Unverbindliche und kostenfreie Experten-Beratung oder Live-Demo erhalten!
Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung
Der Auftrag ist erfüllt, Ihre Handwerkertätigkeit beendet? Im Anschluss an Ihre Arbeit sind Sie zu einer Rechnungserstellung verpflichtet. Die allgemeingültige Vorschrift dient Ihnen ebenso wie Ihren Kunden in steuerrechtlicher Hinsicht: Unternehmen können ihre Vorsteuer abziehen, Privatpersonen eine Einkommensteuerermäßigung geltend machen und Sie selbst dem Finanzamt Rechenschaft über Ihre Arbeiten ablegen. Doch nicht nur die Erstellung einer Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch deren erforderlichen Mindestinhalte. Im Folgenden sagen wir Ihnen, welche Angaben verpflichtend sind und worauf Sie bei außergewöhnlichen Umständen achten sollten.
Inhalt
- Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung – Checkliste
- Einzelheiten zu den Pflichtangaben
- Pflichtangaben in besonderen Fällen
- Rechnung als Kleinunternehmer
- Welche Kosten dürfen in einer Rechnung enthalten sein?
- Welche Kosten dürfen nicht in einer Rechnung enthalten sein?
- Was ist sonst noch zu beachten?
- Aufbewahrung von Rechnungen
- Die wichtigsten Fragen zusammengefasst
Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung – Checkliste
Haben Sie Ihre praktische Arbeit ausgeführt, wartet Ihr Büro auf Sie: Unabhängig von Ihrer Handwerkerbranche sind Sie gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UstG) innerhalb von sechs Monaten zu einer Berechnung Ihrer Tätigkeit verpflichtet. Doch der genannte Paragraf regelt noch mehr – er enthält Vorschriften zu Mindestangaben in Ihrer Handwerkerrechnung, sobald ihr Gesamtbetrag die Summe von 250 Euro brutto überschreitet. Zu ihnen zählen:
- Name und Anschrift Ihres Handwerksbetriebs sowie des Leistungsempfängers
- Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung inklusive Menge und Bezeichnung gelieferter Gegenstände bzw. Art und Umfang Ihrer Tätigkeit
- Zeitpunkt / Dauer der Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Hinweis auf Steuerbefreiungen oder vereinbarte Minderungen inklusive Gesamtsumme
Einzelheiten zu den Pflichtangaben
Nun kennen Sie die einzelnen Pflichtangaben. Was genau sich hinter ihnen verbirgt, schlüsseln wir im Detail für Sie auf:
1. Name und Anschrift Ihres Handwerkbetriebs sowie des Leistungsempfängers
Gemäß § 31 Abs. 2 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) müssen sich anhand der angegebenen Namen und Anschriften Sie und Ihr Kunde eindeutig zuordnen lassen. So dürfen Sie auch ein Postfach, eine c/o-Adresse den Sitz Ihrer Lagerhalle statt Ihrer Geschäftsräume angeben.
2. Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Auch die Angabe Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist verpflichtend. Während Sie bei inländischen Arbeiten nach eigenem Ermessen Ihre Wahl treffen können, ist bei Werkleistungen im Ausland in der Regel die Angabe Ihrer USt-IdNr. obligatorisch. Sie erhalten Ihre USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern.
3. Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Als Rechnungsdatum geben Sie den Tag an, an dem Sie Ihre Rechnung erstellen. Die erforderliche fortlaufende Rechnungsnummer soll die Einzigartigkeit jeder Rechnung gewährleisten. Eine lückenlose Abfolge Ihrer einzelnen Rechnungsnummern ist gemäß 14.5. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UstAE) nicht verpflichtend.
4. Leistungsbeschreibung inklusive Menge und Bezeichnung gelieferter Gegenstände bzw. Art und Umfang Ihrer Tätigkeit
Eine allgemeine Bezeichnung Ihrer Tätigkeit in Schlagworten wie „Handwerkerleistung“ oder „Einbau Spülmaschine“ muss durch weitere Details zu Art und Umfang Ihrer Leistung näher erläutert werden.
Hinweis: Wird nach langfristigen Großaufträgen die Aufführung jeder einzelnen Leistungsposition zu umfangreich, dürfen Sie unter diesem Rechnungspunkt auf vertragliche Vereinbarungen verweisen.
5. Zeitpunkt / Dauer der Leistung
Bei Handwerkerleistungen gilt nach § 31 UstDV der Tag ihrer Beendigung als Zeitpunkt der erbrachten Leistung. Die Angabe des Kalendermonats ist allerdings ebenso ausreichend wie ein Verweis auf das Rechnungsdatum, übergeben Sie Ihre Rechnung noch am selben Tag. Allein die Beifügung eines Lieferscheins genügt nicht.
6. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Hinweis auf Steuerbefreiungen oder vereinbarte Minderungen inklusive Gesamtsumme
Die präzise Aufschlüsselung Ihrer Lohnforderung ist das Kernstück Ihrer Handwerkerrechnung. Hier geben Sie für sämtliche Materialien und Leistungen zunächst den Nettobetrag ohne die einschlägige Umsatzsteuer in Höhe von sieben oder 19 Prozent an und notieren diese im Einzelnen hinter den jeweiligen Posten. Am Ende schlüsseln Sie noch einmal den Gesamtbetrag in netto und brutto auf.
Sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, müssen Sie zwar nicht explizit die entsprechende Vorschrift nennen, sollten Ihren Kunden aus Gründen der Transparenz jedoch über den Grund und somit die Richtigkeit der Rechnung informieren.
Für vorab vereinbarte Skonti oder anderweitige Minderungen des Rechnungsbetrages ist nach 14.5 UStAE ein allgemeiner Verweis auf die Reduzierung des Entgelts ohne Zahlenangaben zulässig.
Tipp: Rechnungsprogramm für Handwerker nutzen
Sie möchten zeitsparender, professioneller und einfacher arbeiten? Dann nutzen Sie ein Rechnungsprogramm für Handwerker. Ihre Rechnungen sind innerhalb kürzester Zeit generiert und gelangen mit wenigen Klicks zum Kunden. Anschließend werden diese übersichtlich und rechtskonform archiviert.
Pflichtangaben in besonderen Fällen
Neben den allgemeingültigen Pflichtangaben enthält § 14a UStG Vorschriften zu zusätzlichen Rechnungsangaben in außergewöhnlichen Fällen. So müssen mit dem Zusatz „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ auf eine Differenzbesteuerung nach § 25a UStG hinweisen oder bei einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft neben dem Vermerk der Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers auch die USt-IdNr. des Leistungsempfängers angeben. Zu weiteren Ausnahmen zählen Folgende.
Rechnung nach 13b UStG: Reverse-Charge-Verfahren
Während Sie in der Regel als Leistender Steuerschuldner der Umsatzsteuer sind, geht diese in Einzelfällen auf den Leistungsempfänger über. Die auch als „Reverse-Charge-Verfahren“ bekannten Fälle sind abschließend in § 13b UStG geregelt und erlauben kein Wahlrecht: Liegt eine Steuerumkehr vor, geht die Umsatzsteuerschuld ausnahmslos auf Ihren Kunden über. Entsprechend dürfen Sie in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, sollten jedoch mit dem Vermerk der „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ die Ausnahmeregelung kennzeichnen.
Rechnungen in Drittländern
In den meisten Fällen unterliegen Sie als Handwerker dann dem Reverse-Charge-Verfahren, erbringen Sie Ihre Leistung an einen unternehmerischen Kunden im Ausland. Während sich bei Arbeiten für Privatpersonen oder für Sie als Kleinunternehmer keine wesentlichen Änderungen für Ihre Rechnungsstellung ergeben, müssen Sie bei Arbeiten im EU-Ausland neben Ihrer eigenen auch die USt.-IdNr. des Leistungsempfängers angeben.
Schweiz
Die Schweiz ist kein Mitglied der EU, dennoch gilt die Reverse-Charge-Regel. Sie weisen in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern überlassen dies Ihrem Schweizer Kunden. Bei der Währungsangabe haben Sie die Wahl zwischen Euro und Schweizer Franken. Sonstige Rechnungsinhalte bleiben unberührt.
Österreich
Die Angaben sind für dieses Land fast deckungsgleich mit denen aus Deutschland:
- Name, Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer
- Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Art / Umfang Ihrer Leistungen
- Datum der Leistungserbringung
- Leistungsentgelt
- Steuersatz / Hinweis auf Steuerbefreiung
Kleinbetragsrechnung
Zur Erleichterung des täglichen Zahlungsverkehrs hat der deutsche Gesetzgeber eine sogenannte Kleinbetrags-Rechnungsgrenze eingeführt. Sie liegt derzeit (Stand: September 2022) gemäß § 33 UStDV bei 250 Euro und erlaubt Ihnen eine vereinfachte Rechnungsstellung:
- Name, Anschrift Ihres Handwerksbetriebs
- Rechnungsdatum
- Art und Umfang Ihrer Leistung
- Bruttoentgelt als Gesamtsumme
- Hinweis auf en verwendeten Steuersatz bzw. eine mögliche Steuerbefreiung
Freistellungsbescheinigung bei Gewerbekunden
Werden Sie für einen Gewerbekunden tätig, sollten Sie nach § 48 Einkommenssteuergesetz Ihrer Rechnung eine Kopie Ihrer Freistellungsbescheinigung beilegen.
Rechnung an Privatkunden
Privatpersonen haben nach § 35 EstG ein Anrecht auf eine Handwerkerrechnung bei Leistungen an und in Gebäuden. Mit ihr können sie 20 Prozent der Arbeitskosten bzw. maximal 1.200 Euro jährlich steuerlich geltend machen. Dafür sollten Sie auf Ihrer Rechnung zusätzlich zu den Pflichtangaben Material- und Lohnkosten getrennt voneinander aufführen und Kunden auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung hinweisen. Geben Sie auch eine gültige Bankverbindung an.
Gutschriften
Auch Gutschriften sind Rechnungen. Bei einer Abrechnung per Gutschrift sollten Sie die Rechnung explizit als „Gutschrift“ kennzeichnen.
Rechnung als Kleinunternehmer
Liegt der Umsatz Ihres Handwerksbetriebes unter einer gesetzlich festgelegten Summe, können Sie nach § 19 UStGdie sogenannte Kleinunternehmer-Reglung für sich beanspruchen. Als Kleinunternehmer müssen Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer aus-, sondern nur auf Ihre Umsatzsteuerbefreiung hinweisen, Beispiel: „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird diese Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt.“
Welche Kosten dürfen in einer Rechnung enthalten sein?
Sie wissen nun, dass Sie Ihre Leistungen in Ihrer Rechnung einzeln aufschlüsseln müssen. Dabei sind die folgenden Aufwendungen erstattbar:
- Anzahl der Arbeitsstunden: Mit Ausnahme eines VOB-Vertrages müssen Sie keine Differenzierung nach Zeiten, Tätigkeiten und Daten vornehmen.
- Fahrtkosten: Die An- und Abfahrtskosten zum und vom Arbeitsort dürfen Sie pauschal oder nach gefahrenen Kilometern abrechnen. Berechnen Sie die Zeit, sollten Sie maximal 90 Prozent Ihres regulären Stundensatzes kalkulieren. Zur Vermeidung von Unstimmigkeiten sollten Sie Ihren Kunden vorab über diesen Rechnungsposten informieren.
- Zuschläge für Nachtarbeiten, Sonn- und Feiertage: Für Arbeiten außerhalb der regulären Werkzeiten dürfen Sie Zuschläge verlangen.
- Materialien: Benötigen Sie Ersatzteile für die Reparatur eines defekten Fernsehers oder Dämmstoffe für eine energetische Sanierung, dürfen Sie diese nur nach ausdrücklicher Zustimmung Ihres Auftraggebers berechnen.
Welche Kosten dürfen nicht in einer Rechnung enthalten sein?
Nicht in Ihre Rechnung gehören die folgenden Angaben:
- Werkzeugverschleiß: Die Abnutzung oder Beschädigung Ihrer Werkzeuge oder Maschinen obliegt Ihrem Risikobereich und darf nicht berechnet werden. Dies gilt auch für Nebenkosten wie Büroarbeiten im Rahmen Ihres Auftrags.
- Zu hohe Berechnung: Sie senden zwei Gesellen für die Arbeit, die auch einer verrichten kann oder müssen noch einmal zurück in Ihr Lager, weil Sie Ihr Werkzeug vergessen haben? Dies darf nicht berechnet werden und überproportional hohe Summen (Wucher) sind ebenfalls nicht erlaubt. Ohne Vereinbarung eines Stundensatzes sollten Sie sich nach dem ortsüblichen Entgelt richten.
- Zahlungsbedingungen: Während Sie einen Zahlungstermin oder ein Skontoangebot in Ihre Rechnung aufnehmen dürfen, ist eine Aufforderung zur Barzahlung nicht gesetzeskonform.
Was ist sonst noch zu beachten?
Beachten Sie alle Pflichtangaben und unterlaufen Ihnen keine Flüchtigkeitsfehler bei der Schreibweise des Kundennamens oder der Kalkulierung Ihrer Kosten, ist Ihre Rechnung rechtlich unantastbar. Doch mit einer eigenhändigen Unterschrift, einem persönlichen Gruß oder dem Dank für die Beauftragung können Sie eine persönliche Note beifügen. Die Angabe Ihrer Kontoverbindung gewährleistet einen reibungslosen Zahlungsfluss.
Tipp: Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk
Bund und Länder fördern kleine und mittlere Betriebe häufig bei der Investition in Digitalisierungsmaßnahmen. Erfahren Sie mehr zu den Förderungen für die Digitalisierung im Handwerk.
Aufbewahrung von Rechnungen
Mit dem Schreiben und Versenden Ihrer Rechnung ist es nicht getan: Sie müssen auch selbst ein Duplikat aufbewahren – gemäß § 14b UStG für zehn Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie Ihre Rechnung schreiben, die Aufbewahrung muss den GOBD entsprechen und danach zu jedem Zeitpunkt lesbar, unveränderbar und manipulationssicher sein.
Die wichtigsten Fragen zusammengefasst
Neben Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Auftraggeber sind Sie zur Angabe Ihrer Steuer- / USt.IdNr., des Rechnungsdatums sowie einer fortlaufenden Rechnungsnummer verpflichtet. Auch Art, Umfang und Zeitpunkt Ihrer Tätigkeit sowie Ihr nach Einzelpositionen und Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt müssen nach § 14 UStGaufgeführt werden.
Nach geltender Rechtsprechung (AG Braunschweig, 2019) müssen Sie auf Ihrer Rechnung auch ohne entsprechende Vereinbarung Ihre Lohnkosten ausweisen.
Neben Ihren reinen Arbeitskosten dürfen Sie auch Fahrt- und gegebenenfalls Entsorgungskosten zuzüglich Mehrwertsteuer als Lohnkosten berechnen.
Für die steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Handwerkerleistungen durch Privatkunden müssen Sie Ihre Lohnkosten durch einen Hinweis wie „Der Bruttobetrag enthält 500 Euro Lohnkosten“ gesondert ausweisen.
Beim Reserve-Charge-Verfahren verzichten Sie bei Ihrer Rechnungsstellung auf eine Ausweisung der Umsatzsteuer und weisen zugleich auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hin. Alle anderen Rechnungsangaben bleiben bestehen.
Die Umsatzsteuer muss für alle angegebenen Posten mit dem jeweils einschlägigen Prozentsatz übersichtlich aufgeführt sein. Ein einfacher Hinweis auf den Steuersatz ist nicht ausreichend.
Fazit
Für eine sichere und effiziente Abwicklung Ihrer Projekte sollten Sie als professioneller Elektriker nicht auf die Unterstützung durch eine Elektroplanung-Software verzichten. Durch einen Vergleich der einzelnen Leistungsmerkmale finden Sie das Elektroplanung-Tool für Ihren Bedarf. So sind auch bei der schnellen Entwicklung der Digitalisierung Elektroplanungen und Gebäudeautomatisierungen auf höchstem Niveau garantiert.
