Natürlich gibt es eine entsprechende Auswahl an Wartungssoftware. In der folgenden Übersicht erhalten Sie einen Überblick über Top-Wartungsprogramme und deren Features.
Wartungsplaner Software - Überblick 2024
und Wartungsplaner Excel Vorlage
Um reibungslose Betriebsabläufe zu gewährleisten, benötigen Sie in Ihrem Handwerksbetrieb stets funktionierenden Maschinen, Anlagen, Werkzeuge und Fahrzeuge. Sie sind quasi davon abhängig, denn nur so können Sie Ihre Arbeiten durchführen und Aufträge abwickeln. Die Maschinen, Werkzeuge und Elektrowerkzeuge sind oft nur mit hohen Anschaffungskosten verbunden und sollen möglichst lange erhalten bleiben. Die Pflege, Reparatur, Wartung und Überholung sind daher unabdingbar. Damit Ausfälle aufgrund ungeplanter Reparaturen möglichst vermieden werden bedarf es einer strukturierten Wartungsplanung. Mit einem Wartungsplaner stellen Sie sicher, dass die angeschafften Investitionsgüter ihrer Lebensdauer entsprechend funktionieren und immer zuverlässig einsatzbereit sind. In folgendem Beitrag erfahren Sie mehr zur Wartungsplanung, wir stellen Ihnen verschiedene Wartungsplaner, Softwarelösungen und Tools vor und eine kostenlose Excel-Vorlage zum Download.
Inhalt
- Was ist ein Warungsplan?
- Vorteile eines Wartungsplaners
- Was Sie bei der Wartungsplanung beachten sollten
- Wartungsplanung mit Excel oder mit Software bzw. App
- Kostenlose Wartungsplaner Excel-Vorlage
- Handwerkersoftware mit integriertem Wartungsplaner
- Wartungsplaner Software 2024 - Überblick
- Wartungsplaner Apps
- Kostenlose Wartungsplaner - sinnvoll oder nicht?
- Fazit
Was ist ein Wartungsplan?
Ein Wartungsplan verwaltet die zu wartenden Geräte, Maschinen, den Fuhrpark oder Werkzeuge und enthält alle Infos zu den Objekten und Terminen. Alle Aufgaben und Aktivitäten werden ebenso erfasst. Enthalten ist so z.B. auch ein Zeitplan, die Art der Wartung, benötigte Ressourcen wie Mitarbeiter, Materialien oder Werkzeuge sowie die Dokumentation Ihrer Wartungen inklusive Prüfberichte und Auswertungen enthalten.
Vorteile eines Wartungsplaner für Handwerker und Bauarbeiter
Ein Wartungsplaner ist heute zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, denn sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus produktionstechnischer Sicht soll die Funktionsfähigkeit und Lebensdauer von Geräten und Werkzeugen maximal ausgeschöpft werden. Gemäß der Norm für Instandhaltung nach DIN 31051 gehört die Wartung zu einer von vier Grundmaßnahmen bei der Instandhaltung mit dem Ziel den Abnutzungsgrad zu verzögern und den Soll-Zustand bestmöglich zu erhalten. Mit dem Einsatz eines Wartungsplaners profitieren Sie gleich mehrfach:
- Sie vermeiden, dass gesetzliche Vorschriften aufgrund von Fehlern nicht eingehalten werden.
- Sie gewährleisten, dass Werkzeuge, Maschinen und Fuhrpark immer einsatzfähig sind und vermeiden, dass diese beispielsweise aufgrund fehlender Prüfung nicht mehr genutzt werden können.
- Sie verfügen über eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Instandhaltung, Wartungs- und Prüfungs-Vorgängen.
- Sie erhalten automatisierte Erinnerungen an Sicherheitsprüfungen oder Laufzeiten von Service- und Versicherungsverträgen
- Sie profitieren von planbaren Wartungsvorgängen und Transparenz über Kosten für Wartungen.
- Sie verlängern die Lebenszyklen von Maschinen und Werkzeugen durch geplante Wartungen und die Einhaltung von Prüfungen.
- Sie gewährleisten einen nachhaltigen Umgang mit Investitionsgütern und Werkzeugen durch regelmäßige Wartungen mit Hilfe des Wartungsplaners.
- Sie haben entsprechende Informationen zu Wartung und Prüfung für den Betriebsprüfer zur Hand.
Was Sie bei der Wartungsplanung beachten sollten?
Je mehr Werkzeuge, Maschinen oder Geräte Sie betreuen, desto komplexer wird die Wartungsplanung. Im Wartungsplan enthalten sind alle verfügbaren Werkzeuge, Anlagen, Maschinen mit Angaben zu Hersteller, Standort, Anschaffungsdatum, Laufzeit und die Wartungsintervalle bzw. -termine gemäß Herstellerangaben. Auch die Ansprechpartner und die Wartungsvorgehensweise bzw. nötige Arbeitsschritte sind enthalten.
Alle Arbeitsschritte, die im Rahmen der Inspektion durchgeführt werden, werden dokumentiert. So ist kann dem Wartungsplan der aktuelle Zustand des Objekts entnommen werden. Wurden Reinigungen durchgeführt, Teile ausgetauscht oder Schmierstoffe eingesetzt? Wurden Beschädigungen repariert? Damit werden sicherheitsrelevante und rechtsrelevante Angaben zuverlässig festgehalten.
Empfehlung: Neben Wartungsplanung auch professionelles Rechnungsprogramm nutzen
Nicht nur Ihre zu wartenden Objekte sollten Sie professionell verwalten. Auch Ihre Verwaltung und Auftragsabwicklung lässt sich mit Hilfe einer auf das Handwerk abgestimmten kaufmännischen Software wie z.B. Streit V.1 digitalisieren. Sie arbeiten damit zeitsparend, übersichtliche und deutlich effizienter.
Wartungsplanung mit Excel oder mit einer Software bzw. App
Nutzen Sie für die Planung eine Wartungssoftware, können auch eine Vielzahl an zu wartende Objekte mühelos und übersichtlich verwaltet werden. Die Wartungs- und Servicepläne werden dabei zeitsparend und effizient organisiert und überwacht. Viele Unternehmen erstellen ihren Wartungsplan per Excel. Excel bietet ausreichend Möglichkeiten für eine ausführliche Verwaltung. Objekte und Positionen können aufgelistet werden. Sowohl Kosten als auch viele weitere Auswertungen sind problemlos möglich.
Ihr Excel-Wartungsplan sollte folgende Infos enthalten:
- Liste mit Objekten mit allen wichtigen Daten (Herstellungsdatum, Kaufdatum, Garantie, Hersteller, Lieferant, Standort, Nutzung /Laufzeit
- Art und Umfang des Herstellerservice und Kontaktdaten
- Prüftermine
- Instandhaltungsanweisungen
- Wartungsaktivitäten pro Objekt (Inspektion, Reinigung, Filterwechsel uvm.)
- Zeitplan für die Wartung (Intervalle / Häufigkeit der Wartung)
- benötigte Ressourcen (Mitarbeiter, Material, Werkzeuge, Ersatzteile)
- Zuständigkeiten und verantwortliche Personen
- Ergebnisse der Wartung (Diagnose, aktuelle Stände, getätigte Reparaturen, Zustand der gewarteten Objekte und Bauteile uvm.)
- Dokumentation und Hinweise
Egal wie Sie am Ende Ihre Wartungsplanung umsetzen: Ein Wartungsplan gewährleistet, dass Wartungen rechtzeitig und im richtigen Umfang erfolgen. Auch eine schnelle Reaktion bei Defekten oder unerwarteten Reparaturen ist mit Hilfe einer Wartungssoftware möglich. Zudem können Nachweise im Innenverhältnis für Geschäftsführung oder Abteilungsleitung ohne Aufwand ausgestellt werden. Im Außenverhältnis können Wartungspläne zudem bei Gewährleistungs- oder Regressansprüche gegenüber Herstellen, Dienstleistern oder Versicherungen wichtige Daten und Dokumente liefern.
All-In-One Handwerkersoftware mit integrierten Wartungsplaner
In der Regel benötigen Sie neben einem Wartungs-Tool für Ihren Betrieb weitere Softwarelösungen zur Verwaltung und Organisation Ihres Betriebs. Problematisch wird es jedoch, wenn Sie zu viele Einzellösungen und Apps für die unterschiedlichen Anforderungen nutzen. Eine Zusammenarbeit der Tools untereinander und die Kompatibilität ist nur mittels Schnittstellen möglich oder funktioniert gar nicht erst. Setzen Sie daher auf eine Handwerkersoftware, mit welcher Sie möglichst alle Verwaltungsarbeiten abdecken können. Die Handwerkersoftware Streit V.1 ist eine solche Lösung und beinhaltet des Weiteren ein separates Wartungstool. Der Vorteil liegt auf der Hand. Sie müssen nicht mehrere Programme beherrschen. Alle Module greifen auf eine Datenbasis zurück, alle Module sind kompatibel. Neben zahlreichen Funktionen für die Auftragsabwicklung oder Adressverwaltung und Kalkulation ist auch eine Werkzeugverwaltung integriert, die eine vollumfängliche Wartungsplanung ermöglicht. Defacto benötigen Sie nur eine Software für Alles. Funktionen der Wartungsplanung mit Streit V.1
- Alle Infos zu Werkzeugen, Maschinen, Fuhrpark auf eine Blick
- Standorte und Bewegungen der Gerätschaften einsehen
- Prüfungsverwaltung inkl. aller benötigten Angaben
- Erinnerungen
- Automatische Generation von Listen mit Prüfterminen
- Vollständige Dokumentation
Hoppe Wartungsplaner
Der Hoppe Wartungsplaner ist eine professionelle Software für Wartung und Prüfung und gehört zu den Allroundern der Wartungsplaner. Die Software ist für die Verwaltung und Dokumentation von Arbeitsmitteln, Maschinen und Gerätschaften und deren Instandhaltung konzipiert. Sie ermöglicht eine digitale Überwachung und Steuerung der Wartungsaufgaben aber auch Reparaturen und Inspektionen. Neben der Starter-Lizenz die Wartungen, Prüfungen und die Instandhaltungsorganisation enthalten, können auch ein Gefahrstoffmodul und Inventar-Etiketten erworben werden.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Auflistung und Erfassung von Arbeits- und Betriebsmittel
- Planung und Terminierung von Prüfungen, Wartungen und Instandhaltungen
- E-Mail-Erinnerung
- Scannerprozesse mit Barcode-Etiketten und RFID-Tasks
- Ticketsystem für Störungen
- Zusatzmodul: Gefahrstoffverwaltung
- Umfassende Dokumentation li>
- Schnittstellen für den Import von Elektroprüfungen
- App für iOS und Android
Mit dem Hoppe Wartungsplaner gewährleisten die Einhaltung aller arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben und eine durchgehende Arbeitssicherheit. Alle gesetzlichen Prüfpflichten werden eingehalten. Die Kosten für eine Lizenz im Starter-Paket betragen 195 Euro. Schulungen und Webinare sowie zahlreiche Videos stehen zur Verfügung.
MOS Software für Instandhaltung
Die Wartungsorganisationssoftware "MOS - Maintenance Organizer System" unterstützt dabei, Wartungsaktivitäten zu verwalten. Die Instandhaltungssoftware aus dem Hause TK Software Solutions GmbH bietet die Möglichkeit Reparaturen, Wartungen und Inspektionen aber auch Mitarbeiterprüfungen zentral zu verwalten. Die Einsatzmöglichkeiten der Instandhaltungssoftware kann neben der Industrie auch in den Bereichen Haustechnik, Hausverwaltung, Gebäudemanagement und vielen anderen Bereichen eingesetzt werden.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Verwaltung von verschiedenen Aufgabenarten (Wartungen, Störungen, Personal)
- Erstellung von wiederkehrenden Aufgaben an Anlagen / Personal
- Erstellung von Störungen an Anlagen
- Personal: Lebenslaufeinträge, Aufgaben
- Archiv/Dokumentation
- Auswertung aus Sicht von Anlagen, Aufgaben, Material oder Personal
- Planung aus Sicht von Anlagen, Aufgaben, Material oder Personal
- Aktivitäten von Benutzern protokollieren
Wartungsplaner.cc
Mit rund 20 Jahren Erfahrung ist der Wartungsplaner CC eine etablierte Software für Prüfung und Wartung. Die Software verfügt über alle notwendigen Funktionen inkl. Schnittstelle zu ihrem ERP-System.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Objekte anlegen und verwalten
- Prüfmittelmanagement
- Fuhrparkverwaltung und Gebäudemanagement
- Wartungsaufträge anlegen und durchführen
- Checklisten anlegen
- Mängelmanagement
- Dokumente und Fotos anhängen
- App für ein mobiles Wartungsmanagement
- Dokumentation
- ERP-Anbindung
- Verwaltung von Anlagen, Aufgaben, Material oder Personal
KEVOX Wartungsplaner
KEVOX gewährleistet ebenso einen funktionstüchtigen Zustand von technischen Systemen, Betriebsanlagen, Maschinen und Betriebsmitteln und bietet alle Funktionen für eine moderne und optimierte Wartung. Neben der Wartungsverwaltung bietet das Tool auch Funktionen zur Dokumentation mit Fotos und gibt entsprechende Prüfprotokolle, Berichte und Gutachten aus. Die händische Arbeit wird minimiert und die Instandhaltung und Wartungskosten damit gesenkt. Auch eine App ist verfügbar.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Inspektionen
- Tagesaktuelle Prüf-, Wartungs- und Kontrolllisten
- Digitale Checklisten und Formulare
- Verwaltung von und Überblick über Prüffristen und Wartungstermine
- Mängelmanagement (Ticket-Verfahren)
- Erinnerungen an Fälligkeiten
- Fotodokumentation
- Berichte, Prüfprotokolle, Gutachten, Gefährdungsbeurteilung
- App verfügbar
Timly Inventarsoftware mit Wartungsplaner
Timly ist eine Inventarisierungssoftware mit integriertem Wartungsplaner. Die intuitive, cloud-basierte Inventarsoftware managed alle Aktivitäten und Infos rund um das Inventar. Der Wartungsplaner unterstützt bei der Verwaltung von Wartungs- und Prüffristen und gewährleistet eine Sicherstellung der Funktionstüchtigkeit des Inventars. Das Unternehmen besteht seit 2020 und bietet neben dem Wartungsplaner auch eine Lagerverwaltung, digitale Personalakte, ein Modul zur Inventur und auch eine Inventar-App.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Geräteprüfungen, Maschinenwartungen, Anlagenwartung managen
- Erinnerung an Prüftermine und Fristen
- Planung, Durchführung, Dokumentation von Elektroprüfungen
- Dokumentation von Defekten und Schäden
- Prüfprotokolle hinterlegen
- Servicepartner informieren und E-Mail Benachrichtigung
- Aufwand erfassen
- Auswertungen und Planungsansicht
Tom Instandhaltungssoftware
Die Tom Instandhaltungssoftware ist ein CMMS-System mit Wartungsplaner und digitalisiert verschiedene Instandhaltungsprozesse. Der Anbieter hat sich darauf spezialisiert, Software für das Objektmanagement zu entwickeln und diese für Kunden maßzuschneidern. Die Software eignet sich für jede Branche. Mit den Modulen Objektmanagement, Wartungsmanagement, Störungsmanagement und Garantieüberwachung sowie der technischen Dokumentation verwalten Anwender die Instandhaltung ihrer Anlagen, Geräte und Objekte übersichtlich und effizient.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Objekte anlegen
- Vorgänge managen mit Kalender – Erinnerungen, Wartungskalender, Störungsbuch
- Wartungsplanung für Instandhaltung, Prüfungen, Messungen, Kontrollen
- Störungsaufträge und Reparaturen managen
- Dokumentation – Fotos, Datenblätter, Prüfprotokolle
- Garantieüberwachung – Verjährungsfristen, Garantiezusagen, Mängelbeseitigungsansprüche
- Vertragsmanagement und Projektmanagement
- Anlagenhistorie, Maschinentagebuch
- Gebäude-, Fuhrpark,- Messmittelverwaltung
Magplan Instandhaltungssoftware und Wartung
Die intelligente Instandhaltungs- und Wartungsplanungs-Software unterstützt nachhalting bei der Organisation und Verwaltung von Maschinen und Anlagen. Die Software hilft Wartungen und Inspektionen zu planen und durchzuführen. Sie erstellt Wartungspläne und -aufträge und terminiert diese. Funktionen wie Störungsmeldungen, Dokumentation und Auswertungen bis hin zur Ersatzteilplanung sorgen für eine dauerhafte Funktionstüchtigkeit der Objekte.
Aus dem Leistungsspektrum:
- Wartungspläne erstellen
- Terminierung nach Intervallen, Prüfung von Fälligkeiten, Terminübersicht
- Übersicht über Objekte in der Strukturübersicht
- Dokumentation mit Fotos und Dokumenten
- Störmeldemodul
- Gemeinsame Wartung von Gruppen und Objekten (Listenwartung)
- Auswertungen
Wartungsplaner Apps
Die meisten Wartungsplaner-Anbieter, haben parallel zur Hauptanwendung eine passende App im Angebot, die mit dieser kompatibel ist. Dennoch gibt es Apps die ausschließlich über die mobilen Endgeräte genutzt werden. Zwei Beispiele finden Sie hier:
Tipp: Optimieren Sie Ihre Prozesse mit einer ERP-Software und passenden Apps
Mit einer professionellen ERP-Software wie Streit V.1 arbeiten Sie vollständig digital, durchgängig mit einer Software und erhalten kompatible Apps. Von der Angebotserstellung bis hin zu Einkauf, Lager, Auftragsplanung und Umsetzung bis hin zur Rechnung finden Sie alle Programm-Module in einer Software. Auch Ihre Wartungsverwaltung managen Sie mit Streit V.1 - verwalten Wartungsaufträge und die eigenen Geräte, Anlagen und Maschinen. Monteure arbeiten direkt von der Baustelle mit der App zur mobilen Auftragsabwicklung und haben Zugriff auf alle Daten, Dokumente und Informationen.
Kostenloser Wartungsplaner - sinnvoll oder nicht?
Sicherlich werden einige kostenlose Varianten oder OpenSource-Alternativen angeboten. Allerdings sind diese oft nicht intuitiv, stoßen an ihre Grenzen was den Funktionsumfang betrifft oder die Software ist nicht kompatibel mit ihren anderen Programmen. Individuelle Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensprozesse sind oft nicht möglich.
Ein effektives Wartungsplanungsprogramm sollte nicht nur die Zeitpunkte für Wartungen anzeigen, sondern auch klare Prüftermine für verschiedene Inventararten listen, einschließlich Anlagen, Geräte, Fahrzeuge und Werkzeuge. Die Rechtssicherheit spielt beim Thema Wartungsplanung eine große Rolle, denn oft müssen regelmäßig, dokumentierte Prüfungen vorliegen. Sparen sollte man an der Stelle also nicht. Eine hochwertige Wartungsplaner-Software erleichtert die Vorbereitung auf diese Termine, indem sie technische Unterlagen analysiert und sicherheitstechnische Überprüfungen durchführt.
Wenn Sie sich doch für eine kostenlose Variante entscheiden, sollten die Funktionen im Umgang mit Dokumentation, Prüfberichten und Statistiken beachtet werden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Tipp: Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk
Bund und Länder fördern kleine und mittlere Betriebe häufig bei der Investition in Digitalisierungsmaßnahmen. Auch die Investition in Software gehört meist dazu. Erfahren Sie mehr zu den Förderungen für die Digitalisierung im Handwerk.
Fazit
Für eine rechtssichere und zuverlässige Wartungsplanung sollten Sie als Handwerksbetrieb auf eine professionelle Wartungssoftware setzen. Als kleiner Betrieb mit wenigen Wartungsobjekten funktioniert auch ein Excel-Wartungsplaner. Je mehr Wartungsobjekte jedoch hinzu kommen, desto größer wir der Verwaltungsaufwand und auch die Anforderungen das Tool. Spätestens dann lohnt sich ein Umschauen nach einer professionellen Lösung. Im besten Falle deckt Ihre Bürosoftware auch den Bereich Wartung ab. Im Fall der Handwerkersoftware Streit V.1 besitzen Sie beispielsweise auch automatisch ein Wartungs- und Service-Module.
