Verpflegungsmehraufwand für Handwerker: Das gilt 2026, Vorgaben, Abrechnung & Tipps
Handwerker sind nur recht selten an einem festen Ort tätig. Das gilt für Elektriker auf der Baustelle, Dachdecker beim Kunden oder Heizungsinstallateur auf Montage gleichermaßen. Wechselnde Einsatzorte gehören einfach zum Arbeitsalltag. Dabei entstehen zusätzliche Kosten für die Verpflegung, die sich steuerlich geltend machen lassen. Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den Reisekosten und bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer finanzielle Vorteile.
Inhalt
- Verpflegungspauschale im Handwerk – das gilt 2026
- Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?
- Verpflegungspauschale berechnen und steuerliche Vorteile nutzen
- Verpflegungsmehraufwand Rechner – Daten eingeben, Ergebnis sofort sehen
- Beispiele für Verpflegungsmehraufwand
- Wann und unter welchen Bedingungen Handwerker Verpflegungsmehraufwand geltend machen können
- Besonderheiten für selbständige Handwerker
- Sonderfälle des Verpflegungsmehraufwands im Handwerk
- Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung
- FAQs zu Verpflegungsmehraufwand für Handwerker
- Fazit
Verpflegungspauschale im Handwerk – das gilt 2026
Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands bleiben auch im Jahr 2026 unverändert. Die im Wachstumschancengesetz ursprünglich geplante Erhöhung auf 16 Euro und 32 Euro wurde nicht umgesetzt. Grundlage für die Pauschalen ist § 9 Abs. 4a EStG. Handwerksbetriebe können also weiterhin mit den bekannten Sätzen kalkulieren.
Der große Vorteil der Pauschalen liegt in der einfachen Handhabung. Sie müssen keine Einzelbelege für Mahlzeiten sammeln oder aufbewahren. Es genügt ganz einfach, die Abwesenheitszeiten zu dokumentieren. Das spart vor allem Zeit in der späteren Lohnabrechnung im Handwerk und reduziert zudem allgemein den bürokratischen Aufwand.
Ab wieviel Stunden gilt die Verpflegungspauschale? Beträge für Verpflegungsmehraufwand im Überblick
Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale 2026 |
| Mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| Mindestens 24 Stunden (voller Tag) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag (bei mehrtägiger Reise) | 14 Euro |
Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich veröffentlicht. Diese liegen in der Regel höher als die Inlandssätze und berücksichtigen das jeweilige Preisniveau vor Ort.
Mahlzeiten vom Arbeitgeber: Damit wird die Verpflegungspauschale im Handwerk gekürzt
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter (zum Beispiel der Auftraggeber auf der Baustelle) eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt. Die Kürzungsbeträge berechnen sich aus der vollen Tagespauschale von 28 Euro:
- 20 Prozent (5,60 Euro) für das Frühstück
- jeweils 40 Prozent (11,20 Euro) für Mittag- oder Abendessen
Diese Kürzungen gelten auch bei der kleinen Pauschale von 14 Euro.
Beispiel: Sie sind als Monteur zehn Stunden auf einer Baustelle tätig. Das beauftragende Unternehmen stellt Ihnen ein Mittagessen zur Verfügung. Die Pauschale beträgt eigentlich 14 Euro, wird aber dadurch um 11,20 Euro gekürzt. Es verbleiben 2,80 Euro Verpflegungsmehraufwand.
Ab dieser Arbeitsdauer greift der Verpflegungsmehraufwand
Die Grenze für die Pauschale liegt bei mehr als acht Stunden Abwesenheit. Erst ab dieser Dauer haben Sie Anspruch auf die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Bei kürzeren Einsätzen gibt es dagegen leider keine Erstattung. Für die Berechnung zählt die gesamte Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Sie können also von der Abfahrt bis zur Rückkehr alles einberechnen.
Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung gelten für den An- und Abreisetag automatisch jeweils 14 Euro. Das gilt unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Die vollen 28 Euro gibt es nur für Tage, an denen Sie durchgehend 24 Stunden unterwegs sind.
Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?
Der Begriff Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten für Essen und Getränke, die entstehen, wenn Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind. Wenn Sie auf Montage arbeiten oder Baustellen betreuen, können Sie nicht zu Hause essen. Sie müssen daher zwangsweise unterwegs höhere Preise für Mahlzeiten bezahlen.
Steuerlich gehört der Verpflegungsmehraufwand zu den Reisekosten. Er kann entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Gerade bei Handwerksbetrieben mit vielen Mitarbeitern, die regelmäßig auf wechselnden Baustellen unterwegs sind, ist das Thema relevant.
Definition von Verpflegungsmehraufwendungen im Handwerk
Laut Steuerrecht liegt ein Verpflegungsmehraufwand vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied zu privaten Verpflegungskosten. Der Mehraufwand entsteht gerade durch die beruflich bedingte Abwesenheit. Wer zu Hause isst, hat diese zusätzlichen Kosten nicht.
Im Handwerk ist die Situation oft ziemlich eindeutig. Der Elektriker, der zum Beispiel morgens von zu Hause zur Baustelle fährt und dort den ganzen Tag arbeitet, hat einen Verpflegungsmehraufwand. Anders sieht es aus, wenn der Mitarbeiter im Betrieb arbeitet. Dort liegt keine Auswärtstätigkeit vor.
Verpflegungsmehraufwand berechnen und steuerliche Vorteile nutzen
Die korrekte Berechnung des Verpflegungsmehraufwands wirkt sich direkt auf die Steuerlast aus. Für Arbeitgeber sind die erstatteten Pauschalen Betriebsausgaben und mindern den Gewinn. Für Arbeitnehmer reduzieren nicht erstattete Pauschalen das zu versteuernde Einkommen. Für beide Seiten ist es daher sinnvoll und wichtig, sorgfältig zu dokumentieren.
Für Selbständige und Inhaber von Handwerksbetrieben gilt kann der Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe den Gewinn mindern. Auch hier sind die Pauschalen maßgeblich, sodass die tatsächlichen Kosten keine Rolle spielen. Bei Unklarheiten sollte ein Steuerberater im Handwerk hinzugezogen werden.
Verpflegungsmehraufwendungen sicher und korrekt kalkulieren
Für eine rechtssichere Abrechnung benötigen Sie folgende Angaben:
- Datum und Uhrzeit: Beginn und Ende der Abwesenheit von der Wohnung
- Einsatzort: Adresse der Baustelle oder des Kunden
- Grund der Reise: Art der ausgeführten Arbeiten
- Gestellte Mahlzeiten: Angabe, ob der Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt hat
Achten Sie darauf, die Abwesenheitszeiten ebenfalls genau zu erfassen. Die 8-Stunden-Grenze muss überschritten sein. Exakt acht Stunden reichen für die Pauschale nicht aus. Auch gestellte Mahlzeiten müssen ehrlich dokumentiert werden, da diese die Pauschale reduzieren.
Ein Blick auf die Zahlen: so funktioniert die Berechnung
Angenommen, Sie sind Heizungsinstallateur und von Montag bis Freitag auf einer Baustelle tätig. Sie verlassen morgens um 6:00 Uhr Ihre Wohnung und kehren abends um 18:00 Uhr zurück. Am Freitag endet Ihr Einsatz bereits um 14:00 Uhr.
- Montag bis Donnerstag: jeweils 12 Stunden Abwesenheit = 4 x 14 Euro = 56 Euro
- Freitag: 8 Stunden Abwesenheit = 0 Euro (mehr als 8 Stunden erforderlich)
- Gesamter Verpflegungsmehraufwand: 56 Euro
Bei einer mehrtägigen Montage mit Übernachtung sähe die Rechnung anders aus: An- und Abreisetag lägen jeweils bei 14 Euro und volle Tage dazwischen bei jeweils 28 Euro.
Verpflegungsmehraufwand Rechner – Daten eingeben, Ergebnis sofort sehen
Ein Verpflegungsmehraufwand-Rechner vereinfacht die Berechnung. Sie geben hier einfach nur Ihre Reisedaten ein. Sie benötigen den Beginn und das Ende der Abwesenheit, Informationen zu einer eventuellen Übernachtung und ob Mahlzeiten gestellt wurden. Der Rechner ermittelt anschließend automatisch die korrekte Pauschale und berücksichtigt dabei auch eventuelle Kürzungen.
Tragen Sie einfach ein, wie oft die einzelnen Fälle angefallen sind. Der Rechner addiert Pauschalen und zieht gestellte Mahlzeiten automatisch ab.
Tipp: Reisekosten im Alltag sauber mit der STREIT Handwerkersoftware dokumentieren
Unvollständige oder ungenaue Angaben zu Einsatzzeiten und Baustellen führen schnell dazu, dass Verpflegungsmehraufwand nicht korrekt berücksichtigt wird. Gerade bei häufig wechselnden Einsatzorten geht schnell der Überblick verloren.
Eine strukturierte und durchgängige Dokumentation der Abwesenheiten, Einsatzorte und gestellten Mahlzeiten schafft hier Sicherheit. Digitale Lösungen wie die Handwerkersoftware von STREIT unterstützen dabei, solche Daten zentral zu erfassen und automatisch weiterzuverarbeiten.
Beispiele für Verpflegungsmehraufwand im Handwerk
Je nach Situation wird der Verpflegungsmehraufwand unterschiedlich berechnet. Anbei stellen wir Ihnen drei Szenarien vor, anhand derer Sie Ihre eigene Situation beurteilen können.
Praxisbeispiele für Handwerker auf Baustellen
Sowohl bei einer Tagesbaustelle, bei mehrtägigen Montagen als auch bei wechselnden Einsatzorten stehen Ihnen Pauschalen zu.
- Tagesbaustelle: Sie fahren zum Beispiel als Elektriker morgens von Ihrer Wohnung zur Baustelle eines Neubaus. Sie verlassen das Haus um 6:30 Uhr und kehren um 17:00 Uhr zurück. Die Abwesenheit beträgt in diesem Fall 10,5 Stunden. Sie erhalten daher 14 Euro Verpflegungspauschale.
- Mehrtägige Montage: In diesem Beispiel arbeiten Sie als Heizungsinstallateur von Montag bis Mittwoch auf einer entfernten Baustelle und übernachten auch vor Ort. In diesem Fall erhalten Sie am Montag (Anreisetag) 14 Euro, Dienstag (voller Tag) 28 Euro, Mittwoch (Abreisetag) 14 Euro. Insgesamt stehen Ihnen 56 Euro zu.
- Wechselnde Einsatzorte: Bei einem weiteren Beispiel arbeiten Sie als Dachdecker am Montag in Stadt A, am Dienstag in Stadt B und am Mittwoch wieder in Stadt A. Für jeden Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit erhalten Sie 14 Euro. Das gilt unabhängig davon, ob Sie den Einsatzort wechseln.
Beispiel einer Reisekostenabrechnung
Eine vollständige Reisekostenabrechnung umfasst mehrere Kostenarten. Nachfolgend stellen wir Ihnen ein Beispiel einer dreitägigen Montage eines Elektrikers vor:
| Kostenart | Betrag |
| Fahrtkosten (320 km x 0,30 Euro) | 96 Euro |
| Übernachtungskosten (2 Nächte x 85 Euro) | 170 Euro |
| Verpflegungsmehraufwand (14 + 28 + 14 Euro) | 56 Euro |
| Gesamtkosten | 322 Euro |
Die Anfahrtskosten im Handwerk können alternativ auch nach tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. Hierfür ist ein Fahrtenbuch für Handwerker empfehlenswert.
Typische Szenarien im Arbeitsalltag
In Ihrem Arbeitsalltag im Handwerk begegnen Ihnen je nach Arbeitssituation verschiedene Szenarien. Ein häufiger Fall sind kurzfristige Einsätze wie zum Beispiel ein Notdiensteinsatz am Wochenende. Wenn dieser zehn Stunden dauert, berechtigt er Sie zur Pauschale von 14 Euro. Auch wenn der Einsatz nicht geplant war, gelten die gleichen Regeln.
Dem gegenüber stehen langfristige Baustellen. Gerade bei Großprojekten, die mehrere Monate dauern, ist die Drei-Monats-Regel zu beachten. Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt demnach Ihr Anspruch auf Verpflegungspauschalen.
Dann gibt es Außendienstsituationen. Wenn Sie zum Beispiel als Servicetechniker täglich verschiedene Kunden besuchen, haben Sie in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Sie können für jeden Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit die Pauschale geltend machen.
Ähnlich sieht es auch mit Fortbildungen und Schulungen aus. Wenn Sie außerhalb des Betriebs an Weiterbildungen teilnehmen, dann besteht ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Schulung beruflich veranlasst ist und die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt. Selbst wenn der Arbeitgeber die Seminargebühren übernimmt, bleiben Ihnen die Verpflegungspauschalen erhalten.
Der Besuch von Fachmessen oder Branchenveranstaltungen zählt ebenfalls als Auswärtstätigkeit. Hier gelten die gleichen Pauschalen wie bei Baustelleneinsätzen. Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen Ihrer Wohnung und endet mit der Rückkehr.
Wann Handwerker Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand haben
Grundsätzlich besteht bei jeder beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Die wichtigste Voraussetzung ist dafür immer, dass der Mitarbeiter außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Gerade im Handwerk ist diese Bedingung allerdings sehr häufig erfüllt.
Der Anspruch besteht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Tätigkeit außerhalb des Betriebs: Der Mitarbeiter arbeitet nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte, sondern auf einer Baustelle oder beim Kunden.
- Vorübergehender Einsatzort: Die Baustelle ist kein dauerhafter Arbeitsplatz, sondern ein zeitlich begrenzter Einsatz.
- Keine dauerhafte Zuordnung: Der Mitarbeiter ist nicht für mehr als 48 Monate dieser Baustelle zugeordnet.
- Mindestabwesenheit: Die Abwesenheit von der Wohnung beträgt mehr als acht Stunden.
Einsatzwechseltätigkeit: Die Besonderheiten bei Handwerker
Viele Handwerker üben eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit aus. Dabei arbeiten sie an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten und haben keine feste erste Tätigkeitsstätte. Diese Situation ist gerade für Bau- und Montagearbeiter ziemlich typisch, aber auch teilweise für Dachdecker, Elektriker und viele andere Handwerksberufe.
Bei Einsatzwechseltätigkeit können nicht nur die Verpflegungspauschalen, sondern auch die Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden. Für die gesamte Hin- und Rückfahrt werden 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt. Es gilt demnach nicht nur die einfache Entfernung wie bei der Pendlerpauschale.
Die Fahrtkosten betreffen hier die Arbeitnehmerseite – nicht zu verwechseln mit den Anfahrtskosten, die ein Handwerksbetrieb gegenüber seinen Kunden geltend macht.
Verpflegungsmehraufwand auf der Baustelle
Die Baustelle ist der klassische Einsatzort im Handwerk. Das können Neubau, Sanierung oder Wartungsarbeiten gleichermaßen sein. Solange die Baustelle nicht zur ersten Tätigkeitsstätte wird, besteht Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Ein Handwerker, der im Monat mehrmals den Einsatzort wechselt, kann daher auch für jeden Tag mit ausreichender Abwesenheit die Pauschale geltend machen.
Ob die Baustelle fünf oder 50 Kilometer entfernt liegt, ist für den Verpflegungsmehraufwand allerdings vollkommen unerheblich. Wichtig allein ist nur die Abwesenheitsdauer. Zur Organisation eines Handwerksbetriebs gehört diese Dokumentation schlichtweg dazu.
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Verpflegungsmehraufwand bei selbständigen Handwerkern
Für selbständige Handwerker und Betriebsinhaber gelten andere Regeln als für Angestellte. Der Verpflegungsmehraufwand wird in dem Fall nicht erstattet, sondern als Betriebsausgabe in der Gewinnermittlung berücksichtigt. Die Pauschalen sind allerdings identisch, jedoch erfolgt die Abrechnung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz.
Selbständige müssen die Abwesenheitszeiten selbst dokumentieren. Es gibt keinen Arbeitgeber, der die Nachweise überprüft. Dennoch sollten Sie sorgfältig aufzeichnen, wann Sie wo tätig waren. Das Finanzamt kann diese Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung anfordern.
Das Handwerker Gehalt wird durch den Verpflegungsmehraufwand nicht direkt beeinflusst. Für Selbständige mindert er jedoch den zu versteuernden Gewinn und spart damit Einkommensteuer.
| Erklärung | |
| Arbeitgeber | Erstatten die Pauschalen steuerfrei an ihre Mitarbeiter und setzen sie als Betriebsausgabe ab. |
| Angestellte | Erhalten die Erstattung vom Arbeitgeber oder machen nicht erstattete Beträge als Werbungskosten geltend. |
| Selbstständige | Setzen die Pauschalen direkt als Betriebsausgabe in der Gewinnermittlung an und reduzieren so ihre Steuerlast. |
Bei der Dokumentation empfiehlt sich für Selbständige ein strukturiertes Vorgehen. Führen Sie einen Kalender mit allen Auswärtsterminen und notieren Sie die Abfahrt, die Rückkehr sowie den Einsatzort. Gegenüber dem Finanzamt dienen die Aufzeichnungen als Nachweis und am Ende fällt dadurch auch die Erstellung der Steuererklärung einfacher. Es lohnt sich generell, alle Pauschalen sauber zusammenzurechnen. Gerade, wenn selbstständige Handwerker Aufträge finden und bearbeiten müssen, sammeln sich dabei oft erhebliche Verpflegungskosten.
Sonderfälle des Verpflegungsmehraufwands im Handwerk
Die meisten Situationen sind Standardfälle. Es gibt aber beim Thema Verpflegungsmehraufwand auch einige Sonderfälle.
Verpflegungspauschalen auf Baustellen und Montage nach 3 Monaten
Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen. Diese Drei-Monats-Frist beginnt bereits mit dem ersten Einsatztag an diesem Ort. Als gleiche Tätigkeitsstätte gilt ein räumlich begrenzter Bereich. Eine große Baustelle kann daher auch als eine einzige Tätigkeitsstätte zählen, da sie räumlich begrenzt ist.
Wenn also zum Beispiel ein Elektriker von Januar bis April auf derselben Großbaustelle arbeitet, erhält er nur für die ersten drei Monate Verpflegungspauschalen. Ab April entfällt der Anspruch, auch wenn er weiterhin täglich mehr als acht Stunden abwesend ist.
Ausnahmen bei längerfristigen Einsätzen
Es gibt allerdings eine Ausnahme von der Ausnahme. Die Drei-Monats-Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit an derselben Stelle für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Das kann durch Urlaub, Krankheit oder einen Einsatz an einem anderen Ort geschehen. Nach der Unterbrechung startet die Frist von vorn.
Wenn Großprojekte also direkt mit langer Laufzeit geplant sind, sollten Betriebe für ihre Mitarbeiter prüfen, ob sie vielleicht zwischendurch an einer anderen Baustelle eingesetzt werden könnten. So ließe sich die Drei-Monats-Regel umgehen und der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand bliebe erhalten. Der Fachkräftemangel im Handwerk macht solche Wechsel allerdings nicht immer möglich.
Typische Fehler und wie man sie vermeidet
- Fristen werden falsch berechnet: Die Frst startet schon mit dem ersten Einsatztag und nicht mit dem 1. eines Monats. Wichtig sind auch die Aufzeichnungen über Abwesenheitszeiten und Einsatzorte. Fehlen diese Dokumentationen, können Pauschalen nicht nachgewiesen werden.
- Falsche Abrechnung bei Dauerbaustellen: Es ist nicht zulässig, nach drei Monaten weiterhin Pauschalen abzurechnen. Das könnte zu Nachzahlungen führen.
Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung
Bei der Steuerlast ist der Verpflegungsmehraufwand deutlich spürbar. Sie sollten daher keinesfalls darauf verzichten. Erstattet Ihr Arbeitgeber die Pauschalen nicht oder nur teilweise, können Sie als Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten geltend machen. Das ist besonders dann lohnenswert für Sie, wenn die gesamten Werbungskosten den Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen.
Wie man den Verpflegungsmehraufwand richtig absetzt
Arbeitnehmer tragen den Verpflegungsmehraufwand in der Anlage N der Steuererklärung ein. Dort gibt es einen eigenen Abschnitt für die Reisekosten. Anzugeben sind:
- die Anzahl der Tage mit Abwesenheit über acht Stunden
- die Tage mit 24 Stunden Abwesenheit
- die An- und Abreisetage bei Übernachtungen
Wichtig: Bereits vom Arbeitgeber erstattete Beträge müssen Sie hierbei abziehen. Sie können nur den nicht erstatteten Anteil als Werbungskosten geltend machen.
Steuerliche Behandlung für Handwerker
Für angestellte Handwerker gilt die Eintragung in Anlage N. Selbständige Handwerker erfassen den Verpflegungsmehraufwand dagegen als Betriebsausgabe in der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Die Pauschalen sind am Ende identisch, nur die steuerliche Zuordnung unterscheidet sich.
Wichtig ist, dass Sie die Pauschalen nie ohne Nachweis der Abwesenheitszeiten eintragen. Sollten die Nachweise fehlen und das Finanzamt prüft die Angaben und fordert die Nachweise ein, wird es brenzlig. Achten Sie auch darauf, dass Sie beim Eintragen die Drei-Monats-Regel beachten und keine Pauschale für längere Einsätze geltend machen.
FAQs zu Verpflegungsmehraufwand für Handwerker
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten für Verpflegungsmehraufwand für Handwerker zusammengefasst:
Ab wie vielen Stunden steht mir eine Verpflegungspauschale zu?
Die Verpflegungspauschale von 14 Euro steht Ihnen zu, wenn Sie mehr als acht Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. Exakt acht Stunden reichen allerdings nicht aus, da die Grenze überschritten werden muss. Bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit erhalten Sie die volle Tagespauschale von 28 Euro.
Wann bleibt ein Verpflegungszuschuss steuerfrei?
Die vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungspauschalen sind steuerfrei, solange sie die gesetzlichen Sätze nicht übersteigen. Das sind 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei mindestens 24 Stunden. Zahlt der Arbeitgeber mehr, ist der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig.
Wie lassen sich Verpflegungskosten korrekt nachweisen?
Für die Verpflegungspauschalen sind keine Einzelbelege erforderlich. Sie müssen lediglich die Abwesenheitszeiten dokumentieren. Dazu gehören Datum, Beginn und Ende der Abwesenheit, Einsatzort und Anlass. Diese Angaben können Sie dann in einer Reisekostenabrechnung oder einem digitalen System erfassen.
Welche zeitlichen oder finanziellen Vorgaben gelten dabei?
Zeitlich gesehen sind es 14 Euro für mehr als acht Stunden und 28 Euro für mindestens 24 Stunden. Finanziell sind die Pauschalen allerdings gedeckelt. Höhere Erstattungen sind zudem steuerpflichtig. Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf die Pauschalen komplett. Dazu kommt, dass die Pauschalen für gestellte Mahlzeiten gekürzt werden. Hier gibt es 20 Prozent weniger für ein gestelltes Frühstück und jeweils 40 Prozent weniger für ein gestelltes Mittag- und Abendessen.
Was zählt als erste Tätigkeitsstätte im Handwerk?
Die erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste Einrichtung, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Das kann zum Beispiel der Betrieb oder eine Werkstatt sein. Baustellen sind in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte, da Handwerker dort nur vorübergehend tätig sind. Viele Handwerker haben daher gar keine erste Tätigkeitsstätte und arbeiten dauerhaft auswärts. In diesem Fall gilt jeder Einsatzort als Auswärtstätigkeit.
Kann ich den Verpflegungsmehraufwand auch ohne Erstattung durch den Arbeitgeber geltend machen?
Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen nicht oder nur teilweise, können Sie den nicht erstatteten Anteil in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die Eintragung erfolgt in der Anlage N im Abschnitt Reisekosten. Das lohnt sich für Sie besonders, wenn Ihre gesamten Werbungskosten den Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen.
Gilt die Drei-Monats-Regel auch bei wechselnden Baustellen?
Die Drei-Monats-Regel gilt pro Tätigkeitsstätte. Wechseln Sie regelmäßig zwischen verschiedenen Baustellen, beginnt die Frist an jeder neuen Baustelle von vorn. Nur wenn Sie länger als drei Monate an derselben Baustelle arbeiten, entfällt der Anspruch für diesen Einsatzort. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist ebenfalls neu beginnen.
Fazit
Beim Verpflegungsmehraufwand erhalten Handwerker eine Pauschale von 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei ganztägigen Einsätzen. Damit lassen sich in Summe gesehen ziemlich erhebliche Beträge steuerfrei erstatten oder als Werbungskosten geltend machen. Da keine Einzelbelege erforderlich sind, ist auch der bürokratische Aufwand ziemlich überschaubar. Eine einfache Dokumentation der Abwesenheitszeiten und Einsatzorte reicht schon aus.
Gerade für Handwerker sind die Verpflegungspauschalen lohnenswert. Wenn Sie regelmäßig auf wechselnden Baustellen arbeiten, haben Sie in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Damit befinden Sie sich steuerlich dauerhaft auf Auswärtstätigkeit. Dadurch entfällt die Beschränkung auf einzelne Dienstreisen und Sie können die Pauschalen für jeden qualifizierenden Einsatztag ansetzen. Bei zum Beispiel einem Elektriker oder Dachdecker mit 200 Außeneinsätzen im Jahr summiert sich das schnell auf 2.800 Euro oder mehr.
