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Anwenderbericht:
Erfolgreiche Software-Einführung am Beispiel der NOZ Elektrotechnik GmbH
Noz Elektrotechnik GmbH, Ludwigsburg-Pflugfelden
Die Noz Elektrotechnik GmbH trägt nicht nur die Auszeichnung „Top 100 Innovator 2019“, sondern gilt mit dem mehrfach verliehenen Top Job Award als hervorragender Arbeitgeber. Der 1976 gegründete Betrieb aus Ludwigsburg-Pflugfelden, mit weiteren Standorten in Bietigheim-Bissingen und Affalterbach, blickt auf eine langjährige Geschichte zurück, bei der stetige Weiterentwicklung und die Nutzung des technischen Fortschritts zum Erfolg führten. Die Branchensoftware Streit V.1 begleitet den Betrieb dabei seit 2019 und ist die Basis für digitales und effizientes Arbeiten auf ganzer Linie. Mit dem integrierten Workflow-Management automatisierte der Betrieb beispielsweise von Beginn an Standardprozesse. Das Ergebnis: eine erhebliche Zeitersparnis.
Mit seinen 90 Mitarbeitern bietet der Ludwigsburger Elektro-Betrieb modernste Elektrotechnik mit den Spezialgebieten IT-Netzwerktechnik und Sicherheitstechnik. Weitere Bereiche sind Blitzschutz, Brandmeldeanlagen, Bustechnologie, Energieoptimierung, sowie Schwachstrom- und Medientechnik. Im breiten Angebotsspektrum für Gewerbe, Kommunen und Privatkunden verankert, sind eine individuelle und bedarfsgerechte Beratung, die passgenaue Planung, eine effiziente Projektumsetzung auf Basis ökologischer und wirtschaftlicher Aspekte als auch ein umfassendes Wartungs- und Service-Angebot. Für eine funktionierende Gesamtorganisation des Betriebs und eine stetige Professionalität, ist eine leistungsstarke Software über alle Unternehmensbereiche für übersichtliche, digitale und effiziente Prozesse, unabdingbar. Die ERP-Elektrosoftware Streit V.1 wurde den Ansprüchen des Unternehmens gerecht, weshalb man sich im Jahr 2019 entschied, das Projekt Software-Umstellung anzugehen.
Suche nach der richtigen Software
Bis das Unternehmen um die Geschäftsführer Reinhold und Markus Noz softwaretechnisch so aufgestellt war wie heute, wurden etliche Hürden überwunden. Neben der zuvor eingesetzten Software, waren beispielsweise zusätzliche Programme für die Buchhaltung und Zeiterfassung im Einsatz. „Das bedeutete die Pflege von mehreren Anwendungen, eine nicht bestehende Kompatibilität zwischen diesen und eine unterschiedliche Funktionsweise, die von den Mitarbeitern beherrscht werden musste, erinnert sich Andreas Geiger, IT-Leiter, der auch die Software-Einführung als Projektleiter betreute.
Hinzu kam, dass der damalige Software-Anbieter das bestehende Programm nicht mehr weiterentwickelte. Es musste also ohnehin ein Wechsel durchgeführt werden. „Das war die Gelegenheit, uns neben dem Nachfolgeprodukt unseres damaligen Software-Partners auch Alternativen am Markt anzusehen,“ erläutert Andreas Geiger. Dazu wurde ein Projekt-Team aus Geschäftsleitung, Buchhaltung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Bereiche und Standorte gebildet, das in den Entscheidungsprozess eingebunden wurde.
Die All-in-One-Lösung Streit V.1 konnte die meisten Punkte der gemeinsam erstellten Anforderungsliste erfüllen und erhielt den Zuschlag. Überzeugen konnten unter anderem die langjährige Erfahrung der Streit Datentechnik GmbH im Elektro-Handwerk und die Zukunftsfähigkeit der Software. Ausschlaggebend waren aber auch die Punkte, dass Streit V.1 alle Module in einer Software bereitstellt, mobile Lösungen anbietet und neben dem integrierten Streit V.1-Archiv auch eine Schnittstelle zur externen Archivierung verfügbar ist.
„Wichtig war uns darüber hinaus die Übernahme unserer Bestandsdaten. Aus der alten Software wurden unter anderem Kunden, Artikel, Werkzeuge und Lieferanten übernommen“, ergänzt Geiger.
Reibungslose Schritt-für-Schritt-Integration
Die Installation der Software erfolgte bereits im Mai / Juni 2019 und wurde im Laufe des vierten Quartals schrittweise, Prozess für Prozess, umgesetzt. Hierbei fanden im Wechsel Schulungen und die Einführung von Software-Modulen statt. „Wir haben immer nur die Funktionen in Streit V.1 freigeschaltet, die geschult und umgestellt waren“, berichtet der Projektleiter. „Das war für die Mitarbeiter sehr transparent. So ist zum Jahresende ein fließender Übergang zur neuen Software gelungen. An bis zu 25 Arbeitsplätzen, inklusive Buchhaltung, wird seitdem mit Streit V.1 gearbeitet. Dem reibungslosen Ablauf ging jedoch eine detaillierte Planungsphase voraus. „Das war uns wichtig, denn eine Software-Umstellung ist ein großes Projekt und braucht Zeit,“ betont Geiger. Zunächst wurden also drei Tage für die Projektbesprechung investiert. Zur bestehenden Projektgruppe gesellten sich Projektleiter Stefan Mosmann und Volker Topp aus dem Beratungs-Team der Streit Datentechnik GmbH.
Zuerst wurde der Programmteil Stammdaten mit Kunden und Lieferanten geschult. Nach und nach kamen weitere Module hinzu, bis schließlich ein komplettes Arbeiten über alle Bereiche möglich war. Durch die Mehrmandanten-Fähigkeit von Streit V.1 könnte ein Testmandant eingerichtet werden, über den die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Funktionen ausgiebig testen und Abläufe üben konnten.
„Die Integration lief gut und die gesamte Vorgehensweise „Betroffene zu Beteiligten“ zu machen hat sich bewährt. Denn wenn die Mitarbeiter involviert sind, die mit dem Produkt arbeiten, stehen diese auch hinter den Entscheidungen und haben den Durchblick, auch wenn es mal etwas schwieriger wird,“ ist sich Andreas Geiger sicher.
Änderung bedeutet Fortschritt
Den Software-Wechsel nahm das innovative Elektrotechnik-Betrieb zum Anlass, sämtliche Strukturen und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Ein Anliegen war es, die Mobilität zu verbessern. Sprich, die Monteure sollten Aufträge von unterwegs einsehen und bearbeiten können. Mit der mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung in Streit V.1 werden derzeit die Arbeitsabläufe der Monteure digitalisiert und die gewünschte Transparenz und Durchgängigkeit geschaffen. Für die Kunden der Firma Noz sei dies besonders vorteilhaft, betont Andreas Geiger. Vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung werden die Belege für den Kunden transparent überführt und sind zu jederzeit nachvollziehbar.
Besonders der Einkauf habe sich mit dem Softwarewechsel verändert und wird nun komplett digital über Großhandelsschnittstellen und die digitale Lagerverwaltung abgewickelt.
Der Streit V.1 Workflow – von Anfang an im Einsatz
Das Streit Workflow-Management begeisterte das Entscheider-Team von Anfang an. Kurzerhand wurde beschlossen, dieses direkt in die Arbeitsabläufe zu integrieren. So wird beispielsweise die Rechnungseingangsprüfung über einen Workflow abgewickelt. Die Rechnungen werden dabei von der Buchhaltung eingescannt, wodurch automatisch der Workflow startet. Der gesamte Freigabeprozess wird damit über alle Stationen digital abgewickelt. Haben alle Beteiligten die Rechnung freigegeben, landet diese automatisiert wieder in der Buchhaltung, wo die Zahlung angewiesen wird. Der Workflow endet mit diesem Schritt automatisch. Ein weiterer Workflow wird dafür eingesetzt, allen Monteuren ihre Warenentnahmescheine automatisch zuzustellen.
Technischen Fortschritt kreativ genutzt
In Summe war der Software-Wechsel für die Firma Noz Elektrotechnik ein entscheidender und wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. So ist man dem Ziel, den technischen Fortschritt stets kreativ und effizient für die Bedürfnisse der Kunden zu nutzen auch mit der Digitalisierung der internen Prozesse erneut gerecht geworden.
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