Eine Einsatzplanung erfordert per se viel Zeit. Unnötig ziehen Sie diese Arbeit mit einer analogen Aufstellung in die Länge. Denn garantiert müssen Sie auf unvorhergesehene Änderungen reagieren und Ihren ursprünglichen Plan entsprechend aktualisieren. Maßgeschneiderte Apps und Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung im Handwerk bieten Ihnen hier effektive Unterstützung. Sie können kurzfristige Ereignisse problemlos einfügen und Ihre Mitarbeiter auf ihren Baustellen in Echtzeit per digitaler Schnittstellen über Änderungen informieren. Der zentrale Dienstplan lässt sich online versenden, Ihre Gesellen können ihre Schichten selbstständig eintragen. Eine strukturierte Übersicht gibt Ihnen jederzeit die gewünschten Informationen zur Auslastung Ihrer Belegschaft, der Nutzung von Maschinen sowie zu freien Zeiten und Kapazitäten.
Einsatzplanung im Handwerk – Vorlage, Software &
wichtige Infos
Als Inhaber eines Handwerksbetriebs haben Sie es derzeit nicht leicht. Es mangelt an Fachkräften und es ist schwierig neue Mitarbeiter zu finden, gleichzeitig steigen die Ansprüche der Kunden und die Auflagen der Behörden. Entsprechend wichtig ist die Effizienz Ihrer administrativen Tätigkeiten. Neben einer maßgeschneiderten Software zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen, kommt dabei der digitalen Einsatzplanung Ihrer Monteure größte Bedeutung zu. Mit ihr können Sie auch unter schwierigen Umständen Engpässe und Verzögerungen vermeiden, Ihre Beleg- und Kundschaft zufriedenstellen und erfolgreich wirtschaften. Wir sagen Ihnen, welche Gesichtspunkte für eine vorausschauende Einteilung Ihrer Mitarbeiter von Bedeutung sind.
Inhalt
- Herausforderungen bei der Einsatzplanung im Handwerk
- Ziele & Aufgaben der Einsatzplanung im Handwerk
- Vorteile einer effektiven Planung
- Was passiert ohne Planung?
- Anleitung: Vorgehen bei der Einsatzplanung im Handwerk
- Digitale Einsatzplanung + kostenlose Excel-Vorlage
- Alternative Offline-Methoden
- Sicherheitsvorgaben und rechtliche Bestimmungen
- Material- und Werkzeugverwaltung in der Einsatzplanung
- Auftrag annehmen oder absagen?
- Beispiele für verschiedene Einsatzorte im Handwerk
- Beispiele zur Planung je nach Branche
- Fazit
Herausforderungen bei der Einsatzplanung im Handwerk
Für eine maximale Effizienz Ihrer Einsatzplanung sollten Sie sowohl interne wie auch externe Einflussfaktoren berücksichtigen.
- Quantität: Wie viele Mitarbeiter benötigen Sie, um Ihre Ziele während der definierten Planungsperiode zu erreichen? Wie viel Personal steht Ihnen für einzelne Projekte zur Verfügung? Haben Sie Potenzial, weitere Aufträge anzunehmen?
- Tipp: Beziehen Sie in Ihre Kalkulation ungeplante Ausfälle wie durch Kündigungen oder Schwangerschaften mit ein. Ein Blick auf Vorjahreszahlen hilft für eine künftige Einordnung.
- Qualität: Welche Qualifikationen müssen Ihre Mitarbeiter für die geplanten Projekte vorweisen können? Treffen Sie Ihre Einteilung nicht ausschließlich nach fachlichen Kompetenzen, sondern auch nach physischen, psychischen und sozialen Fähigkeiten. Vielleicht kennt ein Mitarbeiter Ihren Kunden bereits, empfindet ein anderer spezifische Aufgaben als seelisch belastend?
- Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Gehen Sie auf Wünsche ein, steigern Sie die Motivation und profitieren Sie von einer effektiveren Arbeitsausführung.
- Zeit: Berücksichtigen Sie mögliche saisonale Schwankungen wie Erkältungswellen mit vermehrten Krankschreibungen Ihrer Monteure im Herbst oder erwartete Urlaubsanträge für die Schulferien.
- Ort: Wo liegen die Einsatzorte Ihrer Fachkräfte? Beziehen Sie Fahrwege und -zeiten ein, wenn Ihre Mitarbeiter auch direkt zu den Kunden fahren.
Neben diesen internen können auch externe Faktoren Einfluss auf Ihre Einsatzplanung nehmen. Als Inhaber eines Handwerksbetriebs wissen Sie, dass nicht jeder Monat gleich viele Aufträge bringt. Stellen Sie sich als Dachdecker auf vermehrte Anfragen während der Sommersaison ein. Viele Auftraggeber möchten ihre Bauten noch im laufenden Geschäftsjahr beendet haben. Auch Lieferengpässe, Absagen durch den Kunden oder unerwartete Komplikationen vor Ort können den reibungslosen Ablauf Ihrer Einsatzplanung behindern.
Hinweis: Je frühzeitiger Sie Ihren Einsatzplan erstellen, desto besser können Sie auf kurzfristige Änderungen reagieren.
Fachkräftemangel und die Bedeutung für die Einsatzplanung
Durchschnittlich vier Monate vergehen derzeit bis zur Festeinstellung neuer Mitarbeiter. Dies erschwert fraglos Ihre langfristige Personaleinsatzplanung. Haben Sie nicht genügend Fachpersonal, müssen Sie Aufträge ablehnen. Eine Möglichkeit der Entlastung liegt in hybriden Arbeitsmodellen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, zu welcher Zeit sie wo arbeiten möchten und versuchen Sie, individuelle Wünsche in Ihre Einsatzplanung aufzunehmen. So stärken Sie das Vertrauen zu Ihrem Betrieb, ziehen neue Fachkräfte an und ermöglichen eine effizientere Planung garantierter Arbeitszeiten.
Eine weitere Möglichkeit mögliche Engpässe beim Fachpersonal oder Tätigkeiten anderer Branchen auszugleichen bietet das Portal handwerkconnected.de. Hier können freie Kapazitäten anderer Handwerksbetriebe angefragt werden oder auch andere Gewerke für die Abwicklung von Aufträgen gewonnen werden. Auch die eigenen Dienste können angeboten werden. Das führt zu möglichen neuen Aufträgen und neue Kooperationen und Partnerschaften entstehen.
Ziele & Aufgaben der Einsatzplanung im Handwerk
Sie fragen sich vielleicht, wo die Vorteile einer Einsatzplanung im Handwerk liegen – da die vielen ungewissen Einflussfaktoren oft nicht vorhersehbar sind! Dennoch punktet ein Einsatzplan auf zahlreichen Ebenen und sollte keinesfalls ungenutzt bleiben:
- Betriebliche Kosten-Nutzen-Rechnung für maximale Rentabilität des Unternehmens
- Transparenz für alle Mitarbeiter über künftige Aufgaben und Einsatzorte
- Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit
- Ermöglichung effizienter Auftragserfüllung
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Perfektionierung der Ressourcenauslastung
- Kurz-, mittel- und langfristige Service-, Bedarfs- und Kostengerechtigkeit
Vorteile einer effektiven Planung
Was passiert ohne Planung?
Ohne einen durchdachten Einsatzplan riskieren Sie, für neue Aufträge nicht über die geeigneten Mitarbeiter zu verfügen. Die Ausführung Ihrer Arbeit kann sich verzögern, Ihre Gesellen stehen unter Stress, werden über- oder unterfordert, Ihre Kunden sind unzufrieden.
Anleitung: Vorgehen bei der Einsatzplanung im Handwerk
Sie wissen nun also, wie wichtig eine Einsatzplanung für Ihr Handwerk ist. Doch wie erstellen Sie einen wirklich effizienten Plan? Wir haben Ihnen die einzelnen Schritte aufgelistet.
- Planen Sie stets mindestens einen Monat, bei anstehenden Feiertagen, Brückentagen oder langen Wochenenden besser sechs Wochen im Voraus.
- Priorisieren Sie Ihre Aufträge nach Dringlichkeit, Umsatzstärke und Bedeutung.
- Notieren Sie sich die Fähigkeiten, Qualifikationen und Vorlieben Ihrer für den Planungszeitraum verfügbaren Mitarbeiter. Beziehen Sie sie mit in Ihre Planung ein.
- Erstellen Sie eine Liste mit allen erforderlichen Werkzeugen und Materialien.
- Geben Sie jedem Auftrag einen Zeitrahmen. Addieren Sie zur Dauer eines reibungslosen Ablaufs zehn Prozent mehr Zeit sowie 15 Prozent mehr Personal für unvorhergesehene Zwischenfälle.
- Werfen Sie einen Blick auf vergangene Zahlen. Gab es auffällige Fehlzeiten, Mitarbeiterengpässe aufgrund von Krankheit oder Urlaub? Bitten Sie Ihr Personal, möglichst frühzeitig geplante Auszeiten einzureichen.
- Wie hoch ist Ihr Budget? Errechnen Sie auch Material- und Benzinkosten.
- Berücksichtigen Sie gesetzliche Bestimmungen zu maximalen Arbeitsstunden und vorgeschriebenen Ruhezeiten!
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über Einzelheiten Ihres Zeitplans und anstehende Aufträge.
Personaleinsatzplanung via Software, Apps & Tools
Generell beinhalten auf das Handwerk zugeschnittene Softwarelösungen auch Module zur Durchführung Ihrer Personaleinsatzplanung. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Die Terminplanungen werden direkt mit dem digitalen Kalender verknüpft
- Arbeitszeiten können auf den Auftrag gestempelt werden
- Alle benötigten Infos und Daten sind bereits im System hinterlegt.
Diese Vorgehensweise kann eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringen, vermeidet unnötiges Nachfragen und Telefonate und mögliche Mißverständnisse.
Einsatzplanung über den digitalen Kalender
Die Handwerkersoftware Streit V.1 bietet einen entsprechenden Kalender zur Organisation Ihrer Aufträge mit vielen praktischen Funktionen. Mithilfe von Farben und Plantafelfunktion können die Monteure übersichtlich eingeteilt werden. Ein Gruppenkalender gibt den Überblick über den gesamten Einsatzplan und die integrierte Wiedervorlage sorgt dafür, dass die Durchführung gemäß der Planung reibungslos läuft.
Den Terminen sind automatisch alle relevanten Informationen und Dokumente zum Auftrag hinterlegt. Das bedeutet weniger Nachfragen und einen besseren Überblick. Wichtig ist an der Stelle auch die Synchronisations-Möglichkeit mit Microsoft Outlook oder dem Google Kalender sowie mit dem Smartphone.
Einsatzplanung per App
Immer häufiger arbeiten Handwerksunternehmen auch mit Apps. Die Zettelwirtschaft auf der Baustelle wird so zunehmend minimiert. Auch die Einsatzplanung kann per Tablet oder Smartphone durchgeführt werden. Die Mitarbeiter greifen von unterwegs aus auf den Kalender zu. Ein Beispiel ist die App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+".
Im Büro kann die Einsatzplanung erfolgen, die dann über die App eingesehen werden kann. Alle durchgeführten Änderungen werden dabei stets an die Hauptanwendung übertragen. Einsehbar sind nicht nur die Termine, sondern alle relevanten Infos zum Auftrag, was die Abwicklung deutlich beschleunigt und vereinfacht. Durch die stetige Aktualisierung sehen Mitarbeiter in Echtzeit, welche Aufträge bereits erledigt sind und was noch offen ist.
![Arbeiten mit der Zeiterfassungs-App "Zeit+"](/fileadmin/user_upload/mockups/smartphone-zeiterfassungs-app-407165564-web.png "Arbeiten mit der Zeiterfassungs-App "Zeit+"")
Mobile Zeiterfassung per App
Noch praktischer ist es, wenn bei der Abwicklung einzelner Aufträge und Termine auch gleichzeitig die Zeiten digital gestempelt werden können. Bestenfalls muss hierfür keine separate App oder gar ein Stundenzettel verwendet werden. Der Hersteller Streit Datentechnik GmbH bietet hierfür passende Lösungen. Sowohl mit der App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+" können Arbeitszeiten gestempelt werden als auch mit der separaten App für das Smartphone "Zeit+". Alle Apps sind für iOS und Android erhältlich.
Nachteile der Offline-Methoden
Dennoch: Mit einer analogen Erstellung Ihres Einsatzplanes bürden Sie sich selbst einen höheren Arbeits- und Zeitaufwand auf als nötig. Die Vorteile einer digitalen Personalplanung liegen deutlich auf der Hand. Wir haben Ihnen die jeweiligen Plus- und Schwachpunkte einmal übersichtlich zusammengefasst:
Digitale Einsatzplanung | Analoge Einsatzplanung |
Prägnante und anschauliche Darstellung | Erreicht auch Mitarbeiter ohne Smartphone oder Tablet |
Schnelles Auffinden möglicher Schwachstellen wie Leerläufe oder hoher Arbeitsbelastung | Lässt sich nicht von dritten Orten aus abrufen |
Gezielte Prozesssteuerung und -optimierung | Sämtliche Daten müssen immer wieder händisch angegeben werden |
Gesetzliche Rahmenbedingungen in Software integriert | Gesetzliche Rahmenbedingungen sind regelmäßig auf Aktualität zu prüfen |
Jederzeitige Einsicht und Bearbeitung durch freigeschaltete Mitarbeiter, eigener Tausch von Schichten möglich, erhöhte Zufriedenheit | Keine Änderung durch Mitarbeiter ohne Absprache |
Stammdaten werden übernommen. Grundgerüst des Einsatzplanes steht | Zeit- und arbeitsintensiv |
Sicherheitsvorgaben und rechtliche Bestimmungen
Nach § 4 Arbeitszeitgesetz haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf mindestens 30 Minuten Pause bei einer täglichen Arbeitszeit von neun Stunden. Möglich sind anderweitige Vereinbarungen in Tarifverträgen, sofern die gesetzlichen Mindestzeiten eingehalten werden. Beschäftigen Sie einen noch minderjährigen Auszubildenden, greift § 11 Jugendarbeitsschutzgesetz. Grundsätzlich dürfen Sie den Zeitpunkt der Pausen vorschreiben und selbst diese bereits mit in Ihren Einsatzplan aufnehmen.
Für alle in der EU hergestellten Nutzfahrzeuge mit über 3,5 Tonnen Gewicht oder neun Passagiersitzen ist ein fest eingebauter digitaler Fahrtenschreiber seit 2019 verpflichtend. Doch Sie profitieren auch von den intelligenten Tachographen, sind Sie nicht von der Gesetzesvorschrift betroffen. Denn durch die Aufzeichnungen von Geschwindigkeiten und Strecken können Sie Rückschlüsse für Ihre künftige Einsatzplanung ziehen. Zudem können Sie die digitalen Dokumentationen bei Bedarf Ihrem Finanzamt direkt online zustellen.
Welche weiteren gesetzlichen Vorgaben einschlägig sind, hängt auch von Ihrer individuellen Situation ab. Zu ihnen zählen die Datenschutz-Grundverordnung, die Gesetze über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge oder auch das Betriebsverfassungsgesetz.
Material- und Werkzeugverwaltung bei der Einsatzplanung
Auch die Qualität der Verwaltung Ihrer Geräte und Maschinen nimmt Einfluss auf Ihre Personalplanung. Oftmals wird in der Baulogistik viel Zeit eingebüßt durch verspätete Bestellungen und Neuanschaffungen. Auch hier profitieren Sie in vielfältiger Weise von einer digitalen Geräteakte:
Eine Werkzeugortung per GPS-Technologie ermöglicht Ihnen jederzeit eine genaue Positionsbestimmung aller eingesetzten Geräte. Durch einfaches Aufrufen der Daten erhalten Sie wunschgemäß auch Namen und Adressen ehemaliger, gegenwärtiger und künftiger Kunden und Einsatzorte. So können Sie bei wiederkehrenden Aufträgen die erforderliche Geräteanzahl exakt bestimmen. Zahlen zur Nutzung von Lagerflächen, Echtzeitbestand, Lagerdauer und Lagerungsumschlaghäufigkeit ermöglichen Ihnen die effiziente Verwaltung Ihrer Bestände. Alle Abläufe werden übersichtlich und prozessorientiert dargestellt, wichtige Meldungen automatisch an das Lagerpersonal weitergeleitet, Nachbestellung rechtzeitig in Auftrag gegeben. Schließlich können Sie noch vor Ort Übergabeprotokolle von Baumaschinen erstellen oder Werkzeugchecklisten abhaken.
Schluss mit dem Werkzeug-Chaos durch digitale Werkzeugverwaltung!
Mit einer Handwerkssoftware mit integrierter Werkzeugverwaltung behalten Sie den Überblick, wer welches Werkzeug zur Baustelle mitgenommen hat und wann die nächsten Prüfungstermine sind. Organisieren Sie Ihre Gerätschaften spielend leicht und steigern Sie die Effizienz Ihres Betriebs. Entdecken Sie jetzt die einfache Art der Werkzeugverwaltung!
Auftrag annehmen oder absagen?
Als Handwerker sind Sie sehr gefragt. Erhalten Sie mehr Anfragen, als Sie nachkommen können, müssen Sie priorisieren. Doch welche Aufträge sollten Sie annehmen, wem absagen? Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen:
- Erstellen Sie eine Liste aller Kundenanfragen
- Ermitteln Sie die Höhe Ihres voraussichtlichen Umsatzes bzw. Gewinns. Berücksichtigen Sie dabei externe Variablen wie Kosten für Materialien oder beauftragte Dienstleister
- Erwägen Sie die langfristig strategische Bedeutung Ihres Kunden
- Notieren Sie die Menge der erforderlichen Ressourcen für den betrachteten Zeitraum, die Anzahl der verfügbaren Geräte sowie mögliche Engpässe
- Ordnen Sie den einzelnen Anfragen Ihre verfügbaren Mitarbeiter anhand ihrer Qualifikationen zu. Beziehen Sie sie in Ihre Überlegungen mit ein.
- Beachten Sie mögliche gesetzliche Vorgaben. Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber gemäß § 106 Gewerbeordnung zur Erstellung der Dienstpläne berechtigt, stehen dem keine vertraglichen, tariflichen, betrieblichen oder gesetzlichen Vorschriften entgegen
Haben Sie sich entschieden, zeichnen Sie die Standorte Ihrer Auftragsarbeiten in eine Straßenkarte ein und stellen Sie eine routenoptimierte Tourenplanung zusammen. Sorgen Sie zudem für eine reibungslose Kommunikation auch während der Auftragsausführung. Mit einer maßgeschneiderten App wie der Moneur+ App können Ihre Mitarbeiter Fotos vom Arbeitsfortschritt oder Änderungswünsche der Bauherren in Echtzeit an Sie kommunizieren.
Beispiele zur Planung je nach Branche
Gerade im Bereich der Elektrotechnik sollten Sie kurzfristige Änderungen in Ihre Personalplanung einbeziehen. Derzeit kommt es nicht selten zu Lieferverzögerungen der erforderlichen Materialien. Haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die aktuelle digitale Auftragsbearbeitung, können Sie Ihren Personalbedarf in Echtzeit miteinander abstimmen und flexibel umplanen.
Häufig macht das Wetter Arbeitsabläufen im Baubereich einen Strich durch die Rechnung. Zudem sind auch hier Materialengpässe keine Seltenheit. Mit einer Einsatzplanungs-App können Sie Ihre Mitarbeiter per Drag-and-drop koordinieren und Baustillstände oder -fortschritte interaktiv untereinander teilen.
Als Fernsehtechniker werden Sie bei Störfällen oftmals dringend zu Einsätzen gerufen. Durch sogenannte Alarm-Mitteilungen können Sie Ihre Mitarbeiter jederzeit über spontane Einsätze und Planungsänderungen informieren.
Für die Errichtung einer Solaranlage lohnt sich ein Terminplan, der die einzelnen Bauphasen berücksichtigt. Zwischen einem und fünf Tagen nimmt die Installation einer Fotovoltaikanlage in Anspruch – abhängig von der Anlagengröße, den Witterungsbedingungen, der Anzahl Ihrer Monteure sowie den Begebenheiten vor Ort. Planen Sie zusätzlich fünf weitere Tage für die Montage des Gerüstes sowie die Stromspeicher-Aufstellung mit ein. Stellen Sie zudem sicher, dass bereits alle Genehmigungen vorliegen und Förderanträge gestellt wurden. Auch hier sind sonst Verzögerungen möglich.
Die Einsatzplanung von Wartungs- und Serviceaufträgen beinhaltet neben den Qualifikationen Ihre Mitarbeiter eine Aufstellung aller benötigten und vorhandenen Materialien. Je besser Sie die Aufträge aufeinander abstimmen, desto mehr Kunden kann ein Mitarbeiter pro Tag besuchen. Mit einem Tool für Wartungs- und Serviceaufträge organisieren Sie Wartungsaufträge übersichtlicht und komfortabel.
Fazit
Die durchschnittliche Wartezeit von einer Anfrage bis zum Auftragsbeginn beträgt im Gesamthandwerk aktuell rund neun Wochen, im Ausbaubereich über drei, bei Heizungsanlagen sechs Monate. Mit einer digitalen Einsatzplanung können Sie zwar den Fachkräftemangel nicht beheben, doch Ihre alltägliche Arbeit effizient gestalten. Durch die vereinfachte Echtzeitkommunikation zwischen Ihrem Büro und Ihren Außenteams können Sie flexibel auf Änderungswunsch, Notfalleinsätze oder Auftragsstornierungen reagieren. Die strukturierte Übersicht reduziert Leerläufe, Überstunden und Fehlkalkulationen. So können Sie sich über motivierte Mitarbeiter, zufriedene Kunden und steigende Umsatzzahlen freuen.
