Anfahrtskosten als Handwerker berechnen
– Was ist möglich und üblich?
Sie haben sich mit Ihrem Handwerksbetrieb selbstständig gemacht und sind unsicher, ob und wie Sie Ihre Fahrtkosten zum Kundentermin berechnen dürfen? Zunächst die gute Nachricht: Fahrtkosten zählen zu Ihren Werkleistungen. Ebenso wie Materialien, mögliche Zuschläge für Feiertagsarbeit oder eine fachgerechte Entsorgung von Altgeräten sind auch Fahrtkosten als gesonderter Posten auf Ihrer Rechnung ausweisbar.
Allerdings: Ganz so einfach ist es doch nicht. Denn Sie müssen Ihren Kunden nicht nur bereits vor Ihrer Arbeitsaufnahme über die spätere Berechnung informieren. Weitere Punkte wie Fahrtkostenerstattungen bei langfristigen Aufträgen oder kurzfristige Auftragsvergaben können die reibungslose Kostenübernahme durch den Kunden erschweren. Im Folgenden geben wir Antworten darauf, welche Anforderungen das Gesetz stellt, wie sich die Höhe von Fahrtkosten kalkulieren lässt, welche Formulierungen wirklich rechtsgültig sind, worin sich die Abrechnungen innerhalb der DACH-Region unterscheiden. Zudem folgen Tipps, Praxisbeispiele und Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Inhalt
- Fahrtkosten müssen angekündigt werden
- Berechnung und Zusammensetzung der Fahrtkosten
- Alternative: Anfahrtskosten als Pauschale
- Muster-Formulierungen für ein Angebot
- Verständliche Beispiele aus der Praxis
- Kosten und Bestimmungen im Ausland
- Häufige rechtliche Fragen aus der Praxis
- Exkurs für Verbraucher: Sind Anfahrtskosten steuerlich absetzbar?
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Fahrtkosten müssen angekündigt werden
Die Erlaubnis kommt von ganz oben: 2015 hat der Europäische Gerichtshof Fahrzeiten für all diejenigen Arbeitnehmer zu Arbeitszeiten erklärt, die zur Ausübung ihrer Tätigkeiten überwiegend zu Kundenterminen und Einsatzorten unterwegs sind – neben Mitarbeitern im Außendienst also auch Handwerker.
Eine identische Entscheidung fällte bereits 2009 das Bundesarbeitsgericht. Doch 2014 wurde noch etwas in diesem Zusammenhang gesetzlich festgeschrieben: Mit dem damals neuen Verbraucherrecht passierte der § 312a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) den Bundesrat. Seitdem müssen Sie als Handwerker zur Erstattung Ihrer Fahrtkosten bereits in Ihrem Angebot auf diese Kostenposition hinweisen. Dabei sind Sie in Verbindung mit Artikel 246 Absatz 3 des Einführungsgesetzes zum BGB auch zur Angabe der genauen Höhe verpflichtet. Versäumen Sie diesen Hinweis oder stellen zu hohe Kosten in Aussicht, verstoßen Sie gegen geltende Verbraucherrechte und riskieren ein Rechtsverfahren.
Hinweis: Fahrtkosten beinhalten die Vergütung sowohl für den Anfahrts- wie auch den Rückweg.
Berechnung und Zusammensetzung der Fahrtkosten
Der korrekten Berechnung Ihrer Fahrtkosten liegen verschiedene Aspekte zugrunde. Sie lassen sich zunächst grob in die Kategorien Personal- und Fahrzeugkosten einteilen:
Personalkosten
Bei einer Abrechnung nach Personalkosten berücksichtigen Sie sowohl die Fahrtzeit als auch die jeweiligen Stundensätze der betroffenen Mitarbeiter. Sie unterscheiden also auch hier zwischen
- Meister
- Gesellen
- Helfer
- Azubis
Schlüsseln Sie Ihre Berechnung mit den einschlägigen Stundenlöhnen und der Anzahl der Arbeiter möglichst transparent für Ihren Kunden auf. Beispiel:
Einer Ihrer Gesellen ist mit Ihrem Azubi zu einem Auftrag mit einer je rund 15-minütigen An- und Abfahrt unterwegs. Ihr Gesellen erhält von Ihnen einen Stundenlohn von 45 Euro, Ihr Azubi 20 Euro.
Kalkulieren Sie jeweils eine Strecke nach der folgenden Formel:
Kosten pro Arbeitsstunde x Fahrzeit in Minuten/60 Minuten
- Geselle: 45 Euro x 15 Minuten/60 Minuten = 11,25 Euro.
- Azubi: 20 Euro x 15 Minuten/60 Minuten = 5 Euro.
Diese Beträge spiegeln nun die Personalkosten für jeweils eine Strecke wider. Verdoppeln Sie die Summe, ist die Rückfahrt inkludiert:
- Geselle: 11,25 Euro x 2 (Hin- und Rückfahrt) = 22,50 Euro.
- Azubi: 5 Euro x 2 = 10 Euro.
Insgesamt dürfen Sie also 23,50 Euro für diesen Einsatz als Personalkosten abrechnen.
Die genaue Fahrtzeit können Sie vorab nicht kennen. Richten Sie sich hier überschlägig nach Erfahrungswerten oder vereinbaren Sie schriftlich mit Ihrem Kunden eine mögliche Anpassung. Andernfalls ist dieser nicht zu einer höheren Erstattung verpflichtet.
Tipp: Viele Handwerker setzen zunächst sicherheitshalber eine etwas längere Zeitdauer an und reduzieren bei einer kürzeren Fahrzeit im Anschluss den Betrag auf der Rechnung. Kein Kunde wird sich über diese Vorgehensweise beschweren.
Fahrzeugkosten
Ihre Fahrzeugkosten setzen sich wie folgt zusammen:
- Fahrzeugtyp
- Anschaffungskosten des Fahrzeugs (Abschreibung)
- Treibstoffverbrauch pro Kilometer
- Versicherungsgebühren
- Kosten für Wartung und Reparaturen
Schauen Sie auf die ADAC-Internetseite: Der Automobilclub hat für rund 1500 Fahrzeugtypen unter anderem Kosten pro gefahrenem Kilometer ermittelt und in einer übersichtlichen Liste veröffentlicht. Für unser Berechnungsbeispiel übernehmen wir den Citroen e-Berlingo Kombi M Live Pack.
Bei diesem Modell belaufen sich die kompletten Fahrzeugkosten laut ADAC-Angaben auf 51 Cent pro gefahrenem Kilometer. Ihr Geselle fährt diesmal alleine, die Strecke zum und vom Kunden beträgt jeweils zehn Kilometer:
- Cent pro Kilometer x gefahrene Kilometer
- 51 Cent x 20 Kilometer = 10,20 Euro
Die Kalkulation des ADAC bezieht den Grundpreis sowie Fixkosten, Werkstattkosten, Betriebskosten und Wertverlust mit ein. Ist Ihr Wagen nicht in der Tabelle aufgeführt, finden Sie kostenlose Online-Rechner verschiedener Anbieter im Internet, in die Sie die erforderlichen Kosten eintragen und sich das Ergebnis am Ende anzeigen lassen können. Für die einmalige Eingabe müssen Ihnen die jeweiligen Kosten allerdings bekannt sein.
Personalkosten und Fahrtkosten
Am Ende addieren Sie die Personal- und Fahrtkosten:
- 23,50 Euro + 10,20 Euro = 33,50 Euro
Viele Kunden sind skeptisch, ob ihnen korrekte Beträge abgerechnet werden. Seien Sie daher so explizit wie möglich, besprechen Sie notfalls mögliche Unwägbarkeiten wie Feierabendverkehr bei Aufträgen am Nachmittag oder bekannte Baustellen. Verzichten Sie auch auf grobe Aufrundungen wie von 35 Minuten zu einer Stunde, um eine erfolgreiche Anfechtung durch den Kunden zu vermeiden. Erfassen Sie die Fahrzeit stattdessen in möglichst kurzen Einheiten von jeweils zehn Minuten.
Alternative: Anfahrtskosten als Pauschale
Die präzise Berechnung der Fahrtkosten im Einzelfall ist aufwendig. Sie können es sich vereinfachen und einen Pauschalbetrag ausstellen.
Dabei können Sie um Ihren Betrieb herum als Ausgangspunkt Kreise ziehen und nach Entfernungskilometern staffeln. Möglich sind hier Fünfer- oder Zehner-Schritte, zum Beispiel fünf, 10, 20 und ab 40 Kilometern.
Beispiel: Sie haben einen Gesellen und einen Azubi zu den oben genannten Stundensätzen angestellt. Addieren Sie beide Stundenlöhne und teilen Sie sie im Anschluss durch zwei:
- Stundenlohn Geselle + Stundenlohn Azubi/2 = durchschnittlicher Stundenlohn für Ihre Angestellten
- 45 Euro + 20 Euro = 65 Euro/2 = 32,50 Euro
Greifen Sie für die Schätzung der Fahrzeugkosten erneut auf die Liste des ADAC oder Online-Rechner zurück. Bei unserem Citroen waren dies 51 Cent pro Kilometer.
Liegt Ihr Einsatzort innerhalb des zweiten Kreises und damit bis zu zehn Kilometern entfernt, lautet die Formel:
- Durchschnittlicher Stundenlohn + gefahrene Kilometer x 10
- 32,50 Euro + 5,10 Euro = 37,60 Euro.
Der Vorteil an dieser Berechnung ist die nur einmalige Kalkulation für Ihre jeweiligen Entfernungsringe, auf die Sie jederzeit wieder zurückgreifen können.
Tipp: Für die Einteilung der Entfernungskilometer erweist sich Google Maps als hilfreiches Tool.
Kostenloser Anfahrtskosten-Rechner für Handwerker
Sie bevorzugen individuelle Fahrtkostenberechnungen mithilfe einer kostenlosen Exceltabelle für das Handwerk? Dann halten Sie die folgenden Angaben bereit:
Kundendaten: Dieser Punkt ist optional, erleichtert Ihnen aber bei einem späteren Rückgriff auf die Tabelle die Suche.
- Sämtliche Stundenlöhne für Ihr Personal, separat
- Entfernung zum Einsatzort in Kilometern
- Durchschnittliche Fahrzeugkosten in Euro pro Kilometer
- Dauer einer Strecke in Stunden
Transparent in die vier Felder
- Kundendaten
- Fahrtweg
- Personal
- Fahrtdauer
eingeteilt, ersehen Sie sofort, welche Zahlen Sie in welches Feld eintragen müssen. Die Berechnung erfolgt automatisch sowohl als Zwischen- als auch der endgültigen Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer (Als Kleinunternehmer können Sie dieses Feld streichen).
Empfehlung: Angebote und Rechnungen mit einer Handwerkersoftware erledigen
Erstellen Sie Ihre Angebote und Rechnungen mit einem auf das Handwerk abgestimmten Rechnungsprogramm wie Streit V.1. Damit arbeiten Sie übersichtlich, zeitsparend und effizient.
Muster-Formulierungen für ein Angebot
In formeller Hinsicht lässt Ihnen der Gesetzgeber freie Hand. Zur Vermeidung von Missverständnissen sollten Sie Ihre Kunden allerdings explizit in Ihrem schriftlichen Angebot auf die Kostenposition „Anfahrtskosten“ hinweisen. Verzichten Sie dabei auf komplizierte Formulierungen. Beispiele:
- „Die Entfernung von unserem Betrieb in der XXX-Straße zu Ihrem Bürogebäude am XXX-Weg beträgt 9,5 Kilometer. Gemäß unserer Fahrtkostenpauschale stellen wir Ihnen daher pro Termin einen Betrag von XXX Euro für diese Position in Rechnung.“
- „Zur Auftragsausführung benötigen wir mindestens zwei, möglicherweise auch drei Termine. Für unsere Fahrtkosten berechnen wir auf Grundlage unserer Entfernungspauschale XXX Euro pro An- und Abfahrt.“
- „Für die erforderlichen Arbeiten ist die Tätigkeit eines Meisters unerlässlich. Seine Fahrtkosten stellen wir Ihnen mit XXX pro angefangener zehn Minuten Fahrtweg in Rechnung.“
Tipp: Berücksichtigen Sie die Anfahrtskosten bereits im Kostenvoranschlag. Damit sind auch diese Kosten von Beginn an eingeplant.
Verständliche Beispiele aus der Praxis
Nicht immer jedoch ist die Abrechnung wirklich gerechtfertigt. Zur Veranschaulichung stellen wir Ihnen zwei mögliche Szenarien vor: An Ihnen erkennen Sie die Schwierigkeiten, die sich bei der Berechnung von Anfahrtskosten ergeben können.
Ein Neukunde möchte sich von Ihrem Elektrobetrieb sein komplettes Einfamilienhaus mit Smart-Home-Technologie ausrüsten lassen. Das Erstgespräch erfolgt telefonisch. Trotz seiner Bemühungen ist Ihnen anhand der mitgeteilten Informationen keine Ferndiagnose möglich. Benötigen Sie daher zwei Termine zur Fertigstellung des Auftrags, dürfen Sie nach Vorab-Information an den Kunden beide abrechnen.
Sie werden zu einer defekten Heizungsanlage gerufen – auch hier erfolgte die Kontaktaufnahme im Vorfeld telefonisch. Dabei fehlt es bei der Problembeschreibung durch den Kunden an nichts – Ihr Monteur hat unter Zeitdruck zum falschen Ersatzteil gegriffen und muss für den Austausch noch einmal zurück. In diesem Fall geht die zweite Fahrt zu Ihren Lasten.
Kosten und Bestimmungen im Ausland
Werfen wir einen Blick über den Tellerrand ins deutschsprachige Ausland. Wie werden Anfahrtskosten für Handwerker in der Schweiz und Österreich gehandhabt?
Schweiz
Auch in der Schweiz dürfen Handwerker ihren Anfahrtsweg berechnen, Zeiten im Stau werden Kunden grundsätzlich ebenfalls in Rechnung gestellt. Gegenüber Deutschland müssen sie dies ihren Kunden allerdings nicht vorab mitteilen, die Aufführung der Gebühren auf der Abschlussrechnung ist ausreichend. An konkreten gesetzlichen Bestimmungen zur Höhe der Kosten fehlt es ebenfalls, Empfehlungen der Branchenverbände sind uneinheitlich. So verrechnen einige Betriebe den reinen Stundenlohn, andere einen reduzierten Tarif oder eine Pauschale. Doch auch individuelle Preisgestaltungen ohne Anhaltspunkte sind erlaubt und haben schon viele Streitigkeiten verursacht. Daher empfehlen Schweizer Verbraucherschützer Kunden, das Thema Fahrtkosten vorab von sich aus anzuschneiden. Wer eine Anfahrtspauschale ausgehandelt hat, kann sich auf diese berufen.
Österreich
In Österreich finden sich ebenfalls keine gesetzlichen Regelungen zur Preisbestimmung von Anfahrtskosten. Jeder Handwerker darf auf Grundlage der Vertragsfreiheit seine Preise nach eigenem Gutdünken festsetzen. Wurde nichts vorab vereinbart, ist ein „angemessenes Entgelt“ nach ortsüblichen Gebühren einschlägig.
Tipp: Handwerkersoftware vereinfacht Berechnung von Personal-und Anfahrtskosten
Mit deiner Handwerkersoftware wie Streit V.1 profitieren Sie bei Ihren Kalkulationen, der Angebots- und Rechnungsstellung von vielen praktischen Funktionen. Im Modul "Wartung" werden Touren und Zonen einbezogen. Auch kann direkt eine Pauschale im Objekt hinterlegt werden, damit die Anfahrt nicht vergessen wird. Die Routenplanung wird ebenso vereinfacht durch ein integriertes Navigationstool.
Häufige rechtliche Fragen aus der Praxis
Eine reibungslose An- und Abfahrt mit der kompletten Ausrüstung, ohne Stau und am Ende keinen Ärger mit der Fahrtkostenposition auf der Rechnung: So verläuft es leider nicht immer. Einige Fallstricke geben immer wieder Anlass zu Streitigkeiten. Wir haben die häufigsten Fragen zu Handwerker-Anfahrtskosten für Sie zusammengetragen.
Ob Sie Ihre Azubis mit in die Fahrtkosten einberechnen dürfen, hängt von ihrer Mitarbeit am Einsatzort ab. Tragen sie produktiv zur Auftragsabwicklung bei, dürfen Sie auch ihre Fahrtzeit mit in Rechnung stellen. Schauen sie hingegen am zweiten Tag ihrer Lehre nur zu, muss der Kunde diese reinen Ausbildungskosten nicht übernehmen.
Besuchen Sie an einem Tag verschiedene Kunden direkt nacheinander, müssen Sie jedem anteilige Kosten berechnen. Oft ist aber kann sich ein zweiter Termin auch nach einer anderen Auftragsvergabe für denselben Tag ergeben. Stellen Sie hier daher zunächst allen Betroffenen die Strecke von und zu Ihrem Betrieb in Rechnung. Aus Fairnessgründen sollten Sie die Posten am Ende reduzieren, wohnen die Kunden in nächster Nähe zueinander.
Zur Vermeidung von Streitigkeiten beim Abrechnen mehrerer Fahrten zum selben Kunden sollten Sie vorab auf mögliche Mehrfachtermine hinweisen. In diesem Fall müssen Sie die anfallenden Kosten nur dann selber tragen,
- sind die Mehrfachfahrten von Ihnen verschuldet
- handelt es sich um ein langfristiges Projekt.
Tipp: Sollte sich ein Auftrag unerwartet in die Länge ziehen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden ein separates Pauschalangebot alleine für die Fahrtkosten.
Weisen Sie auch bei kurzfristigen Aufträgen unbedingt auf Ihre Fahrtkosten hin. Zwar gelten telefonische Vereinbarungen als rechtsgültig, lassen sich aber nur schwer beweisen. Schicken Sie nach dem Telefonat daher eine E-Mail mit dem erneuten Hinweis auf Ihre Fahrtkostenberechnung oder lassen Sie sie sich vor Ort schriftlich bestätigen.
Tipp: Vordrucke erleichtern Ihnen hier die Arbeit.
Bei Berechnung der Höhe Ihrer Fahrtkosten sollten Sie bereits eine angemessene Wartezeit an Ampeln oder auch im Stau kalkuliert haben. Eine spätere Erhöhung des ursprünglich genannten Betrages ist ein rechtlich unsicheres Konstrukt. Einige Ihrer Kollegen greifen auch auf innovative GPS-Systeme zurück. Die digitalen Fahrtenbücher speichern alle relevanten Daten von Kilometerstand über Namen des Fahrers bis hin zum Benzinverbrauch. Die Daten lassen sich auf einer DIN-A4-Seite für Ihren Kunden ausdrucken.
In den klassischen Stundensatz für Ihre Arbeitszeit kalkulieren die meisten Handwerker einen Risikoaufschlag von bis 15 Prozent ein. Nach Ansicht von Verbraucherschützern ist dies bei der Bestimmung von Fahrtkosten nicht gerechtfertigt. Im Gegenteil: Viele Ihrer Kollegen reduzieren ihren Stundenverrechnungssatz um rund zehn Prozent. Denken Sie dennoch daran, stets den maximalen Betrag für die Anfahrt zu nennen.
Der Wucher gilt als sittenwidriges Rechtsgeschäft. Er ist in 138 Absatz 2 BGB gesetzlich geregelt, allerdings auch dort nicht eindeutig definiert. Vorliegen müssen eine deutlich zu hohe Forderung sowie die Ausnutzung einer Schwächesituation des Vertragspartners – handelt es sich nicht um einen Notfall wie ein gebrochenes Wasserrohr, wird der Tatbestand bei der Berechnung von Fahrtkosten somit nicht erfüllt.
Als Richtwerte für faire Preise gelten
- 0,50 Euro pro Kilometer
- Berechnungen der Fahrzeiten in 15-Minuten-Abständen
- rund 55 Euro pro Stunde Fahrtweg
Geben Sie aus Fairness immer den schnellsten Fahrweg an.
Exkurs für Verbraucher: Sind Anfahrtskosten steuerlich absetzbar?
Gemäß § 35a Einkommenssteuergesetz dürfen neben Arbeits- auch Anfahrtskosten als Handwerkerkosten abgesetzt werden,
- werden sie im eigens bewohnten Haus vorgenommen
- wird die formal korrekte Rechnung überwiesen (keine Barzahlung möglich)
Gedeckelt wird der absetzbare Betrag bei 20 Prozent und 6.000 Euro im Jahr. Die maximale Erstattung betrüge daher 1.200 Euro.
Hinweis: Auch Handwerkerarbeiten im Rahmen eines Neubaus sind absetzungsfähig.
Fazit
Das Bundesarbeitsgericht und Bundesgerichtshof haben sich bereits häufig mit Streitigkeiten um Fahrtkosten von Handwerkern befasst – und ihre Urteile sind nicht immer einheitlich. Vermeiden Sie das Äußerste und führen Sie von Beginn an Ihre Fahrtkosten transparent aufgeschlüsselt und fair berechnet Ihrem Angebot bei. Dank Online-Rechnern kostet Sie dies nur eine einmalige Kalkulation, durch die Sie gleichzeitig langfristig Kosten sparen und Kunden halten können.
