Digitalisierung im Handwerk

Digitalisierung im Handwerk 4.0 -
Volle Power für Handwerksbetriebe

Die Digitalisierung im Handwerk ist in aller Munde und jeder Handwerksbetrieb steht vor dieser Herausforderung. Auch Partner und Kunden sind digital vernetzt und nutzen für ihre Geschäftsmodelle moderne Informations- und Kommunikationstechnologien. Der digitale Wandel ist Realität und sowohl große als auch mittelständische und kleine Unternehmen (KMU) sorgen durch digitalisierte Prozesse für Zukunftsfähigkeit, Wettbewerbsfähigkeit und mehr Wirtschaftlichkeit in ihrem Unternehmen. Die Betriebsorganisation und die Arbeitsprozesse werden auf den Prüfstand gestellt, um diese stetig zu optimieren und einen hohen Digitalisierungsgrad in der Betriebsführung zu erreichen.

Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk?

Digitalisierung im Handwerk oder auch Handwerk 4.0 bedeutet, dass Betriebe ihre Betriebsorganisation, die kaufmännischen Unternehmensabläufe und Arbeitsprozesse bestmöglich digitalisieren. Die digitale Vernetzung mit Partnern, Kunden und Mitarbeitern gehört ebenso zum Projekt Handwerk 4.0 als die Nutzung von mobilen Endgeräten und Apps für die tägliche Arbeit. Betriebe setzen vor allen Dingen auf eine passende Branchensoftware zur Verwaltung ihres Betriebs, aber auch Software zur Planung und Durchführung von Projekten. Dazu gehört natürlich auch eine entsprechende Hardwareausstattung und ein stimmiges Digitalisierungskonzept.

Warum sind Digitalisierungsmaßnahmen für Handwerksbetriebe so wichtig?

Stillstand bedeutet Rückschritt. Damit Betriebe effizient, kundenfreundlich und serviceorientiert arbeiten können, bedarf es vieler digitaler Hilfsmittel. Denn manuelle Arbeitsschritte und Prozesse sind langwierig, aufwändig und komplex und erfordern mehr Arbeitskräfte. Jeder Zwischenschritt, der von Hand ausgeführt werden muss, stellt einen Bruch innerhalb der digitalen Workflows dar und kostet Sie Zeit und Geld.

Kunden erwarten, dass Projekte und Aufträge schnell und unkompliziert abgewickelt werden. Dazu gehört auch, dass Informationen verfügbar sind, Zeiten exakt erfasst werden und Material schnell verfügbar ist.

Einige zeitaufwändige Aufgaben in Handwerksbetrieben:

  • Der aufwändige Rechnungsversand per Post verzögert die Zahlungseingänge. Offene Posten bleiben länger bestehen.
     
  • Die Rechnungseingangsprüfung ist ein langwieriger und umständlicher Prozess und hält unnötig auf.
     
  • Manuelle Bestellungen beim Lieferanten verursachen Doppelarbeit und die Lieferungen lassen auf sich warten.
     
  • Sie übergeben Ordnerstapel und manuelle Belege an Ihren Steuerberater, die zeitaufwändig eingepflegt werden müssen und Mehrkosten aufgrund von längerer Bearbeitungszeit verursachen.
     
  • Die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter erfolgt über Stundenzettel, die oft unleserlich und ungenau sind oder zu spät abgegeben werden. Das Erfassen der Stundenzettel ist mühselig, der Überblick über laufende Projekte in Echtzeit nicht möglich.

Beispiele für positive Auswirkungen durch Digitalisierungsmaßnahmen

Automatisierte Rechnungseingangsprüfung.

Sie müssen keine Daten von Eingangsrechnungen mehr abtippen.

Sei erhalten Rechnungen im ZUGFeRD-Format und verarbeiten diese direkt digital weiter. Die Rechnungseingangsprüfung wird bei Eingang von Rechnungen per Workflow automatisch angestoßen und der entsprechende Mitarbeiter wird informiert. Auch der Zahlungsvorgang wird eingeleitet.

digitale Zeiterfassung per Smartphone

Alle Arbeitszeiten werden exakt und in Echtzeit festgehalten und zugeordnet.

Die Arbeitsstunden von Monteuren werden per Stempelung mit dem Smartphone oder stationär direkt dem entsprechenden Projekt zugeordnet. Sie haben jederzeit in Echtzeit den Überblick über geleistete Stunden.

digitales Aufmaß erstellen

Sie erstellen Ihr Aufmaß digital, ohne es manuell übertragen zu müssen.

Aufmaßdaten, die auf der Baustelle ermittelt werden, landen unmittelbar im System. Daraus wird mit nur wenigen Klicks eine Rechnung generiert. Das manuelle Über­tragen der Aufmaßdaten entfällt. Das bedeutet weniger Fehler und eine schnellere Abwicklung.

Digitale Übermittlung von Unterlagen an den Steuerberater.

Sie übergeben Ihrem Steuerberater keine Aktenberge mehr.

Sie übermitteln Belege bequem im PDF-Format per DATEV-Schnittstelle. Die Korrespondenz vor, während und nach einem Projekt wird im digitalen Archiv abgelegt. Jeder beteiligte Mitarbeiter hat Einblick in die Absprachen und Vereinbarungen.

Monteur bei der Arbeitsvorbereitung

Sie wissen immer wo Ihre Werkzeuge sind.

Ihre digitale Werkzeugverwaltung zeigt Ihnen stets, wer welche Werkzeuge wo einsetzt und ermöglicht ein vorzeitiges Reservieren für einzelne Aufträge. Sie müssen Ihren Werkzeugen nie mehr hinterherfahren.

Digitale Kundenunterschrift einholen.

Die Rechnungserstellung wird vom Kunde bezahlt.

Alle Daten werden vom Monteur vor Ort erfasst und landen direkt im System. Der Kunde unterschreibt den Arbeitsnachweis digital vor Ort. Die Rechnung kann mit einem Klick direkt erzeugt werden.

Rechnungen und Ausschreibungen rasend schnell erledigen.

Ihre Kalkulationen lernen voneinander

Durch die Kalkulationen von Vorgängerprojekten, z.B. bei der Einlagerung von GAEB-Dateien werden Positionen automatisch bepreist. So erstellen Sie Ihre Kalkulationen rasend schnell und erlangen enorme Zeitersparnis, besonders bei öffentlichen Ausschreibungen.

Herausforderungen der Digitalisierung im Handwerk

  1. Wie fange ich an?
    Im Internet sind unzählige Digitalisierungstools erhältlich. Apps und Programme versprechen eine umfassende Digitalisierung Ihres Betriebs. Welches ist nun der richtige Anbieter und mit welcher Maßnahme fängt man am besten an? Sinnvoll ist es auf einen Digitalisierungspartner zu setzen der den gesamten Betrieb mit all seinen Abläufen im Blick hat und sich in der Branche auskennt. Egal ob Sie einen Handwerksbetrieb gründen oder Ihr Betrieb schon länger existiert – für ein entsprechendes Digitalisierungskonzept ist es nie zu spät.
  2. Wo stehe ich in meinem Digitalisierungsprozess?

    Nur wer weiß wo er steht, kann wissen wohin er will. Eine umfassende Analyse des Betriebs vor der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen bringt Klarheit, um die individuelle Anforderungen Ihres Betriebs zu erkennen. Haben Sie den passenden Partner gefunden, sollte dieser den aktuellen Digitalisierungsgrad ermitteln, um eine Basis für das weitere Vorgehen zu haben.
     

  3. Was hat Priorität?
    Ein Anbieter einer Zeiterfassungs-Lösung wird Ihnen sagen, dass die digitale Zeiterfassung am wichtigsten ist. Der Hersteller eines Dokumentenmanagement-Systems und digitalen Archivs sagt, dass diese Programme zuerst integriert werden sollten. Wichtig ist es jedoch die notwendigen Maßnahmen für den eigenen Betrieb herauszufinden. Denn nicht jede Maßnahme ist für jeden Betrieb geeignet. Faktoren wie die Betriebsgröße, der Standort oder die angebotenen Leistungen spielen eine Rolle. Mit dem Digitalisierungspartner sollten deshalb die Prioritäten auf den Betrieb und die Anforderungen abgestimmt werden.

Digitalisierungspartner für Handwerker

Besonders Anbieter von vollumfänglichen Softwarelösungen zur Digitalisierung des gesamten Handwerksbetriebs, wie der Softwareanbieter Streit Datentechnik mit der ERP-Software für das Handwerk Streit V.1, bieten gleichzeitig eine umfassende Digitalisierungsberatung an. So kann die Digitalisierung stetig voranschreiten und die Maßnahmen können immer an den aktuellen Bedarf und die Anforderungen angepasst werden. Im Interview mit dem Geschäftsführer Dr. Michael Streit erfahren Sie wie das Unternehmen das Handwerk digitalisiert, welche Produkte und Dienstleistungen geboten werden.

Mehr zur Digitalisierungsberatung

Vorteile für Handwerker, die Ihren Betrieb digitalisieren

Die Digitalisierung im Handwerk hat fast ausschließlich Vorteile für Betriebe. Der Weg ist nicht immer einfach und mit einigen Herausforderungen verbunden. Die Ergebnisse zahlen sich aber aus und zeigen sich bei der Ermittlung des Gewinns eines Handwerksbetriebs.

Betriebe sollten dabei nicht an alten Mustern und Vorgehensweisen festhalten und darin verharren, sondern stets den Blick nach vorne richten, Interesse an digitalen Lösungen zeigen, keine Scheu haben Neues zu erlernen und vor allen Dingen den Mut aufbringen neue Abläufe, Strukturen und Digitalisierungswerkzeuge, wie z. B. eine neue Branchensoftware, zu integrieren.

 

 

Vorteile auf einen Blick:

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Sie sparen Zeit und reduzieren Bürozeiten
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Sie steigern Ihren Gewinn durch mehr Effizienz
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Sie sorgen für zufriedene Kunden und Kundenbindung
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Sie verbessern die Kommunikation
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Sie verringern den Verwaltungs- und Organisationsaufwand
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Sie erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit
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Sie haben einen umfassenden Überblick über Ihren Betrieb
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Reduktion von Fehlerpotentialen
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Rechtssicherheit ist gewährleistet

So digital sind Handwerksbetriebe in Deutschland

Einen Überblick über die digitale Transformation im Handwerk innerhalb von Deutschland gibt die Studie "Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021" der Telekom.

Daraus geht hervor, dass die Zahl der Betriebe, die in digitale Anwendungen investiert, wächst. Vor allen Dingen statten Betriebe ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vermehrt mit mobilen Endgeräten und Tools aus, um von überall aus auf Daten zuzugreifen und eine Kommunikation zu gewährleisten.

Die Corona-Pandemie hat außerdem dafür gesorgt, dass viele Betriebe Digitalisierungsmaßnahmen umgesetzt haben, um geschäftsfähig zu bleiben. Auch im Handwerk hat die Pandemie also für eine Beschleunigung der Digitalisierung gesorgt.

Digitalisierung im Handwerk – Beispiele aus der Praxis

Förderungen bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im Handwerk

Bund und Länder wissen um die Notwendigkeit von Digitalisierungsmaßnahmen besonders bei kleinen und mittleren Betrieben (KMU). Aus diesem Grund gibt es eine Reihe von Förderungen für die Digitalisierung im Handwerk. Auch bei der Beantragung von Fördergeldern ist es sinnvoll einen Partner an der Seite zu haben, der beraten und ggf. auch die Beantragung übernehmen kann.

Wichtig ist, wie bei allen Förderungen, dass Maßnahmen nicht vor Beantragung umgesetzt oder begonnen werden dürfen.

 

Tipp: Förderberatung für Handwerksbetriebe

Profitieren Sie bei der Investition in eine neue Software, wie die Handwerkersoftware Streit V.1 von verschiedenen Förderprogrammen für Handwerksbetriebe. Dazu können Sie auch eine entsprechende Förderberatung in Anspruch nehmen.

Mehr zur Förderberatung

Fazit

Die Zukunft des Handwerks basiert auf digitalisierten Prozessen und Abläufen – das steht außer Frage. Wann und in welchem Tempo Handwerksbetriebe Digitalisierungsschritte umsetzen, ist individuell zu betrachten. Nicht für jeden Betrieb macht jede Maßnahme Sinn. Wichtig ist jedoch, dass Handwerker sich nicht vor der Digitalisierung verschließen und mit dem richtigen Partner und passenden Softwareprodukten und Apps die Digitalisierung kontinuierlich voran treiben.

Denn klar ist: Wer zu lange wartet, droht abgehängt zu werden – das betrifft sowohl das Image Ihres Handwerksbetriebs als auch das Unternehmensergebnis.

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