Preiserhöhung im Handwerk:
Informationen und Musterbrief

Lieferengpässe und Inflation sorgen auch für steigende Preise bei Baustoffen, Strom und Gas. Geben Sie diese aus falsch verstandener Loyalität nicht an Ihre Kunden weiter, riskieren Sie langfristig die Zukunft Ihres Handwerksbetriebes – und die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter. Zudem kennen Verbraucher die derzeit schwierige wirtschaftliche Lage, die alle Lebensbereiche betreffen. Im Prinzip wissen sie also, dass Ihre Kostenerhöhung gerechtfertigt ist und Ihnen keinen Zusatzgewinn verschafft. Gleichzeitig ist ihnen der aktuelle Fachkräftemangel bekannt – keinesfalls sollte es so wirken, als nutzen Sie die hohe Nachfrage aus.

Daher macht auch hier der Ton die Musik. Vor dem Versenden Ihres Informationsschreibens sollten Sie sich daher eine Strategie überlegen. Wir versprechen Ihnen: Es lohnt die Mühe, die Art der Mitteilung, ihren genauen Inhalt sowie die Wortwahl individuell zu bestimmen. Denn es spielt nicht nur eine Rolle, ob Sie als Elektriker, Maler oder Dachdecker Ihre Preise erhöhen. Auch Ihr Kundenstamm ist höchstwahrscheinlich nicht homogen. Je persönlicher sich die Empfänger Ihrer Nachricht angesprochen fühlen und je besser er die Preiserhöhung nachvollziehen kann und als fair empfindet, desto eher wird er zustimmen und Folgeaufträge vergeben.

Damit Sie das Rad nicht neu erfinden müssen, geben wir Ihnen einige Tipps an die Hand. Sie erfahren, wann Sie Gespräche führen und wie Sie Anschreiben formulieren sollten, ob Zusatzvereinbarungen hilfreich sind und welche Möglichkeiten der Preisanpassung Ihnen nach Vertragsschluss und bei langfristigen Projekten zur Verfügung stehen.

Musterbrief & Formulierungen

Schauen wir uns zunächst einen Beispieltext einer allgemeinen schriftlichen Information zur Preisanhebung an. Unser Musterbrief und unsere Formulierungstipps sollen Ihnen einen ersten Einblick geben – diese dienen als Gerüst, das Sie später abhängig von Ihrem Handwerk, Ihrer beruflichen Situation und Ihren jeweiligen Kunden entsprechend anpassen sollten.
Wichtig ist, die goldene Mitte zu finden: Weder sollten Sie sich rechtfertigen noch eine Kostensteigerung als selbstverständlich voraussetzen. Bleiben Sie freundlich, erklären Sie die Ursachen und liefern Sie Gründe, weshalb Sie auch künftig der ideale Handwerker für jede anfallende Tätigkeit Ihrer Sparte bleiben.

1. Starten Sie mit einem positiven Anfang:

„Sehr geehrte(r) xxx,

wir haben gerade noch einmal nachgesehen: Im kommenden August feiern wir unser fünfjähriges Jubiläum! Damals haben wir Ihnen Ihre neue Heizungsanlage eingebaut. Seitdem haben Sie uns regelmäßig für Wartungsarbeiten, Reparaturen oder neue Aufträge kontaktiert und dafür möchten wir uns bedanken.

2. Nun kündigen Sie die Preiserhöhung an und begründen diese:

Nun allerdings kontaktieren wir Sie mit einer zunächst weniger erfreulichen Nachricht. Aufgrund der anhaltenden Inflation, wachsender Kosten für Energie und Baumaterialien müssen wir erstmals seit unserer Geschäftsbeziehung unsere Preise anpassen. Wir geben damit ausschließlich den Anstieg an Sie weiter, den wir von unseren Zulieferern erhalten. Mit einer Zustimmung zu den erhöhten Beträgen ermöglichen Sie es uns nicht nur, kostendeckend zu arbeiten. Nur so können wir Ihnen auch weiterhin einen optimalen Service ohne Qualitätseinbußen bieten.

3. Können Sie einen Gegenwert zur Preiserhöhung bieten, dann geben Sie diesen an:

Apropos Service: Ab sofort bieten wir Ihnen für eine erste Einschätzung eines defekten Gerätes oder sonstige Anliegen auch eine Ferndiagnose. Kontaktieren Sie uns dafür einfach über unsere Webseite unter dem Menüpunkt Online-Wartung.

4. Optional: Erweitern oder verbessern Sie Ihr Angebot:

Bei weiteren Fragen erreichen Sie uns montags bis freitags von 8:00 bis 15:00 Uhr im Büro oder mich persönlich auch außerhalb dieser Zeiten auf dem Mobiltelefon.

5. Lassen Sie ihr Schreiben Positiv ausklingen:

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und hoffen auf mindestens weitere fünf gemeinsame Jahre.

Mit freundlichen Grüßen

XXX

Anlage: Preisliste ab 1. Juli 2023“

Dieser Brief lässt sich nun von Ihnen individualisieren. Die folgenden einzelnen Formulierungsvorschläge sollen Ihnen beispielhaft als Bausteine für Ihre persönliche Texterstellung dienen:

  • "Inflationsbedingt sind die Kosten für Energie und Materialien innerhalb der vergangenen Jahre stetig angestiegen. Dennoch haben wir zwischenzeitlich zwei neue Mitarbeiter eingestellt, um Ihnen einen noch schnelleren Service bieten zu können. Jetzt allerdings ...“
  • „Derzeit sind Preise für Baustoffe selbst kurzfristigen Änderungen unterworfen. Wir selbst erhalten ausschließlich Tages- oder Wochenpreise von unseren Zulieferern. Aus diesem Grunde
    • … möchten wir Ihnen eine vertragliche Zusatzvereinbarung unterbreiten, nach der im Falle steigender Netto-Einkaufspreise für Dämmstoffe und weitere vertragsrelevante Materialien um über XXX Prozent des aktuellen Listenpreises beide Vertragsparteien erneute Verhandlungen zu einer angemessenen Anpassung einleiten dürfen.“
    • … müssen wir unser Angebot freibleibend gestalten / auf den XXX befristen und die Preise nach diesem Zeitpunkt neu berechnen.“
  • „Als Entgegenkommen für Ihre jahrelange Treue bieten wir Ihnen auf alle künftigen Aufträge ein dreiprozentiges Skonto bei Zahlungseingang innerhalb von zehn Tagen nach Rechnungsstellung.“

Formulierungshilfen und Beispiele nach Branche

„Wir sind Ihr Ansprechpartner, möchten Sie Ihr Eigentum durch eine Alarmanlage schützen oder mit einer Smart-Home-Installierung Ihren Alltag noch komfortabler gestalten. Um Ihnen für diese und alle sonstigen Anliegen rund um Elektronik weiterhin einen reibungslosen Service bieten zu können, ändern wir ab dem XXX die Preise für unsere Material- und Fahrtkosten.”

„Ob Ihr Heizungsthermostat ausfällt oder Sie ein barrierefreies Badezimmer wünschen: Wir sind für Sie da, und daran wird sich nichts ändern. Zwar müssen auch wir die Preise unserer Wartungsverträge und projektbezogener Dienste an die aktuellen wirtschaftlichen Begebenheiten anpassen. Zugleich aber haben wir eine gute Nachricht: Ab sofort können Sie uns in Notfällen über unsere 24/7-Servicenummer auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten rufen.“

„Unser Erstauftrag bei Ihnen liegt noch nicht lange zurück. Ausgeführt haben wir ihn mit den gewünschten nachhaltigen Farben, in der veranschlagten Zeit und mit höchster Präzision. Und das was keine Ausnahme: Bestmöglicher Service für unsere Kunden zählt seit jeher zur Philosophie unseres Familienbetriebes. Dennoch müssen auch wir uns in das Unvermeidliche fügen und zum XXX unsere Preise den wirtschaftlichen Marktgegebenheiten angleichen. Wir hoffen, Sie dennoch auch bei künftigen Aufträgen von der Qualität unserer Arbeit überzeugen zu können.“

„Sie möchten unabhängig vom Stromnetz werden, langfristig Energiekosten sparen? Wir installieren Ihnen Solarpaneele oder dämmen Ihre Wände. Und auch Ihr Dach decken wir selbstverständlich gerne neu … Aufgrund der allgemeinen Teuerungsrate zwar künftig leider mit angepassten Kosten. Gerne aber berechnen wir Ihnen als Stammkunden die aktuellen Preise über einen weiteren Monat nach Inkrafttreten der neuen Liste hinaus.“

Gründe für eine Preiserhöhung

Gründe für eine Preiserhöhung liegen aktuell auf der Hand. Dennoch sollten Sie genau erklären, inwieweit Inflation und steigende Energie- und Rohstoffpreise Ihren Betrieb belasten. Auf noch mehr Verständnis werden Sie stoßen, erwähnen Sie auch günstige Aspekte für Ihre Kunden. Weisen Sie darauf hin, dass Sie durch eine Preisanpassung die folgenden Maßnahmen verwirklichen können:

Sie selbst können darüber hinaus in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber punkten, Löhne erhöhen, Zusatzleistungen anbieten oder den Betrieb digitalisieren. Zugleich festigen Sie Ihren Betrieb im Wettbewerb.

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Preisanpassung richtig kommunizieren

Art und Formulierung Ihrer Information zur Preisanpassung sind der Schlüssel zum Erfolg. Beachten Sie einige Kommunikationshinweise, steigern Sie die Chancen einer günstigen Reaktion.

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Grundsätzliches

  • Bleiben Sie immer transparent, versuchen Sie nicht, die Preiserhöhung zu verstecken
  • Erwähnen Sie, durch welche Schritte Sie die Preiserhöhungen möglichst gering gehalten haben
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Inhalt

  • Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Kunden zeitgleich auf einen Mehrwert. Beispiel: Ausweitung Ihres Serviceangebots durch telefonischen Notfallservice
  • Heben Sie sich durch ein Alleinstellungsmerkmal von der Konkurrenz ab. Beispiel: freiwillige Gewährleistung über das gesetzliche Gewährleistungsrecht hinaus
  • Kommen Sie dem Bedarf Ihrer Stamm- und Großkunden durch individuelle Preisgestaltungen entgegen. Beispiel: Aufgrund langjähriger Geschäftsbeziehung bieten Sie über eine verlängerte Dauer die aktuellen Konditionen
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Wortwahl

  • Vermeiden Sie die Begriffe der Preisanhebung oder Preiserhöhung. Sprechen Sie stattdessen von einer Preisänderung oder -anpassung.
  • Gehen Sie nicht in die Defensive und entschuldigen sich für die Kostenanhebung. Auch Klagen über die derzeitige wirtschaftliche Situation sind wenig hilfreich. Appellieren Sie nicht an das Mitleid, sondern das Verständnis Ihrer Kunden. Legen Sie sachlich und nachvollziehbar Ihre Gründe dar.
  • Betonen Sie einen fairen Umgang miteinander. Kündigen Sie eine erneute Preisreduzierung an, sollte sich die Marktlage langfristig wieder drehen.
  • Verweisen Sie nochmals auf die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Arbeit und bedanken sich für das Vertrauen.
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Ausführung

Sie können Ihre Kunden sowohl in schriftlicher Form als auch in einem Gespräch über Ihre Pläne unterrichten.

  • Langjährige Stammkunden werden eine persönliche Information schätzen, zugleich können Sie umgehend auf Nachfragen reagieren. Versenden Sie zur Vermeidung von Missverständnissen im Anschluss dennoch eine schriftliche Zusammenfassung Ihres Treffens.
  • Bei einem großen Kundenstamm kostet Sie eine persönliche Kommunikation mit jedem einzelnen Kunden zu viel Aufwand. Wählen Sie die schriftliche Form per E-Mail, dort können Sie zudem Anhänge anfügen. Von einer Bekanntmachung auf Ihrer Webseite oder einer Rundmail sollten Sie absehen, um potenzielle Neukunden nicht zu verunsichern.

Tipp: Kommunikations-Tool beschleunigt Information Ihrer Kunden

Nutzen Sie ein Tool zur Kommunikation mit Ihren Kunden. Bestenfalls ist dieses Bestandteil Ihrer Software. Die Handwerkersoftware Streit V.1 beispielsweise beinhaltet ein Modul zur Abwicklung Ihrer Kommunikation. Sie erstellen mit dem Textverarbeitungsprogramm Briefe und versenden diese direkt aus der Software als Serienbrief per E-Mail. Auch der Druck aus der Software und anschließender Versand per Post ist möglich.

Die erzeugten Dokumente, ob E-Mail oder gedrucktes Dokument, werden anschließend automatisch bei den einzelnen Adressaten in ihren Stammdaten archiviert. So können Sie stets nachvollziehen wer, wann, welche Info erhalten hat.

Zur Kommunikation mit Streit V.1

Preiserhöhung nach Auftragsbestätigung erlaubt?

Grundsätzlich sind einmal geschlossene Verträge für beide Parteien bindend. Selbst bei offensichtlich gestiegenen Rohstoff- und Materialpreisen haben Sie daher keinen Rechtsanspruch auf eine nachträgliche Preisanpassung oder Vertragskündigung.

Eine Ausnahme der Regel bildet der Wegfall der Geschäftsgrundlage nach § 313 BGB. Die Voraussetzungen sind jedoch hoch angelegt. So dürfen Sie nur dann Preisanhebungen durchführen, wenn sich nach Vertragsschluss wesentliche Umstände derart geändert haben, dass Sie den Vertrag bei ihrer Kenntnis nicht geschlossen hätten. Die erforderliche Unzumutbarkeit wird anhand Ihres Einzelfalls bestimmt und berücksichtigt unter anderem die Vorhersehbarkeit und Ursachen der Kostenentwicklung.

Hinweis: Auch ohne rechtliche Grundlage ist der Versuch einer Einigung empfehlenswert.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Erhöhung?

Einen wirklich geeigneten Zeitpunkt für Preisanhebungen gibt es leider nicht. Kalkulieren Sie bei explodierenden Preisen unbedingt früh genug, um weiterhin kostendeckend arbeiten zu können. Beobachten Sie Ihre Konkurrenz. Bei einer allgemeinen Preiserhöhung wird auch Ihre Anhebung schneller akzeptiert werden. Selbst Medien können Ihnen Unterstützung bieten. Wird großflächig über eine Anhebung des Mindestlohns debattiert, nutzen Sie den Zeitpunkt und verweisen auf steigende Personalkosten.

Ohne aktuelle Ursachen haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen zwei Optionen.

Sie können in regelmäßigen drei- oder viermonatigen Abständen Ihre Preise moderat anheben. Der Vorteil: Geringe Preissteigerungen werden normalerweise eher akzeptiert.

Heben Sie Ihre Preise hingegen seltener, dafür deutlicher an, bieten Sie Ihren Kunden eine langfristige Preisstabilität.

Viele Betriebe mit Großkunden passen zu saisonalen Höhepunkten ihre Kosten an:

Zu Jahresbeginn werden in zahlreichen Lebensbereichen Preise angehoben. So fallen Sie weniger auf.
Als Handwerker in der Baubranche eignet sich der Frühjahrsbeginn, ab dem wieder im Freien gearbeitet werden kann. Leben Sie hingegen vom Weihnachtsgeschäft, ist der 1. Oktober ein passender Zeitpunkt.
Sie können auch die Einführung einer Produktneuheit oder verbesserten Dienstleistung nutzen. Das Produkt muss dabei nicht von Ihnen selbst kommen. Wurden ein nachhaltiger Dämmstoff oder eine neue Technologie für Smart-Home-Systeme entwickelt, können Sie als Dachdecker oder Elektroniker schlicht im Rahmen Ihrer Marketingkampagne neue Preise veranschlagen.

In jedem Fall sollten Sie die Ankündigung rechtzeitig versenden. Sechs bis zwölf Wochen vorab haben sich hier als erfolgreich erwiesen. Rechnen Sie innerhalb dieses Zeitraums mit einem Auftragsschub – wer bereits eine Badsanierung oder einen neuen Fassadenanstrich plant, wird ihn noch zu den alten Konditionen durchführen wollen. Auch ruhende Geschäftsbeziehungen lassen sich durch Ihr Anschreiben wiederbeleben.

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Was ist eine angemessene Preiserhöhung

Nur wenigen Branchen sind durch Gesetzesvorgaben Limits bei einer Preiserhöhung gesetzt. Als Handwerker zählen Sie nicht dazu: Theoretisch dürften Sie Ihre Preise auch verdoppeln. Doch Sie möchten fair bleiben und Empörung vermeiden. Die Inflationshöhe ist bekannt. Begründen Sie Ihre Preisanpassung mit dieser allgemeinen Teuerungsrate, sollten Sie ihren Prozentsatz nur marginal überschreiten.

Die absolute Untergrenze Ihrer Kostenerhöhung liegt bei dem Betrag, mit dem Sie den erforderlichen Umsatz für einen wirtschaftlich erfolgreichen Betrieb generieren können. Mögliche Kalkulationsgrundlagen sind neben steigenden Rohstoff- und Energiekosten auch Mieterhöhungen.

Hinweis: Sie können den Preis für einzelne oder alle Dienstleistungen heraufsetzen. Entscheiden Sie sich gegen einen pauschalen Prozentsatz, beachten Sie bei konkreten Summen die psychologische Komponente. 169,99 Euro klingen besser als 170,00 Euro. Es kann sich auch lohnen, Ihre Standardleistungen kaum anzuheben, Sonderaufträge dafür mit höherem Gewinn zu versehen.

Typische Fehler von Handwerksbetrieben

Wir haben es bereits erwähnt: Ihre Kommunikation entscheidet über die Kundenreaktion. Dennoch lassen sich immer wieder typische Ungeschicklichkeiten beobachten, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

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Aus heiterem Himmel

Über den geeigneten Zeitpunkt Ihrer Preisinformation haben wir bereits gesprochen. In einer finanziellen Notsituation können Sie die empfohlene Vorlaufzeit von mindestens sechs Wochen auch halbieren. Auf keinen Fall jedoch sollten Sie Ihre Preise ohne Ankündigung einfach anheben.

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Fehlende Begründung

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Schritt nachvollziehbar zu begründen. Sie werden so auf mehr Verständnis stoßen als bei einer reinen Tatsacheninformation.

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Zu niedrig kalkuliert

Addieren Sie einen weiteren geringen Prozentsatz zum errechneten Mindestbetrag. So generieren Sie mehr Umsatz und schützen Sie sich gleichzeitig vor möglichen weiteren Kostensteigerungen. Auf keinen Fall sollten Sie aus Kulanz oder Ängstlichkeit zu gering kalkulieren oder Ihre Erhöhung durch zu viele Rabattangebot gleich wieder aufzehren.

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Mitarbeiter nicht eingeweiht

Informieren Sie Ihre Belegschaft rechtzeitig zu Details. So können Sie als Betrieb geschlossen nach außen auftreten und Ihre Mitarbeiter bei Kundenterminen auf Nachfragen gezielt antworten.

Weitere Häufige Fragen

Regelmäßige Preiserhöhungen sind erforderlich für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Handwerksbetriebes. Doch sie sind unangenehm und lassen Raum für viele Fragen.

Bei langfristigen Großaufträgen oder prognostizierten Kostensteigerungen für Materialien oder Rohstoffe können Sie Verträge von vornherein mit einer Preisanpassungsklausel versehen. Auch als Preisgleit- bzw. Preisvorbehaltsklauseln bekannt, begrenzen Sie damit Ihr unternehmerisches Risiko einer Kostenerhöhung. Die vereinbarten Klauseln führen zu einer direkten Anpassung der aktuellen Lieferpreise zu einem festgelegten Prozentsatz. Dabei kann es sich auch um eine Preisreduzierung handeln. Für eine korrekte Beurteilung muss sie auf einem konkreten Ausgangswert basieren sowie für Laien verständlich formuliert sein. Zudem muss die vertragliche Ausarbeitung den Vorgaben des Preisklauselgesetzes sowie den §§ 305 ff. BGB Rechnung tragen. Im Streitfall obliegt Ihnen die Beweisführung.

Alternativ können Sie sich mit Change-Order-Klauseln auf individuelle Ablaufverfahren bei möglichen Preissteigerungen einigen. Statt zu einer automatischen Anpassung führen diese zu einer erneuten Abstimmung über das Preisgefüge. Empfehlenswert sind diese Vertragsoptionen bei dauerhaften Lieferverträgen mit Installationspflicht oder besonders zeitaufwendigen Bauprojekten.

Möchten Sie eine allgemeine Preiserhöhung umgehen, können Sie Ihr Kostenrisiko durch Vorbehalte in Ihren Angeboten minimieren:

  • nahe zeitliche Annahmefrist
  • Änderungsoptionen abhängig von Verfügbarkeit
  • kurzfristige Preisanpassungen vorbehalten
  • als freibleibend / unverbindlich ausweisen

Tipp: Vereinbaren Sie mit Auftraggebern eine Energiepauschale oder mit Ihren Lieferanten eine Bindefrist für stabile Einkaufspreise. Achten Sie stets auf deutliche, unzweifelhafte Formulierungen. Intransparente Klauseln vor allem in Verträgen mit Privatpersonen halten vor Gericht nicht stand.

Gegenüber anderen Industriezweigen wie Finanzinstituten sieht das Gesetz für Handwerker keine Informationspflicht bei Preiserhöhungen vor. Prüfen Sie allerdings bei fortlaufenden Wartungsverträgen oder anderen Basisdienstleistungen die einschlägigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie individuelle Vertragsvereinbarungen.

Exkurs für den Verbraucher

Selbst bei freundlichster, schlüssiger Formulierung zeigen nicht alle Kunden Verständnis für Preiserhöhungen. Auch Sie wurden mit Sicherheit bereits von Geschäftspartnern, Telekommunikationsunternehmen oder Versicherungen über Kostenanhebungen informiert. Während Ihre Kunden einfach von weiteren Aufträgen an Ihren Handwerksbetrieb absehen können, steht Ihnen bei laufenden Verträgen ein gesetzliches Widerspruchsrecht zu.

Der Preiserhöhung widersprechen: So gehen sie vor

Möchten Sie eine angekündigte Preiserhöhung nicht mittragen, klären Sie zunächst, ob die Kostenanhebung rechtlich gestattet ist. Grundversorger dürfen ihre Preise unter bestimmten Voraussetzungen grundsätzlich anheben. Bei privaten Anbietern lohnt ein Blick in die AGB. Bei zulässigen Erhöhungen steht Ihnen normalerweise ein Sonderkündigungsrecht zu. Ihr Widerspruch muss innerhalb einer festgelegten Frist auf schriftlichem Wege erfolgen.

Nehmen Sie sich zuvor jedoch auch die Zeit und sondieren die Marktlage. Gibt es Anbieter mit besseren Preis-Leistungs-Verhältnissen? Eine Preiserhöhung kann auch als Verhandlungsgrundlage mit Ihrem aktuellen Geschäftspartner dienen. Bei einer direkten, freundlichen Kontaktaufnahme sind eine geringere Kostenanhebung, Rabatte oder Skonti nicht ausgeschlossen.

Fazit

Bei steigenden Preisen für allgemeine Lebenskosten, Baumaterialien oder Rohstoffe werden auch Sie zum Überleben Ihres Betriebs eine Kostenanhebung vornehmen müssen. Dabei gibt es keine pauschale Ideallösung. Entscheiden Sie Ihre Vorgehensweise anhand Ihres Dienstleistungsangebotes und Kundenstammes. Vermindern Sie Ihr Preisrisiko bei Dauerverträgen durch Preisanpassungsklauseln oder versenden Angebote für Einzelprojekte unter Vorbehalt. Bei laufenden Verträgen lohnt der Versuch einer Vertragsanpassung durch eine offene Kommunikation. Achten Sie bei einem allgemeinen Informationsschreiben an Ihre Kunden auf eine frühzeitige Versendung und eine positive, höfliche Wortwahl. In rechtlichen Zweifelsfällen können Sie sich jederzeit an Ihre Handwerkskammer oder Innung wenden.

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