Abnahmeprotokoll für Handwerker

Sowohl das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) als auch die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) gewähren Ihnen das Recht, nach Beendigung Ihrer vertraglich zugesicherten Leistungen ein Abnahmeprotokoll vom Bauherrn zu verlangen. Dieses Recht sollten Sie sich unter keinen Umständen entgehen lassen. Denn mit der Unterzeichnung erhalten Sie nicht nur ein beweissicheres Schriftstück im Falle späterer gerichtlicher Streitigkeiten. Ab diesem Zeitpunkt profitieren Sie zudem von weiteren rechtlichen Gegebenheiten:

• Sie erhalten Anrecht auf Ihre Bezahlung
• Die Vergütungs- und Leistungsgefahr – Risiken wie Beschädigungen durch äußere Einflüsse – geht auf Ihren Auftraggeber über
• Die Beweislast kehrt sich um. Mängelansprüche müssen von Ihrem Kunden belegt werden
• Die Gewährleistungsfrist beginnt: Zeitraum, innerhalb dessen Ihr Bauherr auftretende Mängel noch rügen kann

Tipp: Lassen Sie sich die Abnahme von Arbeiten auch von einem durch Sie beauftragten Subunternehmer schriftlich dokumentieren.

Für eine rechtliche Unanfechtbarkeit sollte Ihr Abgabeprotokoll in jedem Fall folgende Inhalte berücksichtigen:

• Abnahmeort und -datum
• Name, Adresse Ihres Betriebes, Ihres Auftraggebers sowie aller Anwesenden beim Abnahmetermin
• Vertragsnummer und -gegenstand
• Details zum Bauprojekt
• Teil- oder Endabnahme
• Tätigkeitszeitraum
• Detaillierte Leistungsbeschreibung
• Mängelliste inklusive Beseitigungsfristen
• Minderungen für nicht behebbare Mängel
• Vorbehalte
• Einwendungen durch Ihren Betrieb
• Vertragsstrafen
• Gewährleistungsfrist

Am Ende sollten Sie und Ihr Auftraggeber das Abnahmeprotokoll unterzeichnen und jeweils ein Original aufbewahren.

Abnahme nach VOB

Haben Sie Ihre Tätigkeiten aufgrund eines Bauvertrages vorgenommen, können Sie Ihr Abnahmeprotokoll auch gemäß § 12 VOB/B aufsetzen. Die Regelungen der Bauvergabeordnung verweisen in ihren Grundzügen ebenfalls auf das BGB, sind jedoch detaillierter ausgestaltet. Allerdings müssen Sie bereits bei Vertragsschluss ausdrücklich auf die spätere Nutzung der VOB/B hinweisen, ein bloßer Hinweis auf die Vergabeordnung reicht nicht aus.

Hinweis: Oftmals werden Abnahmeprotokolle nach VOB für Teildokumentationen einer Gesamtbauleistung ausgestellt.

Die einschlägige Gesetzesgrundlage basiert bei Wertverträgen auf § 640 BGB. Danach ist der Besteller zur Abnahme Ihrer vertragsgemäß gefertigten Arbeiten verpflichtet, ist diese nicht allein durch die Beschaffenheit Ihres Werkes im Sinne des § 646 BGB bereits vollendet und damit ausgeschlossen. Unwesentliche Mängel stehen einer Abnahme nicht entgegen, einzig schwerwiegende Fehler können eine Verweigerung begründen.

Kann die Abnahme verweigert werden?

Ob ein Mangel als wesentlich anzusehen ist oder nicht, wird anhand des Einzelfalls bestimmt. Hierzu werden

• Umfang sowie Kostenhöhe der erforderlichen Maßnahmen zur Mängelbeseitigung
• Maß der Beeinträchtigungen
• Auswirkung auf die Funktionsfähigkeit

untersucht und zueinander in Relation gestellt. Als Anhaltspunkte dienen die folgenden, gesetzlich nicht festgelegten Definitionen:

• Unwesentliche Mängel: Die beanstandete Arbeit hat keine Auswirkung auf die Funktionstüchtigkeit. Beispiel: Die Alarmanlage funktioniert, wurde aber nicht perfekt eingebaut.
• Schwerwiegende Mängel: unnötig komplizierte Nutzung oder kompletter Defekt. Beispiel: Die Alarmanlage muss manuell vom Keller aus bedient werden oder wird nicht wie vereinbart ausgelöst.

Korrekte Mängelbehandlung

Bei unwesentlichen Mängeln darf Ihre Kunde eine Nachbesserung von Ihnen verlangen.

Verweigert Ihr Auftraggeber die Abnahme aufgrund schwerwiegender Mängel zurecht, darf er

• unter Vorbehalt die Zahlung für die mangelhaften Bautätigkeiten zunächst zurückhalten
• Ihnen gegenüber Schadensersatzsprüche geltend machen
• die Kosten für einen Gutachter auf Sie übertragen

Ihre Pflicht zur Beseitigung verschuldeter Mängel endet erst mit Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungsfrist.

Kann eine Mängelbeseitigung verlangt werden?

Für die Konsequenzen eines eindeutig von Ihnen verschuldeten Mangels stehen Sie in der Verantwortung. Im Normalfall werden Sie ihn bis zu einem vereinbarten Datum selbst beheben. Alternativ kann Ihr Auftraggeber sich um die Mängelbeseitigung bemühen und Ihnen diesen Aufwand berechnen bzw. den ausstehenden Zahlbetrag um einen angemessenen Prozentsatz reduzieren.

Hinweis: Die Aufnahme eines unbewiesenen Mangels in das Abnahmeprotokoll verpflichtet Sie nicht automatisch zur Nachbesserung. Sie müssen Gelegenheit zur Überprüfung erhalten, stellt sich der Mangel als irrelevant dar, dürfen Sie Ihren Aufwand berechnen.

Kunde zahlt nicht vollständig

Gemäß § 641 BGB hat Ihr Kunde Sie nach erfolgter Abnahme unverzüglich zu vergüten. Bei Teilarbeiten oder Mängeln darf die Zahlung zunächst verweigert werden. Hält Ihr Auftraggeber die Zahlung zu Unrecht zurück, steht Ihnen der Rechtsweg zum Erhalt Ihres Geldes offen.

Wie Sie die Abnahme im Einzelfall vornehmen, bleibt im Grunde Ihnen und dem Bauherrn überlassen. Insgesamt stehen Ihnen sechs offiziell anerkannte Optionen zur Auswahl.

1. Förmliche Bauabnahme

Eine förmliche Bauabnahme ist innerhalb des Anwendungsgebietes der VOB die gängige Vorgehensweise. Dafür legen Sie vorab einen Termin fest. Die Abnahme darf nur dann ohne Ihre Anwesenheit erfolgen, bleiben Sie trotz ausdrücklicher Einladung der Baustellenbegehung fern. Die förmliche Abnahme setzt eine weitgehende Übereinstimmung über Ihre erbrachten Leistungen voraus, Differenzen geringen Ausmaßes werden im Protokoll festgehalten.

Verzichten Sie jeweils ausdrücklich auf eine förmliche Bauabnahme nach der VOB, stehen Ihnen alternative Abnahmemöglichkeiten offen.

2. Ausdrückliche Abnahme

Auch bei einer ausdrücklichen Abnahme wird Ihnen bestätigt, dass Sie Ihre vereinbarten Arbeitsleistungen ohne Beanstandungen erfüllt haben. Gegenüber einer förmlichen Abnahme muss das Wort „Bauabnahme“ nicht im Protokoll erscheinen. Eine mündliche Abnahme ist möglich, jedoch nicht beweiskräftig und daher nicht empfehlenswert.

3. Stillschweigende Abnahme

Von der Sonderform einer stillschweigenden Abgabe wird in all den Fällen ausgegangen, in denen Ihr Auftraggeber durch konkludentes Verhalten eine Abnahme suggeriert. Beispiele: Begleichung Ihrer Endabrechnung oder Inanspruchnahme Ihrer Leistung. Ebenso wie eine mündliche Absprache birgt allerdings auch diese Art der Abnahme Konfliktpotenzial, sollte Ihr Kunde spätere Mängel rügen.

4. Fiktive Abnahme

Der Tatsachenbestand einer fiktiven Abnahme bei Bauverträgen bestimmt sich entweder nach der VOB oder dem BGB. Verlangt Ihr Auftraggeber innerhalb von zwölf Tagen nach Ihrer schriftlichen Information über die Fertigstellung Ihrer Arbeiten keine Abnahme oder nimmt er Ihre Leistung innerhalb von sechs Tagen mindestens teilweise in Anspruch, liegt nach § 12 Absatz 5 VOB/B eine fiktive Abnahme vor. Der wirklicher Wille des Bauherrn ist hierfür gegenüber einer stillschweigenden Abnahme nicht entscheidend.

In Zuge der Bauvertragsrechtsreform 2018 wurde auch der § 640 BGB neu geregelt. Seitdem steht Ihnen das Recht auf eine angemessene Fristsetzung an Ihren Auftraggeber zur Abnahme Ihrer Werkarbeit zu. Lässt dieser den genannten Termin grundlos und ohne Bemängelung Ihrer Arbeit verstreichen, verliert er aufgrund dieser fiktiven Abnahme Rechte auf eine Mängelbeseitigung oder Kostenminderung. Bei Verbraucherverträgen müssen Sie Ihren Auftraggeber zuvor auf die rechtlichen Folgen einer Nichterklärung bzw. Verweigerung der Abnahme ohne Mängelangabe rechtzeitig und in schriftlicher Form hinweisen.

5. Abnahme unter Vorbehalt

Unterzeichnet Ihr Auftraggeber das Abnahmeprotokoll unter Vorbehalt, behält er sich gemäß § 634 BGB das Recht auf Nacherfüllung oder Beseitigung der entsprechend bezeichneten Mängel vor.

6. Teilabnahme

Teilabnahmen nach § 12 VOB/B werden in der Regel bei großen Bauvorhaben durchgeführt. Dabei beginnt die Gewährleistungsfrist mit Datum des jeweiligen Abnahmeprotokolls zu laufen. Zur Verhinderung unzähliger separater Abnahmen können Sie Teilabnahmen bei Vertragsschluss ausschließen oder auf eine maximale Anzahl begrenzen.