Baudokumentation – Muster, Tipps & Software-Anbieter
Bei einem umfangreichen Bauprojekt sind Sie rund um die Uhr beschäftigt. Sie verlegen Kabel, dämmen die Fassade, gestalten barrierefreie Badezimmer. Neben Ihrer praktischen Tätigkeit führen Sie Gespräche mit anderen Baubeteiligten oder geben Bestellungen auf. Kurz: Sie sind voll ausgelastet. Höchstwahrscheinlich würden Sie also gerne darauf verzichten, am Abend im Büro noch einmal jeden wichtigen Arbeitsschritt, jedes baubedeutende Ereignis zu dokumentieren. Genau eine solche Baudokumentation allerdings kann Ihnen in vielerlei Hinsicht eine effektive Hilfe sein – und bei möglichen späteren Streitigkeiten wichtige Beweise liefern.
Insofern haben wir eine erfreuliche Nachricht für Sie: Dank hochwertiger Software für die digitale Baudokumentation können Sie alle Begebenheiten bereits während der Arbeit auf Ihrem Smartphone oder Tablet festhalten – schriftlich, fotografisch oder sogar per Sprachfunktion. Bei uns erfahren Sie, um was es sich bei einer Baudokumentation handelt, worin sich Anbieter einzelner Apps unterscheiden und auf was Sie als Handwerker bei Ihrer Auswahl achten sollten.
Inhalt
- Definition Baudokumentation
- Besteht eine Pflicht zur Baudokumentation?
- Warum die Baudokumentation so wichtig ist
- Inhalt der Baudokumentation
- Analoge Baudokumentation
- Digitale Baudokumentation
- Weitere Dokumentationswerkzeuge
- Datenschutz bei der DokumentationBeispiele aus der Praxis
- Exkurs: Baudokumentation für Bauherren
Baudokumentation Vorlagen (Excel & Word)
Definition Baudokumentation
Hinter einer kompletten Baudokumentation verbirgt sich mit einem Bautagebuch die lückenlose Erstellung des gesamten Baufortschritts auf einer Baustelle. Sie umfasst sämtliche Gewerke und wird entsprechend von Architekten oder Bauleitern angefertigt. Als Handwerker sollten Sie alles rund um Ihre eigene Arbeit in Baustellenberichten oder Bautagesberichten sorgfältig und nachvollziehbar notieren. So können Sie noch Jahre nach Abschluss des Bauprojekts strittige Sachverhalte rekonstruieren und mögliche Gewährleistungsansprüche abfedern.
Besteht eine Pflicht zur Baudokumentation?
Eine Baudokumentation liegt also in Ihrem eigenen Interesse. Doch ist sie auch Pflicht?
Wer muss auf der Baustelle dokumentieren?
Bei sämtlichen öffentlichen Bauaufträgen bildet die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) die Vertragsgrundlage. Bei Privatkunden gilt grundsätzlich das Werkvertragsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Auf Wunsch können Sie sich auch hier auf die Anwendung der VOB einigen.
Eine explizite Verpflichtung zur Erstellung einer Baudokumentation finden Sie in der VOB zwar nicht. Doch nach § 14 müssen der Schlussrechnung sämtliche Belege zum Leistungsnachweis beigefügt werden. Darüber hinaus verpflichtet die Leistungsphase 8 der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) Architekten, Ingenieure und Bauleiter zur Objektüberwachung und Dokumentation des Bauprojekts. Festgeschrieben ist dies als „besondere Leistung“ in den Anlagen 10 und 11 zu §§ 34, 39 HOAI. In der Regel handelt es sich hier um die Erstellung eines Bautagebuchs.
Hinweis: Führen Bauleiter Leistungen aufgrund der Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau) aus, müssen sie in Fällen des Abschnitts E alle bedeutenden Vorkommnisse in einem Bautagebuch festhalten. Bei unabhängigen Bauleitern wird eine Dokumentationspflicht häufig vertraglich vereinbart.
Dokumentationspflicht auch für Handwerker?
Als Handwerker sind Sie zwar nicht zu einer umfassenden Dokumentation des gesamten Bauvorhabens verpflichtet. Doch einige grundlegende Aspekte zu Ihrer eigenen Tätigkeit müssen auch Sie schriftlich festhalten, unter anderem
- Anzahl, Position Ihrer Mitarbeiter
- Arbeitszeit, Stundenlohn
- Grund- und Zusatzleistungen
- Materialien, Werkzeuge
- Störungen (Wetterkapriolen)
- Bedenken hinsichtlich spezifischer Bauvorgaben
- Art und Weise der Bauabfalltrennung (gemäß Abschnitt 3 § 8 Gewerbe-Abfallverordnung)
Einzelheiten wie diese helfen Ihnen nicht nur rückblickend bei Mängelrügen oder Gewährleistungsansprüchen. Sie müssen Ihrem Auftraggeber auf dessen Verlangen zudem gemäß § 650n BGB jederzeit gezielte Dokumentationen über das Bauwerk herausgeben können.
Hinweis: Nach einem Urteil des Landgerichts Baden-Baden von 2021 zählt die Übergabe wartungsrelevanter Unterlagen zu Ihrer vertraglichen Nebenpflicht.
Europa
Abläufe auf Baustellen und Dokumentationen von Bauprojekten sind innerhalb der Europäischen Union länderspezifisch geregelt, es gibt keine einheitliche Vorgehensweise.
Österreich
In Österreich kann einem Vertrag im Bauwesen die ÖNORM B2110 zugrunde gelegt werden. Sie regelt spezifischer als die Werkvertragsvorschriften des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuchs Rechte und Pflichten der Vertragsparteien. Unter anderem können Sie als ausführender Betrieb zur Führung von Baubüchern oder Bautagesberichten verpflichtet werden.
Schweiz
Bei der Schweizer Baudokumentation müssen Projektverantwortliche im Bau- und Planungswesen sich nach den Vorschriften des Schweizerischen Ingenieur- und Architektenvereins (SIA) richten – und damit gemäß SIA 102 ohne anderweitige Absprachen lückenlose und transparente Bautagebücher führen.
Empfehlung: Mobile Baudokumentation mit Bautagebuch-App durchführen
Mit einem digitalen Bautagebuch wie "Bautagebuch+" führen Sie eine mobile Baudokumentation durch und vereinfachen sich die Arbeit um ein Vielfaches. Die App ermöglicht das Erfassen eines Tagesberichtes per Spracheingabe - auf Wunsch direkt von der Baustelle aus. Praktische Features wie die Fotodokumentation, das Einholen von Unterschriften, der automatische Abruf von Wetter- und Zeitdaten oder die Kompatibilität mit der Hauptanwendung im Büro sorgen für eine übersichtliche, transparente und einfache Baustellendokumentation.
Warum die Baudokumentation so wichtig ist
Eine regelmäßige, transparente und umfassende Niederschrift aller wesentlichen Schritte Ihres Projekts erleichtert bereits während der Bauphase vielfältige Prozesse. Und noch Jahre später dient sie Ihnen zur Beweisführung einzelner Bauausführungen:
- Kontrolle des Qualitätsmanagements
- Überwachung, Optimierung von Arbeitsprozessen
- Einhaltung rechtlicher Vorgaben
- Zwischenkalkulationen Soll-Ist-Baukosten
- Reaktionsmöglichkeit bei Terminverzögerungen
- Arbeitszeitnachweis für Rechnungsstellung
- Hinweise bei Streitfragen
- Nachweis von Änderungswünschen
- Grundlage für spätere Renovierungsmaßnahmen
Vor allem bei Mängeln bilden Baudokumentationen wichtige Stützen:
Mängelmanagement
Anhand Ihrer Aufzeichnungen erkennen Sie bereits frühzeitig Fehler oder Schwachstellen. So beugen Sie nicht nur einer Mängelklage vor, sondern vermeiden auch Bauschadenkosten.
Beweissicherheit
Bei einer Mängelklage liefert Ihnen Ihre Baudokumentation erforderliche Belege zur Durchführung Ihrer handwerklichen Tätigkeit. So können Sie Haftungsansprüche beweiskräftig abwehren.
Inhalt der Baudokumentation
Inhaltlich sind Sie an keine expliziten Vorgaben gebunden. Doch 2011 entschied der Bundesgerichtshof, dass sich durch Bautagebücher alle wesentlichen Details des Baugeschehens jederzeit eindeutig nachvollziehen lassen müssen. Eine umfängliche Dokumentation sollte daher in jedem Fall folgende Punkte umfassen:
- Vor-Ort-Bedingungen
- beteiligte Unternehmen
- spezifische Leistungen
- Materialeingänge, Lieferungsengpässe
- Witterungsbedingungen
- Mängel, Behinderungen
- Nachträge, Änderungswünsche
- Besprechungsprotokolle
- Prüfungen, Aufmaße
Bautagesberichte
In einem Bautages-, Wochen- oder Tagesstundenbericht halten Sie die Eckdaten Ihrer Arbeit fest. Tägliche und allzu detaillierte Aufzeichnungen sind nicht erforderlich. Ihre Notizen gewährleisten einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand auf der Baustelle, weist den Einbau der Alarmanlage nach oder die Abdichtung des Flachdachs. Eine Aufstellung zu den jeweiligen Arbeitszeiten dient als Kalkulationsgrundlage für Ihre Rechnungsstellung. Bei Mängelrügen innerhalb des Gewährleistungszeitraums halten Sie wichtiges Beweismittel in der Hand.
Mängelprotokolle
Als Auftragnehmer schulden Sie nicht nur Haupt-Vertragsleistungen wie den Einbau einer nachhaltigen Heizanlage, sondern müssen als vertragliche Nebenpflicht Ihren Kunden auch vor Schäden schützen. Teilen Sie ihm daher umgehend mögliche Bedenken mit und protokollieren Sie vorhandene Mängel – optimalerweise auch bildlich.
Fotodokumentation
In einer Baudokumentations-App können Sie nicht nur schriftliche Kommentare festhalten, sondern auch Fotos kommentieren. Das Abspeichern und die Zuordnung erfolgen automatisch. Mit Symbolen wie Pfeilen lassen sich mangelhafte Stellen deutlich hervorheben, Fotoalben können per Knopfdruck angelegt und an andere Baubeteiligte versendet werden.
Analoge Baudokumentation
Diese Möglichkeit der automatischen Zuordnung bieten Ihnen analoge Baudokumentationen nicht. Schreibblöcke mit Stift, Kamera und Diktiergerät sind zudem aufwendig zu transportieren, und auch die Nacharbeit ist zeitaufwendig. Was Sie nicht sofort systematisch ablegen, lässt sich später häufig nur noch lücken- oder fehlerhaft nachtragen. Doch die analoge Variante hat auch Pluspunkte:
Vorteile
- altbewährte Dokumentation
- kein Einarbeiten in Neues
- keine Datenschutzprobleme
- kostenlos
Nachteile
- nach der Baustelle wartet Büroarbeit
- Informationsverlust bei Ungenauigkeit und Unvollständigkeit
- keine automatische Kontrolle rechtlicher Vorgaben
- keine Datenteilung in Echtzeit
Digitale Baudokumentation
Smartphones und Tablets gehören auf Baustellen für die meisten Beteiligten zur Grundausstattung. Mit ihnen können Sie vor Ort Unterlagen einscannen, Gespräche mitschneiden und Hinweise notieren, die von hochwertigen Softwarelösungen schnell und sicher abgelegt werden. Schattenseiten finden Sie bei der digitalen Dokumentationsform kaum:
Vorteile
- maximale Effizienz
- automatische Ablage
- für alle Beteiligten sofort verfügbar
- keine Nacharbeit im Büro
- Garantierte Einhaltung von Rechtsvorschriften
- lückenlose Dokumentation
- strukturierter Überblick
Nachteile
- gebührenpflichtig
- Einarbeit erforderlich
Baudokumentation per Software
Sie können für Ihre Baudokumentation eine Software verwenden. Nach einer einmaligen Installation auf Ihrem PC profitieren Sie von vielfältigen hilfreichen Funktionen, die große Bildschirmdiagonale gewährt angenehmes Arbeiten. Speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen bietet Ihnen die Streit Datentechnik GmbH – in aktuell überarbeiteter Form.
Handwerkersoftware Streit V.1
Die Handwerkersoftware Streit V.1 ist die Basis für die Dokumentation Ihrer Baustellen. Das digitale Archiv dokumentiert jeglichen Schriftverkehr per E-Mail und alle Dokumente zum jeweiligen Projekt. Mit der Software lassen sich dabei alle Prozesse nachvollziehen. Das bedeutet, neben der transparenten, zeitsparenden und übersichtlichen Verwaltung Ihrer Aufträge, dokumentieren Sie auch Ihre Baustellen komfortabel und einfach. Alle wichtigen Kontakte und Ansprechpartner stehen zu jeder Zeit bereit. Sämtliche Layout-Vorlagen sind rechtssicher gestaltet, an Fristen werden Sie automatisch erinnert.
Freeware – sinnvolle Alternative?
Auch mit einer kostenlosen Baudokumentations-Software können Sie Daten sammeln, Fotos speichern und mehr. Doch weit reicht dieses „Mehr“ zumeist nicht. Zusatzfunktionen werden auch hier häufig erst gegen Bezahlung freigeschaltet. Auch die Datensicherheit ist nicht immer garantiert.
Baudokumentation per App
Bei einer Baudokumentations-App müssen Sie zwar mit einer kleineren Displaydiagonale Vorlieb nehmen, dafür können Sie Ihre Notizen bereits auf der Baustelle strukturiert auf dem Smartphone oder Tablet abspeichern. Damit entfallen nachträgliche Abschriften handschriftlicher Notizen und bestenfalls erfolgt die Zuordnung in Ihrer Hauptanwendung automatisch. Auf Wunsch lassen sich alle Unterlagen direkt versenden. Vorgefertigte Textbausteine erleichtern Ihre Eingaben, auch Sprach- oder Videoaufnahmen sind im Umfang hochwertiger Apps enthalten.
Bautagebuch+
Für Ihre Baudokumentationen ist „Bautagebuch+“ die perfekte App als Ergänzung zur Hauptanwendung Streit V.1. Die Baudokumentation ist damit zeitsparend vor Ort durchführbar. Übersichtlich nach Projekten und Tagesberichten strukturiert, erlaubt Ihnen die intuitive Bedienung eine Nutzung ohne langwieriges Einarbeiten. Wetterdaten, Datum und Tageszeit für Ihren Tagesbericht werden automatisch abgerufen. Den Tagesbericht sprechen Sie einfach per Spracheingabe auf. Die App ermöglicht es zudem Fotos zu hinterlegen, Tagesberichte abzeichnen zu lassen oder Dokumente anzuhängen. Die Daten werden automatisch mit Ihrer Handwerkersoftware im Büro synchronisiert. Die App zur Baudokumentation ist für ihr iPad oder Android-Tablet verfügbar.
Kostenlose Apps zur Baudokumentation
Ebenso wie bei Softwarelösungen für den PC erhalten Sie auch gratis Baudokumentations-Apps. So ist Baumemo eine kostenlose Bauskript-Software für Ihre Baustellendokumentation. Hier können Sie von Bautagesberichten über Baustellenberichte bis zu ausführlichen Bautagebüchern die passende Variante wählen.
Als langfristige Lösung und für Großprojekte empfehlen sich aufgrund ihrer Qualität und Funktionsvielfalt dennoch bezahlte Angebote wie die App "Bautagebuch+".
Weitere Dokumentationswerkzeuge
Baudokumentation per Diktiergerät
Sie möchten Besprechungen mitschneiden oder Änderungswünsche als verbalen Beweis sichern? Dann nutzen Sie Ihre Smartphone-Diktierfunktion: Die App sendet die Aufnahme bedarfsgerecht an Ihr Büro oder den gewünschten Empfänger und legt sie sicher und schnell auffindbar in Ihrer Dokumentation ab. Achten Sie hier auf einen möglichst großen Speicherplatz sowie eine ausreichende Konnektivität.
Baudokumentation mit der Kamera
Vor allem bei später verdeckten Arbeiten sind Fotonachweise Ihrer handwerklichen Tätigkeiten sinnvoll. Werden die verlegten Kabel oder Abflussrohre eingemauert oder die Dämmstoffe mit Paneelen bedeckt, lassen sich durch chronologische Aufnahmen sämtliche Arbeitsschritte auch nach Jahren noch nachvollziehen. Mangelhafte Stellen lassen sich durch optionale GPS-Signale exakt lokalisieren und mit geringstmöglichem Aufwand beheben.
Baudokumentation per Drohne
Durch Live-Übertragungen einer Drohne erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick über Ihre Baustelle aus verschiedenen Perspektiven. Das Fluggerät dient zur Mängelaufdeckung wie auch bei Sicherheitsfragen. Vor allem als Dachdecker und bei großflächigen Bauprojekten sollten Sie auf die beweissichere Vogelperspektive nicht verzichten. Gekoppelt mit Ihrer innovativen Baustellen-App, werden die Videos direkt auf Ihre Software übertragen und systematisch gespeichert.
Datenschutz bei der Dokumentation
Einen Haken gibt es jedoch bei Film und Foto: Das Risiko hoher Strafzahlungen, halten Sie die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung DSGVO sowie dem Bundesdatenschutzgesetz nicht ein. Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO dürfen Sie aufgrund des Rechts am eigenen Bild personenbezogene Daten wie Gesichter oder Kfz-Kennzeichenmit Ihrer Drohne oder Baustellenkamera ohne vorherige Einwilligung weder speichern noch weitergeben oder veröffentlichen.
Tipp: Empfehlenswert ist die Installation eines auffällig platzierten Informationshinweises zur Datenverarbeitung auf Baustellen.
Beispiele aus der Praxis
- Mit einer auf Ihr Elektrikerhandwerk zugeschnittenen App haben Sie wichtige Installationsverordnungen stets griffbereit - von DIN-Vorgaben bis zur VOB/C. Sie können mit Ihrer Baustellensoftware Schaltpläne erstellen, abspeichern, versenden und Ihre später verdeckte Tätigkeit fotografisch dokumentieren.
- Als Dachdecker können Sie mit einer bildlichen Erfassung Ihrer durchgeführten Arbeiten Isolierungen und Dämmungen revisionssicher dokumentieren. Fotografieren Sie auch Ihre Sicherheitsausrüstung, Leitern, Gerüste oder nasse Dächer: Sie dienen Ihnen bei Mängelklagen oder Unfällen am Bau als wichtige Beweisgrundlage.
- Im SHK-Bereich nutzen Ihnen neben den Basisfunktionen Ihrer Baudokumentations-App praktische Scan- und Ablagemöglichkeiten von Verlegeplänen, Bedienungshinweisen, Pflegeanleitungen oder Prüfprotokollen. Sie sollten den Verlauf Ihrer Installationen zudem fotografisch festhalten.
Exkurs: Baudokumentation für Bauherren
Private Bauherren verzichten aufgrund fehlender Fachkenntnis normalerweise auf eine Baustellendokumentation. Zudem entfalten ausschließlich Aufzeichnungen professioneller Arbeitnehmer bei Streitigkeiten die erforderliche Beweiskraft. Allerdings haben Auftraggeber nach höchstrichterlicher Rechtsprechung jederzeit Anspruch auf Einsicht oder Herausgabe von Kopien Ihrer Baustellendokumentation.
FAQ zur Baudokumentation
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten des Baudokumentation im Handwerk zusammengefasst:
Als Architekt, Ingenieur oder Bauleiter müssen Sie im Rahmen Ihrer Dokumentationspflicht aus der 8. Leistungsphase der HOAI ein Bautagebuch führen. Bauleiter sind zudem bei Bauten für den Bund nach RBBau oder bei privater Beauftragung aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung zur Baustellendokumentation verpflichtet.
Als Handwerker haben Sie keine umfassende, allerdings gezielte Baudokumentationspflichten. Zu ihnen zählen unter anderem die Angabe Ihrer Stundenlohnarbeiten oder Zusatzleistungen außerhalb des Ursprungsvertrages.
Es fehlt zwar an einer expliziten Gesetzesvorgabe zum Führen von Bautagesberichten. Doch Ihr Auftraggeber hat nach einem Urteil des Berliner Kammergerichts von 2018 jederzeit das Recht auf die Herausgabe bestimmter Unterlagen und erforderlicher Nachweise über Ihre Arbeit. Die Dokumentation Ihrer Tätigkeiten liegt daher auch in Ihrem Sinne.
Neben der genauen Bezeichnung des Bauprojekts, seiner Beteiligten und des täglichen Fortschritts sollte Ihre Baudokumentation auch Pläne und Skizzen, Termine und Fristen, Kalkulationsgrundlagen oder Änderungswünsche enthalten. Listen zu Materialien und Geräten, Mängel, Schäden, aber auch Wetterdaten, Arbeitsstunden sowie Auswirkungen unvorhergesehener Störungen können bei späteren Streitigkeiten entscheidende Beweise zu Ihren Gunsten liefern.
Fazit
Sind Sie als Handwerker auch nicht gesetzlich zu einer Baustellendokumentation verpflichtet, sollten Sie allein aus Eigeninteresse nicht auf eine schriftliche und bildliche Beschreibung Ihres Projektverlaufs verzichten. Dank hochwertiger Softwarelösungen wie Streit V.1 oder der App "Bautagebuch+" kostet Sie dies kaum Zeit – darüber hinaus schlagen Sie drei Fliegen mit einer Klappe: Sie haben einen besseren Überblick, halten wichtiges Beweismaterial in den Händen und wirken in den Augen der anderen Baubeteiligten modern und kompetent.