Rechnungen schreiben im Handwerk

Entscheiden Sie sich für die eigene Rechnungserstellung im späteren PDF-Format, finden Sie im Internet kostenlose Vorlagen zum Download. Sie können selbstverständlich auch die gesamte Rechnung individuell erstellen. Vermeiden Sie in jedem Fall monotone Zahlungsaufforderungen und bürokratische Formulierungen. Verfassen Sie Ihre Rechnung stattdessen persönlich und transparent.

Textbeispiele

Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus! Verzichten Sie zudem auf antiquierte Formulierungen wie „gemäß“, „Nachfolgend erlauben wir uns“, „Wir verbleiben“ oder „bezugnehmend auf“. Entscheiden Sie sich für eine moderne, selbstbewusste und dabei freundliche Sprache. Im Folgenden einige Beispiele:

Einstiegsklausel:

• „Wir haben Ihren Auftrag gerne ausgeführt, vielen Dank!“
• „Danke, dass Sie uns gewählt haben. Unser Auftrag ist nun beendet.“

Zahlungsaufforderung:

• „Für Material und Arbeit berechnen wir die folgende Summe …
• „Der Rechnungsbeitrag beläuft sich auf XXX und ist zahlbar bis zum XXX“

Schlusssatz:

• „Wir danken für Ihr Vertrauen und freuen uns über eine Weiterempfehlung.“
• „Wir haben gerne für Sie gearbeitet. Bitte informieren Sie uns bei Beanstandungen unverzüglich.“

· Grußformel:

• „Beste Grüße aus XXX nach XXX“
• An Freitagen / Montagen: „Wir wünschen ein schönes Wochenende / einen guten Wochenstart“

Aufbau und Design

Beim Layout ihrer Handwerkerrechnung stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Achten Sie neben der Vollständigkeit, guten Lesbarkeit und Fehlerfreiheit auf ein einheitliches Erscheinungsbild – das sogenannte Corporate Design. Sind Logo, Farben und Schriftart identisch mit Ihrer Internetseite oder Werbung, wirken Sie professionell und erhöhen Ihren Wiedererkennungswert.

Mustertext für den Rechnungsversand per E-Mail

Versenden Sie Ihre Rechnung als E-Mail-Anhang, haben Sie freie Hand beim Anschreiben. Die folgende Formulierung soll Ihnen als Gerüst für Ihren eigenen Entwurf dienen:

„Sehr geehrte(r) (namentliche Anrede)

Ihren Auftrag vom XXX haben wir gerne ausgeführt. Anliegend übersenden wir Ihnen unsere Rechnung mit der Nummer XXX über den vereinbarten Betrag in Höhe von XXX im PDF-Format. Den erforderlichen Adobe Acrobat Reader zum Öffnen der Datei können Sie sich bei Bedarf kostenlos aus dem Internet herunterladen.

Bitte kontrollieren Sie die Rechnung umgehend auf ihre Richtigkeit und kontaktieren uns bei Nachfragen per Telefon oder E-Mail. Bitte halten Sie dazu Ihre Rechnungsnummer bereit.

Vielen Dank.

Mit besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Ihr (Name / Firmierung)“

Mit zunehmender Digitalisierung werden Geschäftsrechnungen immer häufiger elektronisch versendet. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Online-Rechnungsvorlagen und dem Rückgriff auf hochwertige Handwerkersoftware.

Während beide Optionen individualisierbar sind und per Computer, Tablet oder Smartphone bearbeitet werden können, finden sich dennoch Unterschiede:

	Excel- oder Word-Vorlagen	Handwerkersoftware
Vorteile	Kostenlos	Automatische Speicherung, Verwaltung und Berechnung der Umsatzsteuer
		Offene Rechnungen werden erkannt und an Mahnungen erinnert
		Kunde kann per Klick auf Link direkt bezahlen
Nachteile	Eventuell nicht GoBD-konform*	Kostenpflichtig
	Fehleranfällig
	Aufwendige Archivierung

 

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Hinweis: Die Gültigkeit Ihrer Online-Rechnung erfordert die Zustimmung des Empfängers. Eine ausbleibende Reaktion auf Ihre Nachfrage wird als Zustimmung gewertet, bei ausdrücklicher Verweigerung müssen Sie Ihre Rechnung in Papierform versenden.

Trotz aller Vorsichtmaßnahmen können sich vorallem im rechtlichen Bereich immer wieder Fehler in Rechnungen einschleichen.

Korrektur fehlerhafter Rechnungen

Ihr Kunde ist umgezogen, Sie haben den abgesprochenen Rabatt nicht abgezogen oder eine verpflichtende Rechnungsangabe unterschlagen? Ist die Rechnung bereits versandt, bieten sich Ihnen zwei Formen der nachträglichen Korrektur.

• Die Rechnung wurde noch nicht beglichen:

Eine Rechnungskorrektur mit der identischen Rechnungsnummer ist möglich. Entscheiden Sie sich für die komplette Neuausstellung, müssen Sie dem Berichtigungsdokument die Originalrechnung beilegen und auf Fehler, Nummer und Datum der Ursprungsrechnung verweisen.

• Die Zahlung wurde bereits verbucht:

Eine nachträgliche Änderung ist nicht mehr möglich. Die fehlerhafte Rechnung muss storniert, eine Gutschrift bzw. Stornorechnung mit neuer Rechnungsnummer über den beglichenen Betrag der Ursprungsrechnung ausgestellt werden. Ursprungsrechnung und Stornorechnung müssen sich buchhalterisch ausgleichen.

Hinweis: Unbedeutende Fehler wie Tippfehler erfordern keine zwangsläufige Stornierung, ist die Rechnung andernfalls eindeutig verständlich.

Aufbewahrungspflichten, rechtssichere Archivierung

Privatpersonen sind gemäß § 14b Abs. 1 UStG gesetzlich zur zweijährigen Aufbewahrung und sicheren Archivierung Ihrer Rechnungen verpflichtet. Die Frist beginnt mit dem Jahreswechsel nach Ihrer Rechnungsstellung. Als Handwerker müssen Sie Ihren Auftraggeber in Ihrer Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen.

Hinweis: Für gewerbliche Kunden gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Ein Hinweis Ihrerseits ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Verzicht auf Angabe?

Als Handwerker können Sie neben Ihrer herkömmlichen Steuernummer optional eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten. Bei Inlandsrechnungen mit einem Bruttobetrag von über 250 Euro haben Sie die Wahl, welche Nummer Sie aufführen, außerhalb der Landesgrenzen müssen Sie grundsätzlich Ihre Umsatzsteuer-ID angeben.

Fristen für die Rechnungsstellung

Unter dem Zeitpunkt der Leistungserbringung wird die komplette Beendigung aller vereinbarten Arbeiten, bei einer verspäteten Abnahme der Tag der Fertigstellung verstanden. Die Beseitigung kleiner Mängel und Gewährleistung hat keine aufschiebende Wirkung. § 14 UStG fordert eine Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung. Verspätete Versendungen können gemäß § 26a Abs. 1 UStG Bußgelder in Höhe von bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen.

Tipp: Mit einer zeitnahen Rechnungsstellung vermeiden Sie nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern sorgen auch für eine erhöhte Liquidität.

Ab welchem Zeitraum ist eine Rechnung verjährt?

Nach § 195 BGB verjährt Ihr Anspruch auf Erhalt des Rechnungsbetrags nach drei Jahren. Die Frist beginnt gemäß § 199 BGB mit Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Steuerbefreiung

Als Leistungsentgelt gilt der vereinbarte Nettobetrag. Im Falle unterschiedlicher Steuersätze für verschiedene Tätigkeiten müssen Sie die jeweiligen Entgelte separat voneinander aufschlüsseln, bei einer steuerfreien Leistungserbringeng einen deutlich erkennbaren und klar begründeten Hinweis in Ihre Rechnung mit aufnehmen.

Rechnungsnummern

Abgesehen von Korrekturrechnungen dürfen Sie keine Rechnungsnummer zwei- oder mehrmals vergeben. Für eine eindeutige Identifizierung durch das zuständige Finanzamt sind Sie zu fortlaufenden Nummerierungen Ihrer Rechnungen verpflichtet.

Skonto

Mit dem Angebot auf Skonto erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine schnelle Rechnungsbegleichung. Auf Handwerkerrechnungen werden diese Skonti ebenso wie Rabatte stets als Prozentsatz ohne ausgewiesenen Betrag angegeben.

Können Rechnungen ohne Auftrag erstellt werden?

Nehmen Sie Arbeiten im mutmaßlichen Interesse Ihres Auftraggebers vor, haben Sie auch ohne explizite Auftragserteilung einen Anspruch auf Bezahlung – Beispiel: Bei der Waschbeckenmontage erkennen Sie ein durchgerostetes Rohr.

Sie müssen sich allerdings bemühen, im Vorfeld eine Bewilligung einzuholen. Zudem steht Ihrem Kunden ein Widerspruchsrecht zu. Je teurer die erforderlichen Arbeiten, desto eher sollten Sie daher auf eine Durchführung ohne Erlaubnis verzichten.

Lehnt Ihr Auftraggeber die Arbeiten ausdrücklich ab, muss er diese auch bei objektiver Notwendigkeit nicht begleichen.