GoBD im Handwerk

Wenn Sie einen Betrieb führen und eine Software nutzen, die Daten elektronisch verarbeitet, müssen Sie die Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten. Die GoBD wurden bereits 2014 vom Bundesfinanzministerium (BMF) aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmen auch im Bezug auf die Buchhaltung eingeführt. Die aktuelle Fassung wurde im Jahr 2019 verabschiedet, die seit Januar 2020 gelten.

Was bedeutet GoBD und was wird geregelt?

GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Grundsätze regeln vor allen welche steuerrechtlich wichtigen Unterlagen Sie in welchem Umfang wie erfassen und archivieren müssen und wie lange die Aufbewahrungszeit für diese ist. Um die Abläufe im Unternehmen und den Einsatz einer Software beurteilen und nachvollziehen zu können, greift der Betriebsprüfer auf die Verfahrensdokumentation zurück. Der Betriebsprüfer sollte aus dieser erkennen können, dass alle Vorgänge dokumentiert sind und kontrolliert werden – aus organisatorischer und technischer Sicht. Die Verfahrensdokumentation ist aber nur ein Teil der GoBD.

Insgesamt beziehen sich die Richtlinien auf folgende Bereiche:

  • GoBD-konforme Arbeitsweise
  • Software-Einsatz gemäß GoBD
  • Verfahrensdokumentation
  • revisionssichere Archivierung

Warum gibt es die GoBD?

Die GoBD ist eine Zusammenführung der früher gültigen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab. Da Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Systemen arbeiten, ist es wichtig eine einheitliche Regelung zur Aufbewahrung von gedruckten und elektronischen Daten zu bieten. Werden die Regelungen nicht beachtet, kann dies Nachzahlungen an das Finanzamt zur Folge haben.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Selbstständige in Deutschland. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer müssen die GoBD berücksichtigen. Verantwortlich ist dabei der Unternehmer, nicht etwa Ihr Steuerberater. Dazu gehören auch Kleinunternehmer oder Freiberufler.

Zu beachten ist dabei, dass bei der Verwendung von Office-Programmen wie Word, Excel & Co. die reguläre Ablage der Dokumente nicht GoBD-konform ist. Auch die lückenlose Dokumentation so nicht gewährleistet.

Mit einer Buchhaltungssoftware sind auch kleine Unternehmen gewappnet um alle Richtlinien der GoBD im Handwerk einzuhalten.

GoBD-konforme Arbeitsweise

GoBD-konformes Arbeiten ist dann erfüllt, wenn Unternehmen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von Unterlagen die entsprechenden Vorgaben für alle steuerrelevanten Unterlagen in Papier- oder digitaler Form erfüllen.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der GoBD-Richtlinien?

Wenn Sie die GoBD-Richtlinien als Unternehmer nicht einhalten drohen je nach Schweregrad Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen, Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn, Meldungen an die Bußgeldstelle des Finanzamtes.

Hinweis zur Verwendung von offenen Dokumenten wie Word und Excel

Achtung: Unternehmen die Ihre Rechnungen mit Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word- und Excel verwenden, arbeiten nicht GoBD-konform, da diese als offene Dokumente veränderbar sind. Nutzen Sie stattdessen von Beginn an eine Handwerkersoftware wie Streit V.1 die eine GoBD-konforme Erstellung und Archivierung Ihrer Dokumente und Daten gewährleistet.

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Grundsätze einer GoBD-konformen Buchhaltung

Um GoBD-konform zu arbeiten müssen Unterlagen die steuerrelevant sind nach folgenden Grundsätzen aufbewahrt werden:

  • nachvollziehbar:  Buchungen müssen entsprechenden Belege aufweisen.
  • vollständig:  Es muss eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsprozesse mit den entsprechenden Daten vorliegen
  • unveränderlich:  Alle Unterlagen müssen im Original und unveränderlich vorliegen. Es muss gewährleistet sein, dass die Unterlagen auch in Zukunft unveränderbar sind.
  • richtig:  Alle Vorgänge müssen wahrheitsgemäß sein.
  • geordnet:  Alle Vorgänge müssen geordnet und für Außenstehende nachvollziehbar sein.
  • zeitnah:  Buchungen müssen innerhalb von zehn Tagen nach Eingang des Belegs erfolgt sein.

Mit der Neufassung der GoBD 2019 müssen elektronisch erstellte geschäftliche Belege außerdem unveränderbar digital aufbewahrt werden.

 

Software-Einsatz gemäß GoBD mit Streit V.1

Mit der Handwerkersoftware Streit V.1 arbeiten Sie vollständig GoBD-konform - und das ohne viel Zeit zu investieren. Das digitale Archiv ist vollintegriert und mit allen Programmbestandteilen von Streit V.1® verknüpft - d.h. relevante Informationen zu Dokumenten (z.B. Kunden- und Mitarbeiterdaten) werden automatisch gespeichert.

Mit dem Streit V.1® Archiv besitzen Sie gleichzeitig ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System (DMS) und archivieren platzsparend, rechtssicher, revisionssicher und übersichtlich.
Auch Ihre digitalen Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Angebote erfüllen alle Anforderungen gemäß den GoBD.

Mit Streit V.1® alle Vorgänge nachvollziehen und immer auf der sicheren Seite

Archivierung von ein- und ausgehenden Dokumenten

  • Eindeutiges Zuordnen von internen und externen Schriftstücken.
  • Speicherung von ausgehenden Dokumenten wie Belege, Aufmaßblätter, Lieferscheine.
  • Rapportzettel und Lieferscheine werden mit einem Barcode versehen, eingescannt und ebenfalls automatisch archiviert. 
  • Speicherung von Dateien externer Programme im Dokumentenarchiv (z.B. CAD, Excel, Fotos etc.).

E-Mail-Archivierung nach GoBD

  • Unveränderliche, langlebige und zukunftssichere Mail-Archivierung im Originalformat und als PDF-Datei.
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach GoBD.
  • Vollautomatische Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Adressstamm, Lieferant, Projekt oder Wartungsobjekt.
  • Kompatibel mit externen E-Mail-Programmen (z.B. Outlook u.a.).

Archiv-Recherche: Zuverlässige Suchergebnisse mit Volltextsuche

  • Überblick bewahren und bestens vorbereitet ins Kundengespräch mit Hilfe der Archiv-Recherche.
  • Schnelles und einfaches Suchen nach Dokumenten zu Kunden, Lieferanten, einer Baustelle oder einem Wartungsobjekt.
  • Auffinden von gescannten Dokumente durch integrierte Texterkennung (OCR).
  • Belege sind im Originalzustand oder als PDF-Datei abrufbar.
  • Intelligentes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für eine einwandfreie interne und externe Firmenkommunikation.

Vollständige Revisionssicherheit nach GoBD

  • Sicherstellung einer reibungslosen Betriebsprüfung
  • Wirtschaftliche Aufbewahrung Ihrer Geschäftsdokumente.
  • Nachvollziehbares und prüfbares Archivierungssystem.
  • Dokumente sind auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation der GoBD garantiert, dass mit den Daten der Kunden vertrauensvoll gearbeitet wird. Handwerksbetriebe müssen also alle Bearbeitungsschritte im Zuge der Datenverarbeitung dokumentieren. Wichtig ist dass die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege gesichert ist.

Die Verfahrensdokumentation kann ein Dokument oder eine Art Handbuch sein, in welchem die organisatorischen Prozesse, eingesetze Softwarelösungen oder IT-System im Bezug auf die Buchführung und Datenverarbeitung aufgeführt sind. Umfang, Aufbau Form sind in den GoBD nicht bis ins Detail vorgeschrieben. Die Inhalte der Verfahrensdokumentation sollen lediglich nachvollziehbar und vollständig sein. Stichpunkte, Organigramme, Verweise und Links sind erlaubt und ausreichend. Beim Aufbau schreibt die GoBD jedoch eine allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation vor. Die konrekten Inhalte können Sie unserer Checkliste entnehmen.

 

Verfahrensdokumenation Checkliste

Die Verfahrensdokumentation muss Folgendes enthalten:

  • Art der Archivierung und Erfassung von Dokumenten und Belegen im Betrieb, z.b. digitale Archivierung per Software
  • Auflistung weiterer Ablagesysteme z.b. Papierbelege, Ordnerablage
  • Auflistung der eingesetzten Handwerkersoftware, Datenverarbeitungssysteme, IT-Systeme, Warenwirtschaftssysteme
  • Auflistung der eingesetzten Hardware
  • Aufführung wie Dokumente und Daten vor Verlust, Veränderbarkeit und vor Zugriffen von Unbefugten geschützt sind
  • Sicherstellung der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Auflistung aller Zugriffsberechtigten
  • eingesetzte Kontrollverfahren
  • eingesetztes Kassensystem
  • Vorgang der Rechnungsstellung

Es lohnt sich in jedem Fall den Steuerberater einmal über Ihr Dokument schauen zu lassen.

 

Vorteile der Verfahrensdokumentation

Auch wenn die Verfahrensdokumenation erst einmal Aufwand bedeutet, hat sie Vorteile. Ihr Handwerksbetrieb ist nicht nur gut auf eine mögliche Betriebsprüfung vorbereitet, sondern Sie beschäftigen sich bewusst mit Ihren Prozessen und Abläufen. Evtl. entdecken Sie Einsparpotientiale oder merken, dass Sie durch einen Softwarewechsel ggf. effizienter, übersichtlicher und schneller arbeiten können.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Kontrollsystem
  • Prozesse werden bewusst analysiert und hinterfragt
  • Aufdeckung von Optimierungspotenzialen und Schwachstellen innerhalb der Prozesse
  • Transparenz
  • Qualitätsmanagement
  • Kann zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwendet werden.

Was passiert wenn die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung fehlt?

Liegen keine Verstöße gegen die GoBD Richtlinien vor, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation nicht weiter schlimm. Liegen jedoch Mängel vor, kann dies zu Hinzuschätzungen führen. Ein klassisches Beispiel ist die Erstellung von Handwerker-Rechnungen in Word oder Excel. Diese sind veränderbar und damit nicht GoBD-konform.

 

Schnelle Verfahrensdokumentation
mit der Software Streit V.1

Um alle Vorgaben einzuhalten ist es sinnvoll mit einer GoBD-konformen Software zur arbeiten. Diese hilft nicht nur bei der Archivierung und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsdokumente, sondern protokolliert auch die nötigen Arbeitsvorgänge für die Verfahrensdokumentation.

 

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