Anwenderbericht:
Top organisiert mit professioneller Software

Dass die Einführung einer neuen Branchensoftware nicht nur dem Innendienst zahlreiche Erleichterungen bringen kann, beweist die Firma Elektro-Bollmann aus dem norddeutschen Ellerau. Hier arbeiten alle erfahrenen Gesellen Kleinaufträge vom Angebot bis zur Auftragsabwicklung komplett eigenständig ab. Dank der Branchensoftware Streit V.1 mit integriertem Archiv und Kalender hat dennoch jedes Teammitglied jederzeit den Überblick.

Im Speckgürtel Hamburgs angesiedelt zu sein bedeutet für einen Handwerksbetrieb, dass er es mit einem starken Wettbewerb und einer oft anspruchsvollen Kundschaft zu tun hat. Hier setzt sich dauerhaft nur durch, wer über den Tellerrand hinausschaut, seine Stärken ausbaut und diese in den Markt kommuniziert. Zu den Stärken der Firma Elektro-Bollmann gehört neben einem florierenden Elektro-Einzelhandel eine über Jahre gewachsene Kompetenz in den Bereichen KNX-Automation, Kamera- und Sicherheitstechnik sowie IT-, LED- und Beleuchtungstechnik. In diesem stark wachsenden Markt ist der seit 1952 bestehende Betrieb sowohl für Privatkunden als auch für Kunden aus Industrie und öffentlicher Hand tätig.

Inhaber und Geschäftsführer Jens Bollmann übernahm das Geschäft vor 30 Jahren von seinem Vater Walter Bollmann, der es seinerzeit zusammen mit seiner Frau Ilse gründete. Inzwischen arbeitet Sohn Heiko, 26, selbst Elektromeister, in der 3. Generation im Betrieb seines Vaters mit. Er ist Teil eines 30-köpfigen Teams, das aus fünf kaufmännischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Ladengeschäft und im Innendienst, drei Meistern, zwölf Gesellen und zehn Auszubildenden besteht.

Eine Schlüsselfigur im Team ist Projektleiter Richard Wellmann. In seiner Funktion ist er das Bindeglied zwischen betrieblicher Organisation und täglicher Praxis. Zusammen mit Jens und Heiko Bollmann machte er einen Schwachpunkt in der Betriebsorganisation aus: Mit der bisherigen EDV-Lösung des Betriebes war dauerhaft kein Staat mehr zu machen. Es musste dringend etwas Neues her. Der Betrieb hatte sich im Jahr 1995 ein bestehendes Warenwirtschaftssystem von einem EDV-Partner auf seine Bedürfnisse anpassen lassen. Zwar wurde dieses System immer wieder erweitert und ausgebaut; die Anforderungen des Betriebes erfüllte es aber immer schlechter. „Da hatten wir so lange dran herumgebaut bis nichts mehr ging“, bringt es Richard Wellmann auf den Punkt. Eine Zeit lang behalf man sich mit Insellösungen. So wurde zum Beispiel der Microsoft Outlook-Kalender für die Monteurplanung verwendet und die Lagerverwaltung in eine weitere Anwendung ausgelagert.

Über die Benutzerrechte sind die Verantwortungsbereiche der einzelnen Mitarbeiter und Teams in der Software abgebildet worden. Bei Elektro-Bollmann gibt es insgesamt drei Abläufe vom Auftrag zur Rechnung, von denen einer eine Besonderheit darstellt.

Der klassische Weg ist die Eingabe von Kleinaufträgen durch den Innendienst, der meist telefonisch die Aufträge der Kunden annimmt und verarbeitet. Gleichzeitig werden in Streit V.1 interne Arbeitsaufträge generiert und diese im Streit V.1 Kalender vom Innendienst direkt terminiert. Die Techniker schauen zur Vorbereitung ihres Arbeitstages in den Kalender und finden darin alle vereinbarten Termine und die nötigen Details. Da die Arbeitsaufträge jedem Kalendertermin hinterlegt sind, genügt das Schweben mit der Maus über dem Termin, um in einem Fly-Out-Fenster bereits die wichtigsten Details zu einem Arbeitsauftrag zu sehen.

Der zweite Weg ist die klassische Projektbearbeitung. „Da unsere ehemalige Software es uns nicht erlaubte, zwischen einem Regieauftrag und einem Projekt zu unterscheiden, ist das umfangreiche Projektbearbeitungsmodul von Streit V.1 ein großer Fortschritt für uns“, erklärt Richard Wellmann. Viel Hand- und Kopfarbeit erledigt die Software automatisch. Kalkulationsfaktoren können von einem zum anderen Projekt übertragen und nachträglich geändert werden. Die saubere Aufstellung realistischer Projektkosten und die Nachkalkulation werden erheblich vereinfacht bzw. überhaupt erst möglich gemacht. „Da standen wir früher öfter mit beiden Beinen im Risiko“, schmunzelt Jens Bollmann.

Der dritte Ablauf vom Auftrag zur Rechnung wird komplett autark von den Meistern und Gesellen des Betriebs durchgeführt. Kleinaufträge, die sich beim Kunden ergeben oder Folgeaufträge werden von den Mitarbeitern an eigenen Arbeitsplätzen direkt eingegeben, Angebote erstellt und nach Rückmeldung des Kunden per Statuswechsel in Auftragsbestätigungen und Arbeitsaufträge umgewandelt. Auch die Aufmaßeingabe und der Abschluss des Auftrags werden von den Technikern direkt erledigt. Der Innendienst generiert danach nur noch die Rechnung und gibt sie in den Versand.

„Wir sehen in dieser Vorgehensweise gleich mehrere Vorteile“, erläutert Heiko Bollmann diesen dritten Ablauf. „Zum einen gehen weniger Informationen zwischen Außen- und Innendienst verloren. Der Techniker kennt die Situation vor Ort und muss nicht erst alle Details erklären. Er weiß, was gebraucht wird und kann es direkt anbieten. Zum anderen können unsere Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln und sich ihre Arbeit in Grenzen selbst einteilen. Das stärkt den Teamgeist und das Selbstbewusstsein des Einzelnen. Wir haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht.“

„Mit der Streit Datentechnik GmbH haben wir einen Partner an unserer Seite, der im Stande ist, das Potenzial der Elektro-Bollmann softwareseitig auszuschöpfen und für eine hohe Skalierbarkeit unserer internen Prozesse zu sorgen“, ist sich Jens Bollmann sicher.

Im nächsten Schritt soll das Wartung / Service-Modul von Streit V.1 ins Auge gefasst werden. Jens Bollmann: „Ich bin mir sicher, dass das Team der Streit Datentechnik unsere Ideen und deren Umsetzung sehr gut begleiten kann.“ Ein Rat an andere Betriebe? „Planen Sie bei der Umstellung auf eine neue Software die ausgiebige Schulung Ihrer Mitarbeiter ein. Sie ist ein Kostenfaktor, aber sie ist auch eine Investition in die Zukunft Ihres Betriebes.“