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Anwenderbericht:
Ein Fahrplan für die Digitalisierung
Elektro Prinzbach GmbH, Haslach
Die Elektro Prinzbach GmbH aus Haslach steht seit der Gründung im Jahr 1936 für innovative und hochmoderne Dienstleistungen in den Bereichen Gebäudetechnik, Industrietechnik, Sicherheitstechnik, erneuerbare Energien und IT. Das Leistungsspektrum beginnt bei der Planung und Umsetzung klassischer Montage-Projekte und reicht über den Brandschutz, kundenspezifische IT-Lösungen bis zu einem umfassenden Service- und Wartungsangebot. Das national wie international tätige Unternehmen ist neben dem Hauptsitz in Haslach auch mit Niederlassungen in Offenburg und Freiburg vertreten. Die Geschäftsführer Hans-Jörg Prinzbach und Ralf Neumaier haben früh die Potentiale der Digitalisierung erkannt und diese in ihrem Unternehmen sukzessive vorangetrieben. Die positive Bilanz: Die Elektro Prinzbach GmbH spart bei Verwaltungsprozessen nicht nur Zeit sondern auch Geld und bietet dank transparenter Abläufe einen exzellenten Kundenservice.
Durch stetiges Wachstum der Elektro Prinzbach GmbH veränderten sich die Ansprüche an die Software zur kaufmännischen und organisatorischen Abwicklung der Unternehmensabläufe. Bereits im Jahr 2006 stieg der Betrieb auf die Branchensoftware Streit V.1 der Streit Datentechnik GmbH um. Das Produkt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz und bietet alle kaufmännischen und betriebsorganisatorischen Werkzeuge aus einer Hand.
Nach der sicheren Übernahme aller Stammdaten mit Streit V.1 ConVert in die Software wurde die Auftragsabwicklung neu organisiert und damit deutlich vereinfacht und beschleunigt. Das Tagesgeschäft wird zusätzlich dank hilfreicher Funktionen, wie die Weiterleitungsmöglichkeit automatisch erstellter Archiv-Einträge oder durch die Drag & Drop-Unterstützung, effizienter abgewickelt. Die Bedienung der windows-basierten Benutzeroberfläche ist logisch, selbsterklärend und intuitiv. Die Flexibilität der kaufmännischen Software überzeugte das Büro-Team bei Elektro Prinzbach. Flexibel anpassbare Programmmasken, der integrierte Druckmanager, der die Seiten eines Belegs aus verschiedenen Druckern oder Schächten ausgeben kann, sowie das Handling der Druckdesigns werden hier als Beispiele genannt.
Im Jahr 2014 stellten Hans-Jörg Prinzbach und Ralf Neumaier auf die Professional-Lizenz der Elektro-Branchensoftware um. Diese enthält alle wesentlichen Programmmodule, die zur Verwaltung eines mehr als 100-köpfigen Elektrobetriebs nötig sind. Dies war der Startschuss für die nächste Digitalisierungswelle. Doch zu einem rundum digitalisierten Handwerksbetrieb gehört mehr, als die Anschaffung einer Software. Schritt für Schritt entwickelte sich das Elektrounternehmen durch Integration einzelner Module und Funktionen, die permanente Schulung von Mitarbeitern und mit Hilfe von umfassender Betreuung durch die Berater der Streit Datentechnik GmbH zum modernen und digitalisierten Betrieb.
Streit V.1® Digitalisierungsfahrplan mit regelmäßigen Schulungsterminen
Die Geschäftsführer nahmen die positive Entwicklung zum Anlass auch weitere Programmmodule zu integrieren und das Potential der Software weiter auszuschöpfen. Im Rahmen des Streit V.1 Digitalisierungskonzepts werden bis heute monatlich Termine mit dem zuständigen Berater durchgeführt. Dieser deckt nicht nur den Schulungsbedarf der Mitarbeiter ab, sondern klärt individuelle Fragen zur Software, sorgt für die Integration neuer Module und Programmbestandteile und unterstützt die Optimierung der Unternehmensorganisation mit Streit V.1.
Als einer der nächsten Schritte stand die Umstrukturierung der umständlichen Auslagerung von Ausgangsrechnungen an den Steuerberater auf dem Plan. Dank DATEV-Schnittstelle können diese inzwischen papierlos übermittelt werden. Das Einlesen von elektronischen Kontoauszügen (MT-940) vereinfacht zudem das Kundenmahnwesen und die OP-Verwaltung. Eingehende Rechnungen werden geprüft, direkt an die OP- und Lieferantenverwaltung sowie das Zahlungswesen übergeben und in diesem Zuge im digitalen Archiv mittels Barcode beim jeweiligen Lieferanten abgelegt.
„Was sich bewährt, wird sofort in die Betriebsstruktur übernommen. Durch die regelmäßige und intensive Arbeit mit dem Streit V.1-Berater – besonders im Hinblick auf die individuellen Betriebsabläufe und Bedürfnisse – sind stetige Verbesserungen in der Arbeitsweise erreicht worden“, erläutert Geschäftsführer Ralf Neumaier.
Digitalisierter Einkauf mit Online-Zugang zum Großhandel
Um auch den Einkauf effizienter zu gestalten, wurde in einer weiteren Maßnahme die kostenlose Schnittstelle zum Großhandel integriert. Der Einkaufsführer findet jeweils den günstigsten Lieferanten, alle Artikel sind dabei nur einmal und lieferantenunabhängig gelistet. Ein großer Pluspunkt auch im Hinblick auf die Lagerverwaltung und Inventur. Bei Wareneingang wird die jeweilige Baustelle automatisch belastet, wodurch weitere aufwändige Arbeitsschritte entfallen. Mit dem Wareneingang- und Lieferantenrechnungsprüfprogramm werden Lieferanten-OPs erzeugt und die Zahlungen vorbereitet.
Perfektion in der Lagerorganisation
Ein entscheidender Baustein auf dem Weg zum digitalisierten Betrieb war die Einführung der Streit V.1 Lagerorganisation. Der Anspruch war hierbei für mehr Übersichtlichkeit und automatisierte Prozesse zu sorgen, mit dem Ziel Lagerbestände auf einen Blick einzusehen und gelagerte Materialen und Maschinen auf Anhieb zu finden. Streit V.1 bot auch hier die perfekte Lösung: Mit Barcode-Etiketten und -Scannern lässt sich die Lagerhaltung nun ohne großen Aufwand verwalten. Warenentnahmen und -zugänge werden mit dem Scanner erfasst und automatisch im System hinterlegt. Die Suche nach Arbeitsmaterialien oder fehlenden Artikeln gehört der Vergangenheit an.
Wartungsverträge mit Streit V.1® verfünffacht
Bei der Elektro Prinzbach GmbH wurden vor der Integration des Moduls „Wartung & Service“ zahlreiche Wartungsverträge manuell und mit Hilfe einer Excel-Tabelle verwaltet. Auch hier bot die Branchenlösung ein genau auf den Elektrobetrieb zugeschnittenes Modul.Nach Integration der Wartungsverträge in das Modul, konnten die Verträge in den letzten drei Jahren mehr als verfünffacht werden. Bedingt durch das schnelle Wachstum wurde gemeinsam mit Streit eine digitale Lösung erarbeitet, damit die Wartungstermine inklusive der Protokolle vor Ort komplett mobil bearbeitet und erledigt werden konnten.Heute managt das Unternehmen rund 250 Verträge und ca. 1.500 Anlagen mit Streit V.1.
Mobile Arbeitsweise auf dem Vormarsch
Fortschritt heißt auch, die technischen Möglichkeiten für den eigenen Betrieb zu nutzen. So entschied sich die Geschäftsführung jüngst für die mobile Auftrags- und Serviceabwicklung. Monteure können dabei mit dem Tablet Aufträge einsehen, bearbeiten und auch digitale Unterschriften beim Kunden einholen. Daten werden somit ohne Zeitverlust dem Auftrag zugeordnet, was einer besonders schnellen Abrechnung dient. Zunächst wurde nur ein Monteur mit einem Tablet-PC und Smartphone ausgestattet. Erst nachdem sich alle Arbeitsabläufe bewährt hatten, erhielten alle weiteren Monteure ebenfalls mobile Endgeräte und die mobile Auftragsabwicklung. Mittlerweile werden auch Wartungsaufträge von unterwegs eingesehen und bearbeitet. „Rückwirkend können wir sagen, dass diese Vorgehensweise besonders effektiv und letztendlich zeitsparend ist“, so Ralf Neumaier.
Mit bewährter Vorgehensweise zum Erfolg
Die Elektro-Prinzbach GmbH organisiert in der Zwischenzeit nahezu den gesamten Betrieb mit Streit V.1 und sorgt für eine übersichtliche, transparente und zeitsparende Umsetzung der Unternehmensabläufe. Davon profitieren das Unternehmen und die Kunden. Die Software Streit V.1 trägt zum Unternehmenserfolg bei und wird den Ansprüchen des stetig wachsenden Betriebs auch in Zukunft gerecht. Daran hat die Geschäftsleitung des Kinzigtaler Handwerksunternehmens keine Zweifel.
Geplant ist in den nächsten Monaten unter anderem die vollständige Integration der digitalen Zeiterfassung sowie die Integration automatisierter Prozesse in einen Workflow (Rechnungsfreigaben, Controlling-Listen, Übersichten, etc.).
Ralf Neumaier ist sicher: „Die kontinuierliche Betreuung durch die Software-Berater mit fest vereinbarten Terminen über das ganze Jahr hinweg gibt uns die Sicherheit, dass wir Streit V.1 für unseren Betrieb bestmöglich nutzen und ständig am Ball bleiben. Was unseren Digitalisierungsgrad angeht, sehen wir uns besser aufgestellt als so manches Industrieunternehmen.“
Autorin: Melanie Bähr, Streit Datentechnik GmbH
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