Video-Anwendertipp: Freigabe einer gelöschten
Rechnungsnummer
Unter Umständen kann es vorkommen, dass versehentlich eine Rechnung falsch erstellt wurde, dies jedoch erst auffällt, nachdem der Beleg gedruckt wurde. Wir zeigen Ihnen wie Sie eine bereits gelöschte Belegnummer wieder freigeben können.
Vor allem im Projektbereich müssen Sie zur Rechnungsgenerierung den Beleg in jedem Fall drucken. Solange der Beleg aber noch nicht verbucht ist, können Sie diesen jederzeit wieder löschen.
Grundsätzlich ist es aber so, dass für gedruckte Belege ein Archiveintrag erstellt und ein revisionssicherer Eintrag im System abgelegt wird. Dieser bleibt also nach der Löschung erstmal nur als gelöschter Beleg im System bestehen. Die Rechnungsnummer würde dann nicht wieder automatisch zur Neuvergabe vorgeschlagen werden. Wenn Sie die Belegnummer aber nochmals verwenden möchten, können Sie diese über folgende Schritte explizit freigeben:
- Zunächst öffnen Sie die Rechnungsverwaltung. Im Feld „Belegnummer“ erfassen Sie die betroffene Rechnungsnummer und bestätigen die Eingabe mit der Tabulatortaste.
- Der folgende Dialog zeigt an, dass die Rechnungsnummer derzeit als gelöschter Beleg im System vorhanden ist.
- Mit Anwahl „OK“ können Sie den Beleg lediglich anschauen, jedoch keine Änderungen vornehmen.
- Wählen Sie „Abbruch“ erscheint die Abfrage, ob Sie die Nummer zur Neuerfassung wieder verwenden möchten. Diese Abfrage bestätigen Sie mit „Ja“.
- Nun stehen Sie in der Rechnungsverwaltung und können die Nummer theoretisch sofort wieder neu belegen. Wünschen Sie aber, dass die Nummer zurück in den Nummernpool gestellt wird, lesen Sie kurzzeitig einen beliebigen Kunden ein, speichern den Beleg und löschen diesen sofort wieder.
Durch diesen Vorgang wird die Nummer nun wieder zur allgemeinen Verwendung bereitgestellt. Dem Mitarbeiter, der dann die nächste Rechnung schreibt, egal ob im Projekt oder in der Auftragsbearbeitung, wird diese Nummer dann wieder als nächste freie Belegnummer vorgeschlagen.
