Rechnungen schreiben im Handwerk

Sie haben Ihren Teil erfüllt: Die Arbeit ist getan, das Dach neu gedeckt, die Alarmanlage installiert. Nun ist Ihr Kunde am Zug – sobald Sie ihm zur Begleichung des vereinbarten Betrags eine Rechnung zukommen lassen. Mit der einfachen Aufführung einer Gesamtsumme ist es allerdings nicht getan. Als Handwerker müssen Sie zahlreiche Aspekte bei Ihrer Rechnungsstellung beachten – um an Ihr Geld zu kommen, den Vorgaben des Finanzamts genüge zu leisten und rechtlichen Normen zu entsprechen.

Tipp: Kostenlose Rechnungsvorlage für Handwerker nutzen

Mit einer kostenlosen Rechnungsvorlage für Handwerker (Word, Excel) können Sie ganz einfach Rechnungen schreiben. Muster downloaden, Preise und Unternehmensdaten ausfüllen und an Ihre Kunden verschicken.

Jetzt gratis Rechnungsvorlagen herunterladen!

Bitte beachten Sie: Rechnungen mit Excel und Word sind nicht GoBD-konform. Nutzen Sie stattdessen ein Rechnungsprogramm wie Streit V.1.

So schreiben Sie Ihre Handwerkerrechnung richtig!

Nicht grundlos beschäftigen Großunternehmen Buchhaltungsabteilungen: Eine korrekte Rechnungserstellung kann viele Fallstricke enthalten. Kennen sollten Sie die verpflichtenden und optionalen Inhalte einer rechtssicheren Rechnung als selbstständiger Handwerker dennoch.

Pflichtangaben: Diese Inhalte gehören in Ihre Handwerkerrechnung!

Geschäftsrechnungen unterfallen Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie des Umsatz- und Einkommenssteuerrechts. So müssen sie nach § 239 HGB in einer lebenden Sprache verfasst und auf Basis der §§ 14, 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) erstellt werden – unabhängig davon, wie Sie das betreffende Dokument benennen.

Schon gewusst? Sie müssen Ihre Rechnung nicht explizit als eine solche bezeichnen. Zu Vermeidung von Missverständnissen ist die Nutzung als Überschrift jedoch empfehlenswert.

Sofern

  • der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto übersteigt
  • Sie nicht die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen,

müssen Sie zur Gewährleistung Ihres Vorsteuerabzuges die folgenden Pflichtangaben in Ihren Rechnungen ausweisen:

  1. Name und Adresse Ihres Betriebes sowie Ihres Kunden
  2. Datum der Rechnungsstellung
  3. Fortlaufende Rechnungsnummer
  4. Ihre Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  5. Detaillierte Leistungsbeschreibung
  6. Leistungszeitraum
  7. Nettobetrag der erbrachten Leistung
  8. Prozentsatz und Betrag der Umsatzsteuer
  9. Bei Privatkunden: Hinweis zur Aufbewahrungspflicht
  10. Bei Gewerbekunden: Kopie Ihrer Freistellungsbescheinigung gemäß § 48b Einkommenssteuergesetz (EstG)
  11. Gültige Bankverbindung: Bar bezahlte Aufträge werden vom Finanzamt nicht anerkannt und können daher nicht abgesetzt werden
  12. Optional: gewährte Rabatte, Skonto

Eine handschriftliche Signatur ist nicht erforderlich.

Hinweis: Bei Tätigkeiten als Bauhandwerker oder Subunternehmer müssen Sie ebenso wie bei einer Leistungserbringungen im Ausland (sogenanntes Reverse-Charge-Verfahren) weitere Spezialregelungen zur Rechnungserstellung nach § 13b UStG beachten.

Betriebe mit Handelsregistereintrag

Als ins Handelsregister eingetragenes Unternehmen sind Sie zu zusätzlichen Angaben angehalten:

  • Exakte Übereinstimmung Firmierung und Handelsregistereintrag
  • Hauptsitz Ihres Betriebes
  • Ihre Handelsregisternummer
  • Rechtsform und zuständiges Registergericht
  • Mehrteilige Leistungsbeschreibung in separaten Positionen

Hinweis: Enthält Ihre Rechnung sowohl steuerlich absetzbare Posten wie Lohn- oder Transportkosten als auch nicht absetzbare wie Materialkosten, sind die Positionen eindeutig voneinander zu trennen. Dafür können Sie alternativ den jeweils steuerbegünstigten Anteil als Netto- oder Bruttosumme ausweisen oder die absetzbaren und nicht absetzbaren Kosten prozentual berechnen.

Rechnungen mit Kleinbeträgen

Bei Brutto-Rechnungsbeträgen von unter 250 Euro reduzieren sich dank des § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Ihre Pflichtangaben auf die folgenden Positionen:

  • Name und Adresse Ihres Betriebes
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Leistungsbeschreibung zu Art und Umfang
  • Gesamtbruttobetrag inklusive Umsatzsteuersatz
  • Bei steuerfreien Umsätzen: Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 4 UStG

Abschlagzahlungen

Sie haben den Zuschlag für einen Großauftrag erhalten? Dann stellen Sie gleichzeitig den Erhalt Ihrer Liquidität sicher und warten mit der Rechnungsstellung nicht bis zur Beendigung des vereinbarten Projektes. Statt komplett in Vorleistung zu gehen, können Sie Abschlagrechnungen mit Ihrem Kunden über einen bestimmten Pauschalbetrag vereinbaren. Auch als Teilrechnung oder Akontozahlung bekannt, stellen Sie hier Zwischenrechnungen mit prozentualen Anteilen des abgesprochenen Gesamtbetrags.

Steht die Leistungserbringung zum Zeitpunkt der Teilrechnung noch aus, entfällt die Pflicht zur Zeitangabe der erbrachten Leistung. An ihre Stelle tritt die Kennzeichnung des Rechnungsdokuments als Akontozahlung durch Begriffe wie „Abschlag“ oder „Anzahlung“.

Sie haben die Wahl: Auf sogenannten kumulierten Abschlagsrechnungen weisen Sie bereits in früheren Abschlagsrechnungen aufgeführte Teilbeträge / Zahlungseingänge jeweils mit aus. Gegenüber nicht kumulierten Einzelabschlägen ist so der ausstehende Differenzbetrag am Ende auf einen Blick ersichtlich.

Freiwillige Angaben auf der Handwerkerrechnung

Neben verpflichtenden Angaben können Sie weitere optionale Punkte auf Ihrer Rechnung vermerken.

Mit einer Zahlungsfrist verleihen Sie Ihrem Anspruch auf Entgelt Nachdruck und setzen gleichzeitig einen verbindlichen zeitlichen Rahmen für eventuelle Mahnungen.

In Einzelfällen können private Auftraggeber von jährlichen Steuerbegünstigungen von bis zu 20 Prozent bzw. maximal 1200 Euro der vereinbarten Gesamtsumme profitieren. Eine separate Ausweisung der begünstigten Leistungen stärkt die Kundenbindung.

Auch die Anfahrtskosten dürfen Sie in Rechnung stellen.

Ebenso heben Sie sich durch persönliche Angaben wie detaillierte Kontaktdaten, eine persönliche Ansprache, Dank für die Zusammenarbeit oder Hoffnung auf weitere Auftragserteilungen von Ihrer Konkurrenz ab. Beenden Sie Ihre Rechnung mit freundlichen Grüßen und einer eigenhändigen Signatur.

Tipp: Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk

Bund und Länder fördern kleine und mittlere Betriebe häufig bei der Investition in Digitalisierungsmaßnahmen. Erfahren Sie mehr zu den Förderungen für die Digitalisierung im Handwerk.

Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk

Handwerkerrechnung Muster

Entscheiden Sie sich für die eigene Rechnungserstellung im späteren PDF-Format, finden Sie im Internet kostenlose Vorlagen zum Download. Sie können selbstverständlich auch die gesamte Rechnung individuell erstellen. Vermeiden Sie in jedem Fall monotone Zahlungsaufforderungen und bürokratische Formulierungen. Verfassen Sie Ihre Rechnung stattdessen persönlich und transparent.

Textbeispiele

Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus! Verzichten Sie zudem auf antiquierte Formulierungen wie „gemäß“, „Nachfolgend erlauben wir uns“, „Wir verbleiben“ oder „bezugnehmend auf“. Entscheiden Sie sich für eine moderne, selbstbewusste und dabei freundliche Sprache. Im Folgenden einige Beispiele:

Einstiegsklausel:

  • „Wir haben Ihren Auftrag gerne ausgeführt, vielen Dank!“
  • „Danke, dass Sie uns gewählt haben. Unser Auftrag ist nun beendet.“

Zahlungsaufforderung:

  • „Für Material und Arbeit berechnen wir die folgende Summe …
  • „Der Rechnungsbeitrag beläuft sich auf XXX und ist zahlbar bis zum XXX“

Schlusssatz:

  • „Wir danken für Ihr Vertrauen und freuen uns über eine Weiterempfehlung.“
  • „Wir haben gerne für Sie gearbeitet. Bitte informieren Sie uns bei Beanstandungen unverzüglich.“

· Grußformel:

  • „Beste Grüße aus XXX nach XXX“
  • An Freitagen / Montagen: „Wir wünschen ein schönes Wochenende / einen guten Wochenstart“

Aufbau und Design

Beim Layout ihrer Handwerkerrechnung stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Achten Sie neben der Vollständigkeit, guten Lesbarkeit und Fehlerfreiheit auf ein einheitliches Erscheinungsbild – das sogenannte Corporate Design. Sind Logo, Farben und Schriftart identisch mit Ihrer Internetseite oder Werbung, wirken Sie professionell und erhöhen Ihren Wiedererkennungswert.

Mustertext für den Rechnungsversand per E-Mail

Versenden Sie Ihre Rechnung als E-Mail-Anhang, haben Sie freie Hand beim Anschreiben. Die folgende Formulierung soll Ihnen als Gerüst für Ihren eigenen Entwurf dienen:

„Sehr geehrte(r) (namentliche Anrede)

Ihren Auftrag vom XXX haben wir gerne ausgeführt. Anliegend übersenden wir Ihnen unsere Rechnung mit der Nummer XXX über den vereinbarten Betrag in Höhe von XXX im PDF-Format. Den erforderlichen Adobe Acrobat Reader zum Öffnen der Datei können Sie sich bei Bedarf kostenlos aus dem Internet herunterladen.

Bitte kontrollieren Sie die Rechnung umgehend auf ihre Richtigkeit und kontaktieren uns bei Nachfragen per Telefon oder E-Mail. Bitte halten Sie dazu Ihre Rechnungsnummer bereit.

Vielen Dank.

Mit besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Ihr (Name / Firmierung)“

Welche Positionen dürfen Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen?

Die folgenden Posten werden in Handwerkerrechnungen berücksichtigt:

  • Arbeitskosten: Abrechnung in 15-Minuten-Schritten
  • Fahrtkosten: Pauschale, per Zeit / Kilometer
  • Materialentsorgung: Entsorgung von Verbrauchsmaterial
  • Verbrauchsmittel: Maschineneinsatz, Reinigungsmittel. Verrechnung verwendeter Baumaterialien oder Ersatzteile nur unter ausdrücklicher Zustimmung Ihres Kunden
  • Zuschläge für Sonn- und Feiertage: Auftragsarbeiten außerhalb der regulären Geschäftszeiten

Haben Sie zuvor einen Kostenvoranschlag oder ein Angebote gestellt, sollten Sie dieses im Blick haben.
Beachten Sie: Der Preis eines Angebotes ist verbindlich wohingegen Preise in Kostenvoranschlägen überschritten werden können.

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Mit zunehmender Digitalisierung werden Geschäftsrechnungen immer häufiger elektronisch versendet. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Online-Rechnungsvorlagen und dem Rückgriff auf hochwertige Handwerkersoftware.

Während beide Optionen individualisierbar sind und per Computer, Tablet oder Smartphone bearbeitet werden können, finden sich dennoch Unterschiede:

Excel- oder Word-Vorlagen

Handwerkersoftware

Vorteile

Kostenlos

Automatische Speicherung, Verwaltung und Berechnung der Umsatzsteuer

Offene Rechnungen werden erkannt und an Mahnungen erinnert

Kunde kann per Klick auf Link direkt bezahlen

Nachteile

Eventuell nicht GoBD-konform*

Kostenpflichtig

Fehleranfällig

Aufwendige Archivierung

 

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Hinweis: Die Gültigkeit Ihrer Online-Rechnung erfordert die Zustimmung des Empfängers. Eine ausbleibende Reaktion auf Ihre Nachfrage wird als Zustimmung gewertet, bei ausdrücklicher Verweigerung müssen Sie Ihre Rechnung in Papierform versenden.

Tipp: Rechnungsprogramm für Handwerker nutzen

Sie möchten zeitsparender, professioneller und einfacher arbeiten? Dann nutzen Sie ein Rechnungsprogramm. Ihre Rechnungen sind innerhalb kürzester Zeit generiert und gelangen mit wenigen Klicks zum Kunden. Anschließend werden diese übersichtlich und rechtskonform archiviert.

Mehr zum Rechnungsprogramm für Handwerker

Rechnungen rechtssicher gestalten

Trotz aller Vorsichtmaßnahmen können sich vorallem im rechtlichen Bereich immer wieder Fehler in Rechnungen einschleichen.

Korrektur fehlerhafter Rechnungen

Ihr Kunde ist umgezogen, Sie haben den abgesprochenen Rabatt nicht abgezogen oder eine verpflichtende Rechnungsangabe unterschlagen? Ist die Rechnung bereits versandt, bieten sich Ihnen zwei Formen der nachträglichen Korrektur.

  • Die Rechnung wurde noch nicht beglichen:

Eine Rechnungskorrektur mit der identischen Rechnungsnummer ist möglich. Entscheiden Sie sich für die komplette Neuausstellung, müssen Sie dem Berichtigungsdokument die Originalrechnung beilegen und auf Fehler, Nummer und Datum der Ursprungsrechnung verweisen.

  • Die Zahlung wurde bereits verbucht:

Eine nachträgliche Änderung ist nicht mehr möglich. Die fehlerhafte Rechnung muss storniert, eine Gutschrift bzw. Stornorechnung mit neuer Rechnungsnummer über den beglichenen Betrag der Ursprungsrechnung ausgestellt werden. Ursprungsrechnung und Stornorechnung müssen sich buchhalterisch ausgleichen.

Hinweis: Unbedeutende Fehler wie Tippfehler erfordern keine zwangsläufige Stornierung, ist die Rechnung andernfalls eindeutig verständlich.

Aufbewahrungspflichten, rechtssichere Archivierung

Privatpersonen sind gemäß § 14b Abs. 1 UStG gesetzlich zur zweijährigen Aufbewahrung und sicheren Archivierung Ihrer Rechnungen verpflichtet. Die Frist beginnt mit dem Jahreswechsel nach Ihrer Rechnungsstellung. Als Handwerker müssen Sie Ihren Auftraggeber in Ihrer Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen.

Hinweis: Für gewerbliche Kunden gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Ein Hinweis Ihrerseits ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Verzicht auf Angabe?

Als Handwerker können Sie neben Ihrer herkömmlichen Steuernummer optional eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten. Bei Inlandsrechnungen mit einem Bruttobetrag von über 250 Euro haben Sie die Wahl, welche Nummer Sie aufführen, außerhalb der Landesgrenzen müssen Sie grundsätzlich Ihre Umsatzsteuer-ID angeben.

Fristen für die Rechnungsstellung

Unter dem Zeitpunkt der Leistungserbringung wird die komplette Beendigung aller vereinbarten Arbeiten, bei einer verspäteten Abnahme der Tag der Fertigstellung verstanden. Die Beseitigung kleiner Mängel hat keine aufschiebende Wirkung. § 14 UStG fordert eine Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung. Verspätete Versendungen können gemäß § 26a Abs. 1 UStG Bußgelder in Höhe von bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen.

Tipp: Mit einer zeitnahen Rechnungsstellung vermeiden Sie nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern sorgen auch für eine erhöhte Liquidität.

Ab welchem Zeitraum ist eine Rechnung verjährt?

Nach § 195 BGB verjährt Ihr Anspruch auf Erhalt des Rechnungsbetrags nach drei Jahren. Die Frist beginnt gemäß § 199 BGB mit Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Steuerbefreiung

Als Leistungsentgelt gilt der vereinbarte Nettobetrag. Im Falle unterschiedlicher Steuersätze für verschiedene Tätigkeiten müssen Sie die jeweiligen Entgelte separat voneinander aufschlüsseln, bei einer steuerfreien Leistungserbringeng einen deutlich erkennbaren und klar begründeten Hinweis in Ihre Rechnung mit aufnehmen.

Rechnungsnummern

Abgesehen von Korrekturrechnungen dürfen Sie keine Rechnungsnummer zwei- oder mehrmals vergeben. Für eine eindeutige Identifizierung durch das zuständige Finanzamt sind Sie zu fortlaufenden Nummerierungen Ihrer Rechnungen verpflichtet.

Skonto

Mit dem Angebot auf Skonto erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine schnelle Rechnungsbegleichung. Auf Handwerkerrechnungen werden diese Skonti ebenso wie Rabatte stets als Prozentsatz ohne ausgewiesenen Betrag angegeben.

Können Rechnungen ohne Auftrag erstellt werden?

Nehmen Sie Arbeiten im mutmaßlichen Interesse Ihres Auftraggebers vor, haben Sie auch ohne explizite Auftragserteilung einen Anspruch auf Bezahlung – Beispiel: Bei der Waschbeckenmontage erkennen Sie ein durchgerostetes Rohr.

Sie müssen sich allerdings bemühen, im Vorfeld eine Bewilligung einzuholen. Zudem steht Ihrem Kunden ein Widerspruchsrecht zu. Je teurer die erforderlichen Arbeiten, desto eher sollten Sie daher auf eine Durchführung ohne Erlaubnis verzichten.

Lehnt Ihr Auftraggeber die Arbeiten ausdrücklich ab, muss er diese auch bei objektiver Notwendigkeit nicht begleichen.

Anfechten der Handwerkerrechnung – häufige Fälle

Nicht immer zahlen Kunden anstandslos die übersandte Rechnung. Dabei halten sie die Bezahlung häufig aus den immer wieder gleichen Gründen zurück.

Kostenberechnung

  • Anfahrtskosten: Gemäß Paragraph 312a BGB müssen Sie als Handwerker Ihren Kunden spätestens beim Vertragsschluss über die Inrechnungstellung Ihrer Fahrtkosten inklusive ihrer genauen Höhe informieren.
  • Aufgerundete Stunden: Sie beendigen Ihre Tätigkeit drei Minuten nach einer vollen Stunde? Dann dürfen Sie nicht um weitere 27 Minuten aufrunden. Stellen Sie Ihre Rechnung in einem Abrechnungstakt von maximal 15 Minuten.
  • Wucher: Es steht Ihnen frei, hohe Stundensätze mit Ihrem Kunden zu vereinbaren. Fehlt es allerdings an einer entsprechenden Übereinkunft, gilt der ortsübliche Stundensatz. Überhöhte Beträge müssen nicht überwiesen werden.
  • Steuerbonus: Ihre Kunden können einen möglichen Steuerbonus nur bei getrennter Aufrechnung von Arbeits- und Materialkosten geltend machen. Versäumen Sie diese Aufsplittung, müssen Sie Ihre Rechnung auf Wunsch Ihres Vertragspartners entsprechend korrigieren.

Mängel

Bei nicht ordnungsgemäß erbrachten Leistungen dürfen Auftraggeber die Zahlung gemäß § 634 BGB bis zur erforderlichen Mängelbeseitigung zurückhalten. Sie müssen Sie allerdings innerhalb von zwei Wochen schriftlich zur Fehlerbehebung auffordern. Kommen Sie der Bitte nicht nach, dürfen Ihre Kunden die Arbeiten durch eine andere Firma ausführen lassen und Ihnen die Kosten in Rechnung stellen.

Hinweis: Die Verjährungsfrist der Gewährleistung beträgt im Allgemeinen zwei, bei Arbeiten an Bauwerken fünf Jahre.

Abweichen vom Kostenanschlag

Haben Sie vor Beginn Ihrer Tätigkeiten einen Kostenanschlag eingereicht, darf ihre Rechnung den dort ausgewiesenen Betrag gemäß § 649 BGB um maximal 20 Prozent übersteigen, sofern die Tätigkeit nicht preiswerter ausgeführt werden konnte. Allerdings steht Ihrem Kunden nach unverzüglicher Benachrichtigung ein Sonderkündigungsrecht zu.

Tipp: Vereinbaren Sie in Zeiten von Materialengpässen eine sogenannte Preisgleitklausel, dürfen Sie allgemeine Preissteigerungen anteilig an Ihren Auftraggeber weiterleiten.

Haben Sie statt einem Einheits-, einen Pauschalpreisvertrag vereinbart, sind Sie ebenso wie bei einem rechtlich bindenden Angebot an den exakten Betrag gebunden.

Rechnungsversand und -übermittlung

An Privatkunden können Sie Ihre Rechnung postalisch, via E-Mail oder per App über das Smartphone versenden. Allerdings bedarf eine elektronische Rechnung der Zustimmung Ihres Kunden. Zudem erleichtert ihre reibungslose buchhalterische Weiterverarbeitung eine Software – so wie die ZUGFeRD. Mit diesem Datenformat hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland die Möglichkeit zum branchenübergreifend einheitlichen und gebührenfreien elektronischen Rechnungsdatenaustausch geschaffen.

Fazit

Eine korrekte Rechnungserstellung im Handwerk erfordert auch trotz Muster und Vorlagen Zeit und Mühe. An beidem können Sie sparen, entscheiden Sie sich für die Nutzung einer hochwertigen Handwerkersoftware. Mit ihr können Sie nicht nur mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen, sondern profitieren auch von einer automatisierten Einpflegung weiterer kundenspezifische Daten oder der Erfassung von Steuerkennzahlen.

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