Kostenvoranschlag -
Das müssen Handwerker berücksichtigen
Kostenvoranschläge gehören für Handwerker zum Tagesgeschäft. Denn bevor der Handwerker einen Auftrag erhält, möchten Kunden bestenfalls genau wissen, welche Kosten auf sie zu kommen. Ein Kostenvoranschlag wird dann erstellt, wenn die Kosten ggf. noch nicht genau absehbar sind und vorab vom Handwerker geschätzt werden. Dennoch sollte der Kostenvoranschlag rechtlich korrekt sein. Im folgenden Beitrag erfahren was rechtlich berücksichtigt werden muss, ob ein Kostenvoranschlag berechnet werden darf und wie ein solcher aussehen kann.
Inhalt
- Der Kostenanschlag und seine Verbindlichkeit nach § 649 BGB
- Unterschied zwischen dem Kostenvoranschlag und dem Angebot
- Kann ein Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden?
- Abweichung des Handwerker-Angebots: Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?
- Form und Inhalt eines Kostenvoranschlags
- Kostenlose Kostenvoranschlag Muster für Handwerker zum Downloaden
- Typische Kalkulationsfehler
- Vorteile bei der Nutzung einer Handwerkersoftware
- Häufige Kundenfragen
- Fazit
Kostenvoranschlag Muster für Handwerker kostenlos downloaden
Mit einem kostenlosen Kostenvoranschlag Muster für Handwerker ( Word und Excel) können Sie ganz einfach Ihre Kostenvoranschläge selbst erstellen. Einfach Muster downloaden, für Ihren Einzellfall ausfüllen und an Ihre Kunden verschicken.
Zum gratis Kostenvoranschlag Muster
Der Kostenanschlag und seine Verbindlichkeit nach § 649 BGB
Im allgemeinen Sprachgebrauch als Kostenvoranschlag und in § 649 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) als Kostenanschlag bezeichnet, versteckt sich hinter dem kaufmännischen Begriff eine unverbindliche Preiseinschätzung eines Unternehmers für seine Waren, Werk- oder Dienstleistungen. Er wird in all den Fällen herangezogen, in denen sich das konkrete Ausmaß des Auftrags vor Arbeitsbeginn nicht präzise prognostizieren lässt.
Eine Auftragserteilung erfolgt in der Regel auf Basis eines Kostenvoranschlags, entsprechend sollten Sie einen Kostenvoranschlag trotz Formfreiheit immer schriftlich verfassen. Denn in der Praxis wird dennoch immer wieder über die Bindungswirkung gestritten.
Gemäß § 649 BGB gilt ein Kostenanschlag als Schätzung und damit im Normalfall als unverbindlich. Festpreisvereinbarungen sind jedoch möglich. Verdeutlichen Sie zur Vermeidung von Missverständnissen die Unverbindlichkeit durch Formulierungen wie „voraussichtlich“, „ungefähr“ oder „schätzungsweise“. Weisen Sie nicht ausdrücklich auf diese reine Prognosefunktion hin, sind Sie nach Treu und Glauben gemäß § 242 BGB grundsätzlich an den berechneten Preis gebunden.
Unterschied zwischen dem Kostenvoranschlag und dem Angebot
Sie ersehen auf den ersten Blick den Defekt der Waschmaschine, wissen genau, welches Ersatzteil und wie viel Arbeitszeit Sie zur Reparatur einer Telefonanlage benötigen? Dann können Sie Ihrem Kunden auch direkt ein Angebot unterbreiten. Geregelt in §§ 145 ff. BGB ist dieses gegenüber einem Kostenvoranschlag in der Regel bindend: Stellen Sie während der Arbeitsausführung fest, sich zu Ihren Ungunsten geirrt zu haben, dürfen Sie den zuvor vereinbarten Gesamtbetrag nicht erhöhen.
Von dieser Regel gibt es zwei Ausnahmen: Mit einer sogenannten Preisgleitklausel einigen Sie sich vertraglich zur Abfederung möglicher Markteinflüsse auf Löhne und Materialbeschaffungen auf eine spätere Preisfestlegung. Dieses Vertragskonstrukt findet primär bei langfristigen Bauprojekten Anwendung.
Mit einem freibleibenden bzw. unverbindlichen Angebot behalten Sie sich vor, sich von diesem jederzeit wieder distanzieren zu können. Freizeichnungsklauseln werden in der Regel entweder in Bezug auf Preise, den veranschlagten Zeitaufwand oder die Materialmenge abgegeben.
§§ 145 ff. vs. §§ 632, 650 BGB: der Unterschied zum Angebot:
Kostenvoranschlag, § 649, § 650 Abs. 1 BGB | Angebot, §§ 145 bis 150 BGB |
Fachprognose zu Arbeitsaufwand und Materialien | Darstellung von Arbeitsaufwand und Materialien |
Einzelpostendarstellung mit Kostenangaben inklusive Gesamtbetrags | Angabe eines Gesamtbetrages. Einzelne Postenaufführung optional |
Im Normalfall unverbindlich und kostenlos | Bereits mündlich verbindlich |
Angabe zur Geltungsdauer optional. Richtwert: sechs Wochen | Mit Gültigkeitsdauer, Richtwert: ein bis zwei Monate |
Kann ein Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden?
Das sagt § 632 BGB zur Berechnung von Kostenvoranschlägen:
Nach aktueller Rechtsprechung wird die Erstellung von Kostenanschlägen als Werbemaßnahme im Eigeninteresse angesehen. Sie erfolgt gemäß § 632 Abs. 3 BGB insofern grundsätzlich gebührenfrei. Ein Hinweis in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen dient nicht als Anspruchsgrundlage für eine Vergütung.
In Ausnahmefällen jedoch dürfen Sie eine Begleichung verlangen:
- Sie haben sich mit Ihrem Kunden explizit auf eine Vergütung geeinigt. Mündliche Absprachen sind bindend, jedoch schwer beweisbar
- Eine Rechnungsstellung ist branchenüblich. Beispiel: Kfz-Handwerk
- Nimmt Ihr Auftraggeber auf Grundlage Ihres Kostenanschlags eine Ausschreibung vor, dürfen Sie dafür eine Entschädigung verlangen
Abweichung der Kosten: Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?
§ 650 BGB: Wie stark darf ein Handwerker das Angebot überschreiten?
Sie sind nicht an den im Kostenvoranschlag prognostizierten Betrag gebunden. Dennoch darf Ihr Kunde von einer fachgerechten Kostenermittlung und damit dem Kostenvoranschlag als einschlägige Basis für die letztendliche Rechnungsstellung ausgehen. Lässt sich Ihre Werkleistung andernfalls nicht erfolgreich zu Ende führen, sind Sie zwar zu einer Anpassung der Summe berechtigt. Nach § 650 Abs. 1 BGB dürfen Sie Ihren Kostenvoranschlag jedoch nicht beliebig überschreiten.
Eine unwesentliche Überschreitung muss Ihr Auftraggeber widerspruchslos begleichen. Sie sind ihm gegenüber gemäß § 249 Abs. 2 BGB jedoch zur unverzüglichen Information verpflichtet, sobald Sie eine wesentliche Divergenz der realistischen zu den geschätzten Kosten bemerken. Diese Wesentlichkeit ist gesetzlich nicht definiert, steht Gerichtsurteilen zufolge jedoch in direkter Korrelation mit der Rechnungssumme. So gelten Überschreitungen von bis zu 20 Prozent bei geringen Beträgen im Normalfall als unwesentlich, ab hohen vier- oder fünfstelligen Eurosummen als wesentlich.
Tipp: Bewahren Sie aus Beweisgründen, in Zeiten starker Materialpreisschwankungen, die Anworten auf Ihre Preisnachfragen Ihrer Lieferanten auf.
Behilflich kann hier eine kaufmännische Branchensoftware mit integrierten Artikel- und Leistungskatalog sein und die Abwicklung Ihres Einkaufs über die entsprechende Software. Abläufe sind immer dokumentiert und nachvollziehbar und Sie haben immer einen Überblick über die aktuellen und günstigesten Preise.
Kosten fallen deutlich höher aus. Was nun?
Müssen Sie die ursprünglich veranschlagten Kosten zur zufriedenstellenden Auftragserfüllung um ein Wesentliches überschreiten, bestimmt Ihr Auftraggeber mit seinem Verhalten die Folgen:
- Er erklärt sich zur Begleichung der höheren Kosten bereit
- Er macht Gebrauch von seinem Recht zur außerordentlichen Kündigung. Bis zur Wirksamkeit seiner Kündigung werden Ihnen nach § 645 Abs. 1 BGB erbrachte Leistungen entgolten, weitere Arbeiten unverzüglich eingestellt.
Reagiert Ihr Auftraggeber nicht auf Ihre Information und hindert Sie nicht an der weiteren Ausführung Ihrer Tätigkeiten, gilt dies nach § 151 BGB als stillschweigende Zustimmung. Er ist zur Begleichung des angepassten Rechnungsbetrags verpflichtet.
Versäumen Sie Ihre unverzügliche Informationspflicht, werden Sie Ihrem Auftraggeber gegenüber schadensersatzpflichtig.
Hinweise:
- Mit einer Preisgleitklausel können Sie Preissteigerungen auf Ihren Kunden übertragen. Eine vertragliche Vereinbarung ist sowohl bei Einheits- als auch Pauschalpreisverträgen möglich. Preisgleitklauseln lassen sich ein- und beidseitig vereinbaren.
- Gemäß § 2 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B erfolgt die Kalkulation der Vergütung anhand der vertraglichen Einheitspreise sowie Ihrer tatsächlich erbrachten Leistungen. Erfolgte der Werkvertragsschluss aufgrund Ihres Kostenvoranschlags, wird der endgültigen Kostenberechnung dennoch § 650 BGB zugrunde gelegt. Hat Ihr Auftraggeber das Leistungsverzeichnis erstellt, trägt er das Mengenrisiko.
Form und Inhalt eines Kostenvoranschlags
Gesetzliche Vorschriften zu Form und Inhalt werden an einen Kostenvoranschlag nicht gestellt. Sie sollten dennoch die folgenden Punkte aufführen:
- allgemeine Information zu Art und Umfang der Arbeiten
- detaillierte Aufschlüsselung der erforderlichen Materialien inklusive Preisangaben
- detaillierte Auflistung der prognostizierten Arbeitszeit inklusive Beschäftigtenanzahl
- Transport- oder Feiertagszuschläge
- Gesamtkosten
Fügen Sie auch eine Angabe der Gültigkeitsdauer mit ein: So können Sie sich mit Ihrer Software eine Wiedervorlage setzen und kurz vor Geltungsablauf noch einmal nachhaken. Als Richtwert gelten sechs Wochen.
Tipp: Erfahrungswerte für prognostizierte Mitarbeiterzeiten nutzen durch die Verwendung einer Zeiterfassungs-App
Bevor Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, benötine Sie einen Überblick über die geplanten Mitarbeiterzeiten. Hier können Sie bestenfalls auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Eine Zeiterfassungs-App kann helfen. Sie sorgt für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Monteure per Smartphone und eine umfassende Dokumentation der Zeiten, so dass Sie bereits beim Kostenvoranschlag auf die Zeiten vergangener Projekte zurückgreifen können. Die iOS- bzw. Android-App "Zeit+" bietet neben der Stempelung von Arbeits-, Pausen und Anfahrtszeiten weitere praktische Funktionen wie das Erfassen von Auslösungen, der Aufnahme von Fotos und die vereinfachte Anfahrt durch integrierte Navigation, sowie Einblick in wichtige Infos zum Auftrag wie den Kundendaten.
Typische Kalkulationsfehler
Während Kunden bestimmte Angaben in Ihrem Kostenvoranschlag erwarten, laufen Sie mit unzureichenden Informationen, intransparenter Gestaltung oder überhöhten Kostenangaben Gefahr, den angestrebten wie auch Folgeaufträge zu verlieren. Vermeiden Sie daher typische Fehler, verzichten Sie auf die
- Nutzung von für Laien unbekannten Fachbegriffen
- Aufrundung von Arbeitszeiten
- Berechnung unnötig vieler Mitarbeiter, von Beladezeiten, von Telefongebühren
Zudem sollten Sie
- die Mehrwertsteuer ausweisen
- Transportkosten und Feiertagszuschläge gering halten
- mindestens fünf Tage Zahlungsfrist gewähren
Tipp: Kalkulationsfehler vermeiden durch den Einsatz einer professionelle Handwerkersoftware
Mit einer professionellen Handwerkersoftware vermeiden Sie Kalkulationsfehler und sparen Sie viel Zeit im Büro. Ihre Kostenvoranschläge erstellen Sie mit wenigen Klicks, generieren daraus Angebote und Rechnungen. Gleichzeitig sorgen Sie für Rechttsicherheit, Dokumentensicherheit und einen perfekten Überblick über Ihre laufenden Projekte und Aufträge. Eine kaufmännische Software für das Handwerk wie z.B. Streit V.1® eignet sich für alle Betriebsgrößen und sorgt für effizientes, digitales und zeitsparendes Arbeiten im Büro - so sparen Sie Zeit und Geld.
Ihre Vorteile bei der Nutzung einer Handwerkersoftware
Hochwertige Programme wie Streit V.1 lassen sich einfach und intuitiv bedienen und bieten Ihnen zahlreiche weitere Vorteile wie
- Konformität mit den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD)
- flexible Verwaltung von Stammdaten, Einkaufspreisen und Aufschlägen
- automatische Erstellung und Berechnung Ihres Kostenvoranschlags, von Angeboten und Rechnungen
- jederzeitigen Soll-Ist-Abgleich von Kostenvoranschlag und Praxis
- Einfügen von Änderungswünschen mit nur wenigen Klicks
- Nachkalkulation zur exakten Bestimmung Ihres Verdienstes
Häufige Kundenfragen
Ohne anderslautende Vereinbarung darf der Kostenvoranschlag dem Auftraggeber nicht gesondert in Rechnung gestellt werden. Gemäß § 632 Abs. 3 BGB ist dieser gebührenfrei. Auch die Angabe in den AGBs bedeutet nicht, dass der Handwerker einen Anspruch hat.
Wird im Kostenvoranschlag nicht ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Schätzung unverbindlich ist, kann der Kunden von der Gültigkeit des genannten Betrags ausgehen.
Preisangaben unverbindlich erstellter Kostenvoranschläge dürfen von der Rechnungssumme abweichen. Unwesentliche Überschreitungen muss der Kunde begleichen. Wesentliche Überschreitungen beginnen einzelfallabhängig bei rund 20 Prozent und lassen dem Kunden die Wahl zwischen einer Zustimmung und einer außerordentlichen Vertragskündigung. Der Handwerksbetrieb macht sich schadensersatzpflichtig,
- wenn er die unverzügliche Aufklärungspflicht versäumt
- wenn er den Kostenanschlag schuldhaft und erwiesenermaßen zu niedrig erstellt
- wenn die Mehrkosten vermeidbar waren.
Die Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags bestimmt der entsprechende Handwerksbetrieb. Üblicherweise liegt diese bei rund sechs Wochen.
Ein Kostenvoranschlag sollte schriftlich und allgemein verständlich übermittelt werden. Enthalten sein sollte
- erforderliche Tätigkeit
- geschätzter Arbeitsaufwand / Stundenlöhne
- Materialkosten
- Gültigkeitsdauer
Fazit
Mit einem unverbindlichen Kostenvoranschlag behalten Sie sich mögliche Preissteigerungen von Materialien oder einen erhöhten Arbeitsaufwand während Ihrer Auftragsabwicklung vor. Dabei sollte Ihr Kostenvoranschlag detailgenau, präzise und verständlich formuliert sein sowie einfach anpassbar. Sie vermeiden damit eine Schmälerung Ihres Gewinns. Mit einer hochwertigen Handwerkersoftware können Sie jederzeit den erwarteten Soll- mit dem Ist-Zustand vergleichen, Preisanstiege durch Lieferanten zur Information für Ihre Kunden abspeichern und weiterleiten. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie dank der GoBD-konformen Vorlagen neue und rechtlich gesicherte Kostenvoranschläge erstellen. Wann immer Sie sich nicht von vornherein des Gesamtpreises wirklich sicher sein können, sollten Sie diese variable Kostenprognose daher einem verbindlichen Angebot vorziehen.
