Eine Inventurliste für Ihr Unternehmen können Sie kostenlos herunterladen.
Inventur im Handwerk – Tipps und kostenlose Vorlage
Handwerksbetriebe, die zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet sind, müssen einmal im Jahr eine Inventur durchführen. Die Inventur bildet die Grundlage für die Bilanz und informiert über Vermögenswerte sowie Schulden in einem Unternehmen. Für Handwerker und deren Angestellte ist die Inventur oft eine echte Herausforderung. Mit Inventurlisten, die zum Download zur Verfügung stehen, sowie den folgenden Tipps erleichtern Sie sich die Arbeit. Bei der Inventur kommt es auf Sorgfalt an, denn das Finanzamt prüft genau, ob die Daten der Inventur mit der Bilanz übereinstimmen.
Inhalt
Definition Inventur
Eine Inventur wird auch als Bestandsaufnahme bezeichnet und informiert über den Ist-Zustand eines Betriebs. Sie legt die im Betrieb vorhandenen Vermögenswerte und die Schulden offen. Alle Gegenstände, die einen Vermögenswert haben, und die Schulden werden in Inventurlisten erfasst. Zur Ermittlung des Ist-Bestands des Betriebs müssen die Schulden von den Vermögenswerten abgezogen werden.
Unterschied zwischen Inventar und Inventur
Als Inventur wird der Vorgang der Bestandsaufnahme bezeichnet. Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar, bei dem es sich um ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden handelt. Das Inventar teilt sich in die Bereiche Vermögen, Schulden und Eigenkapital ein.
Aufgaben der Inventur
Eine Inventur muss verschiedene Aufgaben erfüllen:
- ist die Grundlage für die Bilanz
- stellt den realen Bestand fest
- deckt Verluste auf, die beispielsweise durch schlechte Lagerung oder Diebstahl entstanden sind
- Ergebnisse der Inventur ermöglichen Betrieben Korrekturen in der Lagerbuchführung
Vorteile einer Inventur
Auch wenn eine Inventur mit viel Aufwand verbunden ist und Handwerksbetrieben viel Zeit kostet, hat sie einige Vorteile. Sie kann einem Unternehmen lange Recherchen bei Betriebsprüfungen ersparen, da einfach die Inventurlisten vorgelegt werden können. Sie deckt Defizite auf, wenn die Lagerbuchhaltung nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde.
Eine ordnungsgemäß durchgeführte Inventur kann Steuernachzahlungen und hohe Kosten im Rahmen einer Betriebsprüfung vermeiden. Es ist daher wichtig, die Inventur sorgfältig und ordnungsgemäß durchzuführen, damit es nicht zu Erhöhungen des Warenbestandes durch den Betriebsprüfer kommt, die mit Nachzahlungen verbunden sind. Eine Inventur kann Ihnen also helfen, hohe Kosten durch Steuernachzahlungen zu sparen.
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Inventurpflicht – Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Zur Inventur sind Kaufleute und Unternehmen verpflichtet, für die auch die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz und damit zur doppelten Buchführung besteht. Die Pflicht zur Inventur gilt auch für Einzelunternehmer, die über einen freiwilligen Eintrag im Handelsregister verfügen.
Auch diese Einzelunternehmer sind zur Bilanz und zur doppelten Buchführung verpflichtet. Grundsätzlich besteht die Pflicht zur Inventur für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Die Pflicht zur Inventur ist in § 240 ff. Handelsgesetzbuch und § 140 ff. der Abgabenordnung geregelt.
Ausnahmen von der Inventurpflicht
Die Pflicht zur Inventur gilt nicht für alle Handwerksbetriebe. Ausnahmen von der Inventurpflicht bestehen für
- Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind
- Freiberufler
- Land- und Forstwirte
- Einzelkaufleute, deren Umsätze innerhalb von zwei aufeinander folgenden Jahren nicht höher als 600.000 Euro sind und deren Gewinne 60.000 Euro nicht überschreiten.
Alle Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung und zur Bilanz verpflichtet sind, müssen keine Inventur durchführen. Die Durchführung einer freiwilligen Inventur ist für diese Unternehmen jedoch möglich, denn sie hilft ihnen, ihre finanzielle Situation besser einzuschätzen.
Inventurarten
In der Regel muss die Inventur zum Ende eines Geschäftsjahres stattfinden. Da der Bilanzstichtag für die meisten Unternehmen auf das Jahresende fällt, wird die Inventur zumeist zum 31. Dezember fällig. Es gibt jedoch verschiedene Inventurarten, die auch zu anderen Zeitpunkten durchgeführt werden können.
Eine Stichtagsinventur muss zu einem bestimmten Tag durchgeführt werden und wird daher meistens mit dem Bilanzstichtag zusammengelegt. Dieser Bilanzstichtag ist der letzte Tag eines laufenden Geschäftsjahres, also in der Regel der 31. Dezember. Eine Stichtagsinventur erfasst den Vermögens- und Schuldenbestand zum Ende des Wirtschaftsjahres. Da sie innerhalb eines kurzen Zeitraums erfolgen muss, ist sie mit einem hohen Aufwand und einem erhöhten Fehlerrisiko verbunden.
Bei einer Stichprobeninventur werden von einzelnen Waren- und Materialbeständen nur Stichproben entnommen. Der Aufwand für die Stichprobeninventur ist gering, da nur Hochrechnungen anhand der Stichproben erfolgen. Fehler können bei der Hochrechnung auftreten. Die Stichprobeninventur ist nur für größere Unternehmen sowie für Handwerksbetriebe mit einem hohen Waren- und Materialbestand sinnvoll.
Eine permanente Inventur erfolgt über das gesamte Geschäftsjahr, um die Vermögensbestände und Schulden aufzuzeichnen. Grundlage für die permanente Inventur ist die genaue Aufzeichnung aller Zu- und Abgänge im Lager. Termine für die Durchführung der permanenten Inventur können Sie frei wählen. Da bei der permanenten Inventur regelmäßig Ist- und Sollbestände abgeglichen werden, bietet sie eine gute Planungsgrundlage.
Eine verlegte Inventur wird auch als zeitverschobene Inventur bezeichnet und kann entweder innerhalb von drei Monaten vor dem Ende des aktuellen Geschäftsjahres oder bis zu zwei Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres durchgeführt werden. Sie kann erfolgen, wenn zum Bilanzstichtag aufgrund hoher Bestände oder eines Mangels an Personal keine Inventur möglich war. Abhängig davon, wann Sie die verlegte Inventur durchführen, müssen Sie mit dem Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren das Vermögen und die Schulden zum Bilanzstichtag zuverlässig ermitteln können.
Eine zeitnahe Inventur kann bis zu zehn Tage vor oder bis zu zehn Tage nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Da die Planbarkeit bei einer zeitnahen Inventur besser als bei einer Stichtagsinventur ist, besteht ein geringeres Fehlerrisiko. Die zeitnahe Inventur kann mit einer höheren Sorgfalt ausgeführt werden, da ein größeres Zeitfenster vorliegt. Sie lässt sich besser mit dem Betriebsalltag in Ihrem Handwerksbetrieb vereinbaren.
Ablauf einer Inventur
Für die Inventur in Ihrem Handwerksbetrieb können Sie verschiedene Verfahren anwenden. Um Fehler bei der Inventur zu vermeiden, ist eine gute Planung wichtig.
Inventurverfahren
Fehler bei der Inventur vermeiden Sie, wenn Sie sich auf ein Inventurverfahren festlegen. Kennen Sie dieses Verfahren und dessen Ablauf, lässt sich die Inventur besser planen. Sie legen die Verantwortlichen für die Inventur fest. Die körperliche Inventur ist das gebräuchlichste Verfahren in Handwerksbetrieben, doch kann auch eine Buchinventur oder Anlageinventur durchgeführt werden. Diese Verfahren sind oft zusätzlich zur körperlichen Inventur notwendig, da nicht nur Gegenstände, sondern auch andere Vermögenswerte und Schulden erfasst werden müssen.
Körperliche Inventur
Die körperliche Inventur wird am häufigsten in Unternehmen angewendet. Alle materiellen Güter, die in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, erfassen Sie in Inventurlisten. Das ist einzeln oder in Gruppen möglich. Abhängig von der Art der Güter bestehen dazu verschiedene Möglichkeiten:
- Zählen: Wird der Warenbestand in Stückzahlen verkauft und kann jeder Einheit ein entsprechender Wert zugewiesen werden, zählen Sie die Gegenstände einzeln per Hand, um sie dann in die Liste einzutragen.
- Messen: Liegen Ihre Waren als Meterware vor, müssen Sie sie messen und dann erfassen.
- Wiegen: Verkaufen Sie Ihre Waren nach Gewicht, müssen Sie sie abwiegen und dann in der Liste erfassen.
- Schätzen: Können Sie den Wert der materiellen Güter nicht durch Zählen, Messen oder Wiegen ermitteln, müssen Sie die Menge schätzen. Schätzungen sind beispielsweise für große Mengen an Schüttgut gebräuchlich.
Buchinventur
Bei der Buchinventur werden immaterielle Werte erfasst, zu denen Umlaufvermögen und Schulden gehören. Die Erfassung von Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten erfolgt anhand von Belegen wie Kontoauszügen oder Kassenbüchern.
Anlageinventur
Grundlage der Anlageinventur ist das Anlagenverzeichnis, in dem das bewegliche Anlagevermögen wie Maschinen, Fahrzeuge oder Geschäftsausstattung erfasst sind.
Inventurliste für Handwerker
Um in Ihrem Handwerksbetrieb eine Inventur durchzuführen, nutzen Sie eine Inventurliste. In ihr erfassen Sie Ihre Waren und Materialien, um dann den Ist-Zustand Ihres Betriebs zu ermitteln. Inventurlisten werden immer noch in Papierform in Schreibwarenläden angeboten. Sie können aber auch die Inventurliste aus dem Internet downloaden. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, werden Ihnen auch vom Anbieter der Software Inventurlisten zur Verfügung gestellt. Wie Sie Inventurlisten führen, hängt von der Art Ihres Handwerksbetriebs ab. Die Inventurliste wird als eine Art Tabelle geführt. Sie dient als Grundlage für die Bilanz und für Betriebsprüfungen und muss daher mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Inhalt der Inventurliste
Häufig wird eine Inventurliste in fünf Spalten aufgeteilt. Sie muss die folgenden Angaben enthalten:
- Artikelbezeichnung, beispielsweise Waschbecken, wenn Sie einen SHK-Betrieb führen
- Artikelnummer, mit der die einzelnen Waren identifiziert werden
- Menge, in Stück bei Waschbecken oder in Meter bei Leitungen, beispielsweise in einem Elektrofachbetrieb
- Maßeinheit, zum Beispiel Stück bei Waschbecken oder Meter bei Leitungen
- Wert in Euro
Der Wert wird als Gesamtwert für eine Ware angegeben. Der Wert einer Einheit wird mit der Menge multipliziert. Kostet ein Waschbecken beispielsweise 140 Euro und sind zehn Waschbecken vorhanden, wird als Wert 1.400 Euro angegeben.
Beispiel einer Inventur mit Inventurliste
Eine Inventur mit Inventurliste soll am Beispiel eines SHK-Betriebs erläutert werden. Der SHK-Betrieb führt eine Stichtagsinventur in Form einer körperlichen Inventur durch. Es ist an dieser Stelle nicht möglich, eine vollständige Inventurliste aufzuführen, da der SHK-Betrieb über viele verschiedene Waren verfügt. Stellvertretend dafür sollen nur einige Waren in der Inventurliste dargestellt werden, um zu erläutern, wie die Inventurliste geführt wird.
Artikel | Artikelnummer | Menge | Einheit | Wert (Euro) |
Waschbecken | 10038245 | 10 | Stück | 1.400 |
Abwasserrohr | 24315987 | 120 | Meter | 600 |
Befestigungsschellen | 48973365 | 400 | Stück | 800 |
Schrauben M10 | 36984578 | 780 | Stück | 780 |
Muttern M10 | 36984552 | 780 | Stück | 390 |
Ein Sanitärunternehmen verwendet in der Inventurliste noch genauere Bezeichnungen, um die einzelnen Waren genau zu identifizieren. Waschbecken werden in verschiedenen Größen und unterschiedlichen Farben angeboten. Abwasserrohre gibt es mit verschiedenen Durchmessern. Auch für Schrauben, Muttern und Befestigungsschellen sind die Bezeichnungen in der Praxis genauer und werden entsprechend ausführlich in der Inventurliste erfasst.
Anhand der Artikelnummer können Sie die einzelnen Artikel genau identifizieren. Im Idealfall befindet sie sich direkt am Lagerplatz. So sparen Sie sich bei der Inventur die genaue Suche nach der Artikelnummer.
Tipp: Inventur mit digitaler Lagerverwaltung vereinfachen
Handwerksbetriebe können Ihre Inventur einfacher und schneller mit Hilfe eines digitalen Lagerverwaltungsprogramms durchführen. Mit der Software Streit V.1 werden Lagerbewegungen mittels Scanner oder mit der App "Lager+" per Smartphone erfasst und dokumentiert. Die abschließende Inventur ist somit bereits vorbereitet. Es lassen sich verschiedene Inventurverfahren wie Stichtagsinventur, permanente Inventur oder eine variable Inventur umsetzen. Außerdem lassen sich Bewertungen und Auswertungen beim Inventurabschluss abfragen.
Tipps für eine Inventur Ihres Handwerksbetriebs
Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Inventur in Ihrem Handwerksbetrieb. Erfahren Sie, wie Sie Fehler vermeiden und sich die Arbeit erleichtern können.
Räumen Sie zur Vorbereitung der Inventur Lager und Arbeitsplätze auf, um einen besseren Überblick zu haben und sich die Arbeit zu erleichtern. Stellen Sie die erforderlichen Arbeitsmaterialien wie Listen, Schreibzeug und Kennzeichnungsetiketten rechtzeitig bereit.
Teilen Sie rechtzeitig die Mitarbeiter ein, die mit der Inventur beschäftigt sind, und legen Sie die Bereiche fest, in denen sie tätig sind. Die Inventur sollte immer in Zweiergruppen durchgeführt werden. Der eine zählt, der andere nimmt die Waren auf.
Für eine gute Organisation der Inventur müssen Sie Regeln aufstellen und an die beteiligten Mitarbeiter aushändigen. Schaffen Sie klare Regeln über die Erfassung und die Kennzeichnung der erfassten Gegenstände.
Stecken Sie den Umfang der Inventur ab, denn nicht immer muss tatsächlich alles in Ihrem Unternehmen aufgenommen werden. Legen Sie vor der Inventur fest, welche Gegenstände und Warengruppen aufzunehmen sind.
Sortieren Sie zur Vorbereitung der Inventur die vorhandenen Bestände nach Warengruppen, damit keine Fehler bei der Inventur unterlaufen. Kontrollieren Sie, ob alle Warengruppen korrekt an ihrem Platz liegen.
Weisen Sie die an der Inventur beteiligten Mitarbeiter über die Führung der Inventurlisten ein. Die Inventurlisten müssen mit fortlaufenden Nummern geführt und von den durchführenden Personen quittiert werden.
Zur Inventur gehört die ordnungsgemäße Dokumentation, die sich nicht in den Inventurlisten erschöpft. Werden Fehler festgestellt oder ist Ware beschädigt, muss das dokumentiert werden. Weisen Sie die an der Inventur beteiligten Mitarbeiter entsprechend an.
Beispiele aus der Praxis
Die Beispiele aus der Praxis sollen veranschaulichen, wie Sie eine Inventur durchführen können. In den verschiedenen Branchen gibt es Unterschiede bei der Durchführung der Inventur.
Elektrobetrieb
In einem Elektrobetrieb müssen Sie bei der Inventur verschiedene Arten von Leitungen, Schaltern, Steckdosen, Leuchtmittel und Installationsmaterial erfassen. Die Inventur kann abhängig von der Größe Ihres Unternehmens umfangreich sein. Leitungen müssen Sie häufig messen. Darüber hinaus sind aber auch volle Spulen und Packungen an Leitungen vorhanden. Kleinmaterial wie Schrauben werden häufig gewogen, da es kaum möglich ist, sie zu zählen. Führen Sie regelmäßig permanente Inventuren durch, erleichtern Sie sich die Arbeit, wenn eine Stichtagsinventur erforderlich ist.
Malerbetrieb
In einem Malerbetrieb gehören verschiedene Arten von Farben, Grundierungen und Lösungen zu Ihren Materialien. Sie sind in Eimern vorhanden. Die vollen Eimer können Sie nach Stückzahl, aber auch nach Litern in der Inventurliste erfassen. Bei angebrochenen Behältern mit Flüssigkeiten müssen Sie den Inhalt schätzen. Zusätzlich müssen Sie Bestände für Klebeband und Abdeckfolie erfassen, die häufig als Meterware vorliegen. In Stück werden Bestände an Pinseln, Abstreifgittern, Farbrollen und anderen Hilfsmitteln erfasst.
Betrieb für Sanitär- und Heizungstechnik
In einem Betrieb für Sanitär- und Heizungstechnik müssen Sie Sanitärkeramik wie Waschbecken, WC-Becken und Duschwannen, aber auch Armaturen, Heizkörper, Ventile und Befestigungsmaterial erfassen. Alle diese Gegenstände erfassen Sie nach Stückzahl. Zusätzlich benötigen Sie Leitungen, beispielsweise Heizungsrohre oder Wasserleitungen. Die Erfassung erfolgt in Meter. Sie müssen die Leitungen teilweise messen.
Typische Fehler vermeiden
Fehler bei einer Inventur können fatale Folgen haben, da es zu Nachzahlungen von Steuern kommen kann. Bei der Betriebsprüfung können Auflagen erteilt werden, wenn Fehler bei der Inventur aufgetreten sind. Daher ist es umso wichtiger, die Inventur sorgfältig zu führen und Fehler zu vermeiden.
Folgen von Fehlern bei der Inventur
Bei einer Inventur können verschiedene Fehler auftreten, die zu einem erhöhten Aufwand bei der Betriebsprüfung führen. Fehler bei der Inventur können auch Fehler in der Buchführung und bei der Bilanz zur Folge haben. Das können die Folgen von Fehlern sein:
- Das Finanzamt lehnt die Buchführung ab, was zu Steuerschätzungen und höheren Steuern führt.
- Der Betriebsprüfer kann den Warenbestand erhöhen, was mit höheren Steuern verbunden ist.
- Um Fehler zu kompensieren, kann der Betriebsprüfer einen Sicherheitszuschlag zum Warenbestand vornehmen, der zu einer höheren Steuerbelastung führt.
- Kommt es zu Fehlern bei der Inventur, sucht der Prüfer bei der Betriebsprüfung nach Kassendifferenzen. Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn führen zu Steuernachzahlungen.
- Passt der Wareneinsatz nicht mit den erzielten Erlösen zusammen, wird eine Steuernachzahlung fällig. Ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung droht, wenn Sie nicht belegen können, dass es sich nur um einen einmaligen Fehler bei der Inventur handelt.
Folgen keiner Inventur
Sind Sie zur Inventur verpflichtet und führen Sie keine Inventur durch, verfügen Sie nicht über Grundlagen für die Buchführung und die Bilanz. Das Finanzamt kann die Anerkennung der Buchführung ablehnen. Es kann den Gewinn schätzen, was zu einer höheren steuerlichen Belastung führen kann.
Inventar als Handwerker richtig verwalten
Als Handwerker müssen Sie das Inventar verwalten, indem Sie die Inventurlisten mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Bei der Verwaltung des Inventars kann Ihnen eine Software helfen.
FAQ zur Inventur im Handwerk
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Punkte zur Inventur im Handwerk zusammengefasst:
Alle Handwerksbetriebe, die in das Handelsregister eingetragen sind, müssen eine Inventur durchführen. Die Inventurpflicht gilt für alle Betriebe, die auch zu einer Bilanz verpflichtet sind.
Zum Inventar eines Handwerksbetriebs gehören alle Vermögensgegenstände und Schulden. Das Eigenkapital ist Teil des Inventars und die Differenz aus Vermögensgegenständen und Schulden.
Die Inventur wird in der Regel am Ende eines Geschäftsjahres als Stichtagsinventur durchgeführt. Sie erfolgt meistens zum 31. Dezember. Es gibt aber auch die Möglichkeit der verschobenen Inventur oder der regelmäßig durchgeführten permanenten Inventur.
Bei der Inventur werden Waren und Materialien in einem Betrieb gezählt. Waren, die in Stückzahlen verkauft werden und deren Einheiten einen bestimmten Wert aufweisen, müssen gezählt werden.
Fazit
Zur Inventur sind Handwerksbetriebe verpflichtet, die in das Handelsregister eingetragen und auch zur Bilanz verpflichtet sind. Bei der Inventur gilt es, Fehler zu vermeiden, denn sie können mit erhöhten Steuerzahlungen verbunden sein. Im Rahmen der Inventur werden Waren und Materialien in Inventurlisten erfasst. Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie die Inventur gut vorbereiten.
