Anwenderbericht: Kälte-Klima-Betrieb setzt auf Handwerkersoftware Streit V.1
frigoclim Kälte-Klima GmbH profitiert von Gesamtpaket aus Software und Betreuung
Die frigoclim Kälte-Klima GmbH aus Niedernhall-Waldzimmern verwaltet und organisiert ihren Betrieb seit 2019 mit der Handwerkersoftware Streit V.1. Der Anbieter von Kältetechnik und individuellen Kältekonzepten für Gewerbe, Industrie und Privatpersonen blickt stolz und zufrieden auf zehn Geschäftsjahre zurück. Das Unternehmen ist nicht nur auf 25 Mitarbeiter gewachsen, sondern ist in fast allen Bereichen mit Streit V.1 digital aufgestellt. Dabei profitiert der Betrieb von übersichtlichen und zeitsparenden Prozessen im Büro und dank passender Apps auch direkt auf der Baustelle.
Betrieb feiert 10-jähriges Bestehen
Das Unternehmen wird in der ersten Generation von Fabian Lober und Philipp Jungwirth geführt. Fabian Lober ist ebenso wie Philipp Jungwirth Meister im Kälteanlagenbau. Beide Geschäftsführer bringen viel Erfahrung im Bereich Kälte- und Klimatechnik mit. Der Schritt zur Selbstständigkeit hat sich bewährt. Das Unternehmen feiert in diesem Jahr sein 10-jähriges Firmenjubiläum. Zum Leistungsumfang gehören schwerpunktmäßig sowohl Großanlagen für Gewerbekunden als auch Klimaanlagen für private Wohnräume und -gebäude, Kühl- und Tiefkühlräume, Ausstattung des Lebensmittelgewerbes, Metzgereien und Bäckereien. Ebenso gehört die Wartung der verbauten Anlagen zum Arbeitsalltag des Kälte-Klima-Betriebs. Derzeit beschäftigt der Betrieb 25 Mitarbeiter, davon sechs im Büro, die alle mit einem Streit V.1 Arbeitsplatz ausgestattet sind. Auch die Monteure arbeiten digital - teilweise mit der App zur mobilen Auftragsabwicklung „Monteur+“ oder der Zeiterfassungs-App „Zeit+“. Den Mitarbeitern wird dabei freigestellt, welches Smartphone sie nutzen. Dadurch wird die Zeiterfassungs-App teilweise auf Android-Geräten und teilweise auf iPhones genutzt.
Gute Zusammenarbeit mit Software-Partner ist Basis für erfolgreiche Softwarenutzung
Vor Streit V.1 nutzte das Unternehmen eine Handwerkersoftware eines großen Wettbewerbers. Die Software stieß in manchen Bereichen an ihre Grenzen und war nicht ausreichend für die Einsatzzwecke des Kälte-Klima-Betriebs geeignet. Auch habe die Zusammenarbeit nicht mehr gepasst. Daniela Lober, kaufmännische Leiterin und von Beginn an im Unternehmen dabei, war beim Thema Softwarewechsel involviert. Man habe sich 2018 nach einer neuen Software umgesehen und diese mit Streit V.1 schließlich gefunden. Seit 2019 arbeitet figoclim mit Streit V.1 in der Cloud mit allen Funktionen und Modulen, die den Arbeitsalltag organisieren und verwalten. „Auch wenn der Schritt „Softwarewechsel“ für uns ein großer war, haben wir den Wechsel nie bereut und sind froh darüber. Vor allem die gute Zusammenarbeit und der stetige Austausch mit unserem Streit-Berater ist uns wichtig und passt einfach.“ erläutert Daniela Lober
Mit Streit V.1 konnte das Unternehmen die Grundabwicklung von Aufträgen deutlich beschleunigen und vereinfachen. Die Aufgliederung von ganzen Projekten und die gesamte Projektverwaltung hat unter anderem überzeugt. Die Wartung, ein besonders wichtiger Bereich im Kälte-Klima-Sektor, konnte mit der Vorgängersoftware nicht ausreichend aufgeschlüsselt werden. Streit V.1 digitalisierte diesen Bereich vollständig und ermöglichte eine umfassende Verwaltung der Wartungsobjekte im Büro und auf der Baustelle.
Software erfüllt wachsende Anforderungen
In den folgenden Jahren wuchs der Kälte- und Klimabetrieb stetig. Die Software Streit V.1 konnte den gestiegenen Anforderungen jederzeit gerecht werden und ist für frigoclim nach wie vor eine zukunftssichere Lösung. "Mittlerweile nutzen wir wesentlich mehr Funktionen und Module als noch vor fünf Jahren.", erklärt Daniela Lober. Ob digitales Archiv, Stammdatenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Projektabwicklung, Lager oder Zeiterfassung. Die Software wird in fast allen Bereichen eingesetzt. Auch der Einkauf, die Rechnungsprüfung und der Wareneingang werden komplett über die Software abgewickelt. Wo es möglich ist, wird mit ZUGFeRD-Rechnungen gearbeitet, was den Papieraufwand weiter minimiert. „Die Buchhaltung ist derzeit noch ausgelagert. Sicherlich könnte man auch hier Streit V.1 einsetzen, aber im Moment läuft das noch über den Steuerberater“, sagt Daniela Lober. Dank der DATEV-Schnittstelle können die Belege aber auch hier digital übergeben werden.
Nicht mehr wegzudenkende Module erleichtern den Arbeitsalltag
Große Vorteile sieht Daniela Lober in der Archivierung der Dokumente und E-Mails und der Kundenhistorie. Man könne stets nachverfolgen was, wann und wie stattgefunden und abgewickelt wurde, was besprochen wurde, welche Anlagen verbaut sind und welche Aufträge es gab. An der ein oder anderen Stelle wünsche Sie sich noch ein paar Klicks weniger, bis ein Dokument abgelegt ist. Im Bereich der Wartung könnte frigoclim laut Daniela Lober mehr Mitarbeiter beschäftigen, um der Auftragslage gerecht zu werden. Besonders Industrieunternehmen legen großen Wert auf die fristgerechte und vollumfängliche Wartung. Die Software unterstütze hier als Hilfsmittel mit der Objektverwaltung, der Abrechnung der Wartungsaufträge und dem Hinterlegen von Objektdaten und Messwerten sehr gut.
Mobiler Monteur unterstützt bei Wartungsabwicklung
Im Rahmen der Wartungsaufträge hat das Unternehmen begonnen die App „Monteur+“ zu nutzen. Die App ist vollständig mit der Hauptanwendung kompatibel und alle Daten im Büro sind gleichzeitig direkt vor Ort abrufbar. Wartungsprotokolle werden vor Ort erstellt und sind direkt in der Software hinterlegt. Einmal erstellt Dokumente werden im nächsten Jahr wieder herangezogen und überarbeitet. Das spart Zeit und vereinfacht die Protokollerstellung für die Monteure. „Gerade bei Industrieanlagen nimmt dieser Part enorm viel Zeit in Anspruch. Mit Streit V.1 sind wir also deutlich schneller,“ fügt Daniela Lober hinzu. Auch reguläre Projekte werden mit "Monteur+" abgewickelt. "Wir sind sehr froh, dass die Zeiten von handgeschriebenen Rapportzetteln im Auto längst vorbei sind“, fügt sie hinzu.
Checklisten und individuelle Anpassbarkeit bringt Vorteile
Der Betrieb arbeitet mit Checklisten, die eine reibungslose Inbetriebnahme, Abnahme und das Erstellen von Protokollen beschleunigt. Die Software Streit V.1 bietet die Möglichkeit ganz individuelle, auf die Betriebsabläufe abgestimmte Checklisten zu erstellen. Gerade in der Kältetechnik werden einige gesonderte Werte benötigt, die bei frigoclim vorher auf dem manuellen Rapport-Zettel aufgeführt wurden. Diese werden mithilfe einer individuellen Checkliste erfasst. Die Software ist flexibel und individuell anpassbar, was ein großer Vorteil im Arbeitsalltag darstellt.
Alle Geschäftszahlen im Blick
Die Software liefert zu jeder Zeit einen Überblick über Geschäftszahlen, laufende Projekte oder auch rückblickend Auswertungen und Übersichten zu beispielsweise einem Lieferanten. In der jetzigen Phase sei dies besonders wichtig. Wartungs- und Serviceaufträge gebe es genug, man merke jedoch aktuell die Zurückhaltung der größeren Industriebetriebe bei der Auftragsvergabe aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage, erläutert Daniela Lober.
Gesamtpaket von umfassender Software und guter Betreuung
Die Software hat einen großen Funktionsumfang, ist aber dennoch übersichtlich und bedienerfreundlich. Wichtig ist nach Ansicht von Daniela Lober, sich ausreichend damit zu befassen und dranzubleiben. „Es lohnt sich am Ball zu bleiben. Jedes Modul hat viele Funktionen, die einem die Arbeit erleichtern, die man aber nicht unbedingt kennt“, ergänzt sie. Deshalb sei die regelmäßige und individuelle Betreuung durch den persönlichen Ansprechpartner wichtig und Gold wert. frigoclim bekommt alle zwölf Wochen Besuch von der persönlichen Streit V.1 Beraterin, die neue Mitarbeiter schult, individuelle Themen bespricht und Verbesserungspotenziale aufzeigt. "Das Gesamtpaket aus Software und Support stimmt einfach. Auch der telefonische Support ist sehr gut geschult und hilft schnell. Wir fühlen uns sehr gut betreut - vor allem durch unsere persönliche Ansprechpartnerin Frau Bayer“, so Daniela Lober.
Softwarepflege und Involvieren der Mitarbeiter ist A und O
Eine wichtige Erkenntnis des Unternehmens ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an gut in das Thema „Software“ eingebunden werden müssen, damit sie das Programm auch wie gewünscht nutzen. Dies ist die Grundvoraussetzung dafür, dass digitale Abläufe und Workflows reibungslos funktionieren, um die gewünschte Zeitersparnis und Effizienz im gesamten Unternehmen zu erreichen. Die Arbeitsabläufe sollten genau definiert und die Bedienung des Programms intensiv geschult und besprochen werden. Dies gilt sowohl für die Mitarbeiter im Büro als auch für die Monteure, die mit den Tablets arbeiten. Wenn die Software und die Daten gut gepflegt sind, profitiert man von weiteren Zeiteinsparungen. Auch daran wird ständig gearbeitet.
Kaufmännische Leitung der frigoclim Kälte-Klima GmbH
Fazit
Die Digitalisierung gehört für einen modern arbeitenden Betrieb mit jungem Team wie frigoclim dazu. Tablets, Smartphones und modern arbeitende Software-Tools seien nicht mehr wegzudenken und werden immer mehr zum Standard. Mit Streit V.1 ist die frigoclim Kälte-Klima GmbH langfristig gut und zukunftssicher aufgestellt – da ist sich Daniela Lober sicher.
"Das Gesamtpaket von Software und Betreuung stimmt einfach. Auch das Telefon-Support-Team ist sehr gut ausgebildet und hilft schnell. Wir fühlen uns sehr aufgehoben und mitgenommen – besonders durch unsere persönliche Ansprechpartnerin.“ Daniela Lober, kaufmännische Leiterin, frigoclim Kälte-Klima GmbH
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