Auftragsbestätigung – Muster für das Handwerk

Sie sollen eine Photovoltaikanlage montieren, eine Fassade streichen oder Dachrinne reparieren, doch die Absprache haben Sie bislang nur mündlich getroffen? Dann treffen Sie sicherheitshalber weitere Maßnahmen und bestätigen Sie Ihrem Kunden den Auftrag in schriftlicher Form. So vermeiden Sie missverständliche Vereinbarungen oder falsche Erwartungen und handeln auch im Sinne Ihres Auftraggebers, der Ihre Professionalität zu schätzen wissen wird.

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Mit einer kostenlosen Auftragsbestätigungsvorlage für Handwerker (Excel) können Sie ganz einfach Auftragsbestätigungen erstellen. Einfach Muster downloaden, für Ihren Einzellfall ausfüllen und an Ihre Kunden verschicken.

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Was ist eine Auftragsbestätigung?

Um rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden sollten Sie Aufträge immer bestätigen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Aufträge vom Kunden angefragt oder durch Ausschreibungen an Ihr Unternehmen gegeben wurden. Zwar ist eine Auftragsbestätigung begrifflich nicht explizit per Gesetz geregelt, wird aber in der DIN-Norm 69905 als „Mitteilung zu einer vereinbarten Auftragsdurchführung“ definiert. Unter anderem 2016 durch das Oberlandesgericht Düsseldorf bestätigt, gilt sie nach allgemeiner Rechtsprechung dennoch als Form der Willenserklärung und daher als eine Angebotsannahme im Sinne des §145 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Die Abgabe der Auftragsbestätigung bildet einen rechtsgültigen Vertragsabschluss.

Beachten Sie die Unterschiede zwischen Kostenvoranschlag, Angebot und Auftragsbestätigung:

  • Kostenvoranschläge sind immer unverbindlich
  • Angebote sind immer verbindlich
  • Auftragsbestätigungen sind schriftliche Willenserklärungen, die sich in jedem Punkt auf vorab getroffene Vereinbarungen beziehen muss. Bei selbst geringsten Abweichungen handelt es sich gemäß § 150 II BGB um eine Angebots-Ablehnung verbunden mit einem rechtlich verbindlichen Gegenvorschlag, dem Ihr Auftraggeber wiederum ausdrücklich zustimmen muss.

Warum ist eine Bestellbestätigung im Handwerk wichtig ?

Halten Sie Absprachen und Vereinbarungen in schriftlicher Form fest, vermeiden Sie Missverständnisse mit Ihren Auftraggebern und sorgen für eine erhöhte Sicherheit im Rechtsverkehr. Dabei profitieren Sie nicht nur von der Beweiskraft einer Auftragsbestätigung im Falle von Rechtsstreitigkeiten. Durch die transparente Aufstellung der abgesprochenen Vertragsdetails, Ihrer allgemeinen Geschäftsbedingungen, der Datenschutzverordnung (DSGVO im Handwerk) und aktuellen Kontaktdaten stärken Sie auch das Vertrauen Ihres Auftraggebers in Ihr Unternehmen.

Pflichtangaben einer Auftragsbestätigung – diese Angaben sollten nicht fehlen!

Sie sind nicht zu einer schriftlichen Auftragsbestätigung verpflichtet. Doch bei ausschließlich mündlichen Absprachen steht bei späterer Uneinigkeit oft Aussage gegen Aussage – und Sie laufen Gefahr, für Ihre Tätigkeiten nicht entlohnt zu werden. Für eine gerichtliche Anerkennung unterliegt Ihre schriftliche Auftragsbestätigung allerdings den identischen Pflichtangaben wie ein Geschäftsbrief. Sie sind im Handelsgesetzbuch geregelt und unterscheiden erforderliche Einträge nach der Geschäftsform:

  • Ihr Unternehmen ist nicht im Handelsregister eingetragen:
    • Ihr Vor- und Zuname sowie die Nachnamen möglicher Partner oder Gesellschafter
  • Ihr Unternehmen ist im Handelsregister eingetragen:
    • Name, Bezeichnung, ladungsfähige Anschrift es Unternehmens
    • Namen aller
      • Geschäftsführer bei einer GmbH
      • Gesellschafter bei einer GbR
      • Vorständen bei einer AG
    • Handelsregisternummer
    • zuständiges Registergericht

Weitere Angaben wie Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-ID oder Bankverbindung sowie Einzelheiten zur Leistungsbeschreibung sind nicht vorgeschrieben und in Inhalt und Form völlig frei.

Tipp: Denken Sie auch an ein Abnahmeprotokoll am Ende des Projekts, dass Sie sich vom Auftraggeber unterzeichnen lassen. Damit besitzen Sie ein beweissicheres Schriftstück bei möglichen Rechtsstreitigkeiten.

Auftragsbestätigungstexte speziell für Handwerker

Sind Sie auch rechtlich nicht dazu verpflichtet, sollten Sie weitere Mindestinhalte in Ihre Auftragsbestätigung mit aufnehmen. Zwar unterscheiden sich Bestellungen verschiedener Tapetenrollen, Installationen von Alarmanlagen oder Beratungen zu Fassadendämmungen im Detail. Doch einige allgemeine Formulierungen können und sollten Sie unabhängig von Ihrem Handwerk in Ihrer Auftragsbestätigung aufführen. Teilweise können Sie die Texte für auch aus ihren Angebotstexten übernehmen.

Ihren eigenen Unternehmensangaben als Absender folgen korrekter Name und Adresse Ihres Kunden

Im Betreff spezifizieren Sie die Auftragsbestätigung mit Auftragsdatum und Auftragsnummer

Sprechen Sie Ihren Auftraggeber persönlich an:

“Sehr geehrte Frau / geehrter Herr …, mit diesem Schreiben bestätigen wir Ihnen Ihren Auftrag vom … zu den folgenden Konditionen:”

Es folgt eine genaue Spezifikation Ihrer geforderten Handwerksleistungen.

  • Einzelheiten zum Leistungsumfang der Sanierung Ihres Dachstuhls:
    • Material und Nettokosten
    • Arbeitsaufwand und Nettokosten
    • Anfahrtszeit und Nettokosten
    • Mehrwertsteuer und Gesamtkosten

Bei umfangreichen Projekten können Sie auf weitere Dokumente wie Lastenhefte, Schaltpläne oder frühere Angebotsschreiben Bezug nehmen. Möglich sind auch weitere Anhänge: “Unsere Stundensätze sowie sonstige Konditionen entnehmen Sie der beigefügten Aufstellung.”

Auch terminliche Absprachen sowie die Bestimmung des Leistungsortes und weitere optionale Vertragsmodalitäten sollten Sie in Ihrer Auftragsbestätigung benennen

“Die energetische Sanierung des Bürokomplexes Ihrer Niederlassung in … beginnen wir am ... Ohne Eintritt unvorhergesehener Ereignisse ist die Abnahme der neuen Heiz-, Belüftungs- und Wasseranlage für den … geplant.”

Legen Sie Höhe und Fälligkeit der An- und Endzahlung fest, auch wenn es sich hier noch nicht um die Handwerkerrechnung handelt. Erwähnen Sie gegebenenfalls Nebenabreden wie Skonto:

“Eine Abschlagszahlung in Höhe von 50 Prozent ist bis zum …, die Differenz zur Gesamtsumme innerhalb von einer Woche nach erfolgter Fertigstellung Ihres neuen Hausanstrichs zu entrichten.”

“Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.”

Bedanken Sie sich am Ende für das Vertrauen in Ihre Arbeit:

“Wir danken Ihnen für die Beauftragung und freuen uns auf die Zusammenarbeit. Bei Rückfragen steht Ihnen unser Bauleiter Herr … unter der Telefonnummer … jederzeit zur Verfügung.”

Hinweis: Ihr Kunde ist nicht zu einer Reaktion auf Ihre Auftragsbestätigung verpflichtet. Zur weitergehenden Absicherung können Sie daher eine unterschriebene Kopie erfragen:

“Bitte seien Sie so freundlich und übersenden uns eine unterschriebene Abschrift dieses Auftragsschreibens.”

Verfassen Sie Ihre Auftragsbestätigung kundenorientiert. Nur wenigen Laien dürften Steckdosenverbindungen, Dämmstoffe oder Qualitätsunterschiede bei Lacken bekannt sein. Formulieren Sie daher einfach und präzise. Dadurch können Sie Ihren Kunden informieren und gleichzeitig von Ihrer Kompetenz als Elektroinstallateur, Malermeister oder Dachdecker überzeugen.

Sie können ihre Auftragsbestätigung auch digital versenden. Kopieren Sie dafür den Text nicht direkt in die E-Mail, sondern als Anhang – dies erleichtert die Speicherung und Ablage für den Kunden. Form und Inhalt des Anhangs gleichen einer postalisch versendeten Auftragsbestätigung. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Allerdings ist der Nachweis über einen erfolgreichen Zugang bei elektronischem Versand schwieriger als bei einer Versendung als Einschreiben.

Über allgemeine Formulierungen hinaus können Sie sich weiterer Textvorschläge für Ihr Handwerk bedienen:

Dachdecker:
Bei Eintritt der aktuellen Wettervorhersage mit Stürmen und Starkregen zum Zeitpunkt des geplanten Beginns unserer Ausführungsarbeiten können wir die Begrünung Ihres Flachdachs voraussichtlich erst in der 13. Kalenderwoche durchführen.

Maler:
Der neuen Farbgestaltung Ihrer Innenräume durch unseren Malermeisterbetrieb liegen die folgenden Vereinbarungen zugrunde:
Quadratmeterzahl: 65
Material: Tapeten „Sommerlächeln“, Farbton Dunkelgelb
Menge: 15 Rollen
Arbeitsaufwand: Meister sechs Stunden, ein Gesellen drei Stunden
An- und Abfahrt: je 40 Minuten
Bei Rückgriff auf unser Alternativangebot der Fototapete „Lichtstrahlen“ verliert diese Auftragsbestätigung ihre Wirksamkeit.


Elektriker:
Hiermit bestätigen wir Ihnen Ihren Auftrag zur Erstellung des Schaltplanes, der Beschaffung und Montage erforderlicher Bauteile, der Schaltschrankverdrahtung, -programmierung und Inbetriebnahme für den Erstbezug der zweiten Etage Ihrer Büroräume in … Eine formlose Abnahme ist vereinbart.

Zahlungsziel: innerhalb von 21 Tagen nach Auftragserfüllung
Eigentumsvorbehalt: Bis zur Begleichung des Gesamtbetrages bleiben die beschafften Waren Eigentum unseres Elektrobetriebes ….

Die Welt wächst zusammen: Auch bei der Ausführung von Handwerkstätigkeiten in Ihrer Region sind Wünsche nach englischsprachigen Auftragsbestätigungen keine Seltenheit mehr. Erleichtern Sie sich die Arbeit und nutzen Sie unsere Formulierungsvorschläge als Grundgerüst:

  • Dear Mr/Mrs …
  • As agreed by phone this morning, we hereby confirm your order for the installation of solar panels on the roof top of your holiday apartment in …
  • We hereby confirm your offer from … and look forward to making your house façade shine in new splendor
  • In the following this statement provides you with all the details of your commission for the roofing of …
  • The starting date of implementation is set for the …
  • Weather permitted we will begin with the priming on …
  • We would like to thank you for the trust in our electrical abilities and look forward to starting your green energy project.
  • In case of any further questions, please do not hesitate to contact us under …

Hinweis: Digitale Archivierung beachten (GoBD)

Nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: den GoBD, reicht es nicht aus, geschäftliche Unterlagen in Word oder Excel anzufertigen und in einem Dateiordner auf der Festplatte oder in einer Cloud abzuspeichern. Sämtliche Dokumente müssen elektronisch erfasst, zehn Jahre aufbewahrt und lückenlose nachvollzogen werden können. Die Regeln finden Anwendung auf jegliche buchhaltungspflichtige Unternehmensformen – ob Sie Ihren Elektrobetrieb als Kleinunternehmern betreiben, selbstständige Malerarbeiten ausführen oder als Dachdecker mit Partnern eine GmbH gegründet haben.

Mit einer Handwerkersoftware bietet sich Ihnen eine günstige und effektive Möglichkeit zum Erstellen von Auftragsbestätigungen unter Einhaltung aller erforderlichen rechtlichen und steuerlichen Gesichtspunkte.

Mehr zur digitalen Archivierung

Auftragsbestätigung schreiben - So verwenden Sie unsere Vorlage

Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Sie auf eine Vorlage für Auftragsbestätigungen im Handwerk zurückgreifen. Sie haben die Auswahl zwischen den Dateiformaten Word und Excel sowie kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten.

In der Regel finden Sie textliche Ausfüllhilfen. Sollten diese fehlen, erkennen Sie dennoch auf einen Blick, welche Passagen des jeweiligen Grundgerüsts Sie personalisieren müssen. Legen Sie zuvor die unausgefüllte Vorlage für weitere künftige Verwendungen ab.

  • Ihr Firmenname inklusive Adressdaten und Ansprechpartner
  • Name und Adresse des Empfängers
  • Konkretisieren Sie den Auftrag im Betreff
  • Nach Begrüßung der Ansprechperson eignet sich ein höflicher Kurztext mit dem Dank für die Beauftragung
  • Es folgt Ihre Tätigkeitsbeschreibung inklusive der Menge erforderlicher Steckdosen, Einzel- und Gesamtpreis für Ihre Malereiutensilien sowie der geplante Ausführungszeitraum für die Dachdeckung.
  • Beenden Sie Ihre Auftragsbestätigung mit der Vorfreude auf die kommende Kooperation.

Häufig bietet die Kopfzeile Platz für das Einfügen Ihres Logos, in die Fußzeile können Sie Ihre Kontaktdaten, Kontoverbindung oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Hinweiß: § 13b UStG. Bescheinigung nicht vergessen!) eintragen.

Am Ende können Sie Ihre Auftragsbestätigung als PDF abspeichern und per E-Mail-Anhang versenden oder ausdrucken und postalisch aufgeben.

Vorlage oder Handwerkersoftware – was ist sinnvoller?

Möchten Sie den sicheren Weg gehen und Ihren Kunden ihre Aufträge schriftlich bestätigen, stehen Ihnen zwei Wege offen. Sie können sich eine kostenlose Word-Vorlage im Internet suchen, abspeichern und diese bei jedem erneuten Auftrag individuell anpassen. Namen und Adressen von Stammkunden werden hier allerdings ebenso wenig gespeichert wie Sie an ausstehende Zahlungen erinnert oder Auftrags- und Rechnungsnummern automatisch abgeglichen werden. Auch die Vorschriften der GoBD werden nur mit einer innovativen Software eingehalten – die gleichzeitig speziell auf Ihr Handwerk ausgerichtet ist.

Denn in der Regel finden Sie online nur branchenübergreifende Basis-Textentwürfe als Auftragsvorlagen, die Sie auf Ihren Elektriker-, Dachdecker- oder Malereibetrieb anpassen müssen. Auch mögliche Anpassungen von Kundenwünschen nach Ihrer Auftragsbestätigung bedeuten ohne die Zuhilfenahme eines Rechnungsprogramm einen unnötigen zeitlichen Mehraufwand. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich auf einfache Art und Weise bei jedem Ihrer Aufträge rechtlich abzusichern und erstellen Sie Ihre Bestätigungen mit nur wenigen Mausklicks.

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Fazit

Gerade bei Großaufträgen oder Kunden, bei denen Sie bereits in den ersten mündlichen Absprachen Ihre vorgeschlagene Tätigkeit mehrmals erklären mussten, sollten Sie auf eine schriftliche Form der Auftragsbestätigung nicht verzichten. Durch eine hochwertige Handwerkersoftware reduzieren Sie dabei Ihren zeitlichen Mehraufwand auf ein Minimum. Eine optimale Lösung also, künftig noch sicherer mit Ihrem Unternehmen aufgestellt zu sein.

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