Sie benötigen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.

1. GAEB-Datei vorbereiten

Damit die Umwandlung reibungslos vonstattengehen kann, sollte die GAEB-Datei vollständig vorliegen und nicht beschädigt sein. Überprüfen Sie außerdem, ob es sich wirklich um ein GAEB-Format handelt. Das können Sie an der Dateiendung erkennen, die je nach GAEB-Version unterschiedlich aussehen kann:

• GAEB-DA-XML-Dateien beginnen mit dem Buchstaben X. Dahinter befindet sich eine zweistellige Zahl. Eine GAEB-DA-XML-Endung könnte also folgendermaßen aussehen: X84.
• GAEB-2000-Dateien haben hingegen immer eine Dateiendung mit einem P am Anfang. Typische Endungen sind diese: P81, P82 oder P83.
• Beim veralteten GAEB-90-Format steht am Anfang der Dateiendung immer ein D. D86 wäre zum Beispiel eine GAEB-Datei, die eine Angebotsaufforderung erhält.

2. Passende Software zur Konvertierung auswählen

Zur Umwandlung von GAEB in Excel-Dateien benötigen Sie ein geeignetes Programm. Dabei können Sie auf verschiedene Lösungen zurückgreifen:

• Einfache Konverter wie GAEB-Online oder WebGAEB
• Professionelle AVA-Software
• Angebotssoftware für Handwerker mit integrierter GAEB-Schnittstelle

Bei der Auswahl des passenden Programms sollten Sie darauf achten, dass alle gewünschten GAEB-Formate unterstützt und umgewandelt werden können. Zudem ist es wichtig, dass der Export nach Excel möglich ist.

Häufig funktioniert die Konvertierung in beide Richtungen, was im Arbeitsalltag von großem Vorteil sein kann. Schließlich müssen Sie zur Kommunikation mit dem Auftraggeber die Excel-Datei später auch wieder ins GAEB-Format umwandeln können.

Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn Sie eine Angebotsaufforderung als GAEB-Datei erhalten haben und diese in Excel exportieren, um Ihre Preiskalkulation zu erstellen. Damit können Sie dann ein Angebot abgeben. Dafür müssen Sie Ihre Datei aber wieder von Excel in GAEB umwandeln.

3. GAEB-Datei in Excel importieren

Der genaue Ablauf der Umwandlung kann je nach Software unterschiedlich sein. Üblicherweise läuft es aber folgendermaßen ab:

• Öffnen Sie die Software oder rufen Sie den gewählten Online-Konverter im Browser auf.
• Halten Sie nach einem Import-Bereich Ausschau. Dort können Sie die GAEB-Datei hochladen.
• Wählen Sie jetzt das gewünschte Zielformat aus. In Ihrem Fall wäre das Excel.

Die reine Konvertierung von GAEB nach Excel ist mit vielen Programmen auch ohne große Vorkenntnisse möglich. Häufig gibt es einen Importassistenten, der Sie bei dem Vorgang unterstützt.

4. Umwandlung in Excel starten

Nachdem Sie die GAEB-Datei importiert haben, müssen Sie noch die Umwandlung starten. Dafür gibt es oft einen eigenen Button, auf dem zum Beispiel „Konvertieren“ oder „Export nach Excel“ steht. Betätigen Sie den Knopf und die Software wandelt die GAEB-Datei in die bekannte Tabellenstruktur von Excel um. In der Regel können Sie festlegen, ob Positionsnummer, Menge, Einheiten, Preise und Kurztexte auch in die Excel-Datei übernommen werden. Nach der Konvertierung speichern Sie die fertige Excel-Datei am gewünschten Speicherort ab.

5. Excel-Datei prüfen und weiterbearbeiten

Verlassen Sie sich nicht ohne Überprüfung auf den GAEB-Konverter, sondern öffnen Sie die Datei in Excel und schauen Sie nach, ob die Spaltenstruktur sowie die Mengenangaben und Texte korrekt übertragen worden sind. Bei Bedarf können Sie Anpassungen vornehmen und Formatierungen ändern. Außerdem können Sie die Datei jetzt weiterverarbeiten und zum Beispiel zur Kalkulation nutzen.

6. Erweiterte Funktionen nutzen (optional)

Weitere Funktionen können Ihren Workflow verbessern und den Export auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Manche Konverter bieten Ihnen die folgenden Optionen:

• Hierarchische Gliederungen
• Positionsfilter
• Ausgabe spezieller Preisanteile

Falls Sie regelmäßig mit GAEB-Dateien arbeiten und Leistungsverzeichnisse nach Excel exportieren müssen, können Sie von solchen Zusatzfunktionen profitieren. Sie helfen Ihnen dabei, die Excel-Datei optimal für weitere Arbeitsschritte wie Kalkulationen oder Angebotsaufgaben vorzubereiten.

Bei der Umwandlung von GAEB in Excel kann es hin und wieder zu Fehlern kommen. Wenn Sie sorgfältig vorgehen und unsere Tipps befolgen, verringern Sie das Risiko von Übertragungsfehlern:

• Nutzen Sie Standardexportvorlagen.
• Achten Sie auf eine einheitliche Nummerierung.
• Wählen Sie außerdem eine einheitliche Formatierung.
• Beachten Sie die Langtexte.
• Überprüfen Sie die Export-Einstellungen des Tools und beschränken Sie sich auf die wichtigsten. Sonst kann die Tabelle unübersichtlich werden.
• Kontrollieren Sie, ob Umlaute und Sonderzeichen richtig übertragen worden sind.

Welche GAEB-Formate lassen sich in Excel umwandeln?

Das hängt vom jeweiligen Tool ab. Möglicherweise unterstützen nicht alle Konverter alle GAEB-Formate und können sie dann auch nicht umwandeln. Schauen Sie sich also immer genau die Funktionsbeschreibung des jeweiligen Programms an oder fragen Sie direkt beim Anbieter nach. Üblicherweise lassen sich aber GAEB-90, GAEB-2000 und GAEB-DA-XML-Dateien nach Excel umwandeln.

Kann man GAEB-Dateien in Excel bearbeiten, ohne dass die Struktur verloren geht?

Nur eingeschränkt. Excel eignet sich gut für Mengen, Preise und einfache Anpassungen, nicht jedoch für die vollständige GAEB-Struktur. Titelhierarchien, Ordnungszahlen oder Positionslogiken können beim Rückexport verloren gehen, wenn sie nicht korrekt gepflegt werden.

Warum fehlen nach dem Export bestimmte Spalten oder Texte?

Das liegt meist an Formatunterschieden oder Tool-Einstellungen. Nicht jedes Export-Tool überträgt alle GAEB-Felder, insbesondere optionale Inhalte wie Langtexte, Zuschläge oder spezielle Kennzeichen. Auch individuell konfigurierte Excel-Exporte können Spalten ausblenden.

Wie werden Langtexte nach Excel übertragen – gekürzt oder vollständig?

Das hängt vom verwendeten Tool ab. Manche Programme kürzen Langtexte, andere übertragen sie vollständig – oft jedoch verteilt auf mehrere Zellen oder Spalten. Häufig müssen Langtexte beim Export explizit aktiviert werden.

Wie exportiere ich nur bestimmte Positionen oder Titel?

Viele GAEB-Tools ermöglichen eine Filterung nach Titeln, Positionen oder Leistungsbereichen vor dem Export. Alternativ können Sie nach dem vollständigen Export in Excel nicht benötigte Positionen löschen – dabei ist jedoch Vorsicht geboten, wenn die Datei später wieder als GAEB ausgegeben werden soll.