Auch wenn es in Ihrem Betrieb bereits eine Organisationsstruktur gibt, lassen sich Prozesse häufig optimieren. So sparen Sie bei der Auftragsbearbeitung in Ihrem Handwerk langfristig Zeit und Ressourcen und können so effizienter und wirtschaftlicher arbeiten. Die folgende Checkliste kann Ihnen bei der Optimierung helfen:
Organisation im Handwerksbetrieb – Strategien, Tipps & Softwarelösung
Eine gute Organisation im Handwerksbetrieb optimiert Abläufe und steigert die Kundenzufriedenheit und damit auch die Chance auf Folgeaufträge. Ebenso stärkt sie oft die Bindung der Mitarbeiter. Im folgenden Ratgeber zeigen wir, wie eine durchdachte Struktur und digitale Softwarelösungen Ihre Büro- und Baustellenorganisation verbessern können.
Inhalt
- Was versteht man unter Organisation im Handwerksbetrieb?
- Prozessoptimierung im Handwerk – Checkliste & Tipps
- Organisationsstruktur im Betrieb
- Kernbereiche eines Handwerksbetriebs
- Betriebsorganisation im Handwerk mit STREIT Software
- Übergeordnete Handwerksorganisationen
- Typische Herausforderungen für kleine und große Betriebe
- Handwerker-Software zur Organisation für Betriebe jeder Größe
- FAQs
Was versteht man unter Organisation im Handwerksbetrieb?
Wenn von der Organisation in einem Handwerksbetrieb gesprochen wird, ist damit eine durchdachte Strukturierung der unternehmensinternen Abläufe gemeint. Da sich ein Unternehmen üblicherweise in verschiedene Funktionsbereiche wie die Beschaffung und Lagerhaltung von Materialien und Werkzeugen, die Finanzplanung oder das Marketing unterteilt, müssen einzelnen Organisationsstrukturen für die verschiedenen Abteilungen geschaffen werden.
In Handwerksbetrieben ist die Abgrenzung aber nicht immer ganz so klar. Viele Unternehmen sind klein, sodass sich Aufgabenbereiche überschneiden. Oftmals gibt es aber eine Trennung zwischen der Büro- und der Baustellenorganisation. In diesen beiden Bereichen sind schließlich auch sehr unterschiedliche Fähigkeiten gefragt.
Prozessoptimierung im Handwerk – Checkliste & Tipps
Unternehmensziele formulieren:
Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wohin die Reise geht. Legen Sie Unternehmensziele fest und kommunizieren Sie diese an das Team. Das kann zur Motivation der Mitarbeiter beitragen. Außerdem haben Sie jetzt eine Messleiste für Erfolg.
Aufgaben outsourcen:
Sie müssen nicht alle Aufgaben selbst machen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, bestimmte Bereiche an erfahrene Profis abzugeben. Zum Beispiel können Sie die Buchhaltung extern über Ihren Steuerberater erledigen lassen, einen Unternehmensberater für Handwerker einbeziehen. Dann müssen Sie keine eigene Bürokraft dafür einstellen.
Verantwortlichkeiten klären:
Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, für welche Aufgaben er zuständig ist. Sie als Inhaber können die Tätigkeiten entsprechend delegieren und so Klarheit schaffen. Geben Sie Aufgaben aus der Hand, die Sie delegieren können und nutzen Sie die gewonnene Zeit lieber für eine effiziente Unternehmensführung.
Software einsetzen:
Verschließen Sie sich nicht vor der Digitalisierung. Durch den Einsatz moderner Bürosoftware für Handwerker und Handwerker-Apps können Sie viele Prozesse besser überwachen. Sie behalten so jederzeit den Überblick über anstehende Fristen, den Lagerbestand oder andere wichtige Informationen. Wenn diese zentral abgelegt werden, lassen sie sich außerdem von überall abrufen.
Zeitmanagement verbessern:
Planen Sie Ihre Projekte mit realistischen Zeitfenstern und überprüfen Sie zwischendurch immer wieder den Zwischenstand. Wenn Sie stark von den vorher gesetzten Zielen abweichen, können Sie so früh gegensteuern. Auch die Priorisierung von wichtigen bis hin zu weniger wichtigen Aufgaben ist entscheidend. Auch hier ist eine entsprechende Software zur Kalkulation im Handwerk entscheidend um regelmäßige Auswertungen zu erhalten.
![Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"](/fileadmin/user_upload/mockups/2022-07-12-monteur-plus-freigestellt.png "Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"")
Tipp: Mobile Auftragsbearbeitung per App umsetzen
Das Arbeiten mit Apps direkt von der Baustelle trägt maßgeblich zu einer guten Organisation im Handwerksbetrieb bei Mit der App zur mobilen Auftragsbearbeitung in STREIT können Ihre Mitarbeiter Aufträge direkt vor Ort erfassen, bearbeiten und abschließen. Alle Daten stehen in Echtzeit im Büro zur Verfügung, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten. Das spart Zeit, vermeidet doppelte Arbeitsschritte und sorgt für eine lückenlose Dokumentation zwischen Baustelle und Büro.
Aufbau einer Organisationsstruktur im Betrieb
Wie die Organisationsstruktur in einem Handwerksbetrieb aussehen sollte, hängt maßgeblich von der Größe des Unternehmens ab. In kleineren Betrieben mit wenigen Mitarbeitern gibt es nur eine geringe Aufgabenverteilung. Dementsprechend gestaltet sich die Organisation sehr übersichtlich. Je mehr Mitarbeiter in einem Betrieb arbeiten, desto komplizierter wird es. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
| Betriebsgröße | Organisationsstruktur |
| Kleiner Betrieb (1-5 Personen) |
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| Mittelgroßer Betrieb (5–20 Personen) |
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| Größerer Betrieb (mehr als 20 Personen) |
|
Kernbereiche eines Handwerksbetriebs
Ein klassischer Handwerksbetrieb unterteilt sich in verschiedene Kernbereiche, die nicht nur einzeln gut organisiert sein, sondern auch möglichst reibungslos zusammenarbeiten sollten. Je besser die verschiedenen Zahnräder ineinandergreifen, desto effizienter laufen die betriebsinternen Prozesse ab.
Unternehmensführung im Handwerk
Die Unternehmensführung wird im Handwerk häufig durch den Inhaber selbst übernommen. Manchmal gibt es auch einen Geschäftsführer. Die Aufgaben sind unabhängig von der Führungsperson die gleichen: Die Unternehmensführung formuliert die Ziele für den Betrieb und arbeitet die Struktur aus. Sie kümmert sich um die strategische Leitung, die finanzielle Planung, das Risikomanagement und gerade in kleineren Handwerksbetrieben oft auch um die Kundenakquise.
Manche Chefs tun sich schwer, Verantwortung abzugeben und Ihre Angestellten mit wichtigen Aufgaben zu betrauen. Allerdings gehört gerade das Delegieren zu einer guten Unternehmensführung und ist essenzieller Teil der Betriebsorganisation. Als Inhaber können Sie so Ihre eigene Arbeitsbelastung reduzieren und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter motivieren und deren Zufriedenheit stärken.
Büro und Verwaltung
Optimalerweise gibt es mindestens eine Person in einem Handwerksbetrieb, die für die Buchhaltung sowie für die Angebots- und Rechnungserstellung zuständig ist. Auch die Terminplanung wird üblicherweise im Büro organisiert. Wichtig ist, dass Ordnung im Büro herrscht und Dokumente, Rechnungen und Angebote strukturiert sowie rechtskonform archiviert werden.
Während wichtige Unterlagen früher in Aktenschränken aufbewahrt worden sind, lassen sie sich heute auch digital ablegen. Das bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich: Sie benötigen weniger Platz im Büro. Außerdem sparen Sie Papier und Druckertinte. Darüber hinaus sind bei einer digitalen Büroorganisation all Ihre Dokumente zentral archiviert und so schnell auffindbar.
Teil der Büroorganisation ist auch die betriebsinterne Kommunikation, die zum Beispiel per Telefon oder E-Mail erfolgen kann. Besonders praktisch ist es, wenn sich Belege und andere Dokumente direkt aus der Software heraus per E-Mail versenden lassen. Das spart einen Arbeitsschritt und minimiert die Fehleranfälligkeit. So kann es nicht so schnell passieren, dass ein wichtiger Anhang vergessen wird.
Projekt- und Auftragsleitung
Damit die geplanten Aufträge auch erledigt werden, bedarf es einer Projektleitung, die sich um die Koordination von Baustellen, um die Bestellungen des notwendigen Materials und um die direkte Kommunikation mit den Kunden und den Lieferanten kümmert. Ihr obliegt die Planung sowie die Durchführung der einzelnen Projekte.
Ein wichtiger Teil der Projektleitung ist auch die Baustellenorganisation, welche die Überwachung der Mitarbeitenden vor Ort, der Materialien und der Fahrzeuge beinhaltet. Digitale Tools können die Koordination auf der Baustelle vereinfachen und wichtige Informationen wie Leistungsverzeichnisse oder den Bauzeitenplan jederzeit bereitstellen.
Baustellen Organisation - Monteure auf der Baustelle und in der Werkstatt
Zur Erledigung der Aufträge und der handwerklichen Aufgaben brauchen Handwerksbetriebe Mitarbeiter. Sie setzen die Projekte und Aufträge auf der Baustelle um oder werden in der Werkstatt eingesetzt. Eine exakte Einsatzplanung, sorgt für reibungslose Abläufe. Ein übersichtliches Baustellenmanagement mit entsprechenden Tools und Apps bringen hier Entlastung.
Es ist wichtig, zu wissen, wer wann verfügbar ist. Urlaubsanspruch und -planung und die maximale Arbeitszeit müssen also stets berücksichtigt werden. Falls Überstunden angehäuft werden, ist rechtzeitig für einen Ausgleich zu sorgen. Ein passender Baustellenplaner kann genauso nützlich sein wie eine Zeiterfassungs-App für Mitarbeiter.
Auch neue Mitarbeiter zu finden, Weiterbildungsangebote und Entlassungen gehören in den Bereich der Mitarbeiterplanung. Vor allem Weiterbildungsangebote sind im Hinblick auf den Fachkräftemangel von großer Bedeutung. Wenn Sie keinen Experten für einen bestimmten Aufgabenbereich finden, dann bieten Sie doch einfach einem Angestellten eine entsprechende Fortbildung an.
Lager- und Materialwirtschaft
Ohne Materialien und Werkzeuge funktioniert kein Handwerksbetrieb. Es müssen regelmäßig neue Bauteile nachbestellt und Werkzeuge gewartet werden. Damit es hierbei zu keinen Problemen kommt, ist eine sorgfältige Planung unverzichtbar. Besonders gut funktioniert Einkauf, Material- und Werkzeugverwaltung mit einer Software.
Damit lassen sich die Bestände viel leichter überwachen, sodass Sie bei Engpässen rechtzeitig reagieren können. Außerdem kann so schnell ermittelt werden, welche Materialien und Werkzeuge besonders häufig zu Einsatz kommen und deswegen auch in größerer Stückzahl vorgehalten werden sollten. Schnittstellen zum Großhandel in Ihrer Software erleichtert der Einkauf.
Betriebsorganisation im Handwerk mit STREIT Software
Da die Betriebsorganisation im Handwerk verschiedene Bereiche umfasst, ist es gar nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Mit der STREIT Software fällt die Organsiation einfach. Viele Funktionen und Tools erleichtern den Arbeitsalltag von Handwerksbetrieben maßgeblich:
- Kalender: Planen Sie Ihre Aufträge und behalten Sie die Arbeitszeiten und die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter immer im Auge. Besonders praktisch ist die digitale Zeiterfassung
- Auftrags- und Projektorganisation: Kalkulieren, planen und strukturieren Sie die Baustellen und verwalten Sie Kalkulationen, Leistungsverzeichnisse und Angebote.
- Material- und Lagerverwaltung: Behalten Sie Ihre Bestände jederzeit im Blick, vermeiden Sie Engpässe und tätigen Sie rechtzeitig Nachbestellungen.
- Ressourcenplanung: Kalkulieren Sie den Einsatz von Maschinen, Werkzeugen und Fahrzeugen.
- Büroorganisation: Erstellen Sie Angebote und Rechnungen und legen Sie Dokumente jederzeit abrufbar ab.
- Prozessmanagement: Sorgen Sie für klare Abläufe und schaffen Sie mithilfe einer Software eine bessere Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle. Bei STREIT funktioniert das zum Beispiel mit der mobilen App Monteur+.
Übergeordnete Handwerksorganisationen
Neben der Organisation in Ihrem eigenen Betrieb gibt es auch eine übergeordnete Struktur, die bis auf Bundesebene reicht. Sie organisiert das Handwerk in ganz Deutschland:
- Auf Bundesebene: gibt es den Deutschen Handwerkskammertag, den Unternehmerverband Deutsches Handwerk und die Zentralfachverbände.
- In den einzelnen Bundesländern: organisiert sich das Handwerk in den Landeshandwerksvertretungen und die Landesfach- beziehungsweise Landgesinnungsvertretungen.
- Auf Bezirksebene: sind die Handwerkskammern vertreten, die sich auf Kreisebene dann noch einmal in die Kreishandwerkschaften untergliedern.
Die genannten Organisationen vertreten die Interessen ihrer Mitglieder und haben teilweise auch eine beratende Funktion. Landesfachverbände bieten zum Beispiel häufig Weiterbildungen an, die Handwerker auf den neusten technischen Stand bringen sollen. Die Organisationen tragen ebenfalls wesentlich zur Organsation der einzelnen Betriebe bei. Es lohnt sich die Angebote der einzelnen Organisationen in Anspruch zu nehmen.
Typische Herausforderungen für kleine und große Betriebe
Bei der Betriebsorganisation geraten Betriebe immer wieder an ihre Grenzen und sehen sich verschiedenen Herausforderungen gegenüber die es mit einer passenden Organisation zu meistern gilt:
- Fachkräftemangel: Im Handwerk herrscht ein akuter Fachkräftemangel, der sich in vielen Betrieben spürbar auf die Mitarbeiterplanung auswirkt. Oft muss sehr eng kalkuliert werden. Eine großzügige Planung ist nicht mehr überall möglich. Das wiederum wirkt sich unmittelbar auf das gesamte Projektmanagement aus und kann die Auftragsdurchführung verzögern. Vor allem kleine Betriebe sind stark betroffen, da sie auf eine geringere Personaldecke zurückfallen.
- Fehlendes digitales Know-How: In kleinen Betrieben fehlt zudem häufig das Know-how für digitale Lösungen, sodass lieber darauf verzichtet wird. So verschenken Inhaber großes Potenzial zur Prozessoptimierung. In größeren Betrieben gibt es hingegen ganz andere Probleme.
- Mangelnde Kommunikation: Aufgrund von mangelnder Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen kann es zu Problemen kommen. Wenn die Verwaltung nicht weiß, was auf der Baustelle passiert und andersherum, werden Prozesse unnötig verkompliziert und in die Länge gezogen.
Empfehlung: STREIT Handwerkersoftware
Mit der STREIT Handwerkersoftware besitzen Sie sowohl eine Werkzeugverwaltung als auch alle wichtigen Tools zur Kalkulation, Angebots- und Rechnungsstelltung. Auch Ihren Einkauf wickeln Sie vollständig digital ab - per Schnittstelle zu Großhandel und vollständiger digitalen Rechnungseingangsprüfung.
Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihren Betrieb, erhalten Sie Auswertungen und Echtzeit-Einblicke in die Projektverläufe. Planen und terminieren Sie Ihre Aufträge mit dem digitalen Kalender und rechnen Sie exakt und schnell ab.
FAQs
Wie organisiere ich meinen Handwerksbetrieb am besten?
Das kommt ein bisschen darauf an, wie groß Ihr Handwerksbetrieb ist und wie viele Mitarbeiter Sie haben. Auf jeden Fall sollten Sie Ihren Betrieb in verschiedene Funktionsbereiche einteilen und dafür individuelle Aufgaben festlegen. Wenn Sie Angestellte haben, können Sie diese mit den verschiedenen Tätigkeitsbereichen beauftragen. Formulieren Sie außerdem Unternehmensziele und führen Sie ein regelmäßiges Controlling zur Einhaltung Ihrer Vision und der selbst geschaffenen Organisationsstruktur ein.
Welche Vorteile bringt Prozessoptimierung im Handwerk?
Durch die Prozessoptimierung können Sie Aufträge effizienter abwickeln und so Zeit und Ressourcen sparen. Das macht Ihren Betrieb wirtschaftlicher und kann sogar das Wachstum vorantreiben. Sie verschwenden zudem weniger Zeit für die Planung und Organisation. Die können Sie dann Ihrem eigentlichen Kerngeschäft widmen.
Was gehört zur Betriebsorganisation im Handwerk?
In Handwerksbetrieben müssen verschiedene Kernbereiche wie die Mitarbeiter- und die Ressourcenplanung, die Auftrags- und die Projektorganisation, die Material- und Lagerverwaltung und die Büroorganisation abgedeckt werden. Auch das Controlling sollte Teil der übergeordneten Organisationsstruktur sein.
Wie funktioniert Büroorganisation im Handwerk?
Moderne Büroorganisation im Handwerk funktioniert mithilfe von digitalen Tools. Softwarelösungen erleichtern die Terminplanung und die betriebsinterne Kommunikation. Auch für die Buchhaltung und für die Verwaltung wichtiger Daten sind sie mittlerweile unverzichtbar geworden.
Fazit
Selbst wenn Sie nur einen kleinen Handwerksbetrieb führen, sehen Sie sich tagtäglich mit verschiedenen Aufgaben konfrontiert, die Sie alle unter einen Hut bekommen müssen. Um nicht im Chaos unterzugehen, sollten Sie sich um eine klare Strukturierung Ihres Betriebs kümmern, Aufgaben zuweisen und verschiedene Bereiche benennen. Bei der Durchführung Ihrer Planung können Ihnen digitale Tools wie Apps und Softwarelösungen für das Büro eine große Unterstützung sein. Die Digitalisierung beschleunigt nicht nur viele Prozesse, sie macht auch einen Großteil des Papierkrams überflüssig und sorgt dafür, dass alle wichtigen Daten zentral archiviert werden können.
