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Stundenzettel im Handwerk – Tipps und kostenlose Vorlage
Vereinbaren Sie mit Kunden oder Auftraggebern die Abrechnung Ihrer handwerklichen Tätigkeit auf Stundenbasis, können Ihnen Stundenzettel als offiziell anerkannte Nachweise geleisteter Arbeit in gerichtlichen Streitfällen zu Ihrem Recht verhelfen. Als Arbeitgeber wiederum ermöglichen Ihnen die praktischen Belege eine systematische Arbeitszeiterfassung Ihrer Angestellten.
Inhalt
- Wer braucht einen Stundenzettel
- Pflichtangaben eines Stundenzettels
- Rapportzettel vs. Stundenzettel - Gibt es einen Unterschied
- Stundenzettel nicht unterschieben - Was tun?
- Ist die Führung eines Stundenzettels Pflicht?
- Wie muss der Handwerker abrechnen?
- Stundenzettel im Handwerk digitalisieren
- Kostenlose Stundenzettelvorlagen zum Downloaden
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Mit einer kostenlosen Stundenzettelvorlage für Handwerker (Word / Excel) können Sie ganz einfach Stundenzettel erstellen. Einfach Muster downloaden und individuell nutzen.
Wer braucht einen Stundenzettel?
Stundenzettel finden in zahlreichen Industriezweigen Anwendung. Von der Gastwirtschaft bis zum Transportwesen dienen die schriftlichen Dokumentationen in Kleinbetrieben wie Mittelstandsunternehmen der Kontrolle und dem Beleg über erbrachte Arbeitsleistungen inklusive Überstunden oder der Einhaltung von Ruhezeiten.
Mit Ihrem Handwerksbetrieb profitieren Sie gleich in zweifacher Hinsicht von den praktischen Dokumentationen:
- Als Arbeitgeber erleichtern Sie sich und Ihrer Buchhaltung die Lohnkostenabrechnungen für Ihre Gesellen, die Kalkulation ihrer Urlaubstage oder Anrechnung von Mehrleistungen.
- Als Werkunternehmen können Sie sich bei vertraglicher Vereinbarung einer Abrechnung auf Stundenbasis durch die beweiskräftige und sachgemäße Erfassung Ihrer Tätigkeiten im Streitfall gegen unberechtigte Reklamationen Ihres Auftraggebers zur Wehr setzen.
Hinweis:
Neben einem Stundennachweis gehört auch eine detaillierte Aufführung Ihrer Leistungen in Ihre Rechnung. Zudem sollten Sie auf die Ergänzung Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen achten.
Pflichtangaben eines Stundenzettels
Wie ein Stundenzettel im Detail gestaltet wird, überlässt der Gesetzgeber den beteiligten Parteien. Inhaltliche Mindestangaben schreibt er Ihnen allerdings vor. Danach müssen Sie auf dem Formular für Ihre Angestellten die folgenden Angaben transparent ausweisen:
- Name des Arbeitnehmers
- Datum des Arbeitstages
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende
Die gesonderte Angabe von Pausenzeiten ist nicht verpflichtend, ihre Aufzeichnung jedoch hilfreich. Denn so können Sie sie direkt von der Brutto-Arbeitszeit abziehen und die korrekte Arbeitsdauer auf dem Stundenzettel vermerken.
Werden Sie für einen Bauherren tätig, sollten Sie die Pflichtangaben um weitere Faktoren wie Ihren Materialverbrauch, Maschinen- oder Transportkosten ergänzen. Die Beschaffung der benötigten Materialien hingegen gilt nicht als Arbeitszeit.
Tipp: Nutzen Sie eine App zur mobilen Auftragsabwicklung die auch den mobilen Einkauf ermöglicht. Damit sparen Sie bedeutend an Zeit und steigern Ihre Effizienz.
Rapportzettel vs. Stundenzettel – Gibt es einen Unterschied?
Während branchenübergreifend mit dem Begriff des Stundenzettels operiert wird, stoßen Sie als Elektrotechniker, Heizungsinstallateur oder Dachdecker auch auf die Bezeichnung „Rapportzettel“. Diese speziellen Stundenzettel für das Handwerk enthalten Übersichten zu weiteren Positionen:
- Gesamtstundenanzahl der täglichen Arbeitszeit aller projektbeschäftigten Mitarbeiter, gegebenenfalls aufgeschlüsselt nach Überstunden, Nacht- oder Feiertagstätigkeiten
- Aufwand für Materialien und Maschinen
- Sonderkosten wie Genehmigungen
- Vollständige Unternehmensadresse
- Ihre Bankverbindung
- Unterschriftsfeld für die Gegenzeichnung durch ihren Auftraggeber
Auf Großbaustellen dienen zudem Angaben wie die
- Bezeichnung und Ortsangabe der Baustelle
- Leistungsbeschreibungen aller Gesellen in Stichpunkten
- Gebühren für Lade- und Transportleistungen
als Basis für Ihre Rechnungserstellung. So erhält Ihr Auftraggeber einen genauen Einblick in Ihre Arbeitsleistung und die Zusammensetzung Ihrer Gesamtrechnung. Mit seiner Unterschrift bestätigt er die Angaben auf Ihrem Rapportzettel und ist gemäß einem Urteil des Oberlandesgerichts Kölns von 2008 somit zur Kostenbegleichung verpflichtet.
Doch was sind die Folgen, wird Ihnen die Unterschrift verweigert?
Stundenzettel nicht unterschrieben – Was tun?
Regelungen zu Einzelheiten bei Stundenlohnarbeiten im Baugewerbe sind in § 15 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB-B) festgelegt. Danach ist Ihr Auftraggeber binnen sechs Werktagen zur unterzeichneten Rückgabe Ihrer Rapportzettel oder der Angabe von Einwänden in schriftlicher Form verpflichtet. Lässt er diese Frist ohne Angaben verstreichen, erkennt er damit Ihren Anspruch auf Vergütung an. Im Gegenzug müssen Sie die ordnungsgemäße Erstellung und regelmäßige Vorlage der Stundenzettel sicherstellen. Denn alternativ wären Sie in einem möglichen Gerichtsverfahren auf die beweiskräftige Aussage von Zeugen angewiesen, die sich nach Jahren nur in den seltensten Fällen ohne Zuhilfenahme schriftlicher Aufzeichnungen an konkrete Begebenheiten werden erinnern können.
Hinweis: Haben Sie die zeitnahe Abgabe Ihrer Rapportzettel versäumt, bleibt nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Düsseldorf von 2013 durch ihre nachträgliche Vorlage Ihr Anspruch auf Vergütung Ihrer handwerklichen Tätigkeiten erhalten.
Tipp: Digitalisieren Sie Ihre Zeiterfassung
Durch das Digitalisieren der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter können Sie Arbeitszeiten exakt und schnell erfassen. Mit einer Zeiterfassungs-App wird die Arbeitszeit dem Auftrag zugeordnet, dadurch entsteht mehr Übersicht und schnelle Weiterverarbeitung der Daten.
Ist die Führung eines Stundenzettels Pflicht?
Als Auftragnehmer sind Sie zur Erstellung von Stundenzetteln nicht verpflichtet, profitieren im Streitfall jedoch von den Aufzeichnungen.
Als Arbeitgeber müssen Sie gesetzlich derzeit nur in Branchen mit überdurchschnittlich vielen illegal Beschäftigten wie auf dem Bau, in der Gebäudereinigung oder beim Fleischbetrieb einer kompletten Arbeitszeiterfassung Ihrer Angestellten nachkommen. In allen anderen Fällen beschränkt sich die Dokumentationspflicht auf
- wöchentliche Arbeitszeiten von über 48 Stunden
- Tätigkeiten an Sonn- und Feiertagen
- die Einhaltung von Ruhezeiten
- die Beschäftigung von Minijobbern
Die Aufzeichnung durch Ihre Gesellen selbst ist zulässig, die Aufbewahrungsdauer beträgt zwei Jahre.
Wie muss der Handwerker abrechnen?
Als gängige Abrechnungsart in der Baubranche gelten Einheitspreisverträge. Alternativ können Sie nach dem Werkvertragsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder der VOB/B auf Stundenlohn-Basis für Ihren Bauherren tätig werden. Im Streitfall trägt derjenige von Ihnen die Beweislast, auf dessen Wunsch diese Vergütungsart vereinbart wurde.
Hinweis: Achten Sie bei Tätigkeiten auf Stundenlohnbasis unbedingt auf eine ausdrückliche vertragliche Vereinbarung, denn nur so ist Ihr Auftraggeber nach Wertvertragsrecht zur Begleichung Ihrer Rechnung verpflichtet. Bei VOB-Bauverträgen sollten Sie gemäß § 2 der Vergabeordnung vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit zudem eine ausdrückliche schriftliche Vereinbarung mit Ihrem Bauherren über die Höhe Ihrer Stundenvergütung treffen. Ohne vertragliche Regelung gilt nach § 15 VOB/B der ortsübliche Satz.
Die Komplexität des Themas Stundenzettel lässt sich anhand zahlreicher Gerichtsurteile nachverfolgen. Spätestens an ihnen erkennen Sie die Bedeutung detailliert geführter Rapporte:
- Nach Entscheidungen des BGH aus den Jahren 2009 und 2017 müssen Sie zur Durchsetzung Ihres Anspruchs auf die Begleichung Ihres Stundenlohns einzig Ihre Gesamtstundenanzahl nachweisen können. Zur Ausstellung von Stundenzetteln oder einer detaillierten Aufstellung einzelner Tätigkeiten sind Sie nicht verpflichtet.
- Anders sieht dies das Landgericht Frankfurt. In einem Urteil vom April 2022 entfällt Ihr Vergütungsanspruch als Handwerksbetrieb bei der Einreichung unzureichend ausgefüllter Stundenlohnzettel. Gemäß § 15 Absatz VOB/B müssen Sie Ihrem Bauherren nachvollziehbar und im Detail darlegen, welcher Ihrer Mitarbeiter wo und wann wie viele Stunden für Ihren Auftraggeber tätig war. Ohne konkrete Beschreibungen können Sachverständige im Streitfall keinen Nachweis über Ihre Leistungen bestätigen.
Stundenzettel im Handwerk digitalisieren
Lange wird es nicht mehr dauern, bis Sie als Arbeitgeber im Handwerk zu einer generellen Zeiterfassung der täglichen Arbeitszeit Ihrer Angestellten verpflichtet werden. Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof mit einem Grundsatzurteil die Basis für entsprechende Gesetzesvorgaben gelegt, die seitdem vom Bundesarbeitsministerium erarbeitet werden.
Noch stehen Einzelheiten aus, drei Fakten jedoch bereits fest:
- Ihr administrativer Aufwand wird ansteigen
- Sie müssen sich datenschutzrechtlich absichern
- die Art der Arbeitszeitdokumentation liegt in Ihrem Ermessen
Welche Optionen bleiben Ihnen? Unter anderem die Nutzung von Vorlagen zu Stundenzetteln als Word-Dokument oder Excel-Tabelle. Doch mögen die Systeme auch übersichtlich sein, in Datenclouds gespeichert und über externe Endgeräte wie Tablets oder Smartphones abgerufen werden können, so müssen Sie doch sämtliche Informationen manuell in die vorgegebenen Felder eintragen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern beinhaltet auch ein hohes Fehlerrisiko.
Vorteile: Apps zur Zeiterfassung verwenden
Unleserliche Aufzeichnungen, zu spät abgegebene Stundenzettel, Fehler beim Übertragen und ein zeitaufwendiges Überprüfen der angegebenen Stunden: All dies können Sie sich sparen – und damit auch kostbare Zeit.
Mit qualitativ hochwertigen Softwarelösungen wie Streit Zeit+ entscheiden Sie sich für effiziente und präzise Arbeitszeiterfassungen. Die digitalen Angebote erlauben Ihnen neben einer exakten Zeiten-Dokumentation eine automatisierte Übertragung aller Daten an die Streit V.1-Handwerkersoftware und damit eine einfache Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung und Verwaltung.
![Zeiterfassungs-App "Zeit+" und App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"](/fileadmin/_processed_/1/b/csm_monteur_plus_und_zeit_plus_3d_90c9022b83.png "Zeiterfassungs-App "Zeit+" und App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"")
Zeiterfassungs-App Zeit+
Die Zeiterfassungs-App von Streit Datentechnik ersetzt nicht nur die mühsame Erfassungs- und Übertragungsarbeit bei Verwendung von Stundenzetteln, sondern bietet weitere praktische Funktionen:
- Stempeln per App
- direkte Zuordnung zum Auftrag
- Stempeln von An- und Abfahrt und Pausen
- Erfassung von Auslösungen und Fahrgeld
- Übertragung an das Hauptsystem in Echtzeit
- Fotodokumentation
- Übermittlung der Geo-Koordinaten
Die Vernetzung zu anderen Streit-Handwerkersoftware-Programmen bietet Ihnen umfassende Möglichkeiten zur Datenauswertung, einfachen Lohnabrechnung oder integrierten Dienstplanerstellung.
Digitale Zeiterfassung - aber DSGVO-konform
Rechtsgrundlagen für datenschutzrechtliche Gesichtspunkte der digitalen Zeiterfassung finden sich im § 26 Bundesdatenschutzgesetz sowie Artikel 6 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für eine rechtmäßige Verarbeitung müssen Sie
- allgemeingültig Sicherheitsstandards wie beispielsweise eine SSL-Verschlüsselung erfüllen,
- personenbezogene Daten nach Zweckentfall löschen,
und dürfen Sie
- keine Standortdaten Ihrer Angestellten erfassen,
- ausschließlich für die Zeiterfassung erforderliche personenbezogene Daten speichern.
Verlassen Sie sich auch hier auf die rechts- und revisionssichere Archivierung mit der Software Streit V.1 und den zugehörigen Apps. Eine rechtlich wasserdichte Dokumentation der Arbeitszeiten ist gewährleistet.
Tipp: Mobile Auftragsabwicklung einsetzen
Neben der Zeiterfassung lässt sich auch die Auftragsabwicklung teilweise vom Büro auf die Baustelle übertragen. Nutzen Sie dazu eine App zur mobilen Auftragsabwicklung wie „Monteur+“. Monteure haben alle Infos im Blick und Zugriff auf die benötigten Daten, die Sie dann von der Baustelle aus bearbeiten können.
Fazit
Mit Stundenzetteln können Sie als Auftragnehmer im Streitfall Ihren Anspruch auf Bezahlung durchsetzen und als Arbeitgeber von einer vereinfachten Dokumentation der Arbeitszeiten Ihrer Angestellten profitieren. Machen Sie es sich noch leichter und greifen Sie auf eine digitale Zeiterfassungslösung zurück. Mit ihr sparen Sie Zeit und Nerven, reduzieren Fehlerquellen auf ein Minimum und können sich der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicher sein.
