Bautagebuch – Tipps & kostenlose Vorlagen

Was ist ein Bautagebuch?

Ein Bautagebuch ist ein Bestandteil der Bauakte, in der projektbezogener Schriftverkehr zwischen den Baubeteiligten sowie Anträge oder Genehmigungen jeglicher Art festgehalten werden. Sie dokumentieren in Ihrem Bautagebuch sämtliche Details Ihrer Arbeit während des gesamten Bauablaufs. Durch die präzisen Aufzeichnungen behalten Sie nicht nur einen Überblick über den Fortschritt der Anordnung Ihrer Dachziegel oder den Einbau der Heizungsanlage. Auch im Falle möglicher Streitigkeiten können Sie durch Schaltpläne und Fotos Ihr schrittweises Vorgehen noch nach Wochen eindeutig belegen – gerade bei Ausführungen wie der Verlegung von später verdeckten Elektroleitungen kann dies eine große Hilfe bei der Beweisaufnahme sein. In der Regel wird das Bautagebuch vom Bauleiter oder dem Architekt geführt.

Während Sie sich als Handwerker aus Eigeninteresse ein Bautagebuch anlegen sollten, besteht für Bauleiter und Architekten zumeist eine gesetzliche Verpflichtung, privaten Bauherren dient es als Gedächtnisstütze, öffentlichen Auftraggebern als Unterstützung bei der Budgetplanung. Schon wenn Sie Ihren Handwerksbetrieb gründen, sollten Sie sich Gedanken über die Baudokumentation Ihrer Aufträge machen.

Der Begriff des Bautagebuchs ist den meisten Branchenkennern geläufig. Dennoch wird er in seiner Art und Gewichtung oft unterschiedlich ausgelegt:

Privater Bauherr:

• Bautagebuchführung aus eigenem Interesse und zur eigenen Dokumentation
• Führung als Blog (Achtung: Datenschutzhinweise beachten)
• privater Bauherr ist nicht zur Führung eines Baustellentagebuchs verpflichtet

Gewerblicher oder öffentlicher Auftraggeber:

• Führung des Bautagebuchs nach speziellen Vorgaben wie die Richtline 411 der Vergabeordnung des Bundes
• Baustellentagebuch zur Minimierung terminlicher und finanzieller Risiken
• Bautagebuch hat keinen Einfluss auf den Ablauf des Bauvorhabens
• wirtschaftliches Interesse

Ausführende Unternehmer, Handwerker:

• Bautagebuch zur Dokumentation: Alle Informationen sind auf einen Blick verfügbar, wie Material, Sondervereinbarungen oder Wetterbedingungen
• Die Baudokumentation mit Fotos ist hilfreich zur Aufklärung von auftretenden Mängeln und zur Neukundenakquise
• Organsiationshilfe

Bauleiter und Architekten:

• Sind verpflichtet Lieferungen und Leistungen aller Baubeteiligten zu dokumentieren
• Bautagebuch dient im Streitfall als Beweismittel
• Aussschaltung des Haftungsrisikos bei Bauüberwachung
• Wird benötigt im Haftungsfall

Die Gründe der verschiedenen Ansichten zum Ob und Wie eines Bautagebuchs liegen nicht zuletzt an seiner unklaren Definition und den zahlreichen Gerichtsentscheidungen der vergangenen Jahre zu dieser Thematik.

Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs muss ein Bautagebuch für eine zuverlässige Beweiskraft den jeweiligen Stand und Fortschritt wesentlicher Details explizit und in Echtzeit dokumentieren. Zur erfolgreichen Abwehr möglicher Forderungen Dritter sollten grundsätzlich die folgenden Angaben in einem Bautagebuch eines Bauleiters erhalten sein:

• Details zum Bauobjekt
• Zeitspanne des Bauvorhabens
• sämtliche Beteiligte vom Bauherren über Ingenieure und Bauprüfer bis hin zu Subunternehmern inklusive deren Leistungserbringungen
• vorgenommene Überprüfungen
• eingesetzte Materialien und Maschinen
• Arbeitsfortschritte, aufgeteilt in einzelne Sparten
• Störungen der Ablaufplanung aufgrund von Verzug, Mängel oder Unfällen
• Einfluss von Witterungsbedingungen
• vereinbarte Nachträge, Teilabnahmen von Bauleistungen
• Fotodokumentationen

Daneben wird eine Anlage zum Bautagebuch mit Betriebsanleitungen wie zu eingebauten Heizungselementen oder Plänen zu Schaltkreisen empfohlen. Während in der Regel sowohl analoge wie auch digitale Aufzeichnungsmedien als gültige Dokumentationen anerkannt sind, verlangen einzelne Verträge bestimmte Formblätter oder andere spezifische Vereinbarungen.

Wie häufig muss das Bautagebuch aktualisiert werden?

Auch hinsichtlich der erforderlichen Aktualisierung des Bautagebuchs fehlt es an festgeschriebenen Vorschriften. Abhängig vom Grad der Überwachungspflicht werden tägliche, mindestens jedoch Eintragungen bei jedem Baustellenbesuch empfohlen. Alle Betroffenen müssen gegenzeichnen – führt der Architekten also Ihre Arbeiten mit auf, muss er Sie auch um Ihre Unterschrift ersuchen.

Unterschied zwischen einem Bautagebuch und einem Bautagesbericht?

Ebenso wie in Ihrem Bautagebuch können Sie auch in einem Bautagesbericht den genauen Ablauf Ihrer handwerklichen Tätigkeiten festhalten. Der Unterschied liegt im Zweck der lückenlosen Protokollierung: Als Teil des Berichtswesens dient der auch als Tages- oder Wochenstundenbericht bekannte Bautagesbericht primär der Information und Kontrolle durch Ihren Auftraggeber. Hier legen Sie den Schwerpunkt auf punktuelle Nachweise Ihrer erbrachten Leistungen, die gegebenenfalls auch über die vertraglich vereinbarten Grenzen hinausgehen und anhand derer jederzeit ein Soll-Ist-Vergleich gezogen werden kann. In einem Bautagesbericht verpflichten Sie sich zudem zu einer täglichen Übergabe aller für die Ausführung und Abrechnung des Auftrags bedeutenden Angaben an Ihren Auftraggeber. Die genauen Anforderungen sind abhängig von Ihrer durchgeführten Baumaßnahme in unterschiedlichen Regelwerken definiert.

Das händische Ausfüllen der Listen, deren komplizierte Formatierung und Übertragung vermeiden Sie durch ein digitales Bautagebuch. Wenn Sie eine passend App oder Software kaufen sind Sie rechtlich abgesichert und können einfach und mit maximaler Effizienz noch während der Ausübung Ihrer Tätigkeit Berichte erstellen und jederzeit gewünschte Informationen abrufen.

Online-Tools zur Führung eines Bautagebuchs

Tendieren Sie zu einer einfachen Lösung, stehen Ihnen zahlreiche Online-Tools zur Verfügung.

• OneNote: Digitale Notizen als PDF-Datei, Protokollierung auf Smartphone oder Tablet, mit wenigen Klicks in App übertragbar, jederzeit Zugriff auf sämtliche Dokumente durch jeden Projektbeteiligten
• Goodnotes: Baustellendokumentation für iOS-Geräte, digitales Notizbuch, Umwandlung in PDF-Datei möglich, Einträge lassen sich abzeichnen und abspeichern, fertiges Protokoll im PDF-Format, für alle Beteiligten abrufbar
• Excel mit Microsoft 365: Digitaler Eintrag oder Ausdruck zum manuellen Ausfüllen, Tabellenkalkulation in der Cloud, zur Steuerung von Teamprojekten, hohe Transparenz, alle Information von jedem Ort aus einsehbar, Konvertierung von Excel-Dateien in Google Tabellen und vice versa
• Google Drive, Google Tabellen: Präsentation von Zahlen und Statistiken als Diagramme oder Grafiken, integrierte Formeln, individuelle Formatierungsoptionen, für Smartphone, Tablet oder Computer, sichere Datenzentren, auch Offlinezugriff möglich

Bautagebuch-App nutzen

Im Internet stoßen Sie auf eine Vielzahl an Apps zur Führung eines Bautagebuchs auf Ihrem portablen Endgerät. Mit ihnen lassen sich ebenso Daten speichern wie auch Fotos direkt hinterlegen und oft auch Schriftwechsel oder Baupläne einfügen. Im Gegensatz zu analogen Optionen überwiegen hier klar die Pluspunkte:

Vorteile einer Bautagebuch-App:

• einfache Handhabung
• Zeitersparnis durch Kopiermöglichkeit wiederkehrender Geschehnisse
• Funktionsvielfalt von Scannen bis zur digitalen Signatur
• nachhaltig, kein Papierverbrauch
• Kommunikation mit Drittparteien innerhalb der Software
• automatisches Archivieren
• jederzeit Zugriff auf gewünschte Dokumente
• Kombinationsmöglichkeit unterschiedlicher Apps

Nachteile einer Bautagebuch-App

• Besitz des benötigten technischen Equipments
• teilweise kostenpflichtig
• Gefahr von Datenverlust

Werfen Sie einen genauen Blick auf die angeführten Nachteile, erkennen Sie schnell, dass diese keine wirklichen Hindernisse bedeuten. Als Inhaber eines Handwerksunternehmens besitzen Sie mit Sicherheit bereits ein Smartphone, einen möglichen Datenverlust können Sie durch die Speicherung in einer Cloud umgehen und aufgrund der Zeitersparnis haben Sie die Anschaffungskosten im Normalfall bereits nach wenigen Wochen wieder eingespielt.

Diese Funktionen sollten enthalten sein

Achten Sie bei der Entscheidung darauf, dass Sie die App auch als Laie einfach nutzen können. Achten Sie bei Bedarf auf separate Zusätze wie automatische Witterungshinweise oder eine Diktieroption, verzichten Sie hingegen auf Funktionen, die Sie für Ihre Arbeitsausführung grundsätzlich nicht benötigen.

Kostenlos oder gegen Gebühr?

Bei der Entscheidung für eine geeignete App für Ihr künftiges Bautagebuchs haben Sie auch die Wahl zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten. Mag auch zunächst eine Geldersparnis locken, erhalten Gratis-Apps oftmals ausschließlich Basisfunktionen und bieten nur in Ausnahmefällen ein einfaches Hochladen von Bildern oder die Kommunikationsmöglichkeit mit Ihrer Hauptanwendung in Echtzeit.

Wichtiges bei der Wahl einer App?

Grundsätzlich gilt: Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie eine professionelle Bautagebuch-App wie die Bautagebuch App "Bautagebuch+" aus dem Hause Streit Datentechnik mit einer auf Sie zugeschnittenen Handwerkersoftware kombinieren. Denn diese umfasst zudem sämtliche kaufmännischen Betriebsprozesse wie ein Kalkulationsprogramm, ein Programm für Einkauf und Bestellwesen, das Verfassen von Angeboten oder eine Stammdatenverwaltung sowie einer digitalen Datenübertragung an beteiligte Firmen oder eine Verbindung zum Online-Banking. Achten Sie bei der Auswahl auf eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche.

In der Regel verfügen private Bauherren nicht über das benötigte Fachwissen zur brauchbaren Erstellung eines Bautagebuches, ihre Aufzeichnungen haben keine rechtliche Relevanz. Immer mehr Auftraggeber nutzen jedoch die Möglichkeit, zur eigenen Erinnerung oder zum Informationsaustausch mit anderen Bauherren Stichpunkte zum Fortschritt der Bauarbeiten abzuspeichern. Aufgrund des Datenschutzes verarbeiten nur wenige ihre Erfahrungen als öffentlich einsehbare Blogbeiträge.

Bau-Blog mit Bildern erstellen

Sie selbst können allerdings kostenlose Blogs erstellen. Nicht nur dienen Fotografien der lückenlosen Dokumentation Ihres Bauprojektverlaufes und in diesem Zusammenhang als Beweisgrundlage Ihrer Tätigkeit. Mit einer bildlichen Darstellung der Verlegung Ihrer Kabel oder Dämmung von Hauswänden können Sie auch Interessenten überzeugen und als Neukunden gewinnen.

• WordPress bietet Ihnen die Möglichkeit, ohne jegliches Vorwissen Ihren eigenen Foto-Blog zu erstellen. Sie können in dem übersichtlichen Baukastensystem aus unterschiedlichen Themenvorlagen wählen und Ihre Bilder mit einem einfachen Mausklick via Web-Interface laden.
• Blogspot ist mit dem Google-Dienst Blogger verbunden und beliebt aufgrund der übersichtlichen Bilder-Darstellungsoptionen bei gleichzeitig einfacher Bedienung.
• Jimdos Bildergalerie enthält gleich vier Möglichkeiten der Fotodarstellung: Ändern Sie die Ansicht auf Ihre Baustellentätigkeit durch eine regelmäßige Mischung aus der Horizontalen oder Vertikalen, als Raster oder Slideshow.

Je professioneller Ihre Bildergalerie, desto mehr potenzielle Kunden können Sie überzeugen.

Beispiele mit Fotos

Private Bauherren nutzen ihre Bautagebücher vor allen Dingen, um den Fortschritt ihres Bauvorhabens zu zeigen. Sie verfolgen praktisch einen anderen Zweck. Auch Sie als Handwerksbetrieb können Auszüge aus solchen Bautagebüchern als Referenz verwenden. Hier haben wir einige Beispiele von privaten Bautagebüchern für Sie zusammengefasst.

Werfen Sie einen Blick auf das KSC Bautagebuch mit seinem Wildparkstadion, die Ferienanlage Baltischer Hof oder das Berger Feld von Schalke 04 und lassen Sie sich inspirieren!