Abschlagszahlung Handwerker + gratis Vorlage!

Rein rechtlich sind Sie nicht zu einer ausdrücklichen Vereinbarung über Abschlagsrechnungen verpflichtet. Dennoch ersparen Sie sich mögliche Unstimmigkeiten, legen Sie von Vornherein die Anzahl und Höhen von Abschlagsrechnungen im Vertrag mit Ihrem Kunden fest oder einigen Sie sich auf eine variable Gestaltung.

In der Regel eignen sich abgeschlossene Projektphasen als Zeitpunkt zur Ausstellung einer Abschlagsrechnung. Die Höhe richtet sich im Normalfall nach dem Wertzuwachs, von dem Ihr Kunde durch Ihre bisherige Tätigkeit bereits profitiert. Doch auch eine transparente Aufstellung über Ihre Material-, Personal- und Verwaltungskosten kann als Grundlage für die Höhe Ihrer Abschlagsrechnungen dienen.

Hinweis: Eventuelle Vorschüsse oder Vorauszahlungen können die vereinbarten Teilbeträge verringern.

Ab welchem Zeitraum und ab welcher Summe Sie Abschlagsrechnungen ausstellen dürfen, ist nicht explizit geregelt. Auch können Sie dieses Zahlungsinstrument unabhängig von Ihrem Handwerk ausstellen. Ein Beispiel:

Sie sollen mit Ihrem Elektrobetrieb in das Einfamilienhaus eines Kunden ein komplettes Smart-Home-System installieren. Der Großauftrag erfordert den kompletten Einsatz Ihrer eigenen Arbeitskraft sowie die Zeit und Leistungsfähigkeit all Ihrer Gesellen. Die Auftragssumme liegt bei geschätzten 20.000 Euro. Zur Finanzierung der erforderlichen Materialien stellen Sie eine erste Abschlagsrechnung in Höhe von 40 Prozent sowie eine zweite, mit der weitere 20 Prozent der voraussichtlichen Gesamtsumme beglichen werden sollen. Erst am Ende führen Sie in Ihrer Schlussrechnung sämtliche Positionen wie Tätigkeiten, Mitarbeiter, Materialien oder Stundenlohn im Detail als Einzel- und Gesamtkosten auf. Von ihnen ziehen Sie die bereits erhaltenen 8.000 und 4.000 Euro ab. Bleibt es bei den 20.000 Euro, stehen Ihnen noch 8.000 Euro zu.

Auch bei Abschlagsrechnungen müssen Sie das Rad also nicht neu erfinden. Profitieren Sie einfach von praktischen Vorlagen aus dem Internet und folgen Sie beim Ausfüllen schlicht einigen wenigen Schritten:

• Laden Sie sich Ihre bevorzugte Vorlage als Excel oder Word herunter
• Fügen Sie bei Bedarf Ihr Logo ein
• Geben Sie als Betreff die Bezeichnung für den gesamten Auftrag ein
• Füllen Sie nach und nach die einzelnen Felder mit den vorgegebenen Inhalten aus
• Seien Sie präzise bei der Angabe von Rechnungsdatum und -nummer
• Bieten Sie optional mögliche Rabatte oder Skonti
• Präzisieren Sie Ihre oben angegebenen Kontaktdaten und ergänzen Sie sie um aktuelle Bankdaten
• Weisen Sie gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer aus
• Entscheiden Sie sich optional für die Angabe einer Zahlungsfrist

Haben Sie alle erforderlichen Angaben eingetragen, können Sie die ausgefüllte Vorlage als PDF unter der Bezeichnung „Akontorechnung“ inklusive Rechnungsdatum abspeichern und bei Bedarf umgehend als E-Mail-Anhang an Ihren Auftraggeber weiterleiten.

Irgendwann ist auch das längste Projekt beendet: Seiner Fertigstellung folgt die Endabrechnung. Haben Sie zuvor eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erstellt, sollten Sie bei der Erstellung der Schlussrechnung einige Besonderheiten beachten. Denn nach § 14 Absatz 5 UStG müssen Sie den Pflichtangaben einer klassischen Einmalrechnung weitere Angaben hinzufügen.

• Fügen Sie sämtliche bereits erstellten Abschlagsrechnungen und jeweils erhaltenen Zahlungen separat und übersichtlich als Nettoentgelte mit ihren jeweils einschlägigen Steuerhöhen auf
• Benennen Sie den noch offenen Differenzbetrag inklusive der anfallenden Umsatzsteuer

Hinweis: Bei uneindeutigen oder fehlerhaften Angaben auf Ihrer Endabrechnung darf Ihr zuständiges Finanzamt von Ihnen zusätzlich zu den bereits mit den Abschlagsrechnungen verrechneten Steuersätzen noch einmal die komplette Umsatzsteuer für den endgültigen Gesamtbetrag verlangen.

Im Baugewerbe sind Abschlagszahlungen aufgrund der oftmals lang andauernden Bauphasen ein übliches Mittel zur Aufrechterhaltung des reibungslosen Geldflusses. Bei öffentlichen Bauvorhaben sind statt der Paragrafen des BGB die spezifischen Vorgaben des VOB-B-Vertrages einschlägig. Denn hier erfolgt die Rechnung anders als bei Privataufträgen aufgrund einer definierten und bereits erbrachten Leistung. Nach § 16 Absatz 1 Nr. 1 VOB/B muss

• die geforderte Summe dem Wert der erbrachten Leistung entsprechen
• durch eine transparente Übersicht die problemlose Überprüfung der abgerechneten Leistungen ermöglicht werden
• die Umsatzsteuer separat ausgewiesen werden

Auch das Zahlungsziel dürfen Sie hier nicht frei bestimmen. Ihr Auftraggeber ist frühestens nach 21 Tagen zur Rechnungsbegleichung verpflichtet. So lange darf er Ihre aufgelisteten Leistungen überprüfen. Versäumen Sie die Angabe der geforderten Leistungsaufstellung, darf Ihr Auftraggeber die Begleichung der Abschlagszahlung vorerst komplett zurückhalten.

Hinweis: Abschlagszahlungen sind getrennt von Leistungsabnahmen zu betrachten. Sie beeinflussen daher nicht die Dauer Ihrer Gewährleistung.