Der Lieferschein ist ein warenbegleitendes Dokument, das Sendungen und Lieferungen beigelegt wird. Er dient dazu, den Empfänger über den Inhalt zu informieren und die Menge sowie die Art der Ware zu dokumentieren. Das ist aber nicht seine einzige Aufgabe. Darüber hinaus dient ein Lieferschein der Kontrolle.
Lieferschein erstellen im Handwerk – Vorlage
Lieferscheine gehören im Handwerk zum Alltag und dokumentieren den Einkauf und Materialfluss. Sie dienen als Nachweis, dass die Ware beim Kunden angekommen ist, und erleichtern die spätere Rechnungsstellung. Gleichzeitig helfen sie bei der internen Dokumentation ausgehender Waren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein Lieferschein korrekt erstellt wird, welche Vorgaben gelten und welche Hilfsmittel, von Vorlagen bis hin zu Software, nützlich sind.
Inhalt
- Aufgaben eines Lieferscheins im Handwerkt
- DIN 4991: Lieferschein schreiben
- Lieferschein-Vorlage – Word & Excel
- Unterschied zu anderen Dokumenten
- Wie lange muss man einen Lieferschein aufbewahren?
- Digitale Lieferscheine mit Software
- Vorteile eines digitalen Lieferscheins
- Checkliste zum Erstellen eines Lieferscheins
- FAQs zu Lieferschein erstellen im Handwerk
Aufgaben eines Lieferscheins im Handwerk
Empfänger Funktion
Der Empfänger bekommt damit einen Überblick über die Lieferung und kann schnell nachprüfen, ob eventuell Waren fehlen oder in unzureichender Menge geliefert worden sind. Der Absender kann den Lieferschein hingegen für seine betriebsinterne Dokumentation sowie für die Materialerfassung nutzen und hält damit auch einen Nachweis in den Händen, dass die Waren wirklich sein Lager verlassen haben und beim Empfänger eingetroffen sind. Denn sobald dieser seine Unterschrift unter den Lieferschein setzt, bestätigt er, dass er die Ware erhalten hat.
Übliche Dokumentation
Obwohl es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Lieferscheins gibt, ist es gängige Praxis, das Dokument einer Warenlieferung beizulegen. Auch Handwerksbetriebe profitieren von diesem Vorgehen und können damit nachweisen, dass Materiallieferungen fristgerecht beim Kunden eingegangen sind.
Merke
Der Lieferschein ist nicht mit der Rechnung zu verwechseln, denn er listet lediglich die verschickte Ware auf und enthält weder eine Zahlungsaufforderung noch ein Zahlungsziel. Er dient vielmehr als Grundlage für die spätere Rechnung. Außerdem gibt es Unterschiede im Vergleich zum Frachtbrief oder zur Packliste. Darauf gehen wir aber weiter unten im Text noch detailliert ein.
DIN 4991: Lieferschein schreiben
Die DIN 4991 liefert Rahmenmuster für Lieferscheine und Rechnungen und soll so Einheitlichkeit im Geschäftsverkehr gewährleisten. Unabhängig davon sollten Sie darauf achten, dass Ihr Lieferschein ein paar wichtige Grundbestandteile enthält. Da es keine Pflicht zur Erstellung eines Lieferscheins gibt, lassen sich natürlich auch keine Pflichtangaben für den Inhalt finden. Das bedeutet aber nicht, dass Sie einen Lieferschein einfach nach Gutdünken erstellen können, vielmehr müssen Sie sich an die Vorschriften für Geschäftsbriefe halten.
Aufbau & Bestandteile eines Lieferscheins
Folgende Bestandteile sollten auf dem Lieferschein untergebracht werden:
- Name und Anschrift: Sowohl der Name und die Anschrift es Empfängers als auch des Absenders gehören auf den Lieferschein:
- Datum: Um den Lieferschein später als Nachweis nutzen zu können, sollte auch das Versanddatum darauf vermerkt werden.
- Lieferschein- oder Auftragsnummer: Dadurch kann eine eindeutige Zuordnung ermöglicht werden.
- Warenbeschreibung: Art, Menge, Bezeichnung, Gewicht, Artikelnummer und Ähnliches.
- Preise: Sie können die Einzelpreise der Artikel auf der Rechnung angeben.
- Lieferbedingungen: Unter diesem Punkt können besondere Lieferbedingungen wie die Versandkosten oder die Lieferart angegeben werden.
- Platz für Unterschrift: Mit seiner Unterschrift bestätigt der Kunde den Erhalt der Ware.
Lieferschein-Vorlage – Word & Excel
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihr Lieferschein erstellen sollen, können Sie unserer Vorlage für Word oder Excel nutzen. Wir stellen Ihnen ein kostenloses Beispiel für einen regulären Lieferschein zur Verfügung.
Firmenname
Musterstraße 1a
12345 Musterstadt
Tel: 0123 12345 67
Steuernummer: 12345678
E-Mail: musterfirma@domain.de
Internet: www.domain.de
Musterfirma GmbH
Mustermannstraße 3
54321 Stadt
Lieferschein
LieferNR.: XXX Versanddatum: XX.XX.XXXX
Vielen Dank für Ihre Bestellung. Wir liefern Ihnnen wie vereinbart folgende Artikel:
Art.-Nr. I Bezeichnung I Mnege I Gewicht I Einzelpreis I Gesamptpreis
XXX
Gesamtbetrag: XX,XX €
Sonstiges:
Ware erhalten und geprüft:
Datum, Unterschrift Empfänger
Tipp: Lieferscheine noch einfacher erstellen mit der Handwerkersoftware
Damit Sie im Arbeitsalltag nicht den Überblick verlieren, bietet die Streit Handwerkersoftware praktische Funktionen rund um den Lieferschein. Mit der Handwerkersoftware können Sie Lieferscheine nicht nur versenden, sondern auch digital archivieren. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern. So bleibt mehr Zeit für Ihr eigentliches Handwerk.
Mehr zur Handwerkersoftware
Unterschied zu anderen Dokumenten
Der Lieferschein kann für Handwerksbetriebe als Nachweis dienen und die eigene Materialverwaltung vereinfachen. Dabei ist er von anderen Dokumenten wie der Rechnung, der Packliste, dem Frachtbrief, dem Ersatzlieferschein oder der Proforma-Rechnung abzugrenzen.
Lieferschein vs. Rechnung
Auch wenn der Lieferschein direkt der Ware beigelegt wird und die Einzelpreise der verwendeten Artikel enthalten kann, ersetzt er die Rechnung nicht. Sie muss trotzdem erstellt werden und kann entweder ebenfalls direkt beigelegt oder später versendet werden. Wenn Sie eine Zahlungsaufforderung und ein Zahlungsziel auf den Lieferschein setzen, handelt es sich streng genommen um eine Rechnung. Dabei sollten Sie aber vorsichtig sein, denn dann muss er auch die Pflichtangaben für eine Rechnung enthalten. Buchhalterisch kann es also sinnvoller sein, beide Dokumente sauber voneinander zu trennen.
Lieferschein vs. Packliste
Eine Packliste dient der Auflistung verschiedener Artikel, die in einem Paket enthalten sind. Auch das Gewicht und die Maße können in die Packliste aufgenommen werden. Sie ist vor allem für interne Zwecke oder auch für die Spediteure und den Zoll von Bedeutung. Ein Lieferschein soll hingegen den Erhalt der Ware bestätigen. Er listet zwar auch die Artikel auf, enthält aber weitere Informationen und ist darüber hinaus für Empfänger und Absender gleichermaßen wichtig.
Lieferschein vs. Frachtbrief
Genauso wie der Lieferschein ist der Frachtbrief ein Warenbegleitdokument, das aber einen anderen Zweck erfüllt, denn er klärt die rechtlichen Verhältnisse des Frachtvertrags, der zum Beispiel zwischen Ihnen als Handwerksbetrieb und einem Spediteur abgeschlossen wird. Außerdem enthält der Frachtbrief weitere wichtige Angaben wie das Gewicht der Lieferung oder den Namen und die Anschrift des Empfängers.
Lieferschein vs. Proforma-Rechnung
Bei einer Proforma-Rechnung geht es darum, den Warenwert einer Sendung nachzuweisen. Innerhalb von Deutschland dient sie obendrein als Auftragsbestätigung. Sie muss alle Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung aufweisen, enthält aber keine Zahlungsaufforderung.
Wie lange muss man einen Lieferschein aufbewahren?
Lange Zeit galten für den Lieferschein Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Wenn der Lieferschein zugleich als Rechnung diente, verlängerte sich die Frist auf ganze zehn Jahre. Seit allerdings das zweite Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft getreten ist, ist auch die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine weggefallen.
Sobald Sie die Rechnung versenden, können Sie den Lieferschein laut § 147 der Abgabenordnung also theoretisch entsorgen, solange es sich nicht um einen Buchungsbeleg handelt. Das gilt aber nicht, wenn der Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält! In diesem Fall müssen Sie ihn nach wie vor für zehn Jahre aufbewahren. Ein digitales Archiv ist dafür gut geeignet.
Vergessen Sie trotz der weggefallenen Aufbewahrungspflicht nicht, dass ein Lieferschein eine gewisse Beweiskraft hat, sodass es durchaus von Vorteil sein kann, ihn weiterhin aufzubewahren!
Digitale Lieferscheine mit Software
Ein Synonym für Lieferschein ist Warenbegleitschein. Diese Bezeichnung legt nahe, dass der Lieferschein der Warenlieferung in Papierform beiliegt, und in der Praxis wird das auch noch oft so gehandhabt. Doch ist das in Zeiten der Digitalisierung wirklich noch notwendig? Genügt vielleicht auch ein digitaler Lieferschein?
Umsetzung in der Praxis
Tatsächlich kann ein Lieferschein auch in digitaler Weise den Weg zum Empfänger finden. Immer mehr Unternehmen und auch Handwerksbetriebe wählen diese Lösung, da ihnen das jede Menge Papierkram ersparen kann. Das läuft dann üblicherweise so ab:
- Sie erstellen mithilfe eines Rechnungsprogramms einen digitalen Lieferschein inklusive aller wichtiger Inhalte.
- Sie versenden die Ware an Ihren Kunden und schicken den Lieferschein auf digitalem Weg zu ihm.
- Falls der Lieferschein unterschrieben werden soll, kann das mit einer digitalen Signatur erfolgen.
Vorteile eines digitalen Lieferscheins
Wenn Sie den Lieferschein digital und nicht analog erstellen, zum Beispiel mit einer Software von STREIT, können Sie von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren:
Einfache Erstellung:
Softwarelösungen verfügen oft über Vorlagen für Lieferscheine und machen die Erstellung so einfacher.
Archivierung:
Der Lieferschein kann einfach auf digitale Art und Weise archiviert werden. Sie müssen ihn weder abheften noch Platz in einem Ordner dafür finden.
Mögliche Kostenersparnis:
Natürlich kostet eine Software zum Erstellen von Lieferscheinen auch Geld. Gerade wenn Sie aber sehr viele Lieferscheine schreiben müssen, kann es sein, dass Sie mit der digitalen Variante Geld sparen. Schließlich entfallen Kosten für Papier und Druck.
Schnittstellen:
Programme zur Erstellung von Lieferscheinen verfügen üblicherweise über die notwendigen Schnittstellen zur Übertragung der Dokumente und zur Kommunikation mit dem Steuerberater oder mit den Geschäftspartnern. Wichtig sind unter anderem eine DATEV- und eine UGL-Schnittstelle.
Tipp: Dokumente zentral archivieren
Die Streit Handwerkersoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Lieferscheine automatisch im zentralen System zu speichern. Dadurch entfällt die Suche nach Papierbelegen, und wichtige Dokumente sind jederzeit schnell auffindbar. Das steigert nicht nur die Transparenz, sondern vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit Steuerberater und Geschäftspartnern.
Checkliste zum Erstellen eines Lieferscheins
Beim Erstellen von Lieferscheinen können schnell Fehler entstehen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie bisher keine bis wenig Erfahrung damit haben. Damit alles glattläuft und Ihr Lieferschein bei den Kunden keine Skepsis hervorruft oder zu Korrekturwünschen führt, haben wir zum Abschluss noch eine Checkliste für Sie:
Methode wählen:
Sie können eine Vorlage oder eine Software zum Erstellen auswählen. Letztere bietet eine Reihe von Vorteilen und verringert die Fehleranfälligkeit. Außerdem macht sie es Ihnen einfach, einen digitalen Lieferschein zu erstellen, den Sie dann problemlos archivieren können und zur Beweisführung immer bereit haben. Ganz schön praktisch, oder?
Erforderliche Felder ausfüllen:
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Pflichtangaben auf den Lieferschein schreiben. Da es sich um ein geschäftliches Dokument handelt, müssen Sie also die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe erfüllen.
Veraltete Angaben vermeiden:
Stellen Sie sicher, dass sowohl die Anschrift Ihres Unternehmens als auch die Ihres Kunden korrekt und aktuell ist. Wenn Sie die Stammdaten regelmäßig pflegen, sollte es hier zu keinen Problemen kommen.
Keine Rechnung daraus machen:
Halten Sie die Grenzen zwischen Lieferschein und Rechnung klar ein. Vermeiden Sie deswegen, alle Pflichtangaben einer Rechnung auf dem Lieferschein zu machen, und schreiben Sie auch keine Zahlungsaufforderung darauf. Wenn Sie das doch tun, handelt es sich um eine Rechnung, die zehn Jahre lang archiviert werden muss.
Überprüfen:
Bevor Sie den Lieferschein versenden, sollten Sie überprüfen, ob alle Angaben darauf korrekt sind. Ist die Bezeichnung der Waren richtig? Stimmen die Artikelnummern? Haben Sie die korrekte Mengenangabe gemacht? Ist die Bestellung vollständig oder fehlt etwas?
Versenden:
Zum Schluss müssen Sie den Lieferschein natürlich auch noch abschicken, damit er rechtzeitig beim Kunden ankommt.
FAQs zu Lieferschein erstellen im Handwerk
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten der Lieferschein erstellung im Handwerk zusammengefasst:
Wie erstelle ich einen Lieferschein?
Sie können zum Beispiel die Rahmenmuster für Lieferscheine und Rechnungen nach DIN 4991 verwenden oder Sie nutzen unser Rechnungsprogramm. Wichtig ist, dass der Lieferschein alle notwendigen Angaben wie den Namen und die Anschrift von Absender und Empfänger, das Datum der Lieferung, eine detaillierte Warenbeschreibung, die Lieferbedingungen und die Preise enthält. Lassen Sie außerdem ausreichend Platz für die Unterschrift des Empfängers. Das ist zwar nicht verpflichtend, kann aber bei der späteren Beweisführung von Vorteil sein.
Wer muss den Lieferschein erstellen?
Der Lieferschein wird vom Absender erstellt. Er legt ihn mit in die Warenlieferung oder verschickt ihn auf elektronischem Wege an den Empfänger. Lieferscheine können an Privatkunden sowie an gewerbliche Kunden versendet werden.
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein, Lieferscheine sind in Deutschland nicht verpflichtend, haben sich aber in der Praxis bewährt und werden deswegen von vielen Unternehmen zur Dokumentation und als Nachweis genutzt. Wenn der Lieferschein vom Empfänger unterschrieben wird, bestätigt dieser damit, dass er die Ware erhalten hat, was bei späteren Unstimmigkeiten von großem Vorteil sein kann.
Wie lange muss ich einen Lieferschein aufbewahren?
Durch das zweite Bürokratieentlastungsgesetz müssen Lieferscheine vom Versender seit 2017 nur noch aufbewahrt werden, bis die Rechnung erstellt worden ist. Der Empfänger sollte den Schein behalten, bis er die Rechnung erhalten hat. Wenn Sie auf einem Lieferschein allerdings alle Pflichtangaben einer Rechnung unterbringen, dient er als Buchungsbeleg und muss dann für mindestens zehn Jahre nach den Regeln der GoBD aufbewahrt werden. Dafür brauchen Sie eine gute Software mit einem entsprechenden digitalen Archiv.
Kann ich einen Lieferschein selbst schreiben?
Sie können einen Lieferschein genauso wie eine Rechnung selbst verfassen. Am besten verwenden Sie dafür eine Software, denn die kann Ihnen die Erstellung des Dokuments deutlich vereinfachen.
Kann ein Lieferschein eine Rechnung ersetzen?
Nein, ein Lieferschein ersetzt keine Rechnung. In der Regel geht er ihr voraus und liefert einen ersten Überblick über den Inhalt der Lieferung sowie über die Preise. Die Rechnung inklusive Zahlungsaufforderung wird dann erst später gestellt und ist als Buchungsbeleg mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.
Muss ein Lieferschein unterschrieben werden?
Damit Sie den Lieferschein später als Urkunde für den Erhalt der Ware nutzen können, sollte er unterschrieben werden. Das kann auf handschriftlichem oder digitalem Weg erfolgen.
Fazit
Lieferscheine sind ein geschäftliches Dokument, das als Nachweis über die Zustellung von Warenlieferungen dient und deswegen auch für viele Handwerksbetriebe relevant ist. Zwar sind Sie als Unternehmer nicht zur Erstellung und Versendung eines Lieferscheins verpflichtet, sie sollten aber nicht darauf verzichten, denn viele Kunden erwarten, dass er bei einer Lieferung beiliegt, und sehen das als Zeichen von Professionalität. Hinzu kommt, dass Sie damit im Zweifel nachweisen können, dass die Ware wirklich den Weg zum Empfänger gefunden hat.
Damit der Lieferschein korrekt ist, muss er die Mindestanforderungen an einen Geschäftsbrief erfüllen. Darüber hinaus können Sie weitere Informationen darauf schreiben und zum Beispiel die Lieferbedingungen noch einmal genau darlegen. Erstellen können Sie den Lieferschein mithilfe einer Vorlage oder einer Software.
