Baustellendokumentation – Tipps & kostenlose Vorlagen

Sie kennen es aus eigener Erfahrung: Die Dokumentation einzelner Arbeitsschritte und Begebenheiten auf der Baustelle kostet Zeit. Dennoch sollten Sie nicht auf sie verzichten. Nicht nur können Sie dank lückenloser Aufzeichnungen bereits während des Bauprojekts erforderliche Informationen jederzeit wieder abrufen. Auch im Nachhinein können Ihnen diese bei möglichen Streitigkeiten als hilfreiche Beweisführung dienen. Was genau sich hinter einer Baustellendokumentation verbirgt, worauf Sie achten und weshalb Sie eine hochwertige Software zur Erstellung in Anspruch nehmen sollten, erfahren Sie bei uns.

Definition Baustellendokumentation

Eine allgemeingültige Begriffsbeschreibung für eine Baustellendokumentation gibt es nicht. Wir können Ihnen jedoch sagen, was sich hinter einer Baustellendokumentation verbirgt: eine möglichst detailgenaue Erfassung aller wichtigen Abreden, Entscheidungen und Leistungen, aber auch Mängel oder Verzögerungen während eines Bauprojekts. In der Art und Weise der Dokumentation sind Sie frei und an keine Vorgaben gebunden. Denken Sie jedoch daran, dass sich nur mit verständlichen und akribischen Aufzeichnungen Sachverhalte im Nachhinein lückenlos rekonstruieren lassen. Dabei umfasst eine Baudokumentation jegliche relevanten Vorgänge – und damit unter anderem

  • Bautagebücher & Bautagesberichte
  • Besprechungs-/Begehungs- und Abnahmeprotokolle
  • projektbezogenen Schriftverkehr
  • Verträge (z.B. Subunternehmervertrag)
  • Dokumente von Behörden
  • Skizzen, Bildmaterial
  • Zeitpläne & To-do-Listen
  • Mängel und Verzögerungen
  • Materialien

Vorteile der Baustellendokumentation: Warum ist sie so wichtig?

Erscheint Ihnen der Aufwand zu einer Baudokumentation zu groß, bedenken Sie, dass Sie mit ihr unglaublich viel Zeit einsparen können. Und zwar immer dann, wenn es Fragen zu vergangenen Vorgängen gibt oder Sie Ihre einwandfrei erbrachte Leistung beweisen müssen. Die gesammelten Daten geben Aufschluss über den Projektverlauf und verschiedene Sachverhalte. Selbst bei größtmöglicher Sorgfalt können Mängel auftreten und noch Monate nach Beendigung des Bauvorhabens zu Streitigkeiten führen. Stecken Sie bereits mitten in Ihrer neuen Arbeit, können Sie sich oft nur noch schwer an Einzelheiten erinnern. Welcher Geselle hat die Tätigkeit durchgeführt? Von wem haben Sie Ihre Vorgaben erhalten? Eine Baudokumentation

  • liefert schnelle Antworten bei Unklarheiten
  • verhindert oder verkürzt Auseinandersetzungen mit anderen Vertragsparteien
  • dient als schriftlicher Beweis bei Gerichtsprozessen
  • stärkt das Vertrauen Ihres Kunden in Ihre Arbeit

Besteht eine Pflicht zur Baustellendokumentation?

Eine Baudokumentation punktet also mit vielen Vorteilen. Verpflichtet zu ihrer Erstellung sind Sie in der Regel jedoch nicht. Allerdings gibt es Ausnahmen – abhängig von Ihrer Position am Bau und den getroffenen Vereinbarungen.

Nach Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) unterliegen Sie grundsätzlich keiner Dokumentationspflicht. Anders sieht es aus, ist die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) einschlägig: Ihrem Inhalt zufolge müssen Sie ein Bautagebuch führen. Auch gezielte vertragliche Absprachen können Grundlage für eine obligatorische Baudokumentation sein.

Pflicht in Österreich

Generell steht auch Vertragsparteien in Österreich die Entscheidung für oder gegen eine Baustellendokumentation offen. Allerdings wird größeren Bauvorhaben meist die ÖNORM B 2110 vertraglich zugrunde gelegt. Bei diesen „Allgemeinen Vertragsbestimmungen für Bauleistungen – Werkvertragsnorm“ handelt es sich um einen freiwilligen Standard, dessen rechtlicher Status mit den deutschen Allgemeinen Geschäftsbedingungen vergleichbar ist. Ihre Gültigkeit hängt von der freiwilligen Zustimmung aller beteiligten Vertragsparteien ab.

Pflicht in der Schweiz

Ähnliches gilt in der Schweiz. Selbst für Architekten, Ingenieure und Bauleiter gibt es hier mit der „Ordnung für Leistungen und Honorare der Architektinnen und Architekten“ (SIA-Ordnung 102) zunächst nur eine Empfehlung zur Baudokumentation. Wird diese dem Vertrag zugrunde gelegt, müssen die Einzelheiten der Dokumentation darüber hinaus gesondert vereinbart werden.

Pflicht innerhalb der EU

Leider gibt es für Baustellendokumentationen keine einheitlichen Vorgaben innerhalb der Europäischen Union. Diese sind vielmehr vom Ort Ihrer handwerklichen Tätigkeit und dessen regionalen Gesetzenn abhängig. Selbst innerhalb der DACH-Region gibt es Unterschiede.

Inhalt der Baustellendokumentation

Trotz fehlender Vorgaben haben sich im Laufe der Zeit bestimmte Formen zur schriftlichen Baudokumentation eingebürgert. Sie lassen sich flexibel an das individuelle Bauprojekt, die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten anpassen. Grundsätzlich erfüllt die Dokumentation nur ihren Sinn, werden sämtliche relevanten Daten lückenlos archiviert. Sie umfassen unter anderem:

  • Namen und Adresse des Auftraggebers, der beteiligten Handwerksbetriebe und weiterer Gewerke
  • Adresse und Bezeichnung des Bauprojekts
  • Auflistung der geplanten Baumaßnahmen
  • Beginn und voraussichtliches Ende einzelner Leistungen
  • Dokumentation durchgeführter Arbeiten inklusive Zeitrahmen
  • Besprechungen und Vereinbarungen
  • Material- und Geräteliste inklusive Verwendung
  • Überprüfungen und Messergebnisse
  • Mängelauflistung
  • besondere Vorkommnisse wie Unterbrechungen oder Verzögerungen
  • optional: Witterungsverhältnisse

Baustellenorder – wichtige Dokumente vor Ort

Für eine systematische und geordnete Ablage der zahlreichen Unterlagen eines großen Bauprojekts lohnt die Anlage eines separaten Baustellenordners. In ihm können Sie alle wichtigen schriftlichen und bildlichen Dokumente zusammenfassen:

  • Protokolle von Begehungen, Übergaben oder Teilabnahmen
  • Mitschriften von Baubesprechungen
  • Schriftverkehr mit dem Bauherrn, Behörden, Lieferanten und weiteren Baubeteiligten
  • Bautagesberichte
  • Grundrisse, Grafiken
  • Foto- und Videomaterial
  • Pläne zu zeitlichen Vorgaben
  • Gutachten, Verträge

Probleme bei der Dokumentation auf der Baustelle

Trotz der vielen Vorteile einer Baustellendokumentation führen viele Verantwortliche sie ohne rechte Lust und damit auch ohne die erforderliche Präzision durch. Doch unvollständige oder anderweitig nicht mehr nachvollziehbare Aufzeichnungen sind bei späteren konkreten Fragestellungen nicht hilfreich. Vermeiden Sie daher bestenfalls von vornherein typische Fehler bei der Dokumentation auf Ihrer Baustelle.

Sie müssen noch Kabel verlegen, die Dämmung überprüfen oder mit dem Bauherrn seine Wünsche zur Klimaanlage besprechen? Und dann wartet im Büro noch jede Menge Arbeit auf Sie? Kurz: Sie haben wahrlich genug anderes zu tun, als spät abends in Ruhe noch einmal den Tagesablauf Revue passieren zu lassen und schriftlich festzuhalten? Das mag zwar den Umständen entsprechen. Doch gehen Sie aus gegenwärtigem Zeitmangel zu schnell vor oder verschieben Sie die Dokumentation auf einen unbestimmten Termin, kann Sie das am Ende mehr Zeit kosten als eine sofortige sorgfältige Niederschrift. Am selben Tag erinnern Sie sich noch an Details, die Ihnen später hilfreiche Dienste erweisen können. Denken Sie also bereits während der Bauausführung an die Zukunft!

Nicht nur Sie, auch andere Handwerker und Unternehmen sind an einem großen Bauprojekt beteiligt. Und auch sie führen ein Bautagebuch oder dokumentieren ihre Arbeit. Für eine übersichtliche Struktur und einheitliche Gesamtdokumentation zum Bauabschluss und sollten Sie sich mit anderen Verantwortlichen in Ihrer Vorgehensweise absprechen. Hilfreich ist hier die Verwendung von Baustellendokumentations-Mustern als Excel- und Word-Tabellen oder eine Bautagebuch-App.

Eine lückenhafte und mangelhafte Baudokumentation wird Ihnen im Streitfall nicht weiterhelfen. Notieren Sie Vorfälle daher so präzise wie möglich.

Beispiel:

  • Ungenügende Aussagekraft: Bauherr verzögerte die Arbeiten
  • Beweissichere Aufzeichnung: Der Bauherr änderte seinen Wunsch hinsichtlich der Dachziegel. Durch die neue Bestellung und Lieferung konnte der ursprüngliche Zeitplan der Dachdeckung nicht eingehalten werden.

Arten der Baustellendokumentation

Ob Sie sie freiwillig erstellen oder dazu verpflichtet sind: Sie können frei wählen, ob Sie Ihre Baudokumentation auf Papier oder digital verfassen.

Analoge Baustellendokumentation

Sie können zwar auch heutzutage noch analog Ihre Baustellendokumentation durchführen. Doch nicht nur ist es umständlich, stets Block und Stift mitzuführen. Sie müssen auch am Ende des Tages alles systematisch zusammenfügen. Zudem bergen handschriftliche Niederschriften auch hinsichtlich der Lesbarkeit Risiken. So sind Übertragungsfehler bei der Weiterverarbeitung und oder Datenermittlung an Dritte bei einer analogen Dokumentation nicht auszuschließen.

Digitale Baustellendokumentation

Mit einer speziell entwickelten Softwarelösung bzw. Handwerker-App sind derartige Missverständnisse ausgeschlossen. Darüber hinaus entscheiden Sie sich mit einer digitalen Baustellendokumentation vor allem für eine zeiteffektive Methode. Sie können

  • Ihre Notizen und Fotografien direkt in Ihr Arbeitshandy oder Baustellentablet eingeben
  • Skizzen und Pläne einscannen und ablegen
  • durch automatisch eingefügte Daten und Zeiten alle Unterlagen chronologisch ablegen
  • andere Projektbeteiligte auf Wunsch in Echtzeit über Aktuelles informieren
  • Sprachaufnahmen erstellen und Gespräche mitschneiden

Zudem garantiert eine hochwertige Software die Einhaltung aller rechtlichen Aspekte zu Bautagesberichten und Bautagebüchern.

Per Tablet

Besonders effizient können Sie Ihre Baustellendokumentation mithilfe eines Tablets durchführen. Einmal die App heruntergeladen, benötigen Sie weder Smartphone oder Kamera für Fotografien noch anderweitige Schreibunterlagen. Sämtliche Geschehnisse auf der Baustelle können direkt in das Tablet eingegeben werden, dank der strukturierten Eingaben entfällt ein nachträgliches Sortieren.

Per Kamera

Mit einer Kamera können Sie sämtliche Aktivitäten auf der Baustelle bildlich festhalten, den Baufortschritt dokumentieren und die Qualität Ihrer Arbeit im Streitfall beweisen. Alle Fotos werden durch die Handwerkersoftware ausgewertet und abgelegt, Montagen und Abläufe lassen sich auch nach Wochen noch rekonstruieren, Mängel erfassen und Schadensursachen klären.

Per Drohne

Ebenfalls den Soll-Ist-Zustand dokumentieren, dies zudem aus allen gewünschten Winkeln inklusive der Vogelperspektive, können Sie durch die Zuhilfenahme einer Drohne. Die Daten der eingebauten Kamera können in Echtzeit an die Software weitergeleitet und ausgewertet. Die dreidimensionalen Messdaten aus täglich gleicher Perspektive erlauben Ihnen eine lückenlose Dokumentation Ihres Baufortschritts.

Empfehlung: Auch im Büro digital arbeiten

Nicht nur Ihre Projekte sollten Sie mit Hilfe einer Software professionell planen. Auch Ihre Verwaltung und Auftragsabwicklung lässt sich mit Hilfe einer auf das Handwerk abgestimmten Software digitalisieren. Sie arbeiten damit zeitsparend, übersichtliche und deutlich effizienter.

Mehr zur Handwerkersoftware Streit V.1

Tipp: Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk

Die Bautagebuch-App "Bautagebuch+" von Streit Datentechnik ermöglicht es Ihnen, Ihre Tagesberichte bequem mit einem Tablet zu erfassen. Wetterdaten und Zeiten werden automatisch abgerufen, sodass Sie Ihren Baufortschritt übersichtlich und digital dokumentieren können. Zusätzlich bietet die App Funktionen wie Fotodokumentation, die Möglichkeit, weitere Dokumente hinzuzufügen und die Verbindung zu allen Baustellendaten und externen Kontakten.

Mehr zur Bautagebuch-App

DSGVO-konform dokumentieren

Datenschutz und Persönlichkeitsrechte werden groß geschrieben in der DACH-Region – das gilt auch für Video- und Fotoaufnahmen auf einer Baustelle. Ob es sich um eine Überwachungskamera, einen 3D-Laserscanner oder eben Tablets oder Drohnen handelt: Bei der Nutzung von Kamerasystemen und der Aufnahme von Personen sollten Sie vorsichtig sein – und sich nach den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) richten. Nach Artikel 12 und 13 DSGVO sind Sie dazu verpflichtet, Besucher und Arbeiter auf der Baustelle auf eine Videoüberwachung hinzuweisen und vor Fotoaufnahmen das Einverständnis der betroffenen Personen einzuholen. Zudem muss am Eingang zur Baustelle ein Hinweisschild mit dem Symbol einer Kamera sowie ein Aushang mit einschlägigen schriftlichen Informationen an zentraler Stelle platziert werden. Diese umfassen:

  • Name und Kontaktdaten des
  • Verantwortlichen für die Videoüberwachung
  • betrieblichen Datenschutzbeauftragten
  • Zweck der Verarbeitung
  • geltende Rechtsgrundlage
  • Erklärung zum berechtigten Interesse
  • geplante Dauer der Speicherung
  • Hinweise zum
  • Auskunfts- und Beschwerderecht
  • Empfänger der Daten

Beim Einsatz von Video-Drohnen sind darüber hinaus die Grundsätze der Drohnenverordnung des Bundesministeriums für Zentrales und Verkehr aus dem Jahr 2017 zu beachten.

Tipp: Durch maßgeschneiderte Kameraeinstellungen können öffentliche Bereiche außen vorgelassen oder Personen oder Kfz-Kennzeichen verzerrt und damit nicht identifizierbar dargestellt werden.

FAQ zur Baustellendokumentation

Eine potenzielle Baustellendokumentation bedarf auch bei langjähriger Erfahrung immer wieder der Klärung bestimmter Punkte. Wir fassen noch einmal Antworten auf die Fragen zusammen, die besonders häufig gestellt werden.

Ausschließlich Architekten und Ingenieure sind in Deutschland nach Vorgaben der HOAI zum Führen eines Bautagebuchs verpflichtet. In Österreich müssen auch Projektleiter eine entsprechende Dokumentation anlegen, werden Bauverträge unter Einbeziehung der ÖNORM B 2110 abgeschlossen. Eine Verpflichtung zur Baudokumentation besteht des Weiteren dann, wird sie freiwillig von den beteiligten Vertragsparteien vereinbart.

Eine Baudokumentation ist die umfassendste Art, Aktivitäten und Vorgänge auf einer Baustelle nachzuvollziehen. Sie umfasst Bautagebücher und -berichte ebenso wie Werkzeug- und Materiallisten, Besprechungs-, Begehungs- oder zwischenzeitliche Abnahmeprotokolle. Schriftverkehr und Bilder lassen sich innerhalb des Systems in einem gesonderten Baustellenordner transparent ablegen.

Baustellenordner werden im Normalfall für sämtliche baurelevanten Schriftstücke, Grafiken und Bilder angelegt. Sie beinhalten Serviceverträge und öffentliche Unterlagen ebenso wie Skizzen, Zeitpläne oder Mängellisten.

Behördliche Anordnungen, aktuelle Pläne, E-Mail-Austausch mit Projektbeteiligten: Für einen reibungslosen Ablauf auf der Baustelle sollten Sie stets auf Ihre Unterlagen zurückgreifen können. Auch hier profitieren Sie von einer Handwerkersoftware zur Baustellendokumentation.

Fazit

Mit einer präzisen und systematischen Baudokumentation lassen sich viele Hürden von vornherein nehmen, Bauphasen effizienter gestalten und spätere Streitigkeiten vermeiden. Mit einer effektiven, hochwertigen Handwerker-App lässt sich zudem der erforderliche Zeitaufwand auf ein Minimum beschränken. Statt der manuellen und aufwendigen Zusammenführung einzelner Notizen und Fotos wird durch eine praktische Softwarelösung jede Eingabe automatisch abgelegt und gespeichert und auf Wunsch mit Projektbeteiligten geteilt. Für Ihr kommendes Bauprojekt sollten Sie daher auf eine digitale Baustellendokumentation nicht verzichten.

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