Mehrwertsteuer im Handwerk – Rechnungsstellung, Voranmeldung & Tipps

Die Mehrwertsteuer darf nur in Rechnung gestellt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Steuerbarkeit des Umsatzes

• Voraussetzung: Der Umsatz muss im Inland steuerbar sein.
• Definition: Ein Umsatz ist steuerbar, wenn eine Lieferung oder sonstige Leistung durch einen Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens erbracht wird.

2. Steuerpflicht des Umsatzes

• Voraussetzung: Der Umsatz muss steuerbar, aber nicht steuerfrei sein.
• Ausschluss: Ein Umsatz ist nicht steuerfrei, wenn keine der in §4 UStG aufgeführten Steuerbefreiungen zutrifft.

Nach Ablauf des Kalenderjahrs müssen Sie eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Darin werden alle Umsätze für das gesamte Jahr angegeben. Genau wie die Voranmeldungen können Sie das elektronisch über ELSTER erledigen.

Angaben auflisten, die gemacht werden müssen

Achten Sie darauf, dass Ihre Umsatzsteuerklärung vollständig ist und machen Sie unbedingt die folgenden Angaben:

• Angaben zum Unternehmen: Vollständiger Name und Adresse
• Tragen Sie alle umsatzsteuerpflichtigen Umsätze ein. Dabei ist der Nettowert anzugeben.
• Außerdem müssen Sie innergemeinschaftliche Erwerbe und Dreiecksgeschäfte aufführen.
• Anschließend tragen Sie dann noch Ihre gezahlte Vorsteuer ein.

ELSTER berechnet dann, ob Sie Umsatzsteuer nachzahlen müssen oder ob Sie eine Erstattung bekommen.

Jährliche Pflicht zur Abgabe

Die Umsatzsteuererklärung muss jährlich abgegeben werden. Die Frist endet üblicherweise am 31. Juli des Folgejahres. Wenn Sie einen Steuerberater haben, räumt Ihnen das Finanzamt noch ein weiteres Jahr ein. Während der Coronapandemie und in den Folgejahren wurden die Fristen teilweise ebenfalls verlängert.

Zusammenhang mit den Voranmeldungen

Während des Geschäftsjahres leisten Sie bereits Vorauszahlungen. Diese erfolgen mit den Voranmeldungen. Durch die Umsatzsteuererklärung werden noch einmal alle Umsätze für das gesamte Kalenderjahr zusammengefasst. Optimalerweise weichen diese Zahlen nicht von den Voranmeldungen ab. Wenn das einmal doch der Fall ist, kommt es entweder zu einer Nachzahlung oder einer Erstattung. Sollten Sie aber schon im Laufe des Jahres feststellen, dass Sie bei einer Voranmeldung einen Fehler gemacht haben, sollten Sie diesen, am besten nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater schnellstmöglich berichtigen.

Umsatzsteuererklärung selbst machen

Über ELSTER können Sie Ihre Umsatzsteuererklärung selbst machen. Tragen Sie die entsprechenden Umsätze und die Vorsteuer einfach aus Ihrem Buchhaltungsprogramm in die richtigen Zeilen ein. ELSTER berechnet Ihre Steuerschuld dann für Sie. Wenn Sie sich mit dem Umsatzsteuergesetz nicht auskennen, sollten Sie sich aber besser auch hierfür Unterstützung holen.

Umsatzsteuererklärung vs. Umsatzsteuervoranmeldung

Im Folgenden möchten wir noch auf ein paar Sonderregelungen eingehen, die unter bestimmten Umständen auch für Ihren Betrieb relevant sein könnten.

Umsatzsteuerregelungen für Bauleistungen nach §13b UStG - Schuldnerumkehr

Auch bei Bauleistungen und Gebäudereinigungsleistungen gilt das Prinzip der Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge-Verfahren). Um Umsatzsteuerhinterziehung zu verhindern, soll die Steuerschuld an den inländischen und vorsteuerabzugsberechtigten Leistungsempfänger übertragen. Zu den Leistungen gehören Werklieferungen und andere Leistungen zur Errichtung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken. Ausnahmen sind von Planungs- und Überwachungsleistungen (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG). Die Steuerschuld des Leistungsempfängers greift auch in Fällen, in denen Bauleistungen in Anspruch genommen werden, die nicht unmittelbar mit den Bauleistungen verbunden sind, die der Unternehmer gegenüber Dritten erbringt.

Beispiel:

Der Bauunternehmer Müller beauftragt den Elektroinstallateur Schmidt, in sein gewerbliches Gebäude eine neue Elektroanlage zu installieren. Herr Müller erzielt als Bauunternehmer regelmäßig Einnahmen aus Bauleistungen. Die Installation der Elektroanlage kostet netto ohne Umsatzsteuer 5.000 EUR und stellt eine Werkleistung von Herrn Schmidt dar, die unter § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG fällt. Für diese Leistung ist Herr Müller als Leistungsempfänger der Steuerschuldner, da er selbst nachhaltig Umsätze mit Bauleistungen generiert. Es spielt keine Rolle, dass die erbrachte Leistung in einem gewerblichen Gebäude durchgeführt wird. Herr Schmidt stellt eine Rechnung über 5.000 EUR aus und vermerkt darauf, dass nicht er, sondern Herr Müller als Leistungsempfänger für die Umsatzsteuer (in Höhe von 950 EUR) verantwortlich ist. Herr Müller überweist die 5.000 EUR von seinem Geschäftskonto.

Zu den Bauleistungen bei denen der Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer wird, gehören:

• Gaststätteneinrichtungen
• Ladeneinbauten
• Schaufensteranlagen
• Aufzügen
• Rolltreppen
• Fenstern und Türen
• Heizungsanlagen
• Bodenbelägen
• die Errichtung von Dächern und Treppenhäusern.
• Erdarbeiten bei Erstellung eines Bauwerks
• EDV- oder Telefonanlagen, die mit dem Bauwerk verbunden sind
• Dachbegrünung eines Bauwerks
• der Hausanschluss durch Versorgungsunternehmen
• künstlerische Leistungen an Bauwerken, wenn sie sich unmittelbar auf die Substanz auswirken
• Reinigungsvorgänge, bei denen die zu reinigende Oberfläche verändert wird (z. B. bei Fassadenreinigungen)
• Werklieferungen von Fotovoltaikanlagen, die auf oder an einem Gebäude oder Bauwerk installiert werden (z. B. dachintegrierte Anlagen, Auf-Dach-Anlagen oder Fassadenmontagen) oder mit dem Grund und Boden auf Dauer fest verbunden werden (Freiland-Fotovoltaikanlagen)

Besonderheiten bei Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten

Ein Wechsel der Steuerschuldnerschaft erfolgt bei sämtlichen Reparatur- und Wartungsleistungen an Bauwerken oder deren Teilen nur, wenn das Nettoentgelt für die jeweilige Leistung die Bagatellgrenze von 500 EUR übersteigt. Wartungsleistungen, die einen Nettowert von mehr als 500 EUR aufweisen, werden lediglich dann als Bauleistungen betrachtet, wenn dabei Teile verändert oder bearbeitet werden.

Kleinunternehmerregelung § 19 UStG

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen.

Voraussetzungen und Grenzen

Wenn Sie im Vorjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro hatten und im aktuellen Geschäftsjahr voraussichtlich unter einem Umsatz von 50.000 Euro bleiben werden, können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Sobald Sie diese Grenzen wieder überschreiten, müssen Sie natürlich Umsatzsteuer ausweisen. Denken Sie in diesem Fall daran, dass Sie das auch vom ersten Tag des Folgejahrs an tun.

Vor- und Nachteile der Regelung

Die Kleinunternehmerregelung kann Ihnen die Buchhaltung deutlich vereinfachen. Sie können einfach Netto-Rechnungen ausstellen und müssen sich keine Gedanken um die Umsatzsteuervoranmeldungen machen. Wenn Sie aber hohe Betriebsausgaben haben, kann sie nachteilig sein. Denn genauso wenig wie Sie Umsatzsteuer ausweisen dürfen, dürfen Sie auch keine Vorsteuer anmelden. Sie zahlen also die volle Mehrwertsteuer auf alle Eingangsrechnungen.

Umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten § 4 UStG

Welche Leistungen von der Umsatzsteuer befreit sind, ist in § 4 UStG geregelt. Für Sie als Inhaber eines Handwerksbetriebs sind vor allem diese Sachverhalte von Interesse:

• Ausfuhrlieferungen in Drittländer
• Innereuropäische Ausfuhrlieferungen

Darüber hinaus sind einige Finanzdienstleistungen und Lieferungen per Luft- und Schifffahrt steuerbefreit. Diese Fälle kommen in Ihrem alltäglichen Geschäft, aber wahrscheinlich nicht vor.