Lernen Sie das Dokumentenmanagement und digitale Archiv in der STREIT Software kennen.
Dokumentenmanagement im Handwerk (DMS) - weniger Papier, mehr Überblick
Dokumente, E-Mails und Verträge zentral archivieren und jederzeit wiederfinden mit der STREIT Software
- Alles nachvollziehbar im digitalen Archiv gespeichert
- Dokumente einfach erstellen, versenden und archivieren
- Archiveinträge schnell finden & bereitstellen
Schluss mit Papierordnern und unübersichtlicher Ablage dank digitalem Archiv
Die Handwerkersoftware STREIT enthält ein digitales Archiv und Dokumentenmanagement in Einem. Speichern Sie Dokumente, E-Mails, Bilder und Belege zentral in einem System und greifen Sie jederzeit auf alle Informationen zu – im Büro, auf der Baustelle und mobil per App.
Zentrale Ablage aller Dokumente und Nachweise
Schnelles Finden dank Such- und Filterfunktionen
Automatische Archivierung von Dokumenten und E-Mails
Transparente und nachvollziehbare Dokumentation aller Vorgänge und Verläufe
Zugriff auf Informationen im Büro und mobil per App
GoBD-konform und rechtssicher
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Handwerk?
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) hilft Handwerksbetrieben dabei, Dokumente digital zu speichern, zu organisieren und schnell wiederzufinden. Statt Papierordnern oder verstreuten Dateien arbeiten Sie mit einer zentralen und strukturierten Dokumentenablage. Alle wichtigen Unterlagen werden digital archiviert und direkt Projekten, Kunden oder Wartungsobjekten zugeordnet. Mit STREIT ist das Dokumentenmanagement vollständig in die Handwerkersoftware integriert. Dokumente entstehen direkt im System, werden automatisch archiviert und stehen im gesamten Betrieb sofort zur Verfügung – im Büro und mobil auf der Baustelle.
Warum ist das digitale Dokumentenmanagement im Handwerk sinnvoll?
Im Handwerksalltag entstehen täglich Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Fotos und weitere Dokumente. Ohne ein zentrales System werden Informationen schnell unübersichtlich oder müssen zeitaufwendig gesucht werden. Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass alle Unterlagen zentral gespeichert und jederzeit auffindbar sind. So arbeiten Büro und Baustelle mit denselben Informationen und reduzieren Papierablagen deutlich.
Ist die Dokumentation und Archivierung im Handwerk Pflicht?
Sie sind auch im Handwerk verpflichtet, bestimmte Dokumente und Geschäftsunterlagen gesetzeskonform aufzubewahren. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Angebote, E-Mails, Buchungsbelege oder steuerrelevante Dokumente. Die gesetzlichen Anforderungen ergeben sich unter anderem aus den GoBD sowie steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben. Dokumente müssen dabei vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement in der STREIT Software archivieren Sie Unterlagen revisionssicher und erfüllen alle Anforderungen.
Erfüllen Sie alle Anforderungen an ein DMS und digitales Archiv in Ihrem Handwerksbetrieb
Archivierung von ein- und ausgehenden Dokumenten
rechts- und revisionssicher nach GoBD
umfassende Archiv-Recherche
Aufbewahrungsfristen entspannt einhalten
Schutz vor Verlust oder Veränderung
Schneller Zugriff bei Prüfungen oder Rückfragen
So funktioniert Ihre Dokumentation im Handwerk reibungslos und einfach
E-Mails senden, empfangen, archivieren - automatisch und nach GoBD
Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder wichtige Absprachen werden im Handwerk heute meist per E-Mail versendet. Umso wichtiger ist es, dass diese Informationen nicht im Postfach verloren gehen, sondern direkt beim Kunden, Projekt oder Lieferanten verfügbar sind. Mit STREIT werden ein- und ausgehende E-Mails automatisch archiviert und den passenden Vorgängen zugeordnet.
- E-Mails automatisch archivieren und zuordnen
- Aufbewahrungsfristen einhalten
- GoBD-konforme und nachvollziehbare Archivierung
- Kompatibel mit Outlook und weiteren E-Mail-Programmen
Ein- und ausgehende Dokumenten automatisch archivieren
Das digitale Dokumentenmanagement von STREIT archiviert Dokumente direkt dort, wo sie entstehen. Die Dokumente sind zeitlich exakt in der Archivhistorie abgelegt und dem Kunden, Projekten oder Lieferanten zugeordnet.
- Eindeutiges Zuordnen von internen und externen Dokumenten wie CAD-, Exceldateien oder Verträge
- Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Rapportzettel und Ihr Aufmaß speichern
- Dokumente direkt Projekten, Kunden oder Wartungsobjekten zuordnen
- Fotos mit dem Smartphone oder Tablet aufnehmen und direkt zuordnen
- Basis für Ihr CRM im Handwerk
- Fotodokumentation
Dokumente und Fotos sofort finden statt lange suchen
Mit der integrierten Such- und Filterfunktion finden Sie Dokumente, E-Mails und Bilder innerhalb weniger Sekunden.
- Archiveinträge als Miniaturansicht & Vorschau
- Filterfunktion für den schnelleren Überblick
- OCR-Texterkennung in PDF-Dateien oder gescannten Dokumenten
- Selektion nach Zeitraum, Bildern oder Belegtypen
Gehen Sie gut vorbereitet ins Kundengespräch
Mit der Archiv-Recherche in STREIT finden Sie alle wichtigen Informationen zu Kunden, Lieferanten, einer Baustelle oder einem Wartungsobjekt. Statt lange Ordner, E-Mails oder Dateien zu durchsuchen, greifen Sie direkt auf Angebote, Rechnungen, Fotos, Protokolle oder Absprachen zu.
So sind Sie bei Rückfragen, Serviceeinsätzen oder Kundengesprächen jederzeit bestens vorbereitet und haben alle Informationen sofort zur Hand.
Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite
Mit dem digitalen Archiv erfüllen Sie alle wichtige Anforderungen an Dokumentation und Archivierung im Handwerk und archivieren revisions- und rechtssicher. Dokumente sind auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert nach GoBD.
- Sicherstellung einer reibungslosen Betriebsprüfung
- Wirtschaftliche Aufbewahrung Ihrer Geschäftsdokumente
- Nachvollziehbares und prüfbares Archivierungssystem
- Schutz vor Veränderung und Verlust von Dokumenten
![Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"](/fileadmin/_processed_/0/c/csm_2022-07-12-monteur-plus-freigestellt_33bb78f2ed.png "Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"")
Alles in der App - Dokumente managen und auf das digitale Archiv zugreifen
Über die STREIT App Monteur+ zur mobilen Auftragsabwicklung greifen auch Monteure auf der Baustelle direkt auf archivierte Dokumente zu.
- Zugriff auf Pläne, Protokolle und Belege per Smartphone oder Tablet
- Ansicht der Objekthistorie mit Bildern und Checklisten
- Wichtige Unterlagen wie Wartungsprotokolle oder Rechnungen sind sofort verfügbar
- Bilder und Nachweise mobil dokumentieren
- Papierlos & effizient: Kein Suchen in Ordnern oder Nachfragen im Büro
„ Eine besondere Erleichterung für das Team ist das Archiv, in dem alle Daten, Informationen und Unterlagen zu Kunden, Projekten, Objekten und Mitarbeitern sicher aufbewahrt werden. Für den Zugriff auf einen Archiveintrag muss kein zweites Programm gestartet werden.“
Mehr STREIT Funktionen entdecken
![Zeiterfassungs-App "V.1-Zeit+"](/fileadmin/_processed_/0/b/csm_smartphone-zeiterfassungs-app-407165564-web_fac03f7d34.png "Arbeiten mit der Zeiterfassungs-App "Zeit+"")
FAQ zum Dokumentenmanagement und digitalen Archiv
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert Dokumente digital und macht diese schnell auffindbar. Dazu gehören z. B. Rechnungen, E-Mails, Pläne oder Lieferscheine.
Ja. Dokumente und E-Mails werden nachvollziehbar und revisionssicher archiviert.
Zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Aufmaßblätter, E-Mails, Bilder, Lieferscheine, Serviceprotokolle oder CAD-Dateien.
Ja. Dank OCR-Texterkennung lassen sich auch gescannte Dokumente per Volltextsuche finden.
Ja. Über die STREIT App greifen Mitarbeiter auch unterwegs auf archivierte Dokumente zu.
Das digitale Dokumentenmanagement eignet sich für kleine, mittlere und große Handwerksbetriebe unterschiedlicher Gewerke.
Eine vollständig digitale Archivierung ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben. Handwerksbetriebe sind jedoch verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen und steuerrelevante Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Angebote, Buchungsbelege oder E-Mails.
Mit einer digitalen Archivierung erfüllen Sie diese Anforderungen einfacher, strukturierter und nachvollziehbarer. Dokumente bleiben zentral gespeichert, schnell auffindbar und revisionssicher archiviert.
GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Dokumente vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und prüfbar gespeichert werden. Die GoBD regeln in Deutschland die digitale Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen. Mit der STREIT Software archivieren Sie Dokumente und E-Mails rechtssicher und nachvollziehbar. Alle Vorgänge bleiben dokumentiert und können auch Jahre später schnell wiedergefunden werden.
STREIT Preise und Kosten
Gerne informieren wir Sie unverbindlich über Kosten und Preise für die STREIT Software und dazugehörige Apps, die sich je nach Lizenzbedarf unterschiedlich gestalten.
