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Anwenderbericht:
Gelebte Digitalisierung: ERP-Software integriert digitale Archivierung
Metzger Elektrotechnik GmbH, Freiberg
Wie die Metzger Elektrotechnik GmbH auf eine All-in-One Branchensoftware setzte und damit automatisch Dokumentenmanagement und digitale Archivierung einführte.
Wolfgang Metzger, Geschäftsführer der Firma Metzger Elektrotechnik GmbH aus Freiberg am Neckar, begann seine Geschäftstätigkeit im Nebenerwerb. Die Organisation war, mit den damals zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten, schon eine Herausforderung. Heute beschäftigt das Unternehmen für Gebäude-, Automatisierungs-, und Wärmetechnik über 30 Mitarbeiter. Der Aufwand für die Betriebsorganisation ist damit entsprechend hoch. Eine effiziente Verwaltung und möglichst papierlose Archivierung aller Unternehmensprozesse ist für Wolfgang Metzger die Voraussetzung für einen funktionierenden Betrieb. Mit der Branchensoftware „Streit V.1“ der Streit Datentechnik GmbH setzte er beide Ziele mit nur einer Software-Einführung um.
Begonnen hat alles mit einer 1989 gegründeten Nebenerwerbstätigkeit. Wolfang Metzger war damals hauptberuflich als Leiter der Elektronikabteilung bei der Firma BERU in Ludwigsburg beschäftigt. Nach Feierabend war er für seinen Ein-Mann-Elektro-Betrieb im Einsatz – eine 70-Stunden-Woche war keine Seltenheit. „Die ersten Rechnungen wurden noch mit der elektrischen Schreibmaschine geschrieben“, erinnert sich Metzger. Schon bald entschied sich der Jungunternehmer, ein Warenwirtschaftsprogramm anzuschaffen. Aufgrund der guten Auftragslage wurde im Jahr 1997 der erste Mitarbeiter eingestellt. 1998 machte Metzger schließlich den entscheidenden Schritt in die hauptberufliche Selbstständigkeit. Nur ein Jahr später zählte das Unternehmen bereits sieben Mitarbeiter. Der personelle Zuwachs brachte einen Umzug von Asperg nach Freiberg mit sich. Dazu wurde ein Gebäude mit Expansionsmöglichkeit erworben. Diese Investition eröffnete Wolfang Metzger ganz neue Möglichkeiten: „Während des Nebenerwerbs stand uns lediglich eine Doppelhaushälfte mit Garage zur Verfügung“, denkt der Unternehmer zurück.
Gebäudetechnik und Automatisierung
Die Metzger Elektrotechnik GmbH bietet heute vollumfängliche Leistungen im Bereich der Gebäude- und Automatisierungstechnik. Dazu gehören Sprech- und Telefonanlagen, EDV-Netzwerke, Kabel- und Satelliten-TV, Elektroheizungen, Tor- und Rollladensteuerung sowie im Bereich der Automatisierungstechnik die Sparten Projektierung, Schaltschränke und Sondermaschinen. Außerdem erstellt das Unternehmen komplette Konstruktionen für Unternehmen und hat sich damit ein Alleinstellungsmerkmal in der Region geschaffen. Zu den Kunden gehören Privatkunden, Arztpraxen, Betreiber von Bürogebäuden, Kanzleien aber auch eine Vielzahl namhafter Automobilzulieferer.
Wunsch nach „papierlosem Büro“
Ganz nach dem Motto „Von nichts kommt nichts!“ wurde nicht nur der Umzug in die neuen Räume nach Freiberg in kürzester Zeit umgesetzt. Auch bezüglich der innerbetrieblichen Organisation stellte Wolfgang Metzger die Zeichen auf Umstrukturierung und Weiterentwicklung. Prinzipiell war er zwar mit der Schnelligkeit und einfachen Bedienung seiner bisherigen Software zufrieden. Auch die Möglichkeit betriebliche Auswertungen zu generieren, sowie Betriebskennzahlen an DATEV zu übertragen, schätzte er. Einen Nachteil sah er jedoch vor allem in der Tatsache, dass die damalige Software auf dem Betriebssystem DOS basierte. Viele windows-übliche Funktionen oder auch der Versand einer Ausgangsrechnung per E-Mail waren nicht möglich.
Ausschlaggebend für die Entscheidung, einen Softwarewechsel anzustreben, war aber vor allen Dingen der Wunsch nach einer papierlosen Archivierungsmöglichkeit aller Daten. Als Teilnehmer einer überregionalen Erfa-Gruppe tauscht Wolfgang Metzger sich regelmäßig mit Kollegen des eigenen Gewerks aus. „In diesen Gesprächen gab es immer wieder Teilnehmer, die das Prinzip „papierloses Büro“ propagierten und als langfristiges Ziel eines innovativen Betriebes empfahlen. Diese Richtung wollten wir auch einschlagen. Unsere DOS-basierte Software erfüllte dafür nicht die nötigen Voraussetzungen“, erläutert Metzger.
Komplett-Lösung im Visier
Die Komplett-Lösung Streit V.1 der Streit Datentechnik GmbH kannte Wolfgang Metzger bereits von zahlreichen Messebesuchen und durch den guten Kontakt zu Verkaufsleiter Hans-Jörg Heck. Auch andere Softwarelösungen wurden von Metzger unter die Lupe genommen. Dabei bewertete er die Handhabung bei der Angebots- und Rechnungsverwaltung meist als sehr gut. Jedoch deckten die getesteten Produkte die Anforderungen der Metzger Elektrotechnik GmbH nicht in vollem Umfang ab. Dies betraf unter anderem die Bereiche betriebswirtschaftliche Auswertung, Buchhaltung und eben die Archivierung. Nach einem Beratungstermin im November 2015 fiel schließlich die endgültige Entscheidung zugunsten der ERP-Branchensoftware Streit V.1.
Nach dem „Was“ kommt das „Wann“
Als klar war, welche neue ERP-Lösung ins Haus kommt, bestand die Herausforderung darin, die neue Software bereits zum 1. Januar 2016 zu installieren und für volle Funktionsfähigkeit zu sorgen. Das Unternehmen investierte in diesem Zug auch in einen neuen Server, dessen Einrichtung die Techniker der Streit Datentechnik GmbH übernahmen. Zusätzlich schaffte der Betrieb neue Arbeitsplatz-PCs an und rüstete für ein ergonomischeres Arbeiten an jedem Platz einen zweiten Monitor nach.
Wolfgang Metzger lobt das Engagement der involvierten Streit Mitarbeiter aus Technik, Beratung und Vertrieb. Diese stellten im Rahmen einer Organisationsberatung alle laufenden Prozesse des Unternehmens zusammen und berieten sich mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dem Geschäftsführer über die Umsetzung innerhalb von Streit V.1. Für die Mitarbeiter wurden kurzfristig Einsteigerseminare gebucht, so dass die Ausbildung des Teams bereits im Dezember starten konnte. Zusätzlich vertieften Außendienstberater der Firma Streit Datentechnik vor Ort verschiedene Themen, wie die Finanzbuchhaltung und die Archivierung. Die Vorgehensweise bei verschiedenen Arbeiten wurde Stück für Stück nach dem Prinzip „Learning-by-Doing“ vermittelt.
Übernahme der Stammdaten
Von besonderer Bedeutung war auch in diesem Zusammenhang die Stammdatenübernahme. Diese wurde über eine Excel-Tabelle, die von der vorherigen Software ausgegeben wurde, vorgenommen. Die Daten konnten eins zu eins übernommen werden. Lediglich kleinere Korrekturen wurden vorgenommen. So konnte die Vor-Ort-Schulung der Mitarbeiter von Anfang an mit Live-Daten aus dem eigenen Betrieb stattfinden. „Der Lerneffekt war dadurch optimal und die Lernkurve steil“, resümiert Wolfgang Metzger.
Durch schnelle Reaktionszeiten und umfassendes Knowhow der zuständigen Mitarbeiter erfolgte der Software-Wechsel pünktlich und ohne Zwischenfälle zum neuen Jahr. „Gefühlt wurde die Software wirklich unheimlich schnell in den Arbeitsalltag integriert“, schwärmt Metzger.
Große Erleichterungen im Arbeitsalltag
Insgesamt wird an zehn Arbeitsplätzen mit Streit V.1 gearbeitet. Eine besondere Erleichterung für das Team ist das Archiv, in dem alle Daten, Informationen und Unterlagen zu Kunden, Projekten, Objekten und Mitarbeitern sicher aufbewahrt werden. Für den Zugriff auf einen Archiveintrag muss kein zweites Programm gestartet werden. Das Archiv ist in jede Programmmaske integriert. Die letzte Korrespondenz mit einem Kunden zum Beispiel kann dadurch direkt aus dem Datensatz des Kunden heraus aufgerufen werden. Alle Unterlagen sind im Originalformat und zusätzlich als PDF-Datei archiviert. Scans von Rechnungen und anderen Belegen werden per OCR-Texterkennung maschinenlesbar gemacht und direkt verschlagwortet. Die Richtlinien der GoBD werden mit dieser Archivierung ausnahmslos eingehalten.
„Wenn in einer gescannten Lieferantenrechnung ein exotischer Artikel vorkommt, den ich dringend brauche, kann ich mit Hilfe der Archiv-Suche über alle Archiv-Dokumente hinweg suchen“, erläutert Wolfgang Metzger. „Dank Texterkennung ist der Artikel im gescannten Dokument auffindbar und der Archiveintrag per Doppelklick sofort einsehbar.“ Durch die Vollintegration in die ERP-Software spart sich der Betrieb sowohl die Anschaffung einer externen Dokumenten-Management-Anwendung als auch die Schnittstellenpflege, zusätzliche Schulungen und weitere Kosten Installation, Einrichtung und externe Berater.
Lagerverwaltung und Disposition
Zusätzlich verwaltet die Metzger Elektrotechnik GmbH mit Streit V.1 das 260 qm große Lager. Dazu wurden die Lagerflächen neu strukturiert und die Regale mit Barcodes aus Streit V.1 beschriftet. Seit der Nutzung der mobilen Service- und Auftragsabwicklung können Servicemitarbeiter das Material und die Arbeitszeit direkt einbuchen. Ein wichtiges Instrument ist neben der Verwaltung von Projekten und der Auftragsbearbeitung aber auch der Kalender geworden, über den die gesamte Monteurplanung abgewickelt wird. „Die Planung aus dem Projekt heraus funktioniert einwandfrei“, bestätigt der Geschäftsführer. Anfangs eher skeptisch war Wolfgang Metzger gegenüber dem Elektro-Leistungskatalog von Streit V.1. Mittlerweile ist dieser komplett integriert und ist rege in Gebrauch. Bei Fragen rund um die Software hilft die Service-Hotline von Streit Datentechnik.
Für die Zukunft plant Wolfgang Metzger auch die Nutzung der Streit V.1 Werkzeugverwaltung. Die mobile Service- und Auftragsabwicklung wurde ausgebaut und die digitale Zeiterfassung eingeführt. Für das CAD-Büro wurde eine Verknüpfung von EPLAN mit Streit V.1 umgesetzt. Stücklisten werden so direkt aus der Planung übernommen.
Individuelle Schulungen für mehr Know-How
Mit Hilfe von regelmäßigen individuellen Schulungen bei der Metzger Elektrotechnik GmbH vor Ort und in den Seminaren der Streit Datentechnik GmbH will Metzger die Möglichkeiten der Software ausschöpfen und die Mitarbeiter Schritt für Schritt an die Funktionen heranführen. „Ich bin von den individuellen Seminaren überzeugt, die direkt bei uns im Haus durchgeführt werden. So bekommen wir Schulungen, die genau auf unseren Bedarf zugeschnitten sind“, betont Wolfgang Metzger. „Nur wenn die Mitarbeiter mitziehen, funktioniert ein Software-Umstieg reibungslos“, fügt er hinzu. Dass dies bei Metzger Elektrotechnik der Fall ist, bestätigt nicht nur das tolle Betriebsklima, sondern allem voran der anhaltende Erfolg des modern aufgestellten und zukunftsorientierten Betriebs.
Autorin: Melanie Bähr, Streit Datentechnik GmbH
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