Der Verband für Organisations- und Informationssysteme e. V hat zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung formuliert, die auch heute noch Anwendung finden:
Die revisionssichere Archivierung
von Daten und E-Mails im Handwerk
Die revisionssichere Archivierung verwaltet und lagert aufbewahrungspflichtige sowie aufbewahrungswürdige Dokumente und Informationen eines Unternehmens. Die Grundsätze dafür sind unter anderem in der GOBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) verankert. Elektronische Archiv-, Informations-, und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) müssen also auch im Handwerk eine Reihe strenger Anforderungen erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und vom Finanzamt anerkannt zu werden.
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Was ist eine revisionssichere Archivierung?
Revisionssicherheit meint das sichere und unveränderte Archivieren wichtiger sowie relevanter Dokumente und Unterlagen eines Unternehmens. Dabei ist einerseits zwischen speicherpflichtigen und andererseits zwischen speicherwürdigen Dokumenten zu unterscheiden. Erstere unterliegen laut Gesetz (HGB/SteuerG) einer bestimmten Aufbewahrungsfrist, die je nach Dokumententyp bis zu zehn Jahre betragen kann. Systeme, die solche aufbewahrungspflichtigen Informationen speichern, müssen auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch für die revisionssichere Langzeitarchivierung nutzbar sein. Die Kategorisierung und Festlegung der speicherwürdigen Dokumente übernimmt jedoch jedes Unternehmen in Eigeninitiative.
Revisionssichere Archivierung und rechtssichere Archivierung
Speichersysteme gelten erst dann als revisionssichere Systeme, wenn ab dem Eingang des Dokuments in das Archiv über den Transport bis zur endgültigen Speicherung absolut sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren geht noch in irgendeiner Weise verändert wird. Der Begriff der revisionssicheren Archivierung existiert seit 1992 und wurde von Ulrich Kampffmeyer, einem deutschen Autor und Unternehmensberater, geprägt. Im Jahre 1996 wurde die revisionssichere Archivierung durch den Fachverband der Dokumentenmanagementbranche und dem Verband Organisations- und Informationssysteme im „Code of Practice“ als allgemein gültig veröffentlicht. Trotz der allgemeinen Gültigkeit des Begriffs gab es bereits bei der Prägung desselbigen Diskussionen, ob der Begriff Rechtssicherheit bzw. rechtssichere Archivierung nicht passender wäre. Letztendlich setzte sich die revisionssichere Archivierung durch. Elektronische Archivsysteme, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen, gelten als revisionssicher. Die GoBD hat dabei 2015, die bis dato geltenden Gesetze GDPdU und die GoBS abgelöst und vereinheitlicht. Offiziell gültig ist die GoBD seit 2017. Seit November 2019 gibt es eine weitere Neufassung. Die GoBD gelten auch im Handwerk.
Definitionen elektronische Archivierung, elektronische Langzeitarchivierung, revisionsichere elektronische Langzeitarchivierung
Das wesentlichste Merkmal für revisionssichere Archivierung mit Hilfe von Archivsystemen ist die Sicherstellung, dass sämtliche Informationen jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Die Aufbewahrung von elektronischen Informationen durch revisionssichere Speichersysteme lässt sich in drei Definitionen unterteilen:
Im Allgemeinen ist hiermit die datenbankgestützte, langzeitige, sichere sowie unveränderbare Aufbewahrung von Informationen in elektronischer Form gemeint. Maßgeblich für diese Definition ist die Reproduzierbarkeit sämtlicher Informationen. Um die elektronische Archivierung durchzuführen ist ein spezielles digitales Archivsystem nötig, das den Anforderungen und Vorschriften einer revisionssicheren Archivierung entspricht.
Mit der Langzeitarchivierung ist die elektronische Aufbewahrung von Informationen für mehr als zehn Jahre gemeint. Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) lassen sich Dokumente aller Art im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten speichern. Nach dieser Aufbewahrungspflicht folgt die Langzeitarchivierung. Hierzu werden alle Bearbeitungs- und Veränderungsschritte an den abgelegten Informationen protokolliert und dokumentiert.
Die revisionssichere Archivierung meint die Aufbewahrung von elektronischen und geschäftsrelevanten Informationen, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB) sowie der Abgabenordnung (§ 146, § 147, § 200) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Maßgeblich ist die sowohl sichere als auch ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Informationen, die ebenso die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren berücksichtigt.
Vorteile einer digitalen revisionssicheren Archivierung
Einmal im Unternehmen eingerichtet, ist ein digitales, revisionssicheres Archiv für jede Art der Dokumenten-, Beleg- und Dateienablage nutzbar. Sie dient allen Unternehmensbereichen als verfälschungssichere sowie langzeitige Archivierung und Dokumentation von digitalen Aufzeichnungen wie Rechnungen, Belegen, E-Mails, Lieferscheine, Verträge uvm. als elektronische Informationen. Digitale Aufzeichnungen können selbstverständlich auch Tonaufnahmen, Fotografien oder Videos sein, die zum Beispiel zur Dokumentation erbrachter Leistungen angefertigt wurden. Betriebe profitieren von einer platzsparenden und übersichtlichen Archivung aller Dokumente und E-Mails. Die mühsame Suche nach Belegen bzw. Akten sowie unzähligen Ordner sind damit passé. Einer möglichen Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer können Sie entspannt entgegensehen.
Zeit und Kostenersparnis durch die revisionssichere Archivierung
Durch die digitale Archivierung sorgen Sie für eine platzsparende Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen. Kosten für Aktenordner, Papier und Druck werden damit eingespart. Digitale Belege werden in Echtzeit übermittelt, die finale Abrechnung von Projekten kann somit zeitnah erfolgen. Auch die Übersichtlichkeit ist gegeben, so dass ein zeitraubendes Suchen nach Rechnungen, Belegen und Dokumenten entfällt.
Erhöhte Sicherheit und Gesetzeskonformität
Durch die digitale Archivierung sind reibungslose Betriebsprüfungen durch einen Wirtschaftsprüfer sichergestellt. Zudem sind Ihre Dokumente und Dateien manipulationssicher gespeichert und es wird ein Verlust wichtiger Unterlagen aber auch eine versehentliche Datenveränderungen vermieden.
Vereinfachte Prozesse und Übersichtlichkeit
Mit einem digitalen revisionssicheren Archiv profitieren Sie von einer uneingeschränkten Transparenz aller Vorgänge und Dokumente und können diese jederzeit nachvollziehen. Die Buchführung und alle Arbeitsabläufe werden somit um ein Vielfaches vereinfacht.
Möchten Sie in Ihrem Handwerksunternehmen eine elektronische Archivierungssoftware einsetzen und damit eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Vorgängen erreichen, sollten Sie vorher genau prüfen, ob Ihr Buchführungssystem bzw. die Software den rechtlichen Anforderungen und Vorschriften für eine revisionssichere Archivierung entspricht.
Merksätze für eine revisionssichere Archivierung
Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.
E-Mail-Archivierung: Besonderheiten und Kurz-Check für revisionssichere E-Mails
E-Mails gehören heutzutage in einem Unternehmen ebenfalls zu den wichtigsten Dokumenten, die besonders geschützt und archiviert werden müssen. Hierbei bedeutet Archivierung jedoch mehr, als wichtige Mails nur in die Ablage eines Ordners des E-Mail-Programms zu legen. Auch das zusätzliche Abspeichern auf der Festplatte stellt keine revisionssichere Archivierung dar. Im Gegenteil – die revisionssichere Archivierung von steuerlich und rechtlich relevanten E-Mails ist inzwischen ebenfalls gesetzlich klar geregelt.
Unüberlegtes Löschen von Mails zur Speicherplatzgewinnung auf Datenträgern oder falsches Archivieren kann rechtliche Konsequenzen haben. Um teuren Bußgeldzahlungen zu entgehen, müssen archivierte Mails zum einen unveränderlich, langlebig sowie unzerstörbar sein, zum anderen jederzeit wieder auffindbar und verfügbar sein. Die Verfügbarkeit muss also zu jeder Zeit gewährleistet sein. Auch die Aufbewahrungsfrist spielt bei der revisionssicheren E-Mail Archivierung eine Rolle. Geschäftliche Korrespondenz in elektronischer Form muss, je nach rechtlicher Relevanz, sechs bis zehn Jahre aufbewahrt und dokumentiert werden und eine Nachvollziehbarkeit dieser zu gewährleisten. Rein rechtlich reicht jedoch die klassische Ablage in Papierform nicht mehr aus, da diese Form als nicht nachprüfbar gilt.
Die revisionssichere Archivierung von E-Mails dient ebenso als Schutz vor Datenverlust, Überlastung von Servern und Manipulation.
Kurz-Check: Anforderungen für E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails müssen in dem Dateiformat abgespeichert werden, in dem sie gesendet wurden.
Das abgelegte Duplikat muss also dem Originaldokument entsprechen.
Das gewählte Format zur Archivierung muss sich in über zehn Jahren noch problemlos öffnen lassen.
Die Archivierung von privaten E-Mails der Mitarbeiter ist Arbeitgebern gesetzlich untersagt.
Revisionssichere Archivierung mit Hilfe von Streit V.1
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