Anwenderbericht: Kälte-Klima-Betrieb setzt auf Handwerkersoftware Streit V.1

frigoclim Kälte-Klima GmbH profitiert von Gesamtpaket aus Software und Betreuung

Die frigoclim Kälte-Klima GmbH aus Niedernhall-Waldzimmern verwaltet und organisiert ihren Betrieb seit 2019 mit der Handwerkersoftware Streit V.1. Im 10 Geschäftsjahr blickt der Anbieter von Kältetechnik und individuelle Kältekonzepte für Gewerbe, Industrie und Privatpersonen stolz und zufrieden zurück. Das Unternehmen ist nicht auf 25 Mitarbeiter gewachsen, sondern ist in fast allen Bereichen mit Streit V.1 digital aufgestellt. Dabei profitiert der Betrieb von übersichtlichen und zeitsparenden Prozessen im Büro und dank passender Apps auch direkt auf der Baustelle.

Betrieb feiert 40-jähriges Bestehen

Das Unternehmen wird in der ersten Generation von Fabian Lober und Phillip Jungwirt geführt. Fabian Lober ist ebenso wie Philipp Jungwirth Meister im Kälteanlagenbau. Beide Geschäftsführer bringen viel Erfahrung im Bereich Kälte- und Klimatechnik mit. Der Schritt zur Selbstständigkeit hat sich bewährt. Das Unternehmen feiert in diesem Jahr sein 10-jähriges Firmenjubiläum. Zum Leistungsumfang gehören schwerpunktmäßig sowohl Großanlagen für Gewerbekunden als auch Klimaanlagen für private Wohnräume und -gebäude, Kühl- und Tiefkühlräume, Ausstattung des Lebensmittelgewerbes, Metzgereien und Bäckereien. Ebenso gehört die Wartung der verbauten Anlagen zum Arbeitsalltag des Kälte-Klima-Betriebs. Derzeit beschäftigt der Betrieb 25 Mitarbeiter, davon sechs im Büro, die alle mit einem Streit-V.1 Arbeitsplatz ausgestattet sind. Auch die Monteure arbeiten digital - teilweise mit der App zur mobilen Auftragsabwicklung „Monteur+“ oder der Zeiterfassungs-App „Zeit+“. Den Mitarbeitern wird dabei freigestellt, welches Smartphone sie nutzen, so wird die Zeiterfassungs-App teilweise auf Android-Geräten und teilweise auf iPhones genutzt.

Gute Zusammenarbeit mit Software-Partner ist Basis für erfolgreiche Softwarenutzung

Vor Streit V.1 nutzte das Unternehmen die pds Software. Die Software stieß in manchen Bereichen damals an ihre Grenzen und war nicht ausreichend für die Einsatzzwecke des Kälte-Klima-Betriebs geeignet. Auch habe die Zusammenarbeit einfach nicht mehr gepasst. Daniela Lober, kaufmännische Leiterin und von Beginn an im Unternehmen dabei, war beim Thema Softwarewechsel involviert. Man habe sich 2018 nach einer neuen Software umgesehen und diese mit Streit V.1 schließlich gefunden. Seit 2019 arbeitet figoclim mit Streit V.1 in der Cloud mit allen Funktionen und Modulen, die den Arbeitsalltag organisieren und verwalten. „Auch wenn der Schritt „Softwarewechsel“ für uns ein großer war, haben wir den Wechsel nie bereut und sind froh darüber. Vor allem die gute Zusammenarbeit und der stetige Austausch mit unserem Streit-Berater ist uns wichtig und passt einfach.“ erläutert Daniela Lober

Mit Streit V.1 konnte das Unternehmen die Grundabwicklung von Aufträgen deutlich beschleunigen und vereinfachen. Die Aufgliederung von ganzen Projekten und die gesamte Projektverwaltung hat unter anderem überzeugt. Die Wartung, ein besonders wichtiger Bereich im Kälte-Klima-Sektor, konnte mit der Vorgängersoftware nicht ausreichend aufgeschlüsselt werden. Streit V.1 digitalisierte diesen Bereich vollständig und ermöglichte eine umfassende Verwaltung der Wartungsobjekte im Büro und auf der Baustelle.

Software erfüllt wachsende Anforderungen

In den darauffolgenden Jahren ist der Kälte-Klima-Betrieb gewachsen. Die Software Streit V.1 konnte die damit umfangreicheren Anforderungen jederzeit erfüllen und ist für frigoclim auch weiterhin ein zukunftssichere Lösung. „Mittlerweile nutzen wir viel mehr Funktionen und Module als noch vor fünf Jahren, erläutert Daniela Lober. Ob digitales Archiv, Stammdatenverwaltung, Auftragsabwicklung, Projektbearbeitung, Lager oder die Zeiterfassung. Die Software kommt fast in jedem Bereich zum Einsatz. Auch Einkauf, Rechnungseingangsprüfung und Wareneingang werden vollständig über die Software bearbeitet. Wo möglich werde mit ZUGFeRD Rechnungen gearbeitet, was den Papiereinsatz nochmals minimiere. „Die Buchhaltung ist derzeit noch ausgelagert. Sicherlich könnte man auch hier Streit V.1 nutzen, bislang läuft das aber noch über den Steuerberater,“ so Daniela Lober. Dank DATEV-Schnittstelle können aber auch hier Dokumente digital übergeben werden.

 

Nicht mehr wegzudenkende Module erleichtern den Arbeitsalltag

Große Vorteile sieht Daniela Lober in der Archivierung der Dokumente und E-Mails und der Kundenhistorie. Man könne stets nachverfolgen was, wann und wie stattgefunden und abgewickelt wurde, was besprochen wurde, welche Anlagen verbaut sind und welche Aufträge es gab. An der ein oder anderen Stelle wünsche Sie sich noch ein paar Klicks weniger, bis ein Dokument abgelegt ist. Im Bereich der Wartung könnte frigoclim laut Lober mehr Mitarbeiter beschäftigen, um der Auftragslage gerecht zu werden. Besonders Industrieunternehmen legen großen Wert auf die fristgerechte und vollumfängliche Wartung. Die Software unterstütze hier als Hilfsmittel mit der Objektverwaltung, der Abrechnung der Wartungsaufträge und dem Hinterlegen von Objektdaten und Messwerten sehr gut.

Mobiler Monteur unterstützt bei Wartungsabwicklung

Im Rahmen der Wartungsaufträge hat das Unternehmen begonnen die App „Monteur+“ zu nutzen. Die App ist vollständig mit der Hauptanwendung kompatibel und alle Daten im Büro sind gleichzeitig direkt vor Ort abrufbar. Wartungsprotokolle werden vor Ort erstellt und sind direkt in der Software hinterlegt. Einmal erstellt Dokumente werden im nächsten Jahr wieder hergenommen und überarbeitet. Das spart Zeit und vereinfacht die Protokollerstellung für die Monteure. „Gerade bei Industrieanlagen nimmt dieser Part enorm viel Zeit in Anspruch. Mit Streit V.1 sind wir also deutlich schneller,“ fügt Daniela Lober hinzu. Auch reguläre Projekte werden mit Monteur+ abgewickelt. Wir sind sehr froh, dass die Zeiten von handgeschriebenen Rapportzetteln im Auto längst vorbei sind.“ fügt sie hinzu

Checklisten und individuelle Anpassbarkeit bringt Vorteile

Der Betrieb arbeitet mit Checklisten, die eine reibungslose Inbetriebnahme, Abnahme und das Erstellen von Protokollen beschleunigt. Die Software Streit V.1 bietet die Möglichkeit ganz individuelle, auf die Betriebsabläufe abgestimmte Checklisten zu erstellen. Gerade in der Kältetechnik werden einige gesonderte Werte benötigt, die bei frigoclim vorher auf dem manuellen Rapport-Zettel aufgeführt wurden. Diese werden mithilfe einer individuellen Checkliste erfasst. Die Software ist damit auch flexibel und individuell anpassbar, was ein großer Vorteil im Arbeitsalltag darstellt.

Alle Geschäftszahlen im Blick

Die Software liefert zu jeder Zeit einen Überblick über Geschäftszahlen, laufende Projekte oder auch rückblickend Auswertungen und Übersichten zu beispielsweise einem Lieferanten. In der jetzigen Phase sei dies besonders wichtig. Wartungs- und Serviceaufträge gebe es genug, man merke jedoch aktuell die Zurückhaltung der größeren Industriebetriebe bei der Auftragsvergabe aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage, erläutert Daniela Lober.

Gesamtpaket von umfassender Software und guter Betreuung

Die Software hat einen großen Funktionsumfang, ist aber dennoch übersichtlich und bedienerfreundlich. Wichtig ist nach Ansicht von Daniela Lober, sich ausreichend damit zu befassen und dranzubleiben. „Es lohnt sich am Ball zu bleiben. Jedes Modul hat eine Vielzahl an Funktionen, die das Arbeiten vereinfachen, die man aber nicht zwangsläufig kennt,“ ergänzt sie. Die regelmäßige und individuelle Betreuung durch den persönlichen Ansprechpartner sei deshalb wichtig und Gold wert. frigoclim erhält alle 12 Woche Besuch von der persönlichen Streit V.1 Beraterin, die neue Mitarbeiter schult, individuelle Themen bespricht und Verbesserungspotentiale aufdeckt. "Das Gesamtpaket von Software und Betreuung stimmt einfach. Auch das Telefon-Support-Team ist sehr gut ausgebildet und hilft schnell. Wir fühlen uns sehr aufgehoben und mitgenommen – besonders durch unsere persönliche Ansprechpartnerin Frau Bayer,“ so Daniela Lober

 

Softwarepflege und Involvieren der Mitarbeiter ist A und O

Eine wichtige Erkenntnis des Unternehmens ist, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Anfang an gut in das Thema „Software“ involviert werden müssen, damit diese das Programm auch so nutzen wie gedacht. Dies sei die Grundvoraussetzungen, dass digitale Abläufe und Workflows reibungslos funktionieren, um die gewünschte Zeitersparnis und Effizienz im ganzen Betrieb zu erreichen. Die Arbeitsabläufe sollten genau definiert werden, die Bedienung des Programms intensiv geschult und besprochen werden. Das gelte sowohl für die Mitarbeiter im Büro als auch für die Monteure, die mit den Tablets arbeiten. Wenn die Software und die Daten gut gepflegt sind, profitiere man von weiterer Zeitersparnis. Auch daran wir stetig gearbeitet.

 

 

Fazit

Die Digitalisierung gehört für einen modern arbeitenden Betrieb mit jungem Team wie frigoclim einfach dazu. Tablets, Smartphones und modern arbeitende Software-Tools seien nicht mehr wegzudenken und werden immer mehr zum Standard. Mit Streit V.1 ist die frigoclim Kälte-Klima GmbH langfristig gut und zukunftssicher aufgestellt – da ist sich Daniela Lober sicher.

"Das Gesamtpaket von Software und Betreuung stimmt einfach. Auch das Telefon-Support-Team ist sehr gut ausgebildet und hilft schnell. Wir fühlen uns sehr aufgehoben und mitgenommen – besonders durch unsere persönliche Ansprechpartnerin.“ Daniela Lober, kaufmännische Leiterin, frigoclim Kälte-Klima GmbH

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